SAP Archivierung mit nscale,
revisionssicher und integriert.
SAP Archivierung entlastet operative Systeme und stellt sicher, dass Geschäftsdaten und Belege langfristig sicher, vollständig und auffindbar bleiben. Mit der Anbindung von nscale an die SAP Landschaft lassen sich Daten und Dokumente revisionssicher archivieren und gesetzliche Aufbewahrungspflichten zuverlässig erfüllen. Gleichzeitig bleiben relevante Informationen zentral verfügbar, unabhängig davon, ob SAP On Premises, in der Private Cloud, Public Cloud oder in einer hybriden Umgebung betrieben wird.
Datenarchivierung und Dokumentenarchivierung sind zwei verschiedene Aufgaben
Bei der SAP-Datenarchivierung werden abgeschlossene Bewegungsdaten aus der Datenbank ausgelagert. Ziel ist es, das Datenvolumen zu reduzieren, die Systemperformance zu erhalten oder sogar zu steigern und operative SAP-Systeme dauerhaft schlank zu halten.
Die Dokumentenarchivierung erfüllt eine andere Aufgabe. Sie sorgt dafür, dass Belege wie Eingangsrechnungen, Verträge oder Lieferscheine über ihre gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg unverändert, nachvollziehbar und auffindbar bleiben. Hier stehen also nicht Performance und Speicherbedarf im Vordergrund, sondern Nachweisfähigkeit, Compliance und rechtssichere Aufbewahrung.
Für Unternehmen bedeutet das: Eine vollständige SAP-Archivierungsstrategie berücksichtigt beide Bereiche. Bei der Archivierung von Anwendungsdaten und Dokumenten kommt jeweils ein Archivsystem beziehungsweise ein WebDAV-Container zum Einsatz. nscale kann diese Aufgabe mit dem nscale ERP Connector for SAP ILM übernehmen. Für die klassische Archivierung steht der nscale ERP Content Service zur Verfügung.
So funktioniert die Archivierung in SAP
SAP organisiert die Datenarchivierung über sogenannte Archivierungsobjekte. Sie legen fest, welche Tabellen und Daten zu einem Geschäftsvorfall gehören und gemeinsam archiviert werden müssen. So lässt sich beispielsweise sicherstellen, dass ein Vorgang vollständig ausgelagert wird und keine unvollständigen Datenbestände in miteinander verknüpften Tabellen zurückbleiben.
Die Archivierungsläufe werden in SAP zentral gesteuert. Dabei werden die betroffenen Daten zunächst in eine Archivdatei geschrieben und erst anschließend aus der produktiven Datenbank entfernt. Dieses mehrstufige Verfahren stellt sicher, dass Daten nicht verloren gehen, wenn ein Archivierungslauf unterbrochen wird.
Damit archivierte Informationen auch langfristig gefunden werden können, werden sie über entsprechende Indexstrukturen erschlossen. Für Unternehmen empfiehlt es sich, Archivierung nicht als einmalige Bereinigungsaktion zu betrachten, sondern als regelmäßigen Bestandteil des SAP-Betriebs. So wächst die Datenbank zwischen einzelnen Projekten nicht immer wieder auf das ursprüngliche Niveau an.
Welche Schnittstelle zu Ihrem SAP-Betriebsmodell passt
Wie SAP und Archiv miteinander verbunden werden, hängt wesentlich davon ab, wie die jeweilige SAP-Landschaft betrieben wird. Deshalb sollte die Schnittstellenfrage frühzeitig geklärt werden – insbesondere dann, wenn ein Wechsel des Betriebsmodells oder eine Modernisierung der SAP-Umgebung geplant ist.
In klassischen On-Premises- und Private-Cloud-Landschaften ist SAP ArchiveLink eine etablierte Möglichkeit, Dokumente aus SAP heraus revisionssicher abzulegen und bei Bedarf direkt wieder im Geschäftsvorgang bereitzustellen. Für Cloud- und hybride Szenarien gewinnt dagegen CMIS an Bedeutung. Der offene, herstellerunabhängige Standard ermöglicht den Austausch von Dokumenten zwischen SAP und angeschlossenen Content- beziehungsweise Archivsystemen.
