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Durchgängige Geschäftsprozesse dank gemeinsamer Informationsplattform

Im Geschäftsalltag gibt es zahlreiche Abteilungen, die meist getrennt voneinander agieren. Dabei bieten eine Verbindung aller Aufgabenbereiche sowie ein übergreifender Datenfluss zahlreiche Mehrwerte. Mit nscale Smart Business Solution (SBS) steht eine gemeinsame Informationsplattform zur Verfügung, auf deren Grundlage eigenständige Lösungspakete für einzelne Abteilungen verzahnt werden können.
Ob Vertrieb, Einkauf oder Vertragsverwaltung: Keine Abteilung kommt ohne Informationen anderer Abteilungen aus. So beruhen Bestellungen in vielen Fällen auf einem Bedarf, der sich aus Kundenprojekten ergibt. Die Verwaltung eines Vertrages mit einem Lieferanten ist nur mit Informationen zu den letzten Bestellungen möglich. Doch oft verhindern Datensilos den reibungslosen Informationsfluss. Mit nscale SBS ist eine gemeinsame Informationsplattform gegeben, die die Steuerung von Daten, Informationen und Dokumenten ermöglicht.
Um dabei jedem Aufgabenbereich gerecht zu werden und Mitarbeitende in ihren jeweiligen Bedürfnissen bestmöglich zu unterstützen, bietet nscale SBS sechs eigenständige Lösungspakete, die nscale smart Apps. Miteinander kombiniert können sie den kompletten Geschäftsalltag abbilden.

nscale SBS - Die sechs Lösungspakete

nscale Mini-Apps für strukturelle Aufgaben

Neben den smart Apps bietet nscale SBS mit den Mini-Apps übergreifend nutzbare Features, die keinem bestimmten wirtschaftlichen Bereich zuzuordnen sind.

Zur Verfügung stehen:

  • nscale Calender
  • nscale Contacts
  • nscale Documents
  • nscale Templates

Damit verfügt nscale SBS über eine eigene Termin- und Kontaktverwaltung. Dank Erinnerungsfunktion gehören verpasste Fristen der Vergangenheit an. Durch den Import von Visitenkarten aus MS Outlook ist stets bekannt, wer der aktuelle Ansprechpartner ist und wie dieser erreicht werden kann. Mit nscale Documents ist es möglich, freie Strukturen zu erstellen und zu nutzen. Zudem kann die Mini-App mit nscale Control List (NCL) ergänzt werden. Dies bietet die Möglichkeit, kleinteiligere und genauere Zugriffsrechte für einzelne Ordner oder Dokumente zu vergeben, sodass alle Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt und gleichzeitig für beteiligte Mitarbeiter verfügbar sind. Dafür werden die vorhandenen Rollen schnell und einfach um NCL-Berechtigungen erweitert. Einen besonderen Vorteil bietet nscale Templates: Für alle smart Apps sind hier Vorlagen und Textbausteine abgelegt, die immer wieder verwendet werden können. Mit nscale SBS kann bei einfacher Installation und intuitiver Benutzerführung schnell ein funktionsfähiges Gesamtsystem für alle Geschäftsprozesse realisiert werden.

Mit nscale smart SD den Vertrieb managen

Verschiedene Aufgabenbereiche, eine gemeinsame Informationsplattform: nscale Smart Business Solution (SBS) unterstützt Unternehmen beim Management nahezu aller Bereiche des Geschäftsalltags. Dazu stehen mit den sechs nscale smart Apps eigenständige Lösungspakete zur Verfügung, die auf spezielle Fachgebiete ausgerichtet sind – von Vertrieb über Einkauf bis hin zum Personalwesen.

Eine dieser Apps ist nscale smart SD (Sales & Distribution), die Lösung für den Vertrieb. Mit ihr werden alle geschäftsrelevanten Informationen rund um den Vertrieb strukturiert und zentral abgelegt. Dafür können Kunden- und Projektakten erstellt werden. In Kombination mit den Apps nscale smart CM (Contract Management) und nscale smart PM (Procurement) können Kundenprojekte vollständig und effektiv abgebildet werden.

