Seit Anfang 2025 müssen deutsche Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. So will es das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“, kurz Wachstumschancengesetz. Die EU-weite E-Rechnungspflicht, die in den kommenden Jahren weiter ausgebaut wird, bildet die Grundlage für ein zentrales digitales Meldesystem, das Steuerprozesse vereinfachen und gleichzeitig Umsatzsteuerbetrug eindämmen soll. Mit der Kombination aus nscale IM (nscale Invoice Management), unserer Lösung für die effiziente Eingangsrechnungsverarbeitung, und nscale eHub erfüllen Unternehmen nicht nur die Anforderungen der E-Rechnungspflicht, sie sind auch auf zukünftige transaktionale Meldepflichten perfekt vorbereitet.
Mit dem Wachstumschancengesetz setzt die Bundesregierung zentrale Komponenten von ViDA („VAT in the Digital Age“) in deutsches Recht um. ViDA ist eine EU-Initiative, die die Modernisierung und Digitalisierung der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie zum Ziel hat. Sie führt EU-weit digitale Standards wie die E-Rechnungspflicht ein, schafft mehr Transparenz und soll es Steuerbehörden einfacher machen, Verstöße schnell zu erkennen. ViDA betrifft alle Unternehmen, die innerhalb der Europäischen Union geschäftstätig sind.
Die „Elektronische Meldung für grenzüberschreitende Umsätze“ ersetzt die „Zusammenfassende Meldung“
Erste Anforderungen der E-Rechnungspflicht müssen deutsche Unternehmen bereits jetzt erfüllen. Ab (voraussichtlich) 2030 sind sie dann auch verpflichtet, Umsätze nach Rechnungsstellung an eine zentrale Meldestelle zu übermitteln. Diese „Elektronische Meldung für grenzüberschreitende Umsätze“ löst dann die aktuell geltende „Zusammenfassende Meldung“ ab, die sich als nicht ausreichend tauglich erwiesen hat. Hier haben Unternehmen 25 Tage bis zur Meldung Zeit, zudem erhalten die Steuerbehörden nur unzureichende Daten. Das soll sich in Zukunft ändern: Den Behörden stehen dann deutlich schneller deutlich mehr Daten zur Verfügung – sodass sie Unregelmäßigkeiten und Betrugsversuchen einfacher auf die Schliche kommen können. Bis 2035 sollen alle nationalen Meldesysteme in der EU harmonisiert sein.
Für betroffene Unternehmen bedeutet dies eine zusätzliche Herausforderung. Sie müssen ihr Rechnungsmanagement wesentlich straffen, um den Meldepflichten zuverlässig nachkommen zu können.
Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung mit nscale IM
Unsere Eingangsrechnungsverarbeitung nscale IM versetzt Unternehmen in die Lage, ihren elektronischen Rechnungseingang zu automatisieren und gleichzeitig die aktuell schon geltenden Vorgaben des Wachstumschancengesetzes zu erfüllen. Das heißt: E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Die Lösung liest eingehende Rechnungsdokumente automatisiert aus, klassifiziert sie und leitet sie auf Basis vordefinierter Regeln und Freigabelevel direkt an die für Prüfung und Freigabe zuständigen Bearbeiter weiter. Dabei integriert sich nscale IM nahtlos und medienbruchfrei in die bestehende IT-Infrastruktur und gewährleistet zu jedem Zeitpunkt die datenschutzkonforme Integrität der Rechnungsdaten. Zudem lassen sich Daten aus anderen Anwendungen nutzen, etwa Bestellungen oder Wareneingangsbestätigungen aus einem ERP-System, um die Eingangsrechnungsverarbeitung bis hin zur Dunkelverarbeitung zu automatisieren. Schlussendlich sorgt nscale IM für die Ablage eingehender Rechnungen in der passenden E-Akte.
Zentrales Informationsmanagement als Basis der Digitalisierung
Unternehmen, die bei der Rechnungsverarbeitung auf die Informationsplattform nscale sowie die Eingangsrechnungsverarbeitung nscale IM setzen, profitieren von zahlreichen Mehrwerten:
- Zentrale digitale Verwaltung und Archivierung von Rechnungsdokumenten
- Effiziente Rechnungs-Workflows durch Prozessautomatisierung
- Entlastung der Mitarbeiter durch den Wegfall von Routinetätigkeiten
- Minimierung von Transport-, Liege- und Bearbeitungszeiten
- Klare Zuständigkeiten
- Transparenz durch zuverlässige und lückenlose Protokollierung von Bearbeitungen
- Fehlerreduzierung durch den Wegfall manueller und papierbasierter Bearbeitungsschritte
- Geringere Kosten durch die Reduzierung von Papier- und Lagerkosten
- Einhalten von Compliance- und regulatorischen Vorgaben sowie rechtssicherer Versand von E-Rechnungen in den gängigen Formaten
- Medienbruchfreie Integration mit bestehenden IT-Systemkomponenten
- Einfache Erstellung und Konvertierung von E-Rechnungen in das gewünschte Zielformat
- Sicheres Senden und Empfangen von E-Rechnungen
- Schnelle Übersicht und Auskunftsfähigkeit in puncto Rechnungsmanagement
- automatisierte Verarbeitung und Validierung von Rechnungsinformationen
Wir begleiten Sie gerne bei der Planung und Umsetzung eines effizienten und zukunftssicheren E-Invoicings. Sprechen Sie uns gerne an!
Fazit: Zahlreiche Mehrwerte bei der Rechnungsverarbeitung mit nscale IM und nscale e-Hub
Ein zentrales digitales Informationsmanagement bietet nicht nur im Eingangsrechnungsmanagement erhebliche Mehrwerte. Es unterstützt Behörden dabei, all ihre Geschäftsprozesse durchgängig zu digitalisieren und zu automatisieren: von digitalen Geschäftsgängen und der Eingangspostverarbeitung über die sichere und rechtskonforme Aktenführung und das Vertragsmanagement bis hin zur Aussonderung an die zuständigen Archive. Auch Fachverfahren können problemlos integriert werden. All dies führt am Ende zu ressourcenschonenden und fehlerresistenten Workflows und erheblichen Kosteneinsparungen im Geschäftsalltag der öffentlichen Verwaltung.
Dabei lässt sich eine Digitalisierungsplattform wie nscale eGov individuell an die verschiedenen Anforderungen einzelner Behörden anpassen und flexibel skalieren. Erfahrene Digitalisierungspartner wie Ceyoniq können dabei unterstützen, eine individuelle digitale Gesamtlösung zu implementieren – und so den digitalen Wandel in der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
