Effiziente ECM-Migration und
DMS Migration mit nscale

In Unternehmen entstehen immer mehr Daten, die effizient verwaltet werden wollen. Schließlich sind sie eine wertvolle Ressource, die nicht verlorengehen darf. Hinzu kommen rechtliche Vorgaben wie Aufbewahrungsfristen oder die DSGVO-konforme Archivierung von Dokumenten. Wenn dann Daten aus einem Legacy-ECM- oder -DMS auf ein neues System migriert werden sollen, stehen Unternehmen vor einigen Herausforderungen

Warum die Migration von ECM- und DMS-Systemen unvermeidlich ist

Es gibt diverse Gründe, die die Migration auf ein neues ECM- oder DMS-System notwendig machen:

Das alte System ist nicht mehr zeitgemäß: Dies kann der Fall sein, wenn der Anbieter Support- und Serviceleistungen einstellt oder technologische Neuerungen nur mit unverhältnismäßig hohem Programmieraufwand oder gar nicht in das System integriert werden können.

Fehlende Skalierbarkeit: Die Menge der generierten Daten ist in den letzten Jahren exponentiell angestiegen – und sie wird von Tag zu Tag immer größer. In die Jahre gekommene ECM- und DMS-Systeme sind häufig nicht in der Lage, mit der Wachstumsgeschwindigkeit von Daten und Informationen in Unternehmen Schritt zu halten.

Konsolidierung: Unternehmenszusammenschlüsse oder die Zusammenführung parallel genutzter Systeme verschiedener Abteilungen oder Standorte können es erforderlich machen, die IT-Infrastruktur zu konsolidieren.

Angesichts der hohen Innovationsgeschwindigkeit im IT-Bereich ist jedes System irgendwann einmal veraltet und muss ersetzt werden.

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Herausforderungen bei der ECM-Migration und DMS-Migration

Die Herausforderungen einer Datenmigration von einem Legacy-System auf eine moderne und leistungsstarke Informationsplattform sind zahlreich – und erfordern detaillierte Analysen sowie wohlüberlegte Entscheidungen während der Planung und Umsetzung.

Unternehmen müssen zuallererst entscheiden, welche Daten sie migrieren wollen und wie sie diese definieren. Hier bietet sich die Chance, im Zuge der Migration nicht mehr benötigte Daten zu bereinigen, Dubletten zu konsolidieren und sich von digitalen Altlasten zu trennen.

Zudem müssen zu jeder Zeit die Rechtssicherheit und Integrität der Daten sichergestellt sein. Das bedeutet: Sämtliche Daten und Dokumente müssen vollständig, unverändert und mit allen Strukturdaten (Index- und Metadaten, E-Akten etc.) übernommen und an die Struktur des Zielsystems angepasst werden.

Meist beschränkt sich die Migration nicht auf Daten und Dokumente alleine, denn DMS- und ECM-Systeme übernehmen häufig weitere geschäftsrelevante Aufgaben wie eine digitale Prozessverwaltung, das Schnittstellenmanagement und das Benutzer-, Rollen- und Berechtigungsmanagement. Diese Funktionalitäten in das neue System zu überführen, ist eine zusätzliche Herausforderung bei der ECM-Migration und der DMS-Migration.

Unternehmen sollten außerdem bedenken, dass der Migrationsprozess zu Downtimes führen und den laufenden Betrieb beeinträchtigen kann. Daher ist es eventuell sinnvoll, die Migration schrittweise durchzuführen. Auch Unterschiede in der technologischen Struktur des Alt- und Neusystems können eine Migration erschweren.

Vorteile der Migration mit nscale

Eine manuelle Migration von Daten ist aufgrund des oft riesigen Volumens in den meisten Fällen unmöglich. Daher geschieht die Migration in der Regel automatisiert: Informationsplattformen wie nscale verfügen über entsprechende Tools für Export, Übertragung und Import der Daten und Dokumente. Dennoch ist viel Erfahrung und Know-how vonnöten, um eine zuverlässige Migration von einem Legacy-System auf ein neues DMS oder ECM sicherzustellen.

Kompatibilität mit bestehenden IT-Infrastrukturen

Die technische Machbarkeit einer Datenmigration sowie die Frage, ob sie wirtschaftlich sinnvoll ist, hängen von zahlreichen individuellen Faktoren ab. Dazu zählen beispielsweise die IT-Infrastruktur des Unternehmens, das zu migrierende Datenvolumen und die technologische Beschaffenheit des Altsystems. Unsere Experten beraten Sie gerne bei einer Migration von einem Altsystem auf nscale.

Warum nscale die richtige Wahl für IT-Entscheider ist

Mit nscale erhalten Unternehmen eine zukunftssichere Informationsplattform, die sämtliche Anforderungen an ein modernes digitales Dokumentenmanagement erfüllt. Als Basistechnologie für die digitale Transformation bietet sie Unternehmen zahlreiche Mehrwerte, die die Effizienz im Geschäfts- und Verwaltungsalltag nachhaltig erhöhen:

Zentrale Dokumentenverwaltung: nscale verwaltet alle Dokumente und Informationen unternehmensübergreifend, zentral und strukturiert.

Prozessmanagement: nscale enthält leistungsstarke Tools für die Automatisierung und Verwaltung digitaler Workflows.

Revisionssichere Archivierung: Mit nscale archvieren Unternehmen sämtliche Dokumente und Informationen im Unternehmen rechts- und revisionssicher.

New Work: nscale ermöglicht eine effiziente orts- und endgeräteunabhängige Zusammenarbeit und ist für den Einsatz in On-premises- sowie Cloud-Szenarien optimiert.