Projektprognosen im Fokus

Guter Kundenkontakt mit professioneller Betreuung: Das ist die Voraussetzung für erfolgreiche vertriebliche Arbeit. Doch dafür braucht es den zentralen Zugriff auf alle wichtigen Informationen. nscale smart SD bietet zu
diesem Zweck die Kundenakte. Auf deren Aktendeckel finden sich die Stammdaten des jeweiligen Kunden, also beispielsweise Kontaktdaten, Ansprechpartner oder Konditionen. Für die optimale Planung des Vertriebsprozesses können hier zudem betriebswirtschaftliche Einschätzungen und Projektprognosen in entsprechenden Feldern vermerkt werden. Somit erkennen Mitarbeitende auf den ersten Blick,
welche Maßnahmen in naher Zukunft anstehen und können entsprechend reagieren.

Homogene Funktionserweiterung

Bei der Erstellung einer Kundenakte wird mit nscale smart SD automatisch eine vordefinierte Struktur generiert. So können beispielsweise Informationen zu Projekten, Korrespondenz oder interne Dokumente sofort in einem von Beginn an zur Verfügung stehenden Ordner abgelegt werden. Diesen sind jeweils passende Belegtypen zugewiesen. Damit fällt die Verstichwortung der Dokumente bei der Ablage leicht. Durch die Kombination mit
nscale smart CM ist zudem die Erweiterung der Kundenakte um eine Vertragsakte möglich, durch die Verbindung mit nscale smart PM die Verknüpfung von Kundenprojekten und Lieferantenbestellungen. Mit diesen Funktionserweiterungen ist ein noch strukturierterer Vertriebsprozess realisierbar.

Terminübersicht im Personalkalender

Für eine erfolgreiche Kundenbeziehung sind Verlässlichkeit und das Einhalten von Terminen entscheidend. Um nicht den Überblick über laufende Projekte zu verlieren, gehört zur Kundenakte bei nscale smart SD auch ein Personalkalender. Dank Erinnerungsfunktionen und der Möglichkeit, Start- und Enddatum von Projekten
aus der Akte zu übernehmen, ist ein Verpassen von Fristen ausgeschlossen. In Verbindung mit nscale smart CM können zudem alle Termine aus dem Vertragsumfeld übernommen werden. Eine vollständige Auflistung wird in einer separaten Registerkarte angezeigt.

Lästiges Aktenblättern war gestern

Sei es die Nachfrage zum Status eines Projektes oder eine Reklamation: Jeder Mitarbeiter der Vertriebsabteilung sollte auskunftsfähig sein. nscale smart SD stellt dies über verschiedene Suchfunktionen sicher, mit denen Informationen schnell verfügbar sind. So ist eine Volltextsuche ebenso möglich wie eine Filterung nach Dokumententyp, Ordnertyp oder Verstichwortungsinformation. Eine vordefinierte Ergebnisliste für alle
Dokumente eines Kunden oder alle Projekte mit Reklamationen wird auf einer separaten Registerkarte angezeigt.

Datenschutz at its best

Damit alle Vertriebler auf dem gleichen Informationsstand sind und die Kunden bestmöglich betreut werden können, sind die Kundenakten zentral abgelegt. Dennoch muss der Datenschutz gewahrt bleiben. Zu diesem Zweck besitzt nscale smart SD ein vordefiniertes Rechte- und Rollenkonzept. So kann neben Rollen wie Fachadministrator, Vorgesetzter oder Benutzer auch ein ausschließliches Leserecht vergeben werden. Zudem kann der Zugriff intern beschränkt oder umgekehrt Akteneinsicht für Mitarbeiter außerhalb des Vertriebs
gewährt werden. Für weitergehende Rollen steht optional das Zusatzmodul nscale smart SD Permissions zur Verfügung. Hier können für einzelne Ordnerklassen Lese- oder Schreibrechte definiert werden. Damit ist eine sehr genaue Differenzierung möglich und die Einhaltung des Datenschutzes sichergestellt.

nscale smart PM erleichtert Lieferantenmanagement

nscale smart PM (Procurement) ist die Lösung für das Beschaffungswesen. Mit ihr werden sämtliche Lieferanten- sowie Bestellinformationen strukturiert und verwaltet. Dank der zentralen Ablage aller Daten sind die Mitarbeiter auskunftsfähig und in der Lage, schneller auf Anfragen zu reagieren. Eine Statusanzeige gibt Auskunft über den Bearbeitungsstand einzelner Dokumente, was für mehr Übersicht sorgt.