Hinzu kommt SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM). Damit lassen sich Aufbewahrungsregeln und Sperren für Daten steuern. Ein angebundenes Archiv übernimmt dabei die sichere Speicherung und setzt die aus SAP übertragenen Fristen und Vorgaben um.
nscaleunterstützt diese unterschiedlichen Szenarien mit passenden Integrationsmöglichkeiten. Dadurch kann die Archivierung an das jeweilige SAP-Betriebsmodell angepasst werden, ohne dass Unternehmen ihre gesamte Informationsarchitektur neu aufsetzen müssen.
| Baustein | Passendes Betriebsmodell | Aufgabe | Passende nscale Lösung |
|---|---|---|---|
| ArchiveLink | nscale ERP Content Service, von SAP zertifiziert | Belege aus SAP heraus ablegen und wieder anzeigen | nscale ERP Content Service, von SAP zertifiziert |
| CMIS | Public Cloud und hybride Landschaften | herstellerunabhängiger Dokumentenaustausch zwischen SAP und Archiv | nscale ERP CMIS, von SAP zertifiziert, Suche im Fiori-Client und Aktenstrukturen |
| SAP ILM | jedes Modell mit Fristen- und Löschpflichten | Aufbewahrungsregeln, Sperren und automatisches Löschen | nscale ERP Connector for SAP ILM über WebDAV |
Aufbewahrungsfristen im Archiv korrekt abbilden
Revisionssichere Archivierung bedeutet nicht, Informationen möglichst lange aufzubewahren. Entscheidend ist vielmehr, dass für jede Dokumentenart die jeweils geltenden Fristen korrekt umgesetzt werden. Gerade gesetzliche Änderungen zeigen, wie wichtig eine systematische Fristensteuerung ist. So beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich acht statt zehn Jahre. Für bestimmte Unternehmen aus dem Finanz- und Versicherungssektor greift diese Verkürzung seit dem 1. Januar 2026.
Werden Aufbewahrungsregeln ausschließlich manuell gepflegt, steigt das Risiko von Fehlern. Zu frühes Löschen kann bei einer Prüfung dazu führen, dass notwendige Nachweise fehlen. Eine unnötig lange Speicherung kann wiederum datenschutzrechtliche Fragen aufwerfen.
Grundsätzlich empfiehlt sich die Kombination aus SAP ILM, dem nscale ERP Connector for SAP ILM und dem nscale ERP Content Service. So bleibt die Hoheit über Aufbewahrungsfristen und Löschregeln dort, wo die Daten und Dokumente entstehen: in SAP. SAP ILM steuert die relevanten Fristen und Sperren, während nscale die revisionssichere Speicherung und Bereitstellung der Dokumente übernimmt. Alternativ können Aufbewahrungs- und Ablaufregeln auch direkt in nscale hinterlegt werden.
nscale in bestehende SAP-Prozesse integrieren
Archivierung entfaltet ihren größten Nutzen dann, wenn sie sich möglichst nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe einfügt. Anwender sollten Dokumente nicht in separaten Systemen suchen oder Informationen mehrfach erfassen müssen.
nscale bindet archivierte Dokumente deshalb direkt in SAP-Prozesse ein. Belege lassen sich aus dem jeweiligen Geschäftsvorgang heraus ablegen und wieder aufrufen. Indexdaten aus SAP können übernommen werden, um beispielsweise Kunden-, Lieferanten- oder Bestellakten aufzubauen, ohne Metadaten an mehreren Stellen pflegen zu müssen.
Das zeigt sich besonders deutlich am gesamten Einkaufsprozess: In einer zentralen Einkaufsakte lassen sich alle relevanten Dokumente und Informationen zusammenführen – von der Bestellanforderung über Kontrakt und Bestellung bis hin zu Lieferunterlagen, Rechnung, gegebenenfalls Vertrag und Schriftverkehr. So steht der vollständige Vorgang an einem einzigen Ort zur Verfügung und kann auch Jahre später schnell und nachvollziehbar wiedergefunden werden. Zusätzliche Ablagen auf Laufwerken oder in parallelen Dokumentensystemen werden damit überflüssig.
Typische Einsatzszenarien der SAP Archivierung:
Mit nscale lassen sich Belege direkt aus SAP Prozessen heraus archivieren und jederzeit wieder anzeigen. Auf Basis vorhandener SAP Informationen können Kundenakten, Lieferantenakten und Bestellakten strukturiert aufgebaut werden. Dokumente werden revisionssicher und nachvollziehbar aufbewahrt, während sich Aufbewahrungsfristen und Sperren über SAP ILM steuern lassen.
Gleichzeitig können SAP Dokumente und Informationen aus weiteren Unternehmenssystemen in einem gemeinsamen Archiv zusammengeführt werden.
Aus der Praxis: Mehr als reine SAP Archivierung
Gerade der letzte Punkt schafft zusätzlichen Mehrwert. Wenn SAP- und Non-SAP-Dokumente zentral verfügbar sind, müssen Beschäftigte Informationen zu einem Geschäftsvorgang nicht mehr über ERP-System, Dateisystem und verschiedene Fachanwendungen hinweg zusammensuchen.
