Während hierzulande noch über Übergangsphasen diskutiert wird, schafft Europa bereits vollendete Tatsachen. Wer für jedes einzelne Exportland eine eigene technische Insellösung baut, zahlt mehrfach: einmal bei der aufwendigen Implementierung, fortlaufend im Betrieb und bei jeder künftigen regulatorischen Formatänderung.
Wer nur die nächste Frist erfüllt, riskiert neue Insellösungen. Wer den gesamten Prozess betrachtet, kann die E-Rechnung dagegen zum Ausgangspunkt für mehr Automatisierung, geringere Prozesskosten und schnelleres internationales Wachstum machen.
Der europäische Compliance Kalender im Überblick:
Die Richtung ist europaweit klar: Rechnungsdaten sollen künftig strukturiert, digital und immer häufiger über staatlich vorgegebene oder etablierte Netzwerke ausgetauscht werden. Die konkrete Umsetzung unterscheidet sich jedoch von Land zu Land.
- Belgien: Gesetzlich verpflichtend im B2B Bereich seit Januar 2026
- Polen: KSeF-Empfangspflicht seit Februar 2026, Versandpflicht auch für größere Unternehmen, ab Januar 2027 auch für Kleinstunternehmen
- Frankreich: Stufenweise und gestaffelte B2B-E-Rechnungspflicht ab September 2026
- Slowakei: Umfassende E-Rechnungspflicht ab 2027
Angesichts dieses Flickenteppichs wird deutlich: Unternehmen benötigen eine zentrale, skalierbare Infrastruktur, die unterschiedliche Datenformate und Übertragungswege beherrscht und sich nahtlos in die bestehende ERP- und Systemlandschaft integrieren lässt.
Zwei Prozessrichtungen, eine gemeinsame Infrastruktur
Eine der wichtigsten Erkenntnisse für eine erfolgreiche Umsetzung ist die strikte Trennung von Rechnungseingang und Rechnungsausgang. Es handelt sich um zwei völlig unterschiedliche kaufmännische Prozesse, die fachlich getrennt betrachtet, technisch aber über eine gemeinsame Datenplattform gelöst werden sollten.
Rechnungsausgang: Rechnungen länderübergreifend sicher versenden
Im Rechnungsausgang beginnt der Prozess typischerweise im ERP-System. Dort entstehen die für die Rechnung benötigten Daten. Diese müssen anschließend in ein gültiges E-Rechnungsformat überführt, technisch geprüft und über den jeweils erforderlichen Kanal an den Empfänger übermittelt werden. Bei internationalen Geschäftsbeziehungen kommen weitere Anforderungen hinzu.
Eine skalierbare Lösung für den Rechnungsausgang muss deshalb mehrere Aufgaben übernehmen:
- Rechnungsdaten aus dem ERP-System übernehmen,
- die Daten auf Vollständigkeit und technische Gültigkeit prüfen,
- sie in das benötigte Zielformat konvertieren,
- den passenden Übertragungsweg auswählen,
- die Rechnung sicher an den Empfänger übermitteln und
- das maßgebliche Original einschließlich der relevanten Nachweise archivieren.
Der nscale eHub übernimmt dabei die Rolle der technischen Datendrehscheibe. Er verbindet vorhandene Systeme mit externen Übertragungskanälen, prüft die Daten auf Vollständigkeit und konvertiert sie in das benötigte Zielformat.
Durch den integrierten Peppol Access Point ermöglicht der eHub zudem die direkte Anbindung an das global etablierte Peppol-Netzwerk. Auch die deutsche Bundesverwaltung verweist auf Peppol – ein klares Signal, dass Netzwerkmodellen langfristig die Zukunft gehört.
Rechnungseingang: Eingehende Rechnungen durchgängig verarbeiten
Im Rechnungseingang geht es primär um die kaufmännische Prüfung und Verarbeitung. In der aktuellen Übergangsphase müssen Unternehmen in der Lage sein strukturierte E-Rechnungen (XML), hybride Formate (ZUGFeRD) und klassische PDF-Belege parallel zu verarbeiten. Auch die Eingangskanäle variieren – von E-Mail und Webportalen über EDI-Schnittstellen bis zu Plattformnetzwerken wie Peppol.
