Digitale Lösungen für das Dokumentenmanagement
Die Anforderungen an Unternehmen steigen stetig: Informationen müssen schneller verarbeitet, Dokumente rechtskonform archiviert und Daten jederzeit verfügbar sein – standortunabhängig und sicher. Deshalb ist das digitale Dokumentenmanagement mit nscale mehr als nur eine elektronische Ablage. Es ist ein strategischer Hebel für mehr Transparenz, Agilität und Wirtschaftlichkeit im gesamten Unternehmen. nscale sorgt dafür, dass Informationen genau dort ankommen, wo sie gebraucht werden – zum richtigen Zeitpunkt und im richtigen Kontext. Egal, ob am Arbeitsplatz im Office oder Zuhause, auf (Dienst-)Reise oder vor Ort im Kundengespräch. Gezielt integrierte KI-Features ermöglichen es außerdem, die wichtigsten Inhalte eines Dokuments auf einen Blick zu erfassen und mittels Chatbot direkt mit Dokumenten zu interagieren.
Das Dokumentenmanagement (DMS) ist als Teil des Enterprise Content Managements (ECM) essenziell wichtig und darum ein zentraler Funktionsbereich von nscale. Unsere leistungsstarke Lösung unterstützt Unternehmen aller Größen und Branchen dabei, ihre Informationsflüsse effizient zu steuern, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die tägliche Arbeit spürbar zu erleichtern. Davon profitieren Konzerne, mittelständische Betriebe und öffentliche Einrichtungen, sowie Behörden und Verwaltungsorganisationen.
Dank eines professionellen Rechtemanagements erhalten nur autorisierte Nutzer Zugriff auf die für sie relevanten Informationen und Akten.
Dank gut strukturierter, digitaler Personal-, Lieferanten- und Kundenakten finden Mitarbeiter jederzeit alle relevanten Dokumente und Informationen zu jedem Vorgang.
Zur besseren Zuordnung speichert die Datenbank relevante Metadaten zu Kunden, Projekten, Personal etc. in einer Art Stammblatt.
Intelligente Suchfunktionen sowie eine umfassende Volltextsuche lassen Anwender schnell die notwendigen Informationen finden.
Revisionssichere digitale Akten erleichtern Unternehmen die Einhaltung der DSGVO inklusive der dazugehörigen Aufbewahrungs- und Löschvorschriften.
Änderungen an Dokumenten werden nachvollziehbar protokolliert, wodurch ältere Versionen jederzeit abrufbar sind.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung zur strukturierten Erfassung, Organisation, Verarbeitung und Archivierung von digitalen Informationen, insbesondere Dokumenten. Doch moderne Lösungen wie nscale leisten noch weit mehr: Sie verbinden Dokumente mit Prozessen, steuern Zugriffsrechte, sichern Versionen und schaffen eine zentrale Informationsplattform für alle Fachbereiche. So wird eine reibungslose Zusammenarbeit über Team- und Unternehmensgrenzen hinweg auch im anspruchsvollen Arbeitsalltag möglich.
Mit nscale als umfassende ECM-Lösung verwalten Unternehmen und öffentliche Einrichtungen nicht nur Rechnungen, Verträge oder Personalakten digital – sie steuern alle relevanten Informationen zentral und effizient. Das Ergebnis: deutlich reduzierte Suchzeiten, höhere Datensicherheit und optimierte Kollaboration. Selbstverständlich unter Einhaltung sämtlicher rechtlicher Vorschriften, wie bspw. DSGVO, GoBD, HGB und Steuerrecht. Und – gemäß den Anforderungen an New Work – nicht nur vom Schreibtisch im Büro aus, sondern auch beim Kundenbesuch vor Ort auf dem Tablet, aus der Bahn während der Dienstreise am Smartphone oder am Laptop im Homeoffice.
nscale 10 ist die neueste Version unseres DMS, die verbesserte Funktionalitäten
und eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet.
Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems
Dokumentenmanagementsysteme sind idealerweise nicht nur eine Plattform zur Ablage von Informationen, sondern bieten darüber hinaus eine Vielzahl von Funktionen, die Unternehmen und öffentlichen Organisationen dabei helfen, ihre Dokumentenprozesse zu optimieren. Zum Beispiel ermöglicht das automatisierte Eingangsmanagement die strukturierte Erfassung und Verarbeitung eingehender Dokumente aus verschiedenen Quellen wie E-Mails, Faxen oder Postsendungen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Nachvollziehbarkeit der Dokumentenprozesse.
Das dazugehörige Informationsmanagement zentralisiert alle relevanten Daten in einer Plattform, sodass die verantwortlichen Teams jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen haben – egal ob es sich um Kundenkontakte, Projektdaten oder interne Richtlinien handelt. Durch die Integration von Dokumentenmanagement und Informationsmanagement in einer ECM-Plattform schafft nscale eine einheitliche Informationsbasis für Unternehmen.
- Dokumentenerfassung:
Automatische Erkennung und Klassifikation eingehender Dokumente und Informationen – egal ob per E-Mail, Scan oder Upload. - Zugriffssteuerung:
Feingranulare Rechtevergabe nach Rollen, Projekten oder Teams. - Versionierung:
Änderungen werden lückenlos protokolliert, ältere Stände bleiben nachvollziehbar.
- Metadatenverwaltung:
Kategorisierung von Dokumenten nach frei definierbaren Attributen für schnelles Wiederfinden. - Weiterleitung:
Dynamische und flexible Verteilung von Informationen. - Wiedervorlagen:
Zuverlässige Erinnerungen sorgen dafür, dass wichtige Vorgänge und Informationen „im Fluss bleiben“.
