E-Mail-Management: Strategien zur Optimierung Ihrer Kommunikation
Täglich erhalten Berufstätige im Schnitt 42 E-Mails, was zu Chaos und Produktivitätsverlust führen kann. Eine strukturierte E-Mail-Organisation ist entscheidend, um wertvolle Informationen zu nutzen und die Kommunikation zu verbessern. Spezielle Tools unterstützen dabei.
E-Mail-Management im Unternehmen: Effiziente Strategien zur Organisation und Nutzung wertvoller Informationen
Täglich gehen durchschnittlich 42 E-Mails in einem beruflich genutzten Postfach ein, hinzu kommt eine hohe Anzahl ausgehender Nachrichten. Diese E-Mail-Flut kann schnell zu Chaos führen und die Produktivität von Unternehmen beeinträchtigen. Hinzu kommt: E-Mails enthalten jede Menge wertvoller Informationen und Wissen, die genutzt werden wollen. Dieses Potenzial liegt jedoch in vielen Betrieben brach, wenn Mitarbeitende E-Mails und die zugehörigen Anhänge ohne Struktur ablegen, keine automatisierten medienbruchfreien Weitergabe-Workflows existieren, Verantwortlichkeiten unklar sind und ein gemeinsames Bearbeiten von E-Mails nicht möglich ist – etwa wenn es darum geht, ein Outlook-Sammelpostfach zu organisieren. Datenschutz-Vorgaben sowie die Anforderungen der revisionssicheren Archivierung beim Management von E-Mails erschweren eine effiziente und rechtssichere E-Mail-Organisation im Unternehmen zusätzlich.
Um diesen Herausforderungen wirkungsvoll begegnen zu können und das E-Mail-Postfach sinnvoll zu sortieren und aufzuräumen, ist eine strukturierte E-Mail-Organisation im Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Dies gelingt mit speziellen Tools, die große Mengen von E-Mails verwalten und organisieren können, vom E-Mail-Eingang bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Unternehmen, die auf ein organisiertes digitales Management von E-Mails setzen, profitieren nicht nur von hoher Ressourceneffizienz und Produktivität im Geschäfts- und Verwaltungsalltag, sie verbessern darüber hinaus die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern und sorgen so für eine optimierte Customer Experience.
Gründe für erfolgreiches Management von E-Mails
Ressourcenersparnis und hohe Produktivität
Die Struktur, die spezielle Lösungen für die E-Mail-Organisation im Unternehmen bereitstellen, ermöglicht es, Nachrichten schnell zu sortieren, zu kategorisieren und zu priorisieren sowie das E-Mail-Postfach zu organisieren. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und entlastet die Mitarbeitenden merklich, sodass diese sich auf ihre wertschöpfenden Kernaufgaben konzentrieren können.
Bessere Übersicht
Ein gut strukturiertes E-Mail-Postfach garantiert eine gute Übersicht über eingehende Nachrichten, ungelesene und zu bearbeitende E-Mails und anstehende Aufgaben.
Effektive Kommunikation
Eine gute E-Mail-Organisation im Unternehmen verbessert sowohl die interne als auch die externe Kommunikation, weil die Mitarbeitenden Nachrichten und die darin enthaltenen Informationen schnell und einfach finden und teilen können.
Weniger Stress
Chaos und fehlende Struktur im E-Mail-Postfach erhöhen den Stress im Geschäftsalltag und belasten Mitarbeitende zusätzlich.
Geringere Reaktions-, Liege- und Transportzeiten
Die klare Kategorisierung wichtiger und weniger wichtiger E-Mails, regelbasierte automatische Weiterleitungen und klar definierte Zuständigkeiten ermöglichen es, auf Anfragen und andere Vorgänge schnell zu reagieren.
E-Mail-Management-Software und -Tools für moderne Business-Herausforderungen
Um eine effiziente E-Mail-Organisation im Unternehmen zu etablieren, sind leistungsstarke E-Mail-Management-Software-Tools vonnöten. Sie sind mit vielfältigen Funktionen ausgestattet, die die Anforderungen eines effektiven E-Mail-Managements erfüllen und die Herausforderungen der modernen Geschäftswelt wirkungsvoll adressieren.
