Was ist ein Procure-to-Pay-Prozess?
Definition und Nutzen
Purchase-to-Pay Prozesse werden auch als Order-to-Pay- oder Procure-to-Pay-Prozesse bezeichnet. Geläufig ist auch die Abkürzung P2P Prozess. Er beschreibt den zyklischen Ablauf von der Bedarfsmeldung über die Beschaffung bis hin zur Bezahlung. Eine Procure to Pay Software automatisiert die Prozessschritte, reduziert Fehlerquoten und verkürzt Durchlaufzeiten. Der Einsatz einer Purchase to Pay Lösung wie nscale hebt die Effizienz im gesamten Beschaffungsprozess auf ein neues Level.
Mehrwert schafft eine Purchase to Pay Software: eine umfassende Lösung wie nscale, die den gesamten Procure-to-Pay-Prozess abbilden kann. Sie automatisiert Routineaufgaben und beschleunigt Workflows, von der Bedarfsanforderung bis zur Bezahlung der Rechnung. So spart nscale Kosten und Zeit bei der Beschaffung und schont personelle Ressourcen.
Ganzheitliche Purchase to Pay Prozesse mit nscale
Der größte Vorteil einer Procure to Pay Software liegt in der ganzheitlichen, automatisierten und medienbruchfreien Abwicklung von P2P Prozessen. nscale transformiert den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess in einen integrierten und reibungslosen Workflow. Die Basis dafür bildet die digitale Lieferantenakte, die mit dem eingesetzten ERP-System verbunden ist. Dort werden alle vorgangsbezogenen Dokumente verwaltet und die kaufmännischen Prozessschritte umgesetzt.
Unternehmen, die ihre Purchase-2-Pay-Workflows ganzheitlich organisieren, profitieren damit von gleich mehreren Vorteilen:
Zeitersparnis durch verbesserte Zusammenarbeit
Mit der Procure to Pay Lösung von nscale wird Zusammenarbeit effizienter: Dank der einfachen Datenübernahme aus dem ERP-System entfallen fehlerträchtige händische Eingaben.
Die Integration aller Purchase 2 Pay Prozesse in einer zentralen Lösung beschleunigt den Austausch von Informationen. Mehrere Bearbeiter, Freigabeberechtigte und Abteilungen können gleichzeitig sowie unabhängig von Ort, Zeit oder Endgerät an den Dokumenten arbeiten. Bei Abwesenheit stellen Vertreterregelungen kurze Liege- und Durchlaufzeiten sicher. Das vermeidet Engpässe in der Beschaffung.
Übernahme von Routineaufgaben durch Automatisierung
Als Purchase to Pay Software revolutioniert nscale den Procure-to-Pay-Prozess durch die umfassende Automatisierung von Routineaufgaben: Dabei werden nicht nur Prozessschritte automatisch den zuständigen Bearbeitern und Freigabeberechtigten zugewiesen.
Die P2P Lösung prüft auch Rechnungsdokumente vorab auf ihre technische und rechtliche Konformität und sorgt für die revisionssichere Archivierung aller für den Purchase 2 Pay Prozess relevanten Dokumente und Daten.
Klare Zuständigkeiten und Freigabekompetenzen
Eine entscheidende Stärke der Purchase to Pay Software nscale liegt in der Etablierung klarer Zuständigkeiten innerhalb des Procure-to-Pay-Prozesses. Durch strukturierte Workflows werden Verantwortlichkeiten und Kompetenzen eindeutig zugewiesen. Jede Phase, von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsfreigabe, ist transparent nachvollziehbar.
Diese Klarheit beschleunigt Genehmigungsprozesse erheblich. Die Procure to Pay Software sorgt dafür, dass Entscheidungen präzise getroffen und Beschaffungsprozesse schneller abgewickelt werden können.
Fehlervermeidung durch Wegfall manueller Bearbeitung
nscale macht manuelle Eingriffe im Procure-to-Pay-Prozess nahezu überflüssig: Die Übertragung von Daten direkt aus dem ERP-System erhöht deren Konsistenz und vermeidet Fehler.
Automatisierte Workflows minimieren Fehlbestellungen und Entlasten das Retouren-Management. Und schließlich verbessert die durchgängige Einhaltung von Zahlungs-, Skonto- und anderen Vertragsfristen die Ressourcennutzung und den Cashflow.
