Contract Lifecycle Management (CLM)

Verträge bilden das Rückgrat geschäftlicher Vereinbarungen – ohne bindende Vereinbarungen funktioniert kein Business-Netzwerk auf Dauer. Daher ist die effiziente Verwaltung von Verträgen über den gesamten Lebenszyklus hinweg entscheidend, um Risiken zu minimieren, Compliance sicherzustellen und die Zusammenarbeit mit Partnern zu optimieren.

Was ist Contract Lifecyle Management?

Contract Lifecycle Management (CLM) ist die proaktive, methodische Verwaltung eines Vertrags über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg: von seiner Erstellung über die Unterzeichnung bis hin zur Verwaltung und schließlich zur Beendigung und Archivierung. Dieser Lebenszyklus umfasst verschiedene Phasen, die sicherstellen, dass Verträge effizient erstellt, überwacht, geändert und beendet werden.

Wie funktioniert Contract Lifecycle Management? Die verschiedenen Phasen von CLM:

Vertragsentwurf und -erstellung
In der ersten Phase des CLM werden die Vertragsbedingungen verhandelt, festgelegt und der Vertrag wird erstellt.
Vertragsentwurf und -erstellung
Vertragsprüfung und Genehmigung
Die Beteiligten prüfen den Vertrag auf Genauigkeit und Vollständigkeit. Es werden möglicherweise Änderungen vorgenommen und der Vertrag wird zur Genehmigung vorgelegt.
Vertragsprüfung und Genehmigung
Vertragsabschluss mittels Unterzeichnung
Nach der Genehmigung werden die Vertragsparteien den Vertrag unterzeichnen, was ihn rechtlich bindend macht.
Vertragsabschluss mittels Unterzeichnung
Vertragsbewirtschaftung
In dieser Phase im Contract Lifecycle Management werden Verträge nach der Unterzeichnung aktiv genutzt und umgesetzt. Dies erfolgt durch die Anwendung und Durchsetzung der im Vertrag festgelegten Bedingungen, Vereinbarungen und Verpflichtungen. Hierbei sind die relevanten Abteilungen, Teams und Ressourcen involviert, um sicherzustellen, dass die im Vertrag festgelegten Leistungen erbracht werden. Dies kann auch die Verwaltung von Vertragsänderungen oder -erweiterungen umfassen, beispielsweise aufgrund von Verhandlungen, Änderungen in den Geschäftsbedingungen oder anderen Umständen. Auch die Entscheidung über Verlängerung oder Kündigung von Verträgen ist Teil dieser Phase.
Vertragsbewirtschaftung
Vertragscontrolling
Im Verlauf der Geschäftsbeziehung ist es wichtig, immer wieder sicherzustellen, dass der Vertrag und die Aktivitäten im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien stehen. Dies geschieht im Vertragscontrolling.
Vertragscontrolling
Vertragsbeendigung
Die Vertragsbeendigungsphase im CLM umfasst die planmäßige oder vorzeitige Beendigung eines Vertrags. Dies beinhaltet die Einhaltung von Kündigungsbedingungen, die Erfüllung von Endbedingungen, die Rückgabe von Ressourcen und gegebenenfalls Verhandlungen über Folgevereinbarungen.
Vertragsbeendigung
Vertragsarchivierung
In der Vertragsarchivierungsphase werden beendete Verträge sicher aufbewahrt. Dies beinhaltet die Dokumentation und Indexierung von Verträgen, die Festlegung von Fristen, die Berichterstattung sowie die Überwachung für eine ordnungsgemäße und sichere Aufbewahrung sensibler Informationen.
Vertragsarchivierung

Effizienzgewinne und Übersicht für Unternehmen

Das effektive Management des gesamten Vertragslebenszyklus mittels CLM kann dazu beitragen, Risiken zu minimieren, die Einhaltung von Vertragsbedingungen sicherzustellen und die Zusammenarbeit zwischen den Vertragsparteien zu verbessern. Ein professionelles Contract Lifecycle Management führt zu Effizienzsteigerungen, Risikominimierung, Kostenersparnis, einer besseren Verhandlungsposition, zuverlässiger Compliance-Einhaltung und transparenten Analysen.

Für welche Unternehmen und Anwendungsszenarien eignen sich CLM-Tools?

Contract Lifecycle Management Tools eignen sich insbesondere für Organisationen, in denen Verträge eine zentrale Rolle spielen.
Dies umfasst beispielsweise:

CLM-Software ist besonders nützlich für Unternehmen, die komplexe Vertragsstrukturen haben, wie z. B. große Organisationen mit zahlreichen Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden oder solche mit multidimensionalen Vertriebsmodellen.

Unternehmen in regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen oder Energie, die strikte Compliance-Anforderungen erfüllen müssen, können von Contract Lifecycle Management Tools profitieren, um sicherzustellen, dass ihre Verträge jederzeit den aktuellen Vorschriften gerecht werden.

Betriebe, die in unterschiedlichen Ländern oder sogar weltweit tätig sind und mit verschiedenen rechtlichen Systemen und Sprachen umgehen müssen, können Contract Lifecycle Management Software nutzen, um konsistente und standardisierte Verträge zu erstellen und zu verwalten.

Organisationen mit komplexen Beschaffungs- und Lieferketten können CLM-Software verwenden, um Verträge mit Lieferanten zu verwalten, Compliance sicherzustellen, Risiken zu minimieren und übergreifende Transparenz sicherzustellen.

Unternehmen in der IT- und Tech-Branche, die häufig komplexe Lizenzverträge und Partnerschaftsvereinbarungen haben, können durch den Einsatz eines CLM-Tools eine effiziente Vertragsverwaltung erreichen.

