Workflow-Management spart Zeit und Geld

Mit nscale bleiben Ihre Prozesse immer im Fluss.

Schritt für Schritt zum reibungslosen Arbeitsablauf

Schlecht koordinierte Aufgaben, fehlerhafte Übergabeschnittstellen, mangelhafte Prozesse – all dies führt in vielen Unternehmen zu unnötigen Kosten, verschwendeter Arbeitszeit und unzufriedenen Teams. Dabei können Sie durch ein professionelles Workflow-Management in Kombination mit Ihren digitalen Akten reibungslose Arbeitsabläufe schaffen, die weniger Fehler produzieren und Ihre Organisation entlasten. Strukturierte, zentral verwaltete Informationen und gut durchdachte Prozesse greifen optimal ineinander und steigern die Effizienz und Produktivität in nahezu sämtlichen Unternehmensbereichen. So sparen Sie Geld und schonen die Nerven Ihrer Mitarbeiter.

Workflow-Management mit nscale anhand eines praktischen Beispiels

In der Praxis wird der Wert eines guten Workflow-Managements in der Eingangsrechnungsverarbeitung am deutlichsten. Dieser Prozess läuft vielerorts noch immer papierbasiert ab. Verzögerte Abläufe, hohe Fehlerquoten, verpasste Skonti und die Gefahr verlorengegangener Dokumente sind die Folge. Dabei lässt sich die Eingangsrechnungsverarbeitung in vier einfachen Schritten mittels nscale digital abbilden:

Rechnungseingang
Rechnungseingang per Post, Fax oder E-Mail gefolgt von der Initiierung des Workflows.
Rechnungseingang
Automatisierte Erkennung der wesentlichen Informationen
Automatisierte Erkennung der wesentlichen Informationen aus der digitalen oder eingescannten Rechnung und Zuordnung des Dokuments zu der richtigen elektronischen Lieferanten- oder Bestellakte. Automatische Information des zuständigen Mitarbeiters.
Automatisierte Erkennung der wesentlichen Informationen
Anstoßen des Freigabeprozesses
Sachliche Rechnungsprüfung und Anstoßen des Freigabeprozesses mit automatischer Weitergabe des Dokuments an den jeweils verantwortlichen Mitarbeiter bis zur finalen Freizeichnung.
Anstoßen des Freigabeprozesses
Übergabe in das ERP-System
Übergabe der Rechnung in das ERP-System des Unternehmens zur Einstellung des Zahlungslaufs und automatischen Ausführung der Zahlung.
Übergabe in das ERP-System

Mit nscale erfolgt die Gestaltung von Workflows flexibel und schnell.

Ad-hoc-Workflows

Mit der Umlaufmappe, einem Ad-hoc-Workflow, können Sie auf einfache Weise eigene Freigabe-Workflows erstellen und für Abteilungen oder die gesamte Organisation bereitstellen. So können Fachadministratoren verschiedene Freigaben z. B. für Protokolle, Rechnungen, Arbeitsanweisungen usw. bereitstellen, sodass Anwender diese benutzen können. Der große Vorteil: Sie arbeiten mit allen Ressourcen in nscale.

Wenn der Workflow mit dem Protokoll startet, kann jeder berechtigte Anwender direkt das Protokoll bearbeiten und jeder Teilnehmer im Workflow hat Zugriff auf die aktuelle Version. Protokolle liegen nicht mehr im lokalen Ordner oder im Mailpostfach des Benutzers. Zusätzlich entsteht der Vorteil, dass alle weiteren Informationen – z. B. Termine, Rechnungen, Bestellungen, Ansprechpartner – mit dem Dokument in einer strukturierten Akte verbunden sind und per Mausklick direkt eingesehen werden können.

Automatisierte Prozesse

Neben dem einfachen Workflow, der durch jeden Mitarbeiter genutzt werden kann, können Sie für regelbasierte Abläufe und BPM den nscale Process Designer verwenden. Damit können Sie dokumentenbasierte und dokumentenunabhängige, individuelle Workflows erstellen. Der nscale-Workflow übernimmt die Automatisierung aller Arten von Geschäftsprozessen. Sämtliche geschäftskritischen Abläufe profitieren von der einheitlichen Prozessteuerung, wie zum Beispiel das Management von Posteingangs- und Rechnungsszenarien. Der nscale Process Designer bietet für die Gestaltung von Workflows eine hohe Flexibilität bei der Abbildung dynamischer Anforderungslagen. nscale-Workflows können Sie unabhängig vom Endgerät in jedem Client nutzen.

