Was kann ein CLM wirklich leisten?
Um den Reifegrad bestehender CLM-Strukturen scheint es in Deutschland nicht zum Besten bestellt: Eine gravierende Differenz zwischen Anspruch und Wirklichkeit offenbart die aktuelle Studie „Smartes Vertragsmanagement: Wo Unternehmen heute stehen“. Das Beratungs- und Analysehaus techconsult hat hierfür in Zusammenarbeit mit Ceyoniq über 220 Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und Größenklassen befragt – jedes davon verwaltet über 100 Verträge im eigenen Bestand. Trotzdem geben fast zwei Drittel (64 Prozent) an, aktuell keinen oder nur einen eingeschränkten Überblick über ihre laufenden Verträge zu haben.
Für wen lohnt sich ein CLM?
Ein strategisch konzipiertes und gut integriertes CLM optimiert nicht nur den gesamten Vertragslebenszyklus von Anbahnung, Verhandlung und Abschluss über Anpassungen und Verlängerungen bis hin zur Kündigung. Es behält auch alle wichtigen Fristen und Termine im Blick und spart dem Betrieb dadurch bares Geld. Es verbessert insgesamt die Compliance und die Audit-Fähigkeit und schließlich eröffnet das digitale Vertragsmanagement auch wichtige Vorteile im Tagesgeschäft, wie reduzierte, manuelle Aufwände und schnellere Durchlaufzeiten.
Was sich darüber hinaus schon heute abzeichnet: Wachsende regulatorische Anforderungen und Effizienzbedarfe werden die Relevanz einer professionellen CLM-Lösung in Zukunft eher noch deutlich weiter erhöhen. Entsprechend könnte das Bewusstsein für die Relevanz eines CLM bei den für die Studie befragten Unternehmen kaum höher sein: Immerhin räumen 96 Prozent der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit einen hohen Stellenwert ein („sehr wichtig“ sagen 65 Prozent, 31 Prozent halten sie für „wichtig“).
Allerdings haben viele offenbar noch keine klare Vorstellung vom Mehrwert eines gut implementierten CLM-Systems – und halten daher noch immer an Altbewährtem fest: bei 49 Prozent der Befragten wird die Vertragsverwaltung noch über Excel-Tabellen abgedeckt. Dies bietet ein hohes Risiko für Fehler und Intransparenz, sowie kaum Möglichkeiten zur Automatisierung oder systematischen Fristenkontrolle. So überrascht es wenig, dass auch nahezu die Hälfte der Befragten (29 Prozent stimmen voll, 28 Prozent teilweise zu) zugibt, regelmäßig Termine oder Fristen für Vertragsverhandlungen oder -kündigungen zu verpassen. Dies bringt sie nicht nur strategisch in eine schlechtere Verhandlungsposition, sondern bedeutet in der Regel auch finanzielle Nachteile und vermeidbare Ausgaben.
Wie ist der aktuelle Stand beim Contract Lifecycle Management?
So demonstriert die Studie hinsichtlich der Durchdringung des digitalen Vertragsmanagements in weiten Teilen noch Luft nach oben. Sie offenbart dabei in erschreckender Weise, dass
- nicht einmal die Hälfte der befragten Unternehmen (42 Prozent) bisher ein CLM-System im Einsatz haben
- 60 Prozent der Unternehmen Vertragsentwürfe noch als Word‑Dateien per E‑Mail versenden (problematisch für die Versionierung von Vertragstexten und mit hohen Sicherheitsrisiken behaftet)
- nur ein Drittel der Unternehmen (34 Prozent) digitale Verhandlungsplattformen nutzt, die sichere, projektspezifische Arbeitsbereiche bieten. Und selbst dort mangelt es noch oft an einer reibungslosen Anbindung an bestehende CLM‑Systeme.
