Der DSC Arminia Bielefeld ist nicht nur ein im deutschen Profifußball etablierter Sportverein, sondern darüber hinaus ein mittelständisches Unternehmen. Im Geschäftsbetrieb verwalten die etwa 60 Mitarbeiter rund 600 Verträge und bearbeiten jährlich an die 6.000 Rechnungen. Aufwand genug, um Effizienzgewinne zu suchen und diese sukzessive zu heben.
„Wir haben festgestellt, dass wir uns mit Themen wie Vertrags- und Eingangsrechnungsmanagement länger befassen, als wir das müssten“, fasst Farid Rahmani von der Stabsstelle Unternehmensentwicklung und Projektmanagement bei der Arminia den Anstoß zum Projekt zusammen. Aber anstatt nur diese beiden Bereiche ins Auge zu fassen, setzte sich bei den Verantwortlichen schnell die Überzeugung durch, die Digitalisierung von internen Prozessen als Ganzes in Angriff zu nehmen.
Ceyoniq als Digitalisierungspartner
Die Geschäftsführung beauftragte intern das Projekt, um zunächst eine Bedarfsanalyse bei den relevanten Prozessen durchzuführen: „Mit Ceyoniq haben wir uns dafür nicht nur einen Digitalisierungspartner aus Bielefeld dazu geholt“, stellt Rahmani zufrieden fest. „Man hat auch zu jeder Zeit gespürt: Die brennen für Arminia.“
Pünktlich, sauber, transparent abrechnen
Was bei Arminia bisher mithilfe von Ordnerstrukturen, Excel-Tabellen und Prozessbeschreibungen abgearbeitet wurde, musste zunächst in Anforderungen für ein digitales Dokumentenmanagement-System übersetzt werden. Das erste Teilziel, die Realisierung transparenter Rechnungsprozesse mit automatisierten Freigaben, wurde innerhalb weniger Wochen erreicht. Eingangsrechnungen werden nun digital verarbeitet und mit der nötigen Datenqualität ins System eingespeist.
„Hier können die Daten über eine DATEV-Anbindung direkt in die Buchhaltung übernommen und automatisch ausgelesen werden“, erläutert Projektleiterin Klaudia Adamiec, Senior Consultant bei Ceyoniq. „Bearbeiter können damit perspektivisch Auswertungen fahren, nach Beträgen oder Lieferanten suchen, sie klassifizieren und ab einer bestimmten Höhe automatisch an befugte Personen zur Zahlungsfreigabe übermitteln.“
Am Ende des verlässlich dokumentierten Freigabeprozesses bedarf es nur noch eines einzelnen Klicks, um einen Beleg in den Zahlungslauf zu bringen. Keine Frist wird mehr übersehen, keine Skonti mehr verschenkt.
Das Go-Live des Vertragsmanagements als zweiter Baustein steht unmittelbar bevor. Farid Rahmani sieht dem Start entspannt entgegen: „Was ich bisher gesehen habe, stimmt uns sehr positiv.“ Künftig unterstützt nscale zuverlässig dabei, die Transparenz über Fristen und Laufzeiten zu optimieren.
Internes Wissensmanagement als Investition in die Zukunft
Perspektivisch ist darüber hinaus unter anderem ein Arminia-internes Wissensmanagement in Planung: Vom Organigramm bis zur Briefvorlage soll alles, was einmal im Haus erarbeitet, entwickelt und als bewährt erkannt wurde, auch im Haus und zudem leicht auffindbar bleiben – selbst wenn Bearbeiter wechseln oder das Unternehmen verlassen.
„Das erleichtert das Onboarding neuer Mitarbeiter und erspart uns doppelte Arbeit“, weiß Rahmani. „Man muss das Rad schließlich nicht jedes Mal neu erfinden.“
Echter Mehrwert durch individuelle DMS-Lösung nscale
Auch hierbei setzt der DSC auf nscale. Klaudia Adamiec sieht darin einen Beleg für den fortschrittlichen Ansatz der Arminia: „Es geht hier um mehr als ein paar DMS-Module. Wir dürfen Teil der Digitalisierung interner Prozesse beim DSC sein.“ Das fordere sie zwar mehr in der Beratung, zahle sich für das Unternehmen am Ende aber aus.
Davon ist auch Farid Rahmani überzeugt: „Es gibt immer unternehmensspezifische Stellschrauben, die man berücksichtigen muss, wenn es funktionieren soll. Das können Standardprodukte von der Stange nicht. Mit nscale können wir jeden Prozess genauso abbilden, wie wir uns das vorgestellt haben. Das schafft echten Mehrwert in vielen Unternehmensbereichen.“