Stammdaten im Blick

Die Beschaffung ist ein Prozess, der in jedem Unternehmen täglich abläuft. Die Einkaufsabteilung steht in Kontakt mit zahlreichen Lieferanten, die nicht nur verschiedene Produkte bieten, sondern sich auch bezüglich der Zahlungsbedingungen und Ansprechpartner unterscheiden. Für eine reibungslose Geschäftsbeziehung ist es von großer Bedeutung, alle Daten im Blick zu haben, seien es die Kontaktdaten, Preisinformationen oder die Bankverbindung. Mit nscale smart PM sind alle Informationen in einer Lieferantenakte zentral abgelegt. Auf deren Aktendeckel finden sich die zugehörigen Stammdaten. So stehen Lieferanteninformationen strukturiert zur Verfügung.

Automatische Ordnerstruktur

Bei der Erstellung einer Lieferantenakte wird mit nscale smart PM automatisch eine vordefinierte Struktur generiert. So können beispielsweise Bestellungen, Preislisten oder Produktinformationen sofort in einem von Beginn an zur Verfügung stehenden Ordner abgelegt werden. Diesen sind jeweils passende Belegtypen zugewiesen. Damit fällt die Verstichwortung der Dokumente bei der Ablage leicht. Ein wichtiger Aspekt ist
zudem die enge Verzahnung von nscale smart PM mit dem genutzten ERP. Dies ermöglicht dem Anwender die automatische Ablage von Belegen, die aus dem Beschaffungswesen im ERP stammen. Zudem gelangen heute immer mehr Dokumente per E-Mail in das Unternehmen. Diese können dank der dafür vorgesehenen Schnittstelle zu MS Outlook direkt revisionssicher in der Bestellakte archiviert werden.

Enge Verknüpfung mit weiteren Lösungsbausteinen

Durch die Kombination mit nscale smart CM (Contract Management) ist die Erweiterung der Lieferantenakte um eine Vertragsakte möglich, durch die Nutzung von nscale smart SD (Sales & Distribution) die Verbindung von Kundenprojekten und den verknüpften Lieferantenbestellungen. So ist ein strukturiertes Lieferantenmanagement realisierbar. Um zusätzlich auch den Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung bestmöglich abzubilden, eignet sich die Lösung nscale IM, die speziell auf den Bereich der Finanzbuchhaltung ausgerichtet ist.

Terminkalender für jede Lieferantenakte

Bei jedem Lieferanten gilt es zahlreiche terminliche Vorgaben einzuhalten. Um dies zu gewährleisten, gehört zur Lieferantenakte bei nscale smart PM auch ein Kalender. Dank Erinnerungsfunktionen und der Möglichkeit, Bestell- und Liefertermine aus der Akte zu übernehmen und auf Wiedervorlage zu setzen, ist ein Verpassen von Fristen ausgeschlossen. In Verbindung mit nscale smart CM können für mehr Überblick zudem alle Termine und Fristen aus dem Vertragsumfeld in den Kalender übernommen werden.

Schnelles Finden aller Informationen

Sei es die Nachfrage zum Status eines Auftrags oder eine Reklamation: Jeder Mitarbeiter der Einkaufsabteilung sollte auskunftsfähig sein. nscale smart PM stellt dies über verschiedene Suchfunktionen sicher, mit denen Information schnell verfügbar sind. So ist eine Volltextsuche ebenso möglich wie eine Filterung nach Dokumententyp, Ordnertyp oder Verstichwortungsinformationen. Eine vordefinierte Ergebnisliste für alle Dokumente einer Lieferantenakte, offene Bestellungen oder Bestellungen mit Reklamationen wird auf einer separaten Registerkarte angezeigt.

Zugriff organisiert

Damit alle Mitarbeiter auf dem gleichen Informationsstand sind und die Pflege der Lieferanten leichtfällt, sind die Lieferantenakten zentral abgelegt. Dennoch muss der Datenschutz gewahrt bleiben. Zu diesem Zweck besitzt nscale smart PM ein vordefiniertes Rechte- und Rollenkonzept. So kann neben Rollen wie Fachadministrator, Vorgesetzter oder Benutzer auch ein ausschließliches Leserecht vergeben werden. Zudem kann der Zugriff intern beschränkt oder umgekehrt Akteneinsicht für Mitarbeiter außerhalb des Beschaffungswesens gewährt werden. Für weitergehende Rollen steht optional das Zusatzmodul nscale smart PM Permissions zur Verfügung. Hier können für einzelne Ordnerklassen Lese- oder Schreibrechte definiert werden. Damit ist eine sehr genaue Differenzierung möglich und die Einhaltung des Datenschutzes sichergestellt.

