Flexibilität, Mobilität, Unabhängigkeit: Die fortschreitende Digitalisierung des modernen Arbeitsplatzes eröffnet weitreichende Potenziale. Jeder Mitarbeiter kann von überall aus und jederzeit arbeiten, unabhängig vom Standort und der Tageszeit. Doch bedeutet dies auch zwingend unabhängig von Kollegen, also auf sich allein gestellt? Mitnichten, denn schließlich liegt es in der Natur eines erfolgreichen Unternehmens, Aufgaben im Team zu erledigen.
Ein funktionierendes Ökosystem basiert auf einer wichtigen Grundlage: auf perfektem Teamplay. Wer ab und zu mal einen Spaziergang in den Wald unternimmt, kann es mit eigenen Augen beobachten. Tiere und Pflanzen erfüllen jederzeit ihre ganz speziellen Aufgaben. Jedes Lebewesen leistet seinen Beitrag und bringt dabei ganz individuelle Fähigkeiten ein. Nur so bleibt das Gesamtsystem gesund.
Die ganze Fauna arbeitet Hand in Hand. Und das auf Grundlage der Flora, die die perfekte Lebensumgebung bietet. Ein erfolgreiches Team, könnte man sagen: Auch hier sind für jeden Aufgabenbereich einzelne Mitarbeiter verantwortlich, die Erfahrungen und spezielle Fähigkeiten mitbringen, sei es spezielles technisches Know-how, Fremdsprachenkenntnisse oder Fachwissen über Kunden und Lieferanten. Mit einem leistungsfähigen Enterprise Information Management System (EIM) wie nscale sind beste Ergebnisse möglich. Mit der digitalen Informationsplattform ist die Grundlage für optimale Arbeitsabläufe geschaffen. Ähnlich wie die Flora im Ökosystem bildet sie die Basis für eine reibungslose Zusammenarbeit, da alle Informationen jederzeit und von jedem Ort aus für alle Teammitglieder verfügbar sind.
Doch was zunächst einfach klingt, birgt in der Praxis jedoch einige Herausforderungen. Unternehmen müssen sich mehrere Fragen stellen:
- Wie können bestmögliche Teams zusammengestellt werden?
- Wie können Mitarbeiter, die sich an unterschiedlichen Orten befinden, zusammenarbeiten?
- Wie können klare Rollen vergeben werden?
- Wie wird sichergestellt, dass jeder seine Aufgaben erledigen kann?
Hier braucht es moderne Technologien, die Collaboration unterstützen und erfolgreiches Teamwork nicht länger ein Naturwunder bleiben lassen.
Kompetenzen bündeln, Erfolgsteams bilden
Wodurch zeichnen sich die besten Kollegen aus? Von Bedeutung ist nicht allein die Sympathie. Mindestens ebenso wichtig ist die Fähigkeit, in stressigen Zeiten einen kühlen Kopf zu bewahren und vor lauter Bäumen nicht den