Ergänzend können weitere nscale-Funktionen auf demselben Informationsbestand aufsetzen. Dazu gehören beispielsweise digitale Akten, Rechnungs- oder Vertragsmanagement sowie KI-gestützte Funktionen zur Auswertung von Dokumenten. Für die weitere Verschlagwortung von Dokumenten und die Übertragung von Stammdaten bietet nscale standardisierte Replikationsverfahren, mit denen sich Attribute aus SAP übernehmen lassen. Neben dem klassischen Weg über RFC unterstützt nscale auch die Anbindung vorhandener und kundenspezifischer OData-Services. Dadurch lassen sich sowohl On-Premises- als auch Cloud-Installationen anbinden. Die Archivierung ist damit nicht nur Endstation für abgeschlossene Informationen, sondern kann zugleich die Grundlage für weiterführende digitale Prozesse bilden.
So passt nscale in Ihre SAP Landschaft
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Archivierung in modernen SAP-Landschaften
SAP-Landschaften verändern sich kontinuierlich. Unternehmen modernisieren bestehende Systeme, wechseln Betriebsmodelle, führen neue SAP-Lösungen ein oder verlagern Anwendungen schrittweise in die Cloud. Archivierung sollte deshalb nicht isoliert von der SAP-Strategie betrachtet werden. Wer Datenbestände frühzeitig bereinigt und abgeschlossene Geschäftsdaten systematisch archiviert, reduziert die Menge an Informationen, die bei Migrationen und Transformationsprojekten berücksichtigt werden muss.
Gleichzeitig beeinflusst das zukünftige Betriebsmodell die technische Anbindung des Archivs. Während ArchiveLink vor allem in klassischen On-Premises- und Private-Cloud-Szenarien relevant ist, spielen in Cloud- und hybriden Landschaften andere Schnittstellen wie CMIS eine größere Rolle. Für Unternehmen empfiehlt es sich daher, Archivierung möglichst früh in die Planung einer SAP-Transformation einzubeziehen. So lässt sich vermeiden, dass bestehende Archivierungsstrukturen später aufwendig angepasst werden müssen.
Gleichzeitig bleibt die SAP-Strategie in Bewegung: Welche Technologien und Schnittstellen künftig für die Dokumentenarchivierung eingesetzt werden, ist nicht immer langfristig vorhersehbar. So gibt es beispielsweise Gerüchte, dass CMIS möglicherweise nicht dauerhaft weiterverfolgt und durch eine andere Form der Anbindung ersetzt werden könnte. Eine offizielle Bestätigung dafür liegt derzeit jedoch nicht vor.
Als SAP-Partner verfolgt Ceyoniq diese Entwicklungen eng. Durch den regelmäßigen Austausch mit SAP und den Technologiepartnern sowie die Teilnahme an DSAG- und SAP-Veranstaltungen bleibt das Team über neue Anforderungen, Technologien und Integrationsmöglichkeiten informiert. So können wir Archivierungslösungen auch bei Veränderungen der SAP-Strategie frühzeitig bewerten und anpassen.
Altsysteme stilllegen, Altdaten behalten
Nach Migrationen bleiben häufig ältere SAP- oder Fachsysteme weiter in Betrieb, obwohl sie operativ kaum noch genutzt werden. Der Grund: Geschäftsdaten und Dokumente müssen weiterhin für Prüfungen, Auskünfte oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten verfügbar sein. Das verursacht langfristig Kosten für Systeme, deren eigentliche Aufgabe nur noch darin besteht, historische Informationen bereitzuhalten.
Werden aufbewahrungspflichtige Daten stattdessen kontrolliert in ein Archiv überführt, kann das Altsystem nach erfolgreicher Migration stillgelegt werden. Die benötigten Informationen bleiben weiterhin verfügbar, Fristen und Sperren werden zentral verwaltet und unnötige Lizenz-, Infrastruktur- und Wartungskosten lassen sich vermeiden.
Wie aufwendig eine solche Migration ist, hängt stark von den vorhandenen Datenbeständen und Strukturen ab. Deshalb sollte am Anfang eine Bestandsaufnahme stehen. Ein Migrations-Check-Up klärt, welche Informationen tatsächlich übernommen werden müssen, welche Metadaten vorhanden sind und welche Aufbewahrungsregeln weitergeführt werden müssen. Das gilt ebenso, wenn nscale ein bestehendes Archivsystem ablösen soll. Auch hier sollten Dokumente, Metadaten, Berechtigungen und laufende Fristen kontrolliert übernommen werden, anstatt bestehende Probleme lediglich in ein neues System zu übertragen.
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Was nscale in der Langzeitarchivierung belegen kann
Bei einer Archivlösung zählt nicht nur, welche Funktionen sie heute bietet. Unternehmen müssen sich darauf verlassen können, dass geschäftskritische Dokumente auch nach vielen Jahren noch lesbar, auffindbar und nachvollziehbar sind. nscale basiert auf jahrzehntelanger Erfahrung in der elektronischen Archivierung. Die Ursprünge der Ceyoniq-Archivierungssoftware reichen bis 1989 zurück, produktive Installationen bestehen seit Anfang der 1990er-Jahre. Heute kommt die Plattform auch in großen Organisationen mit sehr hohen Dokumentenvolumen und Nutzerzahlen zum Einsatz. Entwickelt wird nscale in Bielefeld. Beim Betrieb können Unternehmen zwischen unterschiedlichen Modellen wählen – vom eigenen Rechenzentrum über Managed Services und Private-Cloud-Szenarien bis zu SaaS-Angeboten aus deutschen Rechenzentren.
