Datenschutz braucht Enterprise Information Management
Datenschutz erfordert ein kluges Management, nscale unterstützt bei der Erfüllung der DSGVO. Mit Lösungen, die Vertrauen schaffen, sichern wir Ihre Daten, Tag für Tag.
DSGVO-Compliance und ECM: Datenschutz ist Pflicht für Unternehmen
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union stellt Unternehmen seit ihrer Einführung im Mai 2018 vor zahlreiche Herausforderungen. Die Unsicherheit bezüglich der praktischen Umsetzung ist groß, und der stetig wachsende Datenberg in vielen Organisationen sorgt für Intransparenz.
Häufig liegen Informationen unstrukturiert und in verschiedenen Silos vor, was die Einhaltung der DSGVO weiter erschwert. Die drohenden Strafen von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Gesamtumsatzes machen die Situation zusätzlich bedrohlich.
An der Datenschutz-Grundverordnung kommt niemand vorbei
Die DSGVO muss in jedem Unternehmen und jeder Behörde umgesetzt werden. Sie schützt eine Vielzahl von personenbezogenen Daten, die von Mitarbeitern über Partner und Lieferanten bis hin zu Kunden und Dienstleistern reicht. Vom Moment an, in dem Informationen wie Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern erfasst werden, gilt die DSGVO.
Dies betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern alle juristischen Personen, die personenbezogene Daten bearbeiten. Alle Organisationen müssen ihre Compliance lückenlos nachweisen. Besonders die Dokumentationspflicht stellt eine zusätzliche Herausforderung dar.
Im Jahr 2024 gaben lediglich 23 Prozent der befragten Unternehmen an, die Umsetzung der DSGVO vollständig abgeschlossen zu haben. 52 Prozent der befragten Unternehmen hatten die DSGVO noch nicht umgesetzt.
nscale hilft Ihnen dabei, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen
Um die umfassenden Bestimmungen zu Datenverarbeitung, Lösch- und Aufbewahrungsfristen, datenschutzfreundlichen Voreinstellungen und die entsprechende Technikgestaltung erfüllen zu können, brauchen Sie vor allem eines: eine übersichtliche und strukturierte Datenhaltung. Nur wenn Sie ganz genau wissen, wo in Ihrem Unternehmen welche Informationen eingehen, von wem sie wann verarbeitet werden und an welchen Stellen sie wie lange abliegen, können Sie den Verarbeitungs-, Aufbewahrungs- und Löschanforderungen der DSGVO gerecht werden.
nscale bietet als Enterprise Content Management System (ECM) eine zentrale Plattform für sämtliche Unternehmensdaten und schafft so die notwendige Transparenz und Datenverfügbarkeit. Die Vergabe von Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen und Löschregeln entlastet Sie und Ihre Mitarbeiter von wiederkehrenden Aufgaben und stellt sicher, dass Sie nicht unwissentlich gegen die DSGVO verstoßen. Zusätzlich ermöglicht Ihnen eine zentrale Datenhaltung eine umfassende Aussagefähigkeit gegenüber Betroffenen, die von ihrem Auskunftsrecht Gebrauch machen. Mit einem korrekt genutzten ECM können Sie jederzeit per Knopfdruck alle notwendigen Informationen abrufen und bereitstellen. Umfassende Suchfunktionen erleichtern darüber hinaus das Auffinden spezieller Dokumente und die versionierte Dokumentenablage stellt sicher, dass Änderungen jederzeit nachvollziehbar bleiben.
Personenbezogene Informationen identifizieren
Personenbezogene Informationen exportieren
Personenbezogene Informationen löschen
DSGVO-Löschung unterbinden
Aktionen protokollieren
SAP und DSGVO: Integration für ERP-Systeme
und rechtssichere Lösungen
Für SAP-Anwender ist die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben Dank der entsprechenden Schnittstellen zu ihrem ECM-System unkompliziert und rechtssicher. Dezentrale Datenbestände werden transparent und lassen sich einfach verwalten. So sind Unternehmen in der Lage, Lösch- und Änderungsanforderungen effizient zu erfüllen.
Schlüssel zu erfolgreicher Datenschutz-Compliance
- Optimierung der Entscheidungsvorbereitung mit ECM: Die strukturierte Datenhaltung fördert die Qualität der Entscheidungsfindung.
- Einfache Einhaltung von Compliance-Anforderungen: Mit nscale wird die Umsetzung von DSGVO-Vorgaben deutlich vereinfacht.
- Maximale Transparenz über Unternehmensdaten: Durch zentralisierte Datenhaltung bleibt der Überblick über die Datenströme gewahrt.
- Effektives Management von Aufbewahrungsfristen im ERP: Der sorgfältige Umgang mit Daten wird durch klare Richtlinien unterstützt.
Traditionelle Datenarchivierung in SAP stößt bei der Einhaltung von Mindestaufbewahrungsfristen und Löschungsbestimmungen oft an ihre Grenzen. Hier kommt SAP ILM (Information Lifecycle Management) ins Spiel. Eine Integration von SAP und ECM ermöglicht die revisionssichere Archivierung sowie das Management DSGVO-konformer Aufbewahrung und Löschung. Die zertifizierten nscale-Schnittstellen garantieren den reibungslosen Datenaustausch zwischen den Systemen. Da Daten und Dokumente bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist im Retention Warehouse verfügbar sind, können zudem Altsysteme gefahrlos abgeschaltet werden, was langfristig Betriebskosten spart.
Effiziente DSGVO-Umsetzung als Wettbewerbsvorteil durch ECM und ERP
In einer Welt, in der Datenschutz immer wichtiger wird, ist es entscheidend, die Anforderungen der DSGVO nicht nur zu kennen, sondern auch effektiv umzusetzen. Mit nscale als Partner sind Unternehmen bestens gerüstet, um den Herausforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig die Vorteile einer strukturierten Datenverarbeitung zu nutzen. Durch den Einsatz modernster Technologien und klarer Prozesse wird Datenschutz zur Pflicht, die nicht nur erfüllt, sondern auch als Wettbewerbsvorteil genutzt werden kann.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Transparenz über alle im Unternehmen gespeicherten Informationen
- Kennzeichnung von Dokumenten und Daten mit Lösch-, Sperr- und Aufbewahrungsfristen
- Komfortable Umsetzung von Löschkonzepten
- Festlegung von Sichtbarkeitsregeln für einzelne Benutzer oder Rollen
- Erstellung von Berechtigungskonzepten, die bei der Einhaltung der Zweckbindung oder der Datenminimierung unterstützen
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