Prozessmodellierung

Die nscale Process Automation Platform (PAP) bietet eine zentrale, visuelle und standardisierte Prozessmodellierung, die die Gestaltung und Optimierung von Workflows für Mitarbeiter aus Fachbereichen und Technik optimal unterstützt. Die Basis für die Plattform inklusive Workflow-Engine und Modeler ist der Standard „Business Process Model and Notation“ (BPMN). Die hohen Konfigurationsstandards und eine Vielzahl an Standard-Workflows in nscale PAP stellen in Kombination mit dem Low-Code-Ansatz eine einfache und effiziente Prozessumsetzung sicher. Workflow-User werden intuitiv geführt und erledigen ihre Prozessschritte mit einfach gestalteten Layouts und einer klaren Benutzerführung schnell und zuverlässig. 

Der nscale Modeler verbindet Technik und Visualisierung und ermöglicht die Gestaltung von Abläufen per Drag & Drop ganz einfach. Die Beschreibung und Modellierung von Entscheidungsregeln erfolgt mittels Decision Model and Notation (DMN), sodass nscale PAP die genaue Dokumentation von komplexen Entscheidungen und die Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten ermöglicht. Dank dieser durchdachten Lösung können Mitarbeiter mit und ohne IT-Skills problemlos zusammenarbeiten und unternehmenskritische Workflows ohne großen Aufwand gemeinsam entwerfen.

nscale unterstützt Sie bei der Umsetzung des optimalen Workflow-Managements

Das wohl überzeugendste Argument für den Einsatz eines Workflow-Management-Tools ist die enorme Zeitersparnis durch die Digitalisierung von Prozessen. Hinzu kommen weniger manuelle Aufgaben für die Teams, reduzierte Fehlerquoten, Einsparpotenziale durch die Realisierung von Skonti und vieles mehr. Durch die Kombination von strukturierten Akten und Workflow-Management entsteht eine umfassende Lösung, die jederzeit sämtliche notwendigen Dokumente und Informationen bereitstellt, die während eines Prozesses gebraucht werden. Zudem sorgen Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen dafür, dass der Arbeitsablauf zügig vonstatten geht und der aktuelle Status des Vorgangs immer transparent bleibt. So bleiben Ihre Workflows jederzeit im Fluss.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Effizienzgewinn durch strukturierte Arbeitsabläufe und verkürzte Durchlaufzeiten
  • Kosteneinsparungen und Fehlerreduktion durch Wegfall manueller Bearbeitungsschritte
  • Einhaltung der geltenden rechtlichen Bestimmungen sowie Compliance-Vorgaben
  • Entlastung des Personals von zeitraubenden Routineaufgaben
  • Klarheit über Bearbeitungsstände und Ablageorte dank Zentralisierung
  • Bessere Auskunftsfähigkeit und zuverlässige Transparenz in allen Prozessen

Neugierig geworden?

Mockup-Referenzbericht-Neue-Westfaelische

Die Neue Westfälische verabschiedet sich von Papierprozessen und -akten

Wie die meisten Zeitungsverlage kommt die Neue Westfälische aus einer sehr dezentralen Struktur. Nachdem früher zwölf verschiedene Geschäftsstellen des Verlages ihr Anzeigen- und Vertriebsgeschäft selbst organisiert hatten, wurde dies in den letzten Jahren Schritt für Schritt zentralisiert und digitalisiert. Konkrete Ziele bestanden darin, Geschäftsprozesse – insbesondere die Eingangsrechnungsverarbeitung, die Beschaffung und das Vertragsmanagement – fachbereichsübergreifend zu beschleunigen, die Fehlerquote zu verringern und die Transparenz zu erhöhen. Herausforderungen waren dabei u.a. das Management von mehr als 1,7 Mio. Geschäftspartnerakten und eine enge Anbindung an die SAP-Lösungswelt zu schaffen.
Enterprise Content Management auf der Digitalisierungsplattform
Prozessautomatisierung – Erfolgsfaktor für den digitalen Wandel
ECM in der Cloud – ein echter Wettbewerbsvorteil
Digitale Workflows mit nscale PAP einfach modellieren
Der digitale Rechnungseingang: Effiziente Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Collaboration weiter ungeschlagen – techconsult identifiziert ITK-Trends 2023