Die fortschreitende Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung erlaubt es Bürgerinnen und Bürgern, neue Kanäle zu nutzen, um mit Behörden zu kommunizieren. Vorbei sind die Zeiten, in denen sämtliche eingehenden Dokumente per Briefpost ankamen. Heute läuft die Kommunikation über verschiedene analoge und digitale Kanäle ab: Zu Briefkasten und Faxgerät haben sich längst E-Mail, Formularserver, individuelle interne Systeme und weitere Übertragungswege gesellt.
Das stellt Behörden vor die Herausforderung, ihren gesamten Posteingang zentral zu organisieren. Abhilfe schaffen Lösungen wie nscale eGov von Ceyoniq, die einen effizienten digitalen Omnichannel-Posteingang mitbringen.
Der digitale Posteingang als Dokumentendrehscheibe
Die integrierte digitale Posteingangslösung nscale Mailroom Reader fungiert als zentraler Omnichannel für alle Dokumente und Daten – egal über welchen Kommunikationskanal und in welchem Format diese eingehen. Mithilfe des nscale Mailroom Readers bündeln Behörden sämtliche Eingangskanäle in individuellen Posteingangsordnern, wandeln unstrukturierte in strukturierte Daten um und klassifizieren diese automatisiert – ganz ohne Medienbrüche.
Automatische Posteingangsbearbeitung mit Geschäftsgangworkflow
Automatische Klassifikationslösungen, wie der nscale Mailroom Reader, verfügen über KI-gestützte Verfahren zur automatischen Bestimmung der Dokumentenklasse und der inhaltlichen Analyse des Dokuments. Dadurch sind sie in der Lage, Sachverhalte zu erkennen und den richtigen Geschäftsgangworkflow einzuleiten. Dabei werden Dokumente inklusive zugehöriger Informationen automatisiert an das jeweilige Fachverfahren weitergegeben, während für die rechtssichere Aktenablage und Archivierung die übergeordnete Lösung nscale eGov verantwortlich zeichnet.
Mehrwerte im Behördenalltag
Mit einem zentralen digitalen Posteingang behalten Behörden nicht nur jederzeit den Überblick über eingehende Dokumente und Daten. Weitere Mehrwerte sind darüber hinaus Transparenz und Sicherheit durch klare Zuständigkeiten und die lückenlose Dokumentation des Postlaufs. Hinzu kommen die Kostensenkung durch den Wegfall der manuellen Eingangspostverarbeitung sowie die Steigerung der zeitlichen Effizienz durch schnelle Bearbeitung und kurze Durchlaufzeiten.