Transparenz und Übersicht
Dank der zentralen Ablage aller Dokumente gewährleistet nscale einen ganzheitlichen Überblick über den gesamten Purchase to Pay Prozess.
Die medienbruchfreie Integration aller am Beschaffungsprozess beteiligten Software-Lösungen beseitigt Informationsinseln im P2P-Einkauf. Alle Informationen sind in Echtzeit verfügbar, die Auskunftsfähigkeit der Beteiligten verbessert sich.
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Purchase-to-Pay: Digitale Lösung sorgt für effizientere und beschleunigte Prozesse
Ganzheitliche Procure 2 Pay Prozesse
Auch andere für den P2P-Einkauf notwendige Anwendungen wie die verwendete ERP-Lösung und Finanzbuchhaltungssoftware lassen sich vollumfänglich über zertifizierte Schnittstellen mit nscale integrieren. So fördert Purchase-2-Pay auf allen Ebenen fundiertere Entscheidungen und stabilisiert damit auch andere Betriebsabläufe.
Das Ergebnis ist ein optimierter und effizienter P2P-Prozess, der bei sämtlichen Prozessschritten Mehrwert generiert:
Bedarfsmeldung
Die Bedarfsanforderung startet den Purchase-to-Pay-Prozess: Automatisch erhalten die zuständigen Bearbeiter, Prüfer und Freigabeberechtigten eine Benachrichtigung. Die zentrale Ablage macht abteilungsübergreifende Bedarfe für alle sichtbar. Das ermöglicht günstige Sammelbestellungen und optimiert wiederum den Cashflow.
Prüfung und Freigabe
Der nächste Schritt im Procure-to-Pay-Prozess ist die Prüfung und Freigabe der Bedarfsmeldung. Mit nscale erfolgt beides Workflow-basiert und auf Basis relevanter Compliance-Vorgaben. Hierzu weist die Purchase to Pay Lösung die Bedarfsanforderung automatisch dem jeweils passenden, vordefinierten Freigabeberechtigten zu.
Ist dieser nicht verfügbar, leitet die Software die Aufgabe direkt an einen vordefinierten Vertreter weiter, um unnötige Liegezeiten zu vermeiden.
Lieferantenauswahl
Nicht jede Bedarfsanforderung lässt sich eindeutig einem Lieferanten zuordnen: Dann unterstützt die Procure to Pay Lösung effizient bei der Auswahl geeigneter Lieferanten, etwa auf Basis der bereits automatisch übernommenen Daten aus dem ERP-System. Die zentrale Ablage aller für den Purchase-to-Pay-Prozess relevanten Dokumente, die im Zuge der Lieferantenauswahl entstehen, erleichtert die zügige und effiziente Entscheidungsfindung bei der Lieferantenauswahl.
Vertragsmanagement
Ist der optimale Lieferant identifiziert und die Konditionen ausgehandelt, spielt nscale seine Stärken im Vertragsmanagement aus: Die zentrale Lieferantenakte bündelt sämtliche vorgangsbezogenen Order-to-Pay-Dokumente inklusive aller Verträge. Entscheidend für die Effizienz des Procure-to-Pay-Prozesses: Alle Bearbeiter, Prüf- und Freigabeberechtigten haben darauf flexibel, zeit- und ortsunabhängig Zugriff. Die automatisierte Überprüfung von Vertragsdokumenten auf fehlende oder fehlerhafte Klauseln sowie die Einhaltung von Compliance-Vorgaben spart Zeit und vermeidet folgenschwere Fehler:
Die Vertragsmanagement-Lösung nscale CLM ergänzt die Procure to Pay Lösung hier ganzheitlich und wirkungsvoll. Gibt es Kritikpunkte am Vertragstext, stellt sie vordefinierte und rechtssichere Formulierungen bereit. Diese können Haftungsrisiken und Vertragsfehler während des Purchase to Pay Prozesses minimieren. Und nach Vertragsschluss verhindert die Erinnerungsfunktion von nscale CLM, dass Zahlungs-, Kündigungs- oder andere relevante Fristen versäumt werden.
