Workflows – oder Geschäftsprozesse – spielen eine essenzielle Rolle in Unternehmen. Egal ob es sich um die Freigabe eines Budgets, die Bearbeitung einer Rechnung oder eines Kundenauftrags handelt – jede Aufgabe löst in der Regel einen oder mehrere Prozesse aus, die weitere Aufgaben enthalten und verschiedene Personen oder Abteilungen involvieren. Diese Workflows unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen – und von Abteilung zu Abteilung.
Effizientes Prozessmanagement durch digitale Workflows
Manuelle, papierbasierte Prozesse sowie solche, die per E-Mail oder andere Einzelanwendungen gesteuert werden, kosten Zeit und sind ineffektiv, zudem fehleranfällig und oft nicht rechtssicher. Ein konkretes Beispiel für einen solchen analogen Workflow aus dem Geschäftsalltag ist die Rechnungsfreigabe: Ein Mitarbeitender muss eingehende Rechnungen aus verschiedenen digitalen und nichtdigitalen Quellen zuerst einscannen, manuell in der richtigen Akte ablegen und die verschiedenen Bearbeiter über den Rechnungseingang informieren. Anschließend erfolgt die Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit, bevor die Rechnung – wiederum manuell – zur finalen Freizeichnung an den entsprechenden Bearbeitenden weitergegeben wird. Ist die Rechnung nicht korrekt ausgestellt oder ein für den Freigabeprozess erforderlicher Mitarbeitender nicht verfügbar, führt dies oft zu langen Bearbeitungszeiten, unnötiger Verschwendung von Ressourcen und frustrierten Mitarbeitenden.
Ein erster Schritt hin zu einem effizienten Prozessmanagement ist es daher, die analogen Prozesse in digitale Workflows zu übersetzen. Denn diese lassen sich deutlich schlanker, effizienter und vor allem automatisiert modellieren – und garantieren zu jedem Zeitpunkt vollständige Transparenz sowie einen Überblick über sämtliche Prozessinformationen wie Bearbeitungsstände und beteiligte Personen.
Dies geschieht beispielsweise durch die automatische Verschlagwortung von eingehenden Dokumenten und die anschließende regelbasierte Weitergabe an den passenden Bearbeitenden. Ist ein involvierter Mitarbeitender nicht verfügbar, sorgt der vordefinierte Workflow durch automatische Weitergabe an einen Vertretenden, dass der Prozess weiterläuft. Erinnerungsfunktionen helfen dabei, dass die Bearbeitung eines Dokuments im vorgesehenen Zeitrahmen erfolgt. Lange Bearbeitungszeiten, verpasste Skonti sowie mangelnde Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Partnern gehören damit der Vergangenheit an.
Reibungslose Prozessmodellierung mit nscale PAP
Das Enterprise Information Management System nscale bietet mit seiner integrierten Process Automation Platform nscale PAP ein einfach und intuitiv zu bedienendes Tool, um auch komplexe Geschäftsprozesse zentral, visuell und standardisiert zu modellieren: von der Eingangsrechnungsverarbeitung über die Archivierung von Dokumenten bis hin zur Automatisierung von Arbeitsabläufen.
nscale PAP folgt dabei dem Low-Code/No-Code-Ansatz, der es auch Mitarbeitenden ohne Programmierkenntnisse ermöglicht, problemlos effiziente Workflows zu modellieren. Basierend auf den Notationsstandards BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) und DMN 1.3 (Decision Model and Notation) können sie per Drag-and-drop Layouts erstellen und verändern – bis diese den realen Prozessen im Unternehmen entsprechen. Das Ergebnis sind automatisierte Geschäftsprozesse, die durch Benachrichtigungen, Zuweisungen und Eskalationen ein effizientes, transparentes und rechtssicheres Prozessmanagement garantieren.
Digitaler Rechnungseingangsprozess schafft Mehrwerte
Zurück zur Rechnungsfreigabe: In einem optimierten digitalen Prozess löst eine eingehende Rechnung einen vordefinierten Workflow aus. Zuerst liest das System sämtliche relevanten Informationen, etwa Kundendaten und Auftragsnummer, automatisch aus und legt das Dokument in der richtigen Akte ab. Gleichzeitig werden alle in den Freigabeprozess involvierten Bearbeiter über den Rechnungseingang informiert. Nach erfolgter Freizeichnung wird die Rechnung automatisch an das angeschlossene ERP-System weitergegeben und die Zahlung angestoßen.
Fazit
Automatisiertes digitales Workflow Management sorgt nicht nur für einen reibungslosen, fehlerresistenten und transparenten Ablauf wichtiger Geschäftsprozesse; darüber hinaus reduzieren sie die Durchlaufzeiten von Dokumenten, schaffen den Mitarbeitenden somit Freiräume für andere betriebliche Tätigkeiten und ermöglichen eine revisionssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten. Diese Vorteile lassen sich mit nscale PAP einfach und problemlos auf die verschiedensten Arbeitsabläufe im Unternehmen übertragen: vom Rechnungseingangsmanagement über Freigabe- und Genehmigungsprozesse bis hin zum Auftrags- und Bestellmanagement.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