Informationsplattformen wie nscale bilden die Basis für ein unternehmensübergreifendes Datenmanagement, zu dem auch die Verwaltung von E-Mails zählt. nscale verwaltet sämtliche Informationen zentral und strukturiert und erlaubt es, ganze Prozesse zu automatisieren und die Effizienz im Verwaltungs- und Geschäftsalltag merklich zu erhöhen.
nscale stellt unter anderem die folgenden Funktionalitäten für die Organisation von Mails bereit:
E-Mail-Management und Organisation
Automatisierte Sortierung, Zuordnung und diverse Möglichkeiten zur Priorisierung und Kennzeichnung von Nachrichten.
Erweiterte Filter- und Suchfunktionen
Regelbasierte automatische Weiterleitung sowie schnelle Suche nach E-Mails und Informationen.
Kollaboration und gemeinsame Nutzung
Kollaborationsfunktionen für die gemeinschaftliche Bearbeitung von E-Mails in Nutzergruppen.
Integration und Automatisierung
Nahtlose Integration in Kalender, Aufgabenlisten und bestehende IT-Systeme sowie die Möglichkeit, automatisierte Workflows zu starten.
Archivierung und Analyse
Die hohe Flexibilität und Skalierbarkeit von nscale machen die Lösung sowohl für kleine Betriebe wie auch für große Konzerne zu einem unverzichtbaren Werkzeug für eine effiziente E-Mail-Organisation im Unternehmen. Die zahlreichen Funktionen erleichtern dabei nicht nur den Mitarbeitenden den Arbeitsalltag, auch externe Stakeholder wie Partner und Kunden profitieren von der optimierten Kommunikation und hohen Effizienz einer modernen E-Mail-Struktur im Unternehmen.
Auch Selbstdisziplin ist wichtig: Tipps und Regeln für E-Mail-Management
Digitale Technologien ermöglichen es, eingehende wie ausgehende Nachrichten strukturiert und übersichtlich zu verwalten, die E-Mail-Ablage zu organisieren und das Postfach aufzuräumen. Doch auch dem Umgang der Mitarbeitenden mit E-Mails kommt eine entscheidende Bedeutung zu, was effizientes E-Mail-Management betrifft.
Die folgenden Tipps und Regeln können dabei unterstützen, im Geschäfts- und Verwaltungsalltag stets den Überblick zu behalten:
Regelmäßige Zeitfenster
Feste Bearbeitungszeiten, um das E-Mail-Postfach zu organisieren und Nachrichten zu bearbeiten, minimieren Unterbrechungen während der eigentlichen Arbeit. Es kann sogar empfehlenswert sein, die E-Mail-Management-Software zeitweise zu schließen oder Benachrichtigungen über eingehende Nachrichten vorübergehend zu deaktivieren.
Klare Priorisierung
Sie erlaubt es, das E-Mail-Postfach zu organisieren und damit verbundene Aufgaben nach Wichtigkeit gestaffelt zu bearbeiten.
Unnötige E-Mails vermeiden
Dazu zählen etwa Newsletter und weitere Abonnements, die die ohnehin hohe Anzahl eingehender Nachrichten zusätzlich erhöhen.
Klare Ordnerstruktur
Schon Standardanwendungen für das E-Mail-Management wie Outlook oder Thunderbird stellen grundlegende Funktionen zur Verfügung, um ein E-Mail-Postfach zu strukturieren und den Posteingang zu organisieren.
Löschen oder Archivieren
Eine schnelle Entscheidung darüber, ob eine E-Mail gelöscht, archiviert oder bearbeitet werden soll, sorgt für mehr Organisation, Struktur und Ordnung. Mitarbeitende sollten daher regelmäßig ihr E-Mail-Postfach aufräumen und die E-Mail-Ablage organisieren.
E-Mail-Management-Tools nutzen
Moderne E-Mail-Management-Systeme wie nscale bieten zahlreiche zusätzliche Funktionalitäten für die effiziente Verwaltung von E-Mails.
Rechtssichere E-Mail-Archivierung
Es gibt kein spezifisches Gesetz, das die Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung definiert. Die Art und Weise, wie E-Mails archiviert werden müssen, ergibt sich aus verschiedenen gesetzlichen Grundlagen und Vorschriften, darunter die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB). Je nach Branche können zusätzliche Regelungen zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung bestehen. Diese Gesetze legen fest, welche E-Mails archivierungspflichtig sind, wie lange sie gespeichert werden müssen und welche Grundsätze beim Archivieren zu beachten sind.