Vertragsverwaltung mit nscale smart CM

Verschiedene Aufgabenbereiche, eine gemeinsame Informationsplattform: nscale Smart Business Solution (SBS) unterstützt Unternehmen beim Management nahezu aller Bereiche des Geschäftsalltags. Dazu stehen mit den sechs nscale smart Apps eigenständige Lösungspakete zur Verfügung, die auf spezielle Fachgebiete ausgerichtet sind – von Vertrieb über Einkauf bis hin zum Personalwesen.

Eine dieser Apps ist nscale smart CM (Contract Management), die für eine effiziente Verwaltung von Verträgen und die Einhaltung aller Fristen und Termine sorgt. Neben einer deutlichen Beschleunigung und Vereinfachung der Arbeitsprozesse stellt die strukturierte Ablage aller Dokumente an einem zentralen Verwaltungsort einen reibungslosen Informationsfluss sicher.

Alle Stammdaten auf einen Blick

Ob bei Kauf, Versicherung, Leasing oder Wartung: Im Geschäftsalltag fallen täglich eine Vielzahl an Verträgen an. Diese zu verwalten, ist nicht einfach. Schnell verstreicht eine Frist unbemerkt und es entstehen ungewollte Kosten. nscale smart CM schafft hier Abhilfe. Die Lösung stellt die Ablage aller zu einem Vertrag
gehörigen Informationen und Dokumente in einer digitalen Vertragsakte sicher. Diese verfügt über einen Aktendeckel, auf dem alle relevanten Stammdaten auf den ersten Blick ersichtlich sind. Dokumenten und Dateien innerhalb der Akte können Metainformationen, wie beispielsweise bestimmte Belegarten, zugewiesen werden, was ein schnelles Wiederfinden der Dokumente ermöglicht.

Vordefinierte Ordnerstrukturen

Bei der Erstellung einer Vertragsakte wird mit nscale smart CM automatisch eine vordefinierte Struktur generiert. So können beispielsweise Kontakte, Korrespondenzen, Termine sowie Vertragsunterlagen sofort in einem von Beginn an zur Verfügung stehenden Ordner abgelegt werden. Diesen sind jeweils passende Belegtypen zugewiesen. Damit fällt die Verstichwortung der Dokumente bei der Ablage leicht. Neben den genannten Ordnern können problemlos weitere hinzugefügt und konfiguriert werden. Damit kann die Lösung an die speziellen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden.

Nie wieder Fristen verpassen

Ein besonderer Vorteil von nscale smart CM: Jede Vertragsakte beinhaltet einen Terminkalender. Aus den Stammdaten auf dem Aktendeckel werden das Kündigungsdatum und der Verlängerungsstichtag
automatisch in den Kalender übernommen.
Zudem verfügt die Lösung über Erinnerungsfunktionen. Rückt ein Fristende näher, so wird der Mitarbeiter darauf aufmerksam gemacht. Das Verpassen einer Frist ist somit ausgeschlossen. Ebenfalls zum Kalender gehört ein Kontaktbereich, in dem Adressen und Ansprechpartner hinterlegt werden können.

Schnelle Auffindbarkeit

Kundenanfragen zu Verträgen sind schnell erledigt? Ja – wenn eine digitale Lösung zur Verfügung steht. Anderenfalls kommt es zu zeitintensiven Suchen, die nicht selten erfolglos bleiben.
Anders bei nscale smart CM. Die Lösung verfügt über verschiedene Suchfunktionen. So ist eine Volltextsuche ebenso möglich wie eine Filterung nach Dokumententyp, Ordnertyp, Verstichwortungsinformationen oder zuvor hinzugefügten Metadaten. Die Ergebnisliste öffnet in einer separaten Registerkarte. Damit sind benötigte Informationen schnell verfügbar und die gesparte Zeit lässt sich für den eigentlichen Aufgabenbereich nutzen.

