nscale CM für Ihr Vertragsmanagement: Verträge effizient verwalten
Aufgaben und Funktionen von Vertragsmanagement
Ein gut funktionierendes, strukturiertes und effizientes Vertragsmanagement ist für eine professionelle Unternehmensführung und betriebswirtschaftliches Handeln unerlässlich. Verträge sichern Unternehmenswerte und bieten gleichzeitig ein hohes Konfliktpotenzial. Die zentrale Aufgabe des Vertragsmanagements besteht darin, Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg effizient zu verwalten.
Dazu gehören die unterschiedlichsten Unterthemen:
Vertragsverwaltung und -erstellung:
Das Vertragsmanagement beginnt mit der Erstellung von Verträgen. Dies umfasst die Definition von Vertragsbedingungen, -klauseln und -details. Die Erstellung und Verwendung von standardisierten Vertragsvorlagen erleichtert diesen Prozess und gewährleistet die Einheitlichkeit in den Vertragsdokumenten.
Vertragsprüfung und -genehmigung:
Verträge müssen sorgfältig geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Außerdem benötigen Unternehmen funktionierende Workflows für die Genehmigung von Verträgen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Parteien die Verträge überprüfen und genehmigen, bevor sie in Kraft treten.
Vertragsarchivierung und -speicherung:
Ein zentrales Archiv zur sicheren Aufbewahrung von Verträgen ist entscheidend, um den schnellen Zugriff und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zu gewährleisten. Um die abgelegten Verträge einfach durchsuchen und wichtige Informationen leichter abrufen zu können, benötigen Unternehmen entsprechend intelligente Systeme.
Vertragsüberwachung und Compliance:
Mit dem Schließen eines Vertrags ist es nicht getan, denn ein optimales Vertragsmanagement stellt auch sicher, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen. Außerdem ist Compliance ein wichtiges Thema: Die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen müssen stets beachtet und geltende Vorschriften eingehalten werden.
Vertragsänderungen und -verlängerungen:
Das Vertragsmanagement ist auch für die Verwaltung von Vertragsänderungen und -ergänzungen verantwortlich und stellt sicher, dass alle Parteien informiert und einverstanden sind. Dazu gehört auch die Überwachung von Vertragslaufzeiten sowie die rechtzeitige Planung von Vertragsverlängerungen oder -beendigungen.
Das kann die digitale Vertragsakte
Nie wieder Fristen versäumen: Endlich alles im Griff mit der digitalen Vertragsakte. Mit unserer Lösung zum digitalen Vertragsmanagement können Sie Ihre Verträge einschließlich aller Informationen und begleitender Geschäftskorrespondenz zentral ablegen und orts- sowie abteilungsübergreifend verwalten.
Ihre digitale Vertragsakte für volle Kontrolle und Effizienz!
Stärkung der Verhandlungsposition
Die digitale Vertragsakte ermöglicht eine effiziente Suche nach relevanten Informationen, Vertragsbedingungen und Klauseln. Dadurch können Teams schnell und gezielt auf Daten zugreifen, um ihre Position besser zu vertreten und die eigenen Interessen durchzusetzen.
Kontinuierliche Prozessoptimierung für effizientere Vertragsverwaltung
Die digitale Vertragsakte erfasst und analysiert kontinuierlich Kennzahlen im Vertragsmanagementprozess. Dies ermöglicht es Unternehmen, Schwachstellen zu identifizieren, Prozesse zu optimieren und kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen.
Effizienzsteigerung und Ressourcenschonung
Durch die zentrale Speicherung und schnelle Abrufbarkeit von Vertragsdokumenten sparen Mitarbeiter Zeit, die sonst für die Suche nach relevanten Informationen aufgewendet würde. Dies beschleunigt Entscheidungsprozesse und fördert eine effiziente Arbeitsweise.
Transparenz über den gesamten Lebenszyklus von Verträgen
Die digitale Vertragsakte ermöglicht eine klare und umfassende Übersicht über den Lebenszyklus von Verträgen, angefangen von der Verhandlungsphase bis zur Beendigung.