Da Verträge in nahezu allen Unternehmen ein zentraler Bestandteil des Geschäftsalltags sind, lohnt es sich für jeden Betrieb, die Vorteile eines CLM-Tools individuell zu bewerten und anhand des möglichen Nutzens zu entscheiden, ob eine solche Lösung sich lohnen kann. So reduziert die Automatisierung von Vertragsprozessen beispielsweise manuelle Aufgaben und beschleunigt die Vertragsabwicklung. Das spart nicht nur Zeit, sondern die hinzugewonnene Transparenz ermöglicht auch Kosteneinsparungen im Zusammenhang mit drohenden Vertragsverletzungen und -konflikten. Außerdem gewinnen Unternehmen eine bessere Verhandlungsposition, wenn sie sämtliche Informationen auf einen Blick einsehen können. Das hilft auch, rechtliche Probleme von vornherein zu vermeiden, die Compliance-Anforderungen jederzeit einzuhalten und die effektive Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit externen Partnern zu optimieren.

Die Vorteile von Contract Lifecycle Management

Effizienzsteigerung

Automatisierung von Vertragsprozessen führt zu schnelleren Vertragsabschlüssen und reduziert den manuellen Aufwand.

Bessere Verhandlungen

Zugriff auf historische Vertragsdaten ermöglicht informierte Verhandlungen und vorteilhafte Vertragskonditionen.

Optimierung des Vertragslebenszyklus

Kontinuierliche Verbesserungen im gesamten Vertragslebenszyklus für eine effiziente Vertragsverwaltung.

Risikominimierung

Identifikation, Überwachung und Management von Risiken, um rechtliche Probleme und finanzielle Risiken zu minimieren.

Compliance-Gewährleistung

Sicherstellung, dass Verträge den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.

Schnelle Reaktion auf Änderungen

Anpassung von Verträgen an sich ändernde Geschäftsbedingungen oder rechtliche Anforderungen.

Kostenersparnis

Reduzierung administrativer Kosten durch Automatisierung und bessere Kontrolle über Vertragsbedingungen.

Verbesserte Zusammenarbeit

Zentrale Datenbanken und Kollaborationsfunktionen fördern eine effektive Zusammenarbeit zwischen Teams und Partnern.

Reporting und Analysen

Erstellung von Berichten und Analysen zur Bewertung der Leistung von Verträgen und Vertragspartnern.

Wir bieten Ihnen die richtige Lösung für Ihre Herausforderungen

Eine transparente Finanzplanung bietet klare Einblicke in Kosten und Einnahmen pro Vertrag sowie übergreifende Auswertungen. Diese Funktion ermöglicht eine bessere finanzielle Steuerung und Bewertung der Rentabilität einzelner Verträge. Für eine effiziente Organisation von Vertragsfreigaben und dem Ende von Verträgen stehen vorbereitete Workflows zur Verfügung. Diese erleichtern den Abstimmungsprozess und gewährleisten eine strukturierte Bearbeitung. Die Ceyoniq Lösung enthält zudem eine leistungsstarke SuperSearch-Suchfunktion, die eine schnelle und präzise Suche in Vertragsdaten und Dokumenten ermöglicht. E-Signaturen unterstützen außerdem einen schnellen und gesicherten Unterzeichnungsprozess.

Unser umfassendes Vertragsmanagement bietet eine Vielzahl von leistungsstarken Funktionen, um den gesamten Vertragslebenszyklus effizient zu verwalten und zu optimieren. Digitale Vertragsakten dienen als zentraler Speicherort für Vertragsdokumente, Vertragsdaten und alle damit verbundenen Aktivitäten, wodurch die Lösung einen umfassenden Überblick gewährleistet. Die Integration von künstlicher Intelligenz (Legartis.ai) ermöglicht darüber hinaus eine automatisierte Prüfung von Vertragstexten. Dies beschleunigt nicht nur den Überprüfungsprozess, sondern trägt auch dazu bei, mögliche Risiken und Unstimmigkeiten frühzeitig zu identifizieren.

Sie profitieren von einer benutzerfreundlichen Oberfläche mit Komfortfunktionen wie einem individualisierbaren Dashboard und Wiedervorlagen. So können Ihre Teams ihre Aufgaben effektiv bewältigen und behalten stets den Überblick über alle relevanten Informationen. Die Verwaltung von Vertragspartnern erfolgt mühelos durch die Zuordnung von Adressen und Ansprechpartnern zu den entsprechenden Verträgen. Mit dem Fristenmanagement organisieren Sie Wiedervorlagen, Erinnerungen und einen übersichtlichen Vertragskalender. So stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Termine übersehen werden, und ermöglichen Ihrem Team eine proaktive Vertragsverwaltung. Der integrierte Vertragsgenerator erleichtert die Vertragserstellung mittels Textbausteinen und vorbereiteten Vorlagen erheblich.

Ihre Vorteile auf einen Blick.
  • Sicherheit bei der Erstellung von Verträgen durch geprüfte Templates
  • Reduzierung manueller Tätigkeiten durch Automatisierung
  • schnellere Durchlaufzeiten durch integrierte Prozessteuerung
  • Flexibilität durch Zugriff von beliebigen Endgeräten
  • Sicherheit und Minimierung rechtlicher und finanzieller Risiken durch Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Berechtigungen
  • schneller und flexibler durch reduzierten Administrationsaufwand
  • Transparenz durch detailliertes Reporting und Überblick über Vertragsbedingungen
  • verbesserter Cashflow durch integrierte Budgetplanung
  • automatische Prüfung der Vertragsinhalte und Abgleich mit den internen Regularien mittels künstlicher Intelligenz

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