Was aber hält so viele Unternehmen bisher davon ab, ein Contract Lifecycle Management einzuführen und die daraus entstehenden Vorteile zu nutzen? Ein gewichtiger Grund könnte sein: CLM-Projekte sind keine Selbstläufer. Sie brauchen klare Zielbilder, eine Überprüfung vorhandener Prozesse, eine unternehmensweite Verankerung und genug Zeit für eine schrittweise Umsetzung. Wie so oft gilt: bestehende Probleme lassen sich nicht einfach durch eine neue Software lösen.
Fünf Kriterien für ein zukunftsfähiges CLM
Was aber wünschen sich die Anwender und das Management selbst? Welche Leistungen und Features muss eine Lösung bieten, damit sich Unternehmen auf den Weg der Umsetzung begeben? Dieser Frage ging die Studie auch nach – und identifizierte fünf zentrale Kriterien:
- So legen 43 Prozent der Befragten größten Wert auf die nahtlose Anbindung des Contract Lifecycle Managements an das Enterprise Ressource Planning (CRM), das Customer Relations Management (CRM) und die eingesetzten E‑Signature‑Tools (43 Prozent).
- Das automatisierte Fristenmanagement ist für 41 Prozent ein wesentliches Merkmal eines professionellen Vertragsmanagements.
- An dritter Stelle rangiert der Wunsch nach einem System, das gut skaliert, um mit Wachstum und wechselnden Geschäftsmodellen mithalten zu können (39 Prozent).
- Immerhin 38 Prozent der Befragten zählen die Einbindung von Digital Signage zu den Top-Anforderungen.
- Und mit 37 Prozent nur knapp dahinter rangiert der Anspruch an die Benutzerfreundlichkeit, um wichtige Vertragsinformationen schnell auffinden zu können.
Hohen Mehrwert stiftet ein professionelles CLM-System durch die Transparenz, die es über den gesamten Vertragslebenszyklus herstellt, einschließlich der raschen Anpassungen an rechtliche Veränderungen, den mobilen Zugriff, starke Analyse‑ und Reporting‑Funktionen sowie Audit‑Sicherheit. Diese Punkte sind immerhin noch rund einem Drittel der Befragten (36 bis 31 Prozent) wichtig.
Intelligent und „einfach arbeiten“ – dank CLM
Als Unterstützer der Studie sieht Ceyoniq in deren Ergebnissen die Annahme bestätigt, dass nicht ein einzelnes dominierendes Feature den Ausschlag für ein gelungenes CLM-Projekt gibt: Vielmehr benötigen Unternehmen ein ausgewogenes Zusammenspiel aus technischer Integration, funktionaler Tiefe, einfacher Handhabung und rechtlicher Sicherheit, damit Mitarbeitende mit ihren Verträgen „einfach arbeiten“ können.
Moderne CLM-Systeme sind entsprechend weit mehr als nur ein Tool zur Vertragsverwaltung: Ihre Leistung geht deutlich darüber hinaus. Richtig eingesetzt optimieren und verbessern sie komplette Geschäftsprozesse. Denn sie sorgen zuverlässig dafür, dass Fristen und Termine eingehalten sowie Compliance-Richtlinien umgesetzt werden. Auch in diesem Feld kommt inzwischen Künstliche Intelligenz (KI) zum Tragen – und bietet zusätzlichen Mehrwert für ein modernes, digitales, umfassendes Contract Lifecycle Management. So kann die KI im Vertragsmanagement vor allem durch Automatisierung bei der Erstellung von Verträgen ihre Stärken ausspielen. Sie vereinfacht und beschleunigt aber auch die Vertrags- und Risikobewertung sowie die Generierung von Klauseln und Textvorschlägen. Das CLM präsentiert sich damit nicht nur als innovativ und zukunftsfähig – es bleibt auch langfristig ein wichtiger Baustein im Fundament der unternehmerischen Wettbewerbsfähigkeit.
Alle Zahlen und weitere Insights der Studie finden Sie hier.
