Transparent statt kompliziert: der digitalisierte Purchase-to-Pay-Prozess
Versäumte Zahlungsfristen, lange Liegezeiten und unklare Freigabekompetenzen: Ein mangelhafter Purchase-to-Pay-Prozess kostet allen Beteiligten Nerven, Zeit und letztendlich Geld. Mit einer digitalen Lösung, die von der Bedarfsmeldung bis hin zur Begleichung der Rechnung jeden Prozessschritt effektiv unterstützt, schaffen Sie in Ihrem Unternehmen echte Mehrwerte.
Alle Informationen werden transparent und zentral vorgehalten und können bei Bedarf unkompliziert abgerufen werden. Offene Fragen gehören der Vergangenheit an. So vereinfachen Sie den Einkauf spürbar und senken zusätzlich die entstehenden Kosten.
Mit nscale wird der Purchase-to-Pay-Prozess beschleunigt und vereinfacht. Klare Abläufe sowie ein zuverlässiges Management der Zugriffsrechte und Freigabekompetenzen erleichtern die Arbeit und helfen, Fehler zu vermeiden. Durch die zentrale Ablage sind alle Dokumente stets verfügbar und können von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Das sorgt für maximale Transparenz und Flexibilität.
Booster für Ihren Purchase-to-Pay-Prozess
Das Wachstumschancengesetz zielt darauf ab, die Wirtschaft in Deutschland zu stärken und Unternehmen dazu zu bewegen, verstärkt in die Zukunftsfähigkeit ihrer Betriebe und des Landes zu investieren. Neben Maßnahmen zur Vereinfachung des Steuersystems und zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug enthält das Gesetz eine bedeutende Neuerung für Unternehmen im B2B-Bereich:
Sie werden künftig dazu verpflichtet sein, E-Rechnungen zu empfangen und auch auszustellen.
Mit nscale gelingt das ganz einfach.
Purchase-to-Pay mit nscale in der Praxis
Der Purchase-to-Pay-Prozess gehört zu den wichtigsten, aber auch aufwendigsten kaufmännischen Vorgängen in Unternehmen. Viele Parteien sind involviert, zahlreiche Dokumente fallen an. Hier gilt es, die Übersicht zu behalten, um kostspielige Fehler bei der Bearbeitung zu vermeiden. Mit nscale lässt sich der gesamte Vorgang von der Bedarfsmeldung bis zur Begleichung der Rechnung digital abbilden. Dabei ergeben sich viele Vorteile.
Bedarfsmeldung
Die Bedarfsmeldung wird zentral abgelegt und steht nach der Eingabe zur weiteren Bearbeitung durch den zuständigen Mitarbeiter zur Verfügung.
Durch die zentrale Speicherung sind gleiche Bedarfe in verschiedenen Abteilungen direkt erkennbar, sodass Sammelbestellungen zu günstigeren Konditionen möglich werden.
Prüfung und Freigabe
Die Freigabe der Bedarfsmeldung erfolgt workflowbasiert nach den unternehmenseigenen Compliance-Vorgaben: Je nach Auftragsvolumen wird die Meldung einem Mitglied der zuständigen Hierarchieebene zur Freigabe zugesandt.
Ist die Person nicht verfügbar, erfolgt die Freigabe durch einen im Workflow festgelegten Vertreter. Liegezeiten werden minimiert.
Lieferantenauswahl
Die Lieferantenauswahl umfasst den Anfrageprozess und die Auswahl des Lieferanten. Die entstehenden Dokumente werden revisionssicher elektronisch gespeichert und entsprechend archiviert.
Dank gebündelter Informationen wird die Auswahl erleichtert. Durch die Integration von nscale in die ERP-Lösung werden benötigte Daten direkt aus den Anfragen übernommen.
Vertragsmanagement
Für die Verwaltung der während der Geschäftsbeziehung anfallenden Verträge gibt es ebenfalls eine spezielle nscale-Lösung. Mit ihr werden Compliance-Vorgaben eingehalten, Haftungsrisiken minimiert und Kündigungs- und Verlängerungsfristen durch automatische Erinnerungen gewahrt.
Zudem geht das Informationsmanagement während der vorvertraglichen Phase leicht von der Hand, da alle am Prüfprozess beteiligten Mitarbeiter zentralen Zugriff auf die notwendigen Informationen haben.
Bestellung
Durch die strukturierte Ablage und den schnellen, einfachen Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen kann der Einkäufer die Bestellung effizient bearbeiten und trifft mit dem verbesserten Informationsgehalt optimierte Beschaffungsentscheidungen.