Umfassendes Rechte- und Rollenkonzept

Jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen und Dokumente – jedoch nur für berechtigte Personen: gerade im Bereich von Verträgen, die geschäftskritische Daten enthalten, eine Grundvoraussetzung. Zu diesem Zweck besitzt nscale smart CM ein vordefi niertes Rechte- und Rollenkonzept. So kann neben Rollen wie Fachadministrator, Vorgesetzter oder Benutzer der Zugriff weitergehend reguliert werden. Es kann ein ausschließliches Leserecht vergeben werden. Darüber hinaus kann der Zugriff intern beschränkt oder umgekehrt Akteneinsicht für Mitarbeiter außerhalb der Abteilung für Vertragsmanagement gewährt werden. Zudem können Dokumente als „für Prüfer freigegeben“ markiert werden. Für weitergehende Berechtigungen steht optional das Zusatzmodul nscale smart CM Permissions zur Verfügung. Hier können unter anderem für einzelne Ordnerklassen Lese- oder auch ein Schreibrechte vergeben werden. Damit ist eine sehr genaue Differenzierung
möglich und die Einhaltung des Datenschutzes sichergestellt.

nscale smart HR für effektives Personalwesen

Mitarbeiterführung leicht gemacht

Verschiedene Aufgabenbereiche, eine gemeinsame Informationsplattform: nscale Smart Business Solution (SBS) unterstützt Unternehmen beim Management nahezu aller Bereiche des Geschäftsalltags. Dazu stehen mit den sechs nscale smart Apps eigenständige Lösungspakete zur Verfügung, die auf spezielle Fachgebiete ausgerichtet sind – von Vertrieb über Einkauf bis hin zum Personalwesen.

Eine dieser Apps ist nscale smart HR (Human Resources), die Lösung für das Personalwesen. Mit ihr können alle Dokumente mit Bezug zur Belegschaft organisiert und effektiv verwaltet werden. Dazu dient eine Mitarbeiterakte, in der alle relevanten Informationen hinterlegt sind. Ergänzt wird sie über einen Personalkalender, der die Terminplanung deutlich vereinfacht.

Stammdaten auf Knopfdruck

Persönliche Daten, Sozialversicherung, Krankenkasse, Bankverbindung: Das sind nur einige der Informationen, die Mitarbeiter im Personalwesen benötigen, um ihrer täglichen Arbeit nachzugehen. Doch wenn diese Angaben immer wieder neu aus unterschiedlichen Dokumenten zusammengesucht werden müssen, kommt es schnell zu Frust. Daher sind bei nscale smart HR auf dem Aktendeckel jeder Mitarbeiterakte alle relevanten
Stammdaten vermerkt. Besonders wichtig für international tätige Unternehmen ist dabei die fachliche Lokalisierung. Diese unterstützt das Management im Ausland tätiger Mitarbeiter, indem länderspezifische Eingabefelder hinzugefügt werden.

Auf das Personalwesen abgestimmt

Bei der Erstellung einer Mitarbeiterakte wird mit nscale smart HR automatisch eine vordefinierte Struktur generiert. So können beispielsweise Informationen zu Abwesenheiten, Beurteilungen oder Entgelt sofort in einem von Beginn an zur Verfügung stehenden Ordner abgelegt werden. Diesen sind jeweils passende
Belegtypen zugewiesen. Damit fällt die Verstichwortung der Dokumente bei der Ablage leicht. Neben den bereits zur Verfügung stehenden Ordnern können innerhalb der vorgegebenen Struktur problemlos weitere hinzugefügt und konfiguriert werden. Durch die Kombination mit nscale smart CM (Contract Management) ist zudem die Erweiterung der Mitarbeiterakte um eine Mitarbeitervertragsakte möglich. Somit können die fachlichen und organisatorischen Anforderungen an das Personalwesen bestens erfüllt werden.

Terminplanung im Überblick

Je größer die Belegschaft eines Unternehmens, desto schwieriger die Einhaltung aller Termine und Fristen. Daher bietet nscale smart HR in jeder Mitarbeiterakte einen Personalkalender. Aus dem Aktendeckel werden Termine wie der Geburtstag oder das Austrittsdatum übernommen. In Kombination mit nscale smart CM kommen das Kündigungsdatum oder der Verlängerungsstichtag für den Vertrag hinzu. Eine Erinnerungsfunktion weist dabei auf anstehende Termine hin. Nicht zuletzt kann in einer separaten Registerkarte eine Übersicht aller Daten angezeigt werden. Hier sind Besprechungen und Jubiläen blau, Vertragsverlängerungen rot markiert.