Für die revisionssichere Archivierung sind darüber hinaus unabhängige Prüfungen relevant. nscale verfügt über ein Testat nach IDW PS 880 zur GoBD-konformen Archivierung. Ergänzend adressieren Prüfungen nach BSI TR-RESISCAN und TR-ESOR Anforderungen rund um ersetzendes Scannen und die langfristige beweiswerterhaltende Aufbewahrung.
Gleichzeitig bleibt die Archivierung kein isolierter Baustein. Auf derselben technischen Basis lassen sich weitere Lösungen wie digitale Akten, Vertragsmanagement, Rechnungsmanagement oder ein digitaler Posteingang realisieren. Unternehmen können so mit einem konkreten Anwendungsfall starten und ihre Informationsprozesse bei Bedarf schrittweise erweitern.
Häufige Fragen zur SAP-Archivierung
Wie funktioniert die Archivierung in SAP?
SAP nutzt für die Datenarchivierung sogenannte Archivierungsobjekte. Sie definieren, welche Daten eines Geschäftsvorgangs zusammengehören und gemeinsam archiviert werden. Die ausgewählten Informationen werden zunächst in eine Archivdatei geschrieben und anschließend kontrolliert aus der produktiven Datenbank entfernt. Dokumente wie Rechnungen oder Verträge können zusätzlich über entsprechende Schnittstellen an ein revisionssicheres Archivsystem wie nscale übergeben werden. Dort lassen sich unter anderem Unveränderbarkeit, Protokollierung und Aufbewahrungsfristen sicherstellen.
Wie aktiviere ich die Archivinfrastruktur in SAP?
Archivinfostrukturen werden im SAP-Archivinformationssystem auf Basis eines anwendungsspezifischen Feldkatalogs eingerichtet und anschließend aktiviert. SAP kann sie danach bei Archivierungsläufen mit den entsprechenden Informationen befüllen. Für bereits vorhandene Archivdateien lässt sich der Aufbau einer Archivinfostruktur nachträglich durchführen.
Wie kann ich in SAP auf archivierte Daten zugreifen?
Archivierte Daten können über die dafür vorgesehenen SAP-Funktionen und Indexstrukturen gefunden und angezeigt werden. Originaldokumente lassen sich über die jeweilige Archivschnittstelle mit dem SAP-Geschäftsvorgang verbinden. Ist nscale angebunden, können Anwender archivierte Dokumente direkt aus dem jeweiligen SAP-Kontext heraus aufrufen. Je nach eingesetzter SAP-Lösung und Oberfläche ist damit kein Wechsel in ein separates Archivsystem erforderlich.
Wie kann ich Archivierungsobjekte in SAP anzeigen?
SAP stellt dafür entsprechende Verwaltungsfunktionen bereit. Archivierungsobjekte und ihre Tabellenzuordnungen lassen sich unter anderem über die Transaktion AOBJ einsehen. Umgekehrt kann über DB15 geprüft werden, welche Archivierungsobjekte zu einer bestimmten Tabelle gehören. Archivierungsläufe werden anschließend zentral über SARA gesteuert.
Brauche ich neben SAP ein zusätzliches Archiv?
Für die reine Datenarchivierung stellt SAP eigene Funktionen bereit. Bei langfristig aufzubewahrenden Dokumenten reichen diese allein jedoch nicht immer aus. Unternehmen benötigen hier Funktionen für Unveränderbarkeit, nachvollziehbare Protokollierung, Fristensteuerung und revisionssichere Aufbewahrung. Ein angebundenes Archivsystem wie nscale übernimmt diese Aufgaben und integriert die archivierten Dokumente zugleich in die bestehenden SAP-Prozesse.
Wie lange müssen Belege aus SAP aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfrist hängt von der jeweiligen Beleg- und Dokumentenart ab. Für Buchungsbelege gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute greift die verkürzte Frist seit dem 1. Januar 2026. Ein Archivsystem kann die jeweils geltenden Aufbewahrungsregeln dokumentenbezogen hinterlegen und nach Ablauf der Frist kontrolliert umsetzen.
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Welche Archivierungsarchitektur zu Ihrer SAP-Landschaft passt, hängt von mehreren Faktoren ab: vom Betriebsmodell, den eingesetzten SAP-Lösungen, den relevanten Dokumentenarten und den Anforderungen an Aufbewahrung und Zugriff.
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Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
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