- Workflow-Integration:
Automatisierung von Freigaben, Prüfprozessen und Eskalationsstufen. - Elektronische Archivierung:
Revisionssichere Ablage mit gesetzeskonformer Aufbewahrung.
Beispiele in der Anwendung von DMS-Software
Ein DMS findet Anwendung in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens:
- Rechnungsverarbeitung: Automatische Erfassung und Zuordnung von Eingangsrechnungen zu entsprechenden Bestellungen, Prüfung, Freigabe und Übergabe zur Buchung.
- Vertragsmanagement: Einfache Erstellung und übersichtliche Verwaltung von Vertragsdokumenten mit Erinnerungsfunktionen für wichtige Fristen.
- Personalmanagement: Zentrale Verwaltung von Personalakten, die sowohl Zugriff als auch Datenschutz verbessert.
Use Case Produktion:
Ein produzierendes Unternehmen kann nscale beispielsweise für die Verwaltung seiner Lieferantenverträge nutzen. Alle Verträge, Vereinbarungen und Korrespondenzen werden im System zentral abgelegt und mit relevanten Metadaten versehen. Dadurch können die Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus schnell auf die benötigten Informationen zugreifen und sicherstellen, dass Verträge rechtzeitig verlängert oder gekündigt werden. Die revisionssichere Archivierung gewährleistet dabei die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Richtlinien.
Workflows optimieren mit DMS-Programmen
Ein entscheidender Vorteil von DMS-Lösungen ist die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu optimieren und zu automatisieren. Mit nscale können Unternehmen Workflows erstellen, die die eigenen Dokumentenprozesse effizienter gestalten. Zum Beispiel können sie automatische Benachrichtigungen einrichten, um Mitarbeiter über neue Dokumente zu informieren oder Genehmigungsworkflows implementieren, um sicherzustellen, dass Dokumente von den richtigen Personen geprüft und freigegeben werden.
Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben sparen die betreffenden Teams Zeit und reduzieren Fehler, was zu einer Steigerung von Produktivität und Effizienz führt. Außerdem sind alle Schritte jederzeit nachvollziehbar und die Zusammenarbeit im Arbeitsalltag wird spürbar einfacher.
Die Vorteile einer DMS-Nutzung
- zentrale Daten- und Dokumentenablage für maximale Transparenz
- Strukturierung und Auffindbarkeit aller Informationen
- orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Informationen und Prozesse
- schneller Wissenstransfer durch KI-generierte Dokumentenzusammenfassungen
- natürliche Interaktion mit Dokumenten via Chatbot-Funktion
- Reduktion von Suchzeiten und Fehlerquellen
- automatisierte Prozesse statt manueller Routinen
- Kostenersparnis durch digitale statt papierbasierter Abläufe
- bessere Zusammenarbeit durch einheitliche Informationsbasis
- einfache Integration mit vorhandenen Systemen
- individuell konfigurierbare Benutzeroberflächen und Rechtekonzepte
- Rechtssicherheit und Compliance durch revisionssichere Archivierung
Volle Integration - das sind die Partner
nscale integriert sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften und unterstützt eine Vielzahl von Schnittstellen zu anderen Systemen.
Holistisch Dokumente managen – mit nscale
Mit nscale profitieren Unternehmen und öffentliche Einrichtungen von einem umfassenden digitalen Dokumentenmanagement, das sich flexibel an ihre Bedürfnisse anpasst. Ob einzelne Fachabteilung oder gesamte Organisation: Unsere Plattform wächst mit den Anforderungen der Anwender und bietet alle nötigen Werkzeuge für die digitale Transformation von Dokumentenprozessen – zuverlässig, sicher und intuitiv bedienbar. Von der Erfassung eingehender Dokumente über die Verwaltung von Informationen bis hin zur revisionssicheren Archivierung bietet nscale alle Funktionen, die Organisationen für eine effiziente Dokumentenverwaltung benötigen – und noch vieles mehr.
Schnelle Einführung von digitalem Dokumentenmanagement auch in Ihrem Unternehmen
Die Einführung von nscale ist einfach und unkompliziert: Unsere Experten unterstützen Sie bei der Planung, Implementierung und Schulung, um sicherzustellen, dass Sie das volle Potenzial der Lösung ausschöpfen können. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen, die auf die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten sind, und stehen Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über nscale zu erfahren und Ihre digitale Transformation zu starten.
FAQs
Welche Kosten bringt ein DMS mit sich?
Die Kosten für ein DMS können je nach Anbieter, Funktionsumfang und Unternehmensgröße variieren. Bei nscale bieten wir flexible Preismodelle, die es Ihnen ermöglichen, die Lösung an Ihre individuellen Anforderungen anzupassen und so Kosten zu sparen.
Welche Schnittstellen hat unser DMS-Programm?
nscale bietet eine Vielzahl von Schnittstellen zu führenden Anwendungen, um eine nahtlose Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur zu gewährleisten. Zu unseren Partneranwendungen gehören unter anderem ERP-Systeme, CRM-Software und Buchhaltungsprogramme, die es Ihnen ermöglichen, nscale mit Ihren vorhandenen Systemen zu verbinden und so einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten.
Für wen ist ein DMS relevant?
Ein DMS ist für Unternehmen jeder Größe und Branche relevant, die ihre Dokumentenverwaltung optimieren und effizienter gestalten möchten. Egal ob Sie ein kleines Start-up, ein mittelständisches Unternehmen oder ein globaler Konzern sind, nscale bietet Ihnen die richtigen Tools und Funktionen, um Ihre Dokumentenprozesse zu optimieren und Ihre Geschäftsabläufe zu verbessern.
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