Unabhängig vom Format müssen die Rechnungen anschließend geprüft, kontiert, freigegeben und archiviert werden. Das nscale Invoice Management (IM) führt die unterschiedlichen Eingangsformate in einem gemeinsamen digitalen Rechnungsprozess zusammen. Zu den zentralen Funktionen gehören:
- Automatisierter Bestellabgleich: Preise, Mengen und Positionen können mit den im ERP-System hinterlegten Bestelldaten abgeglichen werden.
- KI-gestützte Kontierung: KI-basierte und regelgestützte Funktionen reduzieren den manuellen Bearbeitungsaufwand erheblich.
- Höhere Dunkelverarbeitung: Stimmen Rechnungs- und Bestelldaten überein, läuft der Prozess automatisch ohne manuelle Zwischenschritte ab
- Flexible Workflows: Freigabegrenzen, Vertretungsregeln und Eskalationsstufen lassen sich individuell an die eigene Organisationsstruktur anpassen
Damit wird aus dem bloßen Empfang einer E-Rechnung ein durchgängiger Purchase-to-Pay-Prozess.
Archivierung gehört von Anfang an zum Prozess
Ein kritischer Fehler in vielen Projekten ist es, die Archivierung erst am Ende des Prozesses mitzudenken. Bei E-Rechnungen ist nicht allein die sichtbare Darstellung maßgeblich. Entscheidend sind die strukturierten Originaldaten. Eine aus den Daten erzeugte Visualisierung ersetzt daher nicht die Aufbewahrung des steuerlich relevanten Originals.
Nach den Vorgaben der GoBD muss dieser strukturierte Teil über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist unversehrt und in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. nscale unterstützt die revisionssichere Aufbewahrung des strukturierten Originals einschließlich der zugehörigen Metadaten und Prozessinformationen. Prüfungen, Freigaben und weitere Bearbeitungsschritte bleiben dadurch nachvollziehbar. Das schützt vor Compliance-Risiken und macht spätere Betriebsprüfungen hinfällig unkompliziert.
Die Archivierung sollte deshalb nicht erst am Ende des Prozesses ergänzt werden. Sie muss von Anfang an in die Lösung eingebunden sein. Das betrifft sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen.
Der wirtschaftliche Nutzen geht über Compliance hinaus
Die E-Rechnung wird häufig als regulatorisches Pflichtprojekt betrachtet. Ihr strategischer Nutzen reicht jedoch deutlich weiter.
Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen es, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und Prozesse stärker zu automatisieren. Eingangsrechnungen können schneller geprüft und freigegeben werden. Im Ausgang lassen sich neue Geschäftspartner und Länder effizienter anbinden. Regulatorische Änderungen können zentral umgesetzt werden, statt zahlreiche Einzellösungen anpassen zu müssen.
Die E-Rechnung ist erst der Anfang – Ausblick ViDa 2030
Mit der europäischen Initiative „VAT in the Digital Age“, kurz ViDA, wird die Entwicklung weiter vorangetrieben. Künftig werden elektronische Rechnungsdaten zunehmend auch die Grundlage für digitale, transaktionsbezogene Meldeprozesse bilden.
Gleichzeitig dürfte der strukturierte Austausch nicht bei Rechnungen enden. Auch Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Statusmeldungen und Zahlungsinformationen können künftig stärker über gemeinsame Netzwerke und Datenstandards verbunden werden.
Unternehmen sollten 2027 deshalb nicht als isolierte Frist betrachten. Die kommenden Jahre sind ein Zeitfenster, um die technische und organisatorische Grundlage für den digitalen Geschäftsverkehr von morgen zu schaffen. Wer diese Weichen heute stellt, erfüllt nicht nur die nächsten regulatorischen Anforderungen. Er schafft zugleich die Grundlage für effizientere Prozesse, eine schnellere internationale Skalierung und nachhaltiges digitales Wachstum.
