Aktuell treffen mehrere Entwicklungen zusammen, die für Unternehmen einen erhöhten Handlungsbedarf mit sich bringen: Seit Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, der EU AI Act schreibt für KI-Einsatz in Geschäftsprozessen Nachvollziehbarkeit und Risikomanagement vor, und in Verwaltungen wie Sachbearbeitung fehlen Fachkräfte. Wer Dokumentenprozesse heute aufsetzt, muss sie automatisieren, rechtssicher und nachvollziehbar dokumentieren und mit weniger Personal betreiben. Um die neuen Anforderungen und Umstände zu erleichtern, entwickelt Ceyoniq die Prozess-Engine nscale Process Automation Platform (PAP) weiter und verankert Künstliche Intelligenz direkt in den Prozessabläufen.
Wie wird KI zum festen Bestandteil in der Prozessmodellierung?
Künstliche Intelligenz wird vom separaten Werkzeug zum festen Bestandteil eines definierten Ablaufs. Beispielsweise kann die KI bei einem eingehenden Beleg sofort erkennen, dass es sich um ein Rechnungsdokument handelt, und relevante Informationen für die weitere Bearbeitung bereitstellen. Anschließend prüft der definierte Prozess wie damit weiter verfahren wird, z.B. ob das Dokument an den zuständigen Prüf- oder Freigabeprozess weitergeleitet wird. nscale PAP steuert in unserem Beispiel den Ablauf und legt fest, wann der Mensch eingebunden wird, die KI übernimmt Klassifikation, Analyse und Auslesen der relevanten Informationen. Das Prinzip lässt sich selbstverständlich auf weitere Dokumentarten übertragen. Je nach Dokumentenart wird dann der jeweils passende Ablauf gestartet.
Vertragsinhalte lassen sich gegen einen vorgegebenen Standard abgleichen und auf Abweichungen prüfen. Was in der Buchhaltung sonst mehrere Arbeitsschritte und entsprechend Zeit erfordert, übernimmt die KI in wenigen Minuten als vorbereitende Aufgabe. Die Ergebnisse können zusammengefasst und der zuständigen Person zur Freigabe vorgelegt werden. Eine Rechnung ist bereits klassifiziert und dem vorgesehenen Prozessschritt zugeordnet, die anschließende Entscheidung bleibt beim Menschen. Gerade in sensiblen oder regulierten Bereichen verbindet dieser Ansatz automatisierte Vorarbeit mit kontrollierter menschlicher Verantwortung.
Was das für Organisationen bedeutet
Die Antwort auf die Frage: „Wo lohnt sich KI im Prozess?“ lautet vermutlich nicht „überall, wo es möglich ist“. Aber es lohnt sich dort, wo heute viele Menschen ähnliche Dokumente lesen, einordnen und zuweisen, bevor die eigentliche Facharbeit beginnt, also z.B. beim Rechnungseingang, dem Vertragsmanagement, dem Posteingang in Verwaltungen oder der Kundenkorrespondenz im Service. Für diese typischen Szenarien ist die Einbettung der KI in einen fest definierten Prozess ein entscheidender Hebel für mehr Produktivität. Wer KI zum Bestandteil eines Workflows macht, bekommt messbare Entlastung dort, wo sie am meisten zählt: in guter Vorbereitung
Die nun entscheidende Frage für Ihren Betrieb ist organisatorisch: Welche Dokumentenart in Ihrem Haus bindet heute die meiste Lese- und Bearbeitungszeit – und wäre damit der naheliegende erste Kandidat für einen KI-gestützten Workflow?
