Compliance-gerechte Aufbewahrung Ihrer Unterlagen
Immer mehr Firmen nutzen digitale Prozesse, um effizienter zu arbeiten, ganz ohne Diskussion. Doch die GoBD-Vorgaben sind wichtig dabei, nscale bietet die Lösung – Sie sind bestens frei.
Digitales Dokumentenmanagement – aber sicher
Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Dokumentenverarbeitung, um in einem zunehmend agilen Marktumfeld Prozesse effizienter zu gestalten und mehr Transparenz in der eigenen Organisation zu schaffen. Dabei müssen sie jedoch dringend darauf achten, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten. Eine komplexe Aufgabe, für die Sie mit nscale bestens gerüstet sind.
Vielfältige Anforderungen
Der Purchase-to-Pay-Prozess gehört zu den wichtigsten, aber auch aufwendigsten kaufmännischen Vorgängen in Unternehmen. Viele Parteien sind involviert, zahlreiche Dokumente fallen an. Hier gilt es, die Übersicht zu behalten, um kostspielige Fehler bei der Bearbeitung zu vermeiden. Mit nscale lässt sich der gesamte Vorgang von der Bedarfsmeldung bis zur Begleichung der Rechnung digital abbilden. Dabei ergeben sich viele Vorteile.
Im Jahr 2023 wurden täglich weltweit rund 350 Milliarden E-Mails verschickt und empfangen. Diese Zahl soll in den kommenden Jahren kontinuierlich steigen und sich im Jahr 2028 auf 424,2 Milliarden Mails pro Tag belaufen.
Mit nscale gestalten Sie Ihr Dokumentenmanagement GoBD-konform
Die Anforderung der GoBD ist der lückenlose Nachweis des Geschäftsvorfalls von der Entstehung (z. B. Scannen der Rechnung) über die Verarbeitung (z. B. Workflow) bis hin zur revisionssicheren Ablage. Dabei müssen das Eingangsdokument sowie alle importierten Daten im Original abgelegt werden. Das bedeutet auch, dass die E-Mail und alle ihre Anhänge in dem Format abgelegt werden müssen, in dem sie vom Sender verschickt wurden. Die Verarbeitung können Sie durch die Protokollfunktionen des ECM nachweisen. Damit sind dann klassische DMS-Funktionen wie Versionierungsprotokolle, die Protokolle aus einem Workflow sowie die Übergabe an andere Systeme gemeint. Auf diese Weise sind die Bearbeitungsschritte innerhalb des EIM lückenlos nachvollziehbar.
Zusätzlich muss der Zugriff auf die Informationen geregelt sein. Nur Personen mit den entsprechenden Kompetenzen dürfen beispielsweise Rechnungen freigeben. Dieser und weitere Zugriffschutzmechanismen können Sie sehr gut mit den Berechtigungsfunktionen von nscale abbilden – auf Benutzer-, Gruppen- und Abteilungsebene.
Neben den technischen Anforderungen muss laut der GoBD für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Diese dient dazu, dass Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse des DV-Verfahrens (z. B. ERP- und ECM-System) vollständig und schlüssig ersichtlich sind. nscale unterstützt Sie dabei, dass diese Informationen immer aktuell vorliegen und jeder Anwender darauf Zugriff hat.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Detailliertes Zugriffskonzept auf Basis von modernen Berechtigungsfunktionen
- Revisionssichere Archivierung
- Protokollierung zur Dokumentation der Benutzung, Bearbeitung und Ablage der Dokumente
- Definition von Regelwerken zur Aufbewahrung von Dokumenten
- Versionierung zur Aufbewahrung des Ursprungsformats
- Workflowbasierte Prüfungs- und Freigabeprozesse
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung
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