Nicht zuletzt steht dadurch auch mehr Zeit für relevante Einkaufsprozesse und weniger Verwaltungsvorgänge zur Verfügung.
Wareneingang und Warenerfassung
Beim Wareneingang und der zugehörigen Warenprüfung geht keine Zeit für die Suche nach den passenden Dokumenten verloren, weil diese bereits in der zentral gespeicherten Akte vorliegen.
Hier wird nach Annahme der Ware auch der entsprechende Lieferschein abgelegt, sodass er für den folgenden Eingangsrechnungsprozess genutzt werden kann.
Optimierung des Pay-Prozesses: Schnelligkeit und Transparenz
Rechnungseingang und Rechnungserfassung
Eingehende Rechnungen werden zentral im Rechnungseingangsbuch gespeichert. Via Workflow wird die für die Prüfung zuständige Person über die neue Aufgabe informiert.
nscale ermöglicht den einfachen Zugriff auf die Rechnung, die darüber hinaus in Verbindung mit den für die Prüfung und Freigabe notwendigen Bestellunterlagen abgelegt wird.
Rechnungsprüfung
nscale beschleunigt die lästige Routineaufgabe, die die sorgfältige formelle Prüfung einer Rechnung bedeutet. Bei Eingang des Dokuments und dem Auslesen desselben startet automatisch ein Workflow, dessen erster Schritt die Prüfung ist.
Diese erfolgt durch die Software schneller und weniger fehleranfällig als mit der herkömmlichen analogen Vorgehensweise. Eine falsche Rechnung wird sofort erkannt und nicht weiterverarbeitet.
Rechnungsfreigabe
Die Freigabe der Rechnung erfolgt ebenfalls workflowbasiert und kann durch die zentrale Ablage von mehreren Personen gleichzeitig bis auf Positionsebene vorgenommen werden.
So werden Unsicherheiten über Freigabekompetenzen ausgeschlossen und zugleich viel Zeit gespart. Die fristgerechte Begleichung der Rechnung wird vereinfacht.
Zahlung
Durch die enge Verzahnung von nscale und ERP-Lösung entfällt bei der Buchung die manuelle Eingabe der Daten. Sie werden über eine Schnittstelle fehlerfrei und automatisch an das ERP oder ein anderes Finanzbuchhaltungssystem übertragen.
Abschließend wird die Rechnung rechtskonform und sicher in der entsprechenden Geschäftspartnerakte archiviert, inklusive der Möglichkeit, Lösch- und Sperrfunktionen zu nutzen oder Aufbewahrungsfristen festzulegen bzw. automatisiert zu vergeben.
Bedarfsmeldung, Freigabe, Bestellung, Wareneingang, Zahlung der Rechnung: nscale begleitet Schritt für Schritt
Für die vollständige Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses sprechen zahlreiche Vorteile, die jeweils die einfache und schnellere Bearbeitung der einzelnen Aufgaben unterstützen. So etwa der einfache Zugriff auf die entsprechenden Dokumente durch alle berechtigten Personen.
Ebenso die gleichzeitige Bearbeitung, eine hohe Transparenz und die Gewissheit, stets die aktuellste Version eines Dokumentes vorliegen zu haben. Hinzu kommt die jederzeit gegebene Auskunftsfähigkeit gegenüber Lieferanten, Geschäftspartnern und Kollegen.
Verpassen Sie keine Skonto- oder Zahlungsfristen mehr und sichern Sie Ihrem Unternehmen Kostenersparnisse wie Mengenrabatte bei Sammelbestellungen.
- Zentrale Bereitstellung aller Informationen
- Rechtzeitige Inanspruchnahme von Skonti
- Index- und Volltextsuche nach Lieferanten und
- Bestellungen
- Bessere Auskunftsfähigkeit
- Revisionssichere Archivierung
Wir wurden ausgezeichnet!
Champion in der Kategorie Purchase-to-Pay.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Effiziente Prozesse von der Beschaffung bis zur Bezahlung
- Vermeidung von Fehlern bei der Datenübertragung durch den Wegfall manueller Bearbeitungsschritte
- Erfüllung der gesetzlichen sowie unternehmenseigenen Compliance-Regeln
- Wegfall von lästigen Routineaufgaben für die Mitarbeiter
- Übersichtlichkeit und Vollständigkeit der Dokumente durch zentrale Ablage
- Vermeidung von Unklarheiten bezüglich des Bearbeitungsstatus einer Rechnung sowie der Zuständigkeit
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