Wer suchet der findet

Sei es die Rückfrage eines Kollegen oder die Suche nach einem Mitarbeiter mit bestimmten Schlüsselqualifikationen: Die Zeit des Blätterns durch Akten und Dokumente ist vorbei. Denn nscale smart HR verfügt über verschiedene Suchfunktionen, mit denen jegliche Information schnell zu Tage gefördert wird. So ist eine Volltextsuche ebenso möglich wie eine Filterung nach Dokumententyp, Ordnertyp oder Verstichwortungsinformation. Eine vordefinierte Trefferliste ist auf einer separaten Registerkarte verfügbar.

Zugriff organisieren

Gerade im Bereich des Personalwesens kommt dem Datenschutz große Bedeutung zu, denn viele Informationen der Mitarbeiterakte sind ausschließlich für die Personalabteilung bestimmt. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter Leserechte für seine eigene Akte erhält. Dies ermöglicht nscale smart HR mit einem vordefinierten Rechte- und Rollenkonzept. So kann neben Rollen wie Fachadministrator, Vorgesetzter oder Benutzer auch ein ausschließliches Leserecht für den jeweiligen Mitarbeiter vergeben werden. Zudem kann der Zugriff intern beschränkt oder umgekehrt Akteneinsicht für Mitarbeiter außerhalb des Personalwesens gewährt werden. Für weitergehende Rollen steht optional das Zusatzmodul nscale smart HR Permissions zur Verfügung. Hier können für einzelne Ordnerklassen Lese- oder auch ein Schreibrechte definiert werden. Damit ist eine sehr genaue Differenzierung möglich und die Einhaltung des Datenschutzes sichergestellt.

Mit dem digitalen Posteingang nscale smart IN

Alle Dokumente kategorisiert, verstichwortet, sortiert

Verschiedene Aufgabenbereiche, eine gemeinsame Informationsplattform: nscale Smart Business Solution (SBS) unterstützt Unternehmen beim Management nahezu aller Bereiche des Geschäftsalltags. Dazu stehen mit den sechs nscale smart Apps eigenständige Lösungspakete zur Verfügung, die auf spezielle Fachgebiete ausgerichtet sind – von Vertrieb über Einkauf bis hin zum Personalwesen.

Eine dieser Apps ist nscale smart IN (Inbox), die Lösung für den digitalen Posteingang. Mit ihrer Hilfe werden alle eingehenden Dokumente zentral bereitgestellt, um ihre Kategorisierung und Verstichwortung zu erleichtern. Dies ermöglicht anschließend die automatisierte Einsortierung in die korrekte Aktenlösung. Neben einer deutlichen Zeitersparnis sowie einer verringerter Fehleranfälligkeit profitieren Anwender auch von der Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge, die übersichtlich dargestellt werden.

Alles an einem Ort

Die Masse an Dokumenten und Dateien, die täglich ihren Weg in ein Unternehmen finden ist riesig. nscale smart IN bietet einen zentralen definierten Ort, an dem alle Dokumente gesammelt werden: den Posteingangsordner. Dabei ist es über Zusatzmodule möglich, einen automatischen Dokumentenimport aus synchronisierten Systemen zu realisieren. Belege, die bereits zu diesem Zeitpunkt eine eindeutige Kennzeichnung aufweisen, werden sofort an die richtige Stelle verschoben. Sind die entsprechenden Zielakten noch nicht vorhanden, werden sie ebenfalls automatisiert erzeugt. Somit gelangen die Daten wesentlich schneller und einfacher an ihren Bestimmungsort.

Zugriffsbeschränkung möglich

Doch nicht jedes Dokument soll zentral und für jeden Mitarbeiter zugänglich abgelegt werden. Dafür steht ein Berechtigungskonzept mit vorgefertigten Rollen bereit, über die die Rechte eines Fachadministrators, Leiters, Mitarbeiters oder nur Leserechte vergeben werden. Zudem bietet nscale smart IN neben dem zentralen Posteingangskorb die Möglichkeit, individuelle Körbe mit beschränktem Zugriff einzurichten. Ein besonderer Vorteil: Bei der Definition dieser zusätzlichen Posteingangskörbe werden Kategorien und Dokumentenarten festgelegt. Wird später ein Dokument in einen der Körbe abgelegt, wird es automatisch entsprechend kategorisiert.