Der Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. (VOI) hat zehn Leitsätze zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung formuliert. Dazu zählen die gesetzeskonforme Archivierung, die vollständige Erfassung relevanter E-Mails sowie die frühzeitige Verschiebung ins Archiv. Archivierte E-Mails müssen dem Original entsprechen, unveränderbar abgelegt werden und der Zugriff ist nur für berechtigte Personen erlaubt.
Darüber hinaus müssen E-Mails jederzeit auffindbar und vollständig wiederherstellbar sein. Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen ist zwingend erforderlich, wobei auch die Vorgaben der DSGVO berücksichtigt werden müssen, da bestimmte E-Mails aus Datenschutzgründen nach einem festgelegten Zeitraum gelöscht werden müssen.
Änderungen an archivierten E-Mails müssen protokolliert werden, und der ursprüngliche Zustand muss jederzeit wiederherstellbar sein. Dritte, wie Wirtschaftsprüfer, sollten das Archivierungsverfahren einsehen können. Bei einer Migration des E-Mail-Archivs sind die Grundsätze der rechtssicheren Archivierung strikt einzuhalten. Die revisionssichere Archivierung ist für Unternehmen entscheidend, um alle Anforderungen zu erfüllen.
Was genau ist rechtssichere
E-Mail-Archivierung?
Rechtssichere E-Mail-Archivierung bezeichnet den Prozess, E-Mails zu speichern – gemäß E-Mail-Aufbewahrungspflicht für einen bestimmten Zeitraum. Das Archivieren von E-Mails erfolgt so, dass die Nachrichten sicher und durchsuchbar aufbewahrt werden. So ist nicht nur eine E-Mail-Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben gewährleistet, es besteht auch die Möglichkeit, archivierte E-Mails wiederherzustellen.
So will es die Gesetzeslage:
die E-Mail-Archivierungspflicht
Die Aufbewahrungspflicht für E-Mails garantiert, dass die geschäftliche Kommunikation in Unternehmen ordnungsgemäß archiviert wird. Von der Aufbewahrungspflicht für E-Mails betroffen sind alle Nachrichten, die steuerlich relevant sind oder einem Geschäftsbrief entsprechen. Die E-Mail-Aufbewahrungspflicht gilt nicht, wenn die E-Mail nur als Transportmittel für einen Anhang genutzt wird oder es sich um Newsletter, Werbe-E-Mails und ähnliche Nachrichten handelt.
Bei welchen Arten von Mails muss eine E-Mail-Speicherung erfolgen?
Eine Archivierungspflicht für E-Mails besteht beispielsweise bei Rechnungen und Buchungsbelegen, Verträgen und anderen rechtlichen Vereinbarungen, geschäftlicher Korrespondenz, Angebotsbestätigungen, personenbezogenen Informationen, Versicherungspolicen und weiteren E-Mails, die steuer- oder handelsrechtlich von Bedeutung sind.
Die Vorteile unserer E-Mail-Archivierungssoftware
Unternehmen, die für die E-Mail-Archivierung eine Software einsetzen, profitieren von zahlreichen Vorteilen. Sie erreichen nicht nur eine E-Mail-Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben, sondern etablieren gleichzeitig eine schnelle, effiziente und automatisierte Dokumentenverwaltung und Archivierung der E-Mails. So schützen sie sich gegen Datenverluste- und -beschädigung und stellen die Integrität sämtlicher Daten und Dokumente im E-Mail-Archiv sicher. Dank transparenter Protokollierung und nachvollziehbarer Versionierung sind die Anforderungen der E-Mail-Aufbewahrungspflicht jederzeit erfüllt. So sinkt nicht nur der personelle und zeitliche Aufwand für die rechtssichere E-Mail-Archivierung, Kleinunternehmen reduzieren außerdem Speicherkosten und entlasten ihre E-Mail-Server erheblich.