Risikominimierung durch frühzeitige Identifikation
Automatisierte Überwachungsfunktionen in der digitalen Vertragsakte ermöglichen eine frühzeitige Identifikation und den proaktiven Umgang mit möglichen Problemen. Unternehmen werden so weniger anfällig für rechtliche und geschäftliche Risiken.
Compliance durch systematische Kontrolle
Die digitale Vertragsakte unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften, indem sie systematische Kontrollen und ein transparentes Monitoring ermöglicht. Dies gewährleistet, dass Verträge den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, was Bußgelder und rechtliche Konsequenzen minimiert.
Zeit- und Kostenersparnis durch Automatisierung
Durch die Automatisierung von Benachrichtigungen, Fristenmanagement und anderen wiederkehrenden Aufgaben wird die manuelle Arbeitsbelastung reduziert. Dies führt zu erheblichen Ersparnissen im gesamten Vertragsmanagementprozess.
Bessere Zusammenarbeit durch einfachen Informationsaustausch
Die digitale Vertragsakte ermöglicht einen reibungslosen Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen. Relevante Stakeholder können problemlos auf sämtliche benötigte Daten zugreifen.
Automatisierte Benachrichtigungen für Fristen, Verlängerungen und Änderungen
Push Notifications in der digitalen Vertragsakte gewährleisten, dass relevante Parteien rechtzeitig über Fristen, Verlängerungen oder Vertragsänderungen informiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass keine wichtigen Termine übersehen werden.
Berichterstattung und Analyse für fundierte Entscheidungen
Die digitale Vertragsakte ist die Basis für aussagekräftige Berichten und Analysen. Diese liefern Führungskräften die notwendigen Informationen, um schnell fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Sicherheit durch zuverlässige Speicherung vertraulicher Informationen
Die digitale Vertragsakte bietet eine sichere Speicherung vertraulicher Vertragsinformationen. Modernste Sicherheitsprotokolle und Verschlüsselungstechnologien gewährleisten den Schutz sensibler Daten vor unbefugtem Zugriff.
Integrierbarkeit mit anderen Unternehmenssystemen
Die digitale Vertragsakte kann nahtlos in andere Unternehmenssysteme integriert werden. Dies ermöglicht einen ganzheitlichen Ansatz im Unternehmensmanagement, indem Vertragsdaten in Verbindung mit anderen relevanten Informationen betrachtet werden können.
Vorteile der digitalen Vertragsakte
- volle Ausschöpfung des Potentials durch effiziente Vertragsverwaltung
- wirtschaftliches Forderungs- und Claim-Management
- einheitlicher Datenpool durch strukturierte Stammdatenverwaltung
- überwachung von Fristen und Terminen
- alle Informationen an einen Ort
- unterstützung des Vertragslebenszyklus
- gemeinsame Bearbeitung von Verträgen
Digitales Vertragsmanagement:
die Prozesse
Digitales Vertragsmanagement kann sämtliche Workflows rund um Ihre Verträge effizient und reibungslos gestalten. In nscale CM ist das Kernelement die digitale Vertragsakte. Mit ihr sind sämtliche relevanten Informationen sowie die dazugehörige Korrespondenz zentral abgelegt und orts- sowie abteilungsübergreifend einsehbar.
Das gelingt auf Basis einer strukturierten Stammdatenverwaltung, die einen einheitlichen Datenpool schafft und so dafür sorgt, dass Verträge beispielsweise nicht mehr ungewollt automatisch verlängert werden oder versehentlich unbemerkt auslaufen. Neben der zentralen Fristen- und Terminverwaltung erfolgt im digitalen Vertragsmanagement auch das Forderungs- und Claim-Management mit intelligenter Unterstützung von nscale.
So behalten Unternehmen stets den Überblick über ihre Verträge und können diese nachvollziehbar, unveränderbar und fälschungssicher archivieren. So bleiben sie jederzeit auskunftsfähig gegenüber Dritten und finden gesuchte Informationen mit wenigen Klicks problemlos wieder. Ein detailliertes Berechtigungskonzept sorgt für zusätzliche Sicherheit.