Ordnung ist das halbe Leben

Doch was nutzt die zentrale Ablage aller eingehenden Dokumente ohne eine Kategorisierung, Verstichwortung und Sortierung? nscale smart IN unterstützt diesen Vorgang mittels effizienter Dialoge sowie Assistenten und einer Sortierung auf Basis eines semantischen Pfades. Möglich sind zum einen eine sequenzielle zum anderen eine parallele Sortierung. Bei der sequenziellen oder Stapelsortierung wählt der Anwender einen Stapel an Dokumenten. Diese bearbeitet er anschließend nacheinander und weist Kategorien wie Rechnung oder Lieferschein zu. Zudem werden zur Verstichwortung Attribute wie Projektnummer oder Erstellungsdatum vergeben. Auf Grundlage dieser Eigenschaften kann das Dokument dann an den richtigen Ort verschoben werden. Bei der parallelen Sortierung hingegen werden mehrere Posteingangsdokumente gleichzeitig
mit demselben Attribut verstichwortet. Dafür müssen mindestens zwei Objekte ausgewählt werden.

Nachvollziehbarkeit sichergestellt

Je mehr Dokumente täglich im Unternehmen ankommen, desto wichtiger ist es, die Übersicht zu wahren. Dafür bietet nscale smart IN die Posteingangsübersicht. Mit ihr lassen sich alle Vorgänge nachvollziehen. So ist ersichtlich, welche Dokumente kürzlich über den zentralen oder einen individuellen Posteingangskorb
verschoben wurden und wohin. Dabei liegen der Übersicht die jeweiligen Rechte und Rollen des Anwenders zugrunde, sodass nur der Verlauf der Dokumente verfolgt werden kann, für die mindestens Leserechte vorliegen. Die Verlaufsübersicht steht in nscale Cockpit zur Verfügung und ermöglicht ein schnelles Wiederfinden bereits sortierter Dokumente. Darüber hinaus ist jederzeit erkennbar, welches Dokument bereits eingegangen und abgelegt wurde und welche Arbeitsschritte noch ausstehen. Dies führt zu einer deutlichen Vereinfachung
der Geschäftsprozesse im Posteingang und ermöglicht eine spürbare Effizienzsteigerung.

Verwaltung von Patientendaten mit nscale smart HM

Verschiedene Aufgabenbereiche, eine gemeinsame Informationsplattform: nscale Smart Business Solution (SBS) unterstützt Unternehmen beim Management nahezu aller Bereiche des Geschäftsalltags. Dazu stehen mit den sechs nscale smart Apps eigenständige Lösungspakete zur Verfügung, die auf spezielle Fachgebiete ausgerichtet sind – von Vertrieb über Einkauf bis hin zum Personalwesen.

Eine dieser Apps ist nscale smart HM (Health Management), die ambulante sowie stationäre Pflegedienste bei der Verwaltung von Patienteninformationen unterstützt. Dazu werden die Daten in digitalen Patientenakten zentral abgelegt. Über eine Übersichtsliste ist der schnelle Zugriff auf alle fachbezogenen Dokumente möglich.

Stammdaten im Blick

Zahlreiche Patienten pro Tag und alle wünschen individuelle Betreuung: Das ist der Alltag im Pflegedienst. Um ihnen das Gefühl kompetenter Pflege zu vermitteln, ist es entscheidend, dass der Versorgende bestens informiert ist. Dazu gehören vor allem die Stammdaten. Doch fällt es schwer den Überblick über alle Namen und Daten zu behalten. nscale smart HM schafft hier Abhilfe. Die Lösung stellt alle Patienteninformationen und zugehörigen Dokumente in einer digitalen Patientenakte bereit. Diese verfügt über einen Aktendeckel, auf dem die relevanten Stammdaten sofort ersichtlich sind, was einen schnellen Überblick und beispielsweise während eines Telefonats eine persönliche Ansprache ermöglicht.

Vorgefertigte Struktur

Pflegeberichte, Protokolle, strukturierte Informationssammlungen: Patientenbezogene Dokumente sind entscheidend um das Krankheitsbild eines Patienten kennenzulernen. Nur mit dem aktuellen Informationsstand ist eine abgestimmte Pflege realisierbar und Fehler werden vermieden. Beim Anlegen der Patientenakte werden automatisch Unterordner generiert, in die die fachbezogenen Dokumente abgelegt werden können. Eine Übersichtliste auf oberster Ebene zeigt alle Dokumente an, sodass ein schneller Überblick über den Werdegang
des Patienten möglich ist.