Die Funktionen von nscale im Überblick
E-Mails zu archivieren mit Outlook oder einem anderen Standard-Mailprogramm ist praktisch nicht möglich. Denn eine solche E-Mail-Archivierungssoftware ist nicht in der Lage, große Mengen an E-Mails zu sichern. Zudem verfügt Outlook nicht über eine revisionssichere E-Mail-Archivierung. Hier schafft eine Informationsplattform wie nscale Abhilfe: Die Lösung verwaltet nicht nur sämtliche Informationen zentral und strukturiert und ermöglicht eine schnelle Suche nach Inhalten, sie dient auch als Archivierungssoftware, um E-Mails zu sichern beziehungsweise ein Outlook-Postfach zu archivieren. Die physische Ablage im E-Mail-Archiv organisiert dabei das nscale Archiv, das technisch eine Vielzahl von bewährten Speicherlösungen unterstützt. Aufgrund der verwendeten Basistechnologien, der offenen Systemarchitektur sowie der ausgereiften Schnittstellen lässt sich die Informationsplattform sehr gut in nahezu jede vorhandene IT-Infrastruktur integrieren. Bei der Archivierung legt nscale E-Mails in Standardformaten ab, wodurch die Lesbarkeit der Nachrichten auch nach Jahrzehnten noch gegeben ist.
FAQs
Was ist E-Mail-Management?
Die E-Mail ist eines der wichtigsten Kommunikationsinstrumente im beruflichen Kontext. Laut dem Digitalverband Bitkom nutzen 100 Prozent deutscher Unternehmen die E-Mail als Kommunikationskanal. E-Mail-Management dient dazu, die E-Mail-Struktur im Unternehmen zu optimieren. Es adressiert die Verwaltung großer Mengen von ein- und ausgehenden Nachrichten. Dazu zählt in erster Linie die strukturierte Organisation des Posteingangs, aber auch Aspekte wie eine möglichst effiziente interne wie externe Kommunikation und Optimierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen – vom E-Mail-Eingang über die zentrale Ablage bis hin zur revisionssicheren Archivierung – sind Mehrwerte eines E-Mail-Managements mit System.
Funktioniert E-Mail-Management mit Outlook?
Es ist möglich, ein rudimentäres E-Mail-Management in Outlook zu organisieren. Der Outlook E-Mail-Manager enthält diverse Funktionen, die Anwender von einem E-Mail-Management-System erwarten können. Sie können in Outlook ihr E-Mail-Postfach strukturieren und ein Outlook-Sammelpostfach organisieren, ohne ein zusätzliches E-Mail-Management-System einzusetzen. Um alle Mehrwerte zu heben und die E-Mail-Struktur im Unternehmen zu optimieren, ist jedoch eine leistungsstärkere E-Mail-Management-Software notwendig.
Warum braucht es E-Mail-Management?
Ohne ein effektives E-Mail-Management wird es für Unternehmen zunehmend herausfordernder, die E-Mail-Flut zu bewältigen und die E-Mail-Ablage zu organisieren. Leistungsfähige Lösungen wie nscale stellen vielfältige Funktionalitäten bereit, um die unternehmerische Produktivität zu steigern, Stress für Mitarbeitende zu reduzieren und die Kommunikation unternehmensübergreifend zu optimieren.
Welche E-Mails archivieren – und welche nicht?
Eine Aufbewahrungspflicht für E-Mails gilt, wenn diese steuer- oder handelsrechtlich relevant sind. Von der Archivierung von E-Mails, die nicht unter diese Kategorien fallen, sowie persönlicher und privater Nachrichten sollten Unternehmen absehen.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung nach Gesetz?
Revisionssichere Archivierung nach Gesetz bedeutet, dass beim Archivieren von E-Mails die Integrität der Nachrichten während des gesamten Archivierungszeitraumes garantiert ist.
Wie lange müssen Unternehmen E-Mails archivieren?
Die Aufbewahrungsfristen für E-Mails sind gesetzlich festgelegt und betragen in den meisten Fällen acht oder zehn Jahre. Die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege werden sich mit Inkrafttreten des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) zum 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzen. Wie lange Unternehmen E-Mails aufbewahren, die keinen gesetzlichen Anforderungen unterliegen, liegt in ihrer Entscheidungsgewalt und sollte an ihren individuellen Bedürfnissen ausgerichtet sein.
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