Contract Lifecycle Management
Ein modernes digitales Vertragsmanagement ist unerlässlich für zeitgemäße und professionelle Unternehmensführung. Es unterstützt sämtliche Phasen des Vertragslebenszyklus im Unternehmen. Durch ein zentrales Vorlagenmanagement und geprüfte Templates wird die Vertragserstellung automatisiert. Manuelle Bearbeitung gehört damit der Vergangenheit an.
Digitale Signatur
Eine digitale Signatur ist ein wichtiges Bindeglied zwischen maximaler Flexibilität und zuverlässiger Compliance. Sie stellt eine sichere Methode zur elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten dar. Ähnlich wie herkömmliche Unterschriften auf Papier gewährleistet sie Authentizität und Integrität sämtlicher Daten und Informationen. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass die digitale Signatur dies auf digitalem Wege ermöglicht, ohne dass eine physische Anwesenheit an einem bestimmten Ort zu einer bestimmten Zeit erforderlich ist.
Um diese Verträge kümmern wir uns
Absichtserklärungen
Arbeitsverträge
Dienstleistungsverträge
Geheimhaltungsvereinbarungen
Kaufverträge
Leasingverträge
Lizenzverträge (Software)
Logistikverträge
Mietverträge
Rahmenverträge
Versicherungsverträge
Wartungsverträge, Werkverträge
und viele mehr…
nscale CM: Die digitale Vertragsakte
Termintreue und Zuverlässigkeit sind das A und O im Vertragsmanagement – nscale CM bietet beides. Die Arbeit mit der digitalen Vertragsakte sorgt dafür, dass sämtliche sensiblen Daten jederzeit geschützt sind, keine Informationen verloren gehen und Unternehmen sich stets compliant verhalten.
Die Highlight-Funktionen
- Zentrale Fristen- und Terminverwaltung
- Detailliertes Berechtigungskonzept
- Strukturierte Ablage aller Daten und Dokumente
- Automatisierte Benachrichtigung per E-Mail
- Push Notification
Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement ist der systematische Prozess der Erstellung, Überwachung, Analyse und Verwaltung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus, um die Einhaltung von Vereinbarungen sicherzustellen und Risiken zu minimieren.
Was zeichnet eine Vertragsmanagement-Software aus?
Eine Vertragsmanagement-Software bietet optimalerweise eine zentrale Plattform zur Speicherung und Organisation aller Vertragsdokumente und unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Verträgen, von der Erstellung bis zur revisionssicheren Archivierung. Automatisierte Workflows für die Genehmigung, Überprüfung und Verfolgung von Verträgen schaffen dabei Effizienz und intuitive Benutzeroberflächen sorgen für eine einfache Handhabung. Durchdachte Systeme ermöglichen das Setzen von Benachrichtigungen sowie Erinnerungen für wichtige Termine, wie Verlängerungen oder Kündigungen.
Leistungsfähige Such- und Filterfunktionen sorgen dafür, dass Verträge und deren Inhalte schnell und effizient gefunden werden können. Integrierte Analysetools können wichtige Informationen aus Verträgen extrahieren und so die Berichterstellung unterstützen. Bei der Auswahl des richtigen Systems sollten Unternehmen unbedingt darauf achten, dass die entsprechende Vertragsmanagement-Software nahtlos mit den anderen Systemen im Betrieb funktioniert und alle notwendigen Compliance- und Sicherheitsfunktionen mitbringt. Dann steht dem Zugriff auf Vertragsinformationen von verschiedenen Geräten und Standorten aus nichts mehr im Wege.
Wie unterscheiden sich Vertragscontrolling und Vertragsverwaltung?
Vertragscontrolling und Vertragsverwaltung sind zwei miteinander verbundene, aber unterschiedliche Aspekte im Bereich des Vertragsmanagements. Die Vertragsverwaltung bezieht sich auf den systematischen Prozess der Erstellung, Überwachung, Analyse und Verwaltung von Verträgen über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Das Hauptziel besteht darin, die Transparenz und Effizienz bei der Handhabung von Verträgen zu verbessern, Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen.
Vertragscontrolling hingegen bezieht sich auf die systematische Überwachung, Analyse und Steuerung von Verträgen, um sicherzustellen, dass die vereinbarten Konditionen erfüllt werden, Risiken minimiert werden und die Vertragsziele erreicht werden.
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