Professionelle Kontaktverwaltung

Pfl ege bedeutet mehr als das Waschen von Patienten oder die Versorgung von Wunden. Insbesondere im Bereich der stationären Pflege muss zudem die ärztliche Versorgung geregelt werden. So ist, wo nötig, der Haus- oder Facharzt zu informieren. Dafür bietet nscale smart HM einen eigenen Ort für Kontaktdaten. Per Drag-and-drop können digitale Visitenkarten aus MS Outlook in die Patientenakte übertragen werden, sodass immer der richtige Ansprechpartner zur Verfügung steht. Gleiches gilt auch für die Daten des Betreuers im Fall einer Patientenverfügung.

Datenschutz sichergestellt

Es gibt kaum Informationen, die so persönlich und schützenwert sind, wie jene über den Gesundheitszustand eines Patienten. Doch für eine ideale Versorgung ist es unerlässlich, dass dem Betreuer alle relevanten Daten jederzeit und uneingeschränkt zur Verfügung stehen. Gleichzeitig sind die Informationen vor unbefugter Einsichtnahme oder gar Bearbeitung zu schützen. Zu diesem Zweck besitzt nscale smart HM ein vordefiniertes Rechte- und Rollenkonzept. So können die vorkonfigurierten Rollen Fachadministrator, Leiter sowie Mitarbeiter
vergeben werden, die den Zugriff auf die Daten erlauben.

Langes Suchen war gestern

Gerade im Pflegedienst kann es zu unvorhergesehen Situationen kommen, in denen schnelles Handeln gefragt ist. Ist beispielsweise ein Patient schwer gestürzt, kann eine Erstversorgung vor der Ankunft des Notarztes notwendig sein. Dieser wiederum ist über Allergien, das Krankheitsbild und eine bestehende Patientenverfügung zu informieren. In einem solchem Fall bleibt keine Zeit, zunächst eine Akte zu suchen und diese dann Blatt für Blatt durchzugehen. nscale smart HM verfügt über verschiedene Suchfunktionen. Neben einer Volltextsuche ist eine Filterung nach thematischen Ergebnissen möglich. So können Patientenverfügungen für alle oder einzelne Patienten ebenso angezeigt werden wie Pflegeberichte oder andere Dokumententypen. Möglich wird dies durch die bei der Ablage der Dokumente vergebenen Verstichwortungsinformationen und Metadaten. Damit sind benötigte Informationen schnell verfügbar und in brenzligen Situationen geht keine Sekunde verloren.

Ihre Vorteile auf einen Blick.

  • vollständige Verzahnung aller Geschäftsprozesse
  • lückenlose Prozessdokumentation
  • umfangreiche Recherchemöglichkeiten
  • umfassende Termin- und Kontaktverwaltung
  • intuitive Benutzerführung

Die Highlight Funktionen

  • Hierarchische, klar definierte Strukturen
  • Nutzung von Dokumentenvorlagen
  • Stets aktueller Informationsstand
  • Ad-hoc-Workflows

Neugierig geworden?

Aufgeschlagene Broschüre nscale SBS

nscale SBS

Ob Vertrieb, Einkauf oder Vertragsverwaltung: Keine Abteilung kommt ohne Informationen anderer Abteilungen aus. So beruhen Bestellungen in vielen Fällen auf einem Bedarf, der sich aus Kundenprojekten ergibt. Die Verwaltung eines Vertrages mit einem Lieferanten ist nur mit Informationen zu den letzten Bestellungen möglich. Doch oft verhindern Datensilos den reibungslosen Informationsfluss. Mit nscale SBS ist eine gemeinsame Informationsplattform gegeben, die die Steuerung von Daten, Informationen und Dokumenten ermöglicht. Um dabei jedem Aufgabenbereich gerecht zu werden und Mitarbeitende in ihren jeweiligen Bedürfnissen bestmöglich zu unterstützen, bietet nscale SBS sechs eigenständige Lösungspakete, die nscale smart Apps. Miteinander kombiniert können sie den kompletten Geschäftsalltag abbilden.
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