Bestellung
Nur wer Zugriff auf alle im Procure-to-Pay-Prozess gewonnenen Informationen hat, kann am Ende auch optimale Beschaffungsentscheidungen treffen: nscale stellt dafür die schnelle und einfache Verfügbarkeit sämtlicher Dokumente des gesamten Order-to-Pay-Workflows sicher. Dazu gehören z.B. auch Zollunterlagen, Erklärungen von Lieferanten zu Sorgfaltspflichten, Risikoanalysen, Audit-Berichte oder Zertifikate. Fehlen wichtige Nachweise, können Eskalationsmechanismen den P2P Prozess stoppen und lückenlos protokollieren, wer ihn auf Grundlage welcher Informationen wieder freigegeben hat.
Das sorgt für ein revisionssicheres und mit allen Compliance-Anforderungen harmonisiertes Bestellmanagement – und maximale Transparenz bei Audits oder Prüfungen, etwa im Hinblick auf das Lieferkettensorgfaltsgesetz.
Wareneingang und -erfassung
Die Vorteile einer durchgängig automatisierten, intelligenten Procure to Pay Lösung kommen auch nach der Lieferung voll zum Tragen: Wenn der Wareneingang erfasst und geprüft werden muss, zahlt sich die zentrale Verfügbarkeit aller Daten und Dokumente aus dem gesamten P2P Prozess aus.
Dank nscale vergeudet niemand mehr Zeit für die langwierige Suche nach Angeboten, Orderdaten und Spezifikationen. Bestellungen und Wareneingang werden automatisch abgeglichen, Lieferscheine nach Empfang automatisch zentral abgelegt.
Eingangsrechnungsbearbeitung
Eine leistungsstarke Purchase 2 Pay Software wie nscale vereinfacht schließlich auch die Bearbeitung von Eingangsrechnungen: Von der automatischen Speicherung eingehender E- oder Papier-Rechnungen im Rechnungseingangsbuch bis zur rechts- und revisionssicheren Archivierung der Rechnung in der Lieferantenakte lässt sich dieser wichtige P2P Prozessschritt durchgängig automatisiert und damit effizient, transparent und sicher abbilden.
So informiert nscale automatisch nach Rechnungseingang die im jeweiligen Procure to Pay Prozess involvierten Prüf- und Freigabeberechtigten. Sind diese abwesend, geht die Information an deren Vertretung. Dazu stellt die P2P Lösung sämtliche mit der Rechnung verbundenen Dokumente bereit. Außerdem übernimmt sie softwarebasiert das Auslesen der Rechnung, prüft diese und erkennt Fehler oder Anomalien. Sind mehrere Beteiligte in Bearbeitung und Freigabe des Vorgangs involviert, können diese mithilfe abteilungsübergreifender Freigabe-Workflows gleichzeitig tätig werden. Das erhöht den Durchsatz und erlaubt die Ausschöpfung von Skonti, die Einhaltung von Zahlungsfristen und vermeidet Mehrkosten und Mahngebühren.
Die Integration von nscale mit dem vorhandenen ERP- und Finanzbuchhaltungssystem gewährleistet im nächsten Schritt eine Buchung der Rechnung ohne manuelle Datenübertragung. Und schließlich setzt die P2P Lösung mit der revisionssicheren Archivierung der Rechnung in der Lieferantenakte auch den Schlusspunkt im Procure to Pay Prozess – inklusive einer regelbasierten automatisierten Festlegung von Aufbewahrungs- und Löschfristen.
Strategische Vorteile mit der Procure-to-Pay-Software nscale
Mit dem Einsatz von nscale als Purchase to Pay Software profitieren Unternehmen von hohen Effizienzgewinnen, spürbarer Kostenersparnis und erhöhter Transparenz.
Neben der durchgängigen Automatisierung des P2P Workflows eröffnet nscale auch die nahtlose Integration in bestehende Systeme und die Optimierung sämtlicher Beschaffungsprozesse.
Dadurch lässt sich der P2P-Einkauf erheblich verschlanken, beschleunigen und qualitativ verbessern.
Der Wegfall repetitiver händischer Bearbeitungsschritte schont personelle Ressourcen, minimiert Fehler, verbessert die Compliance und optimiert den Cashflow.
Mitarbeiter können sich durch Procure-to-Pay mit nscale auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, anstatt wertvolle Zeit in Verwaltungsvorgänge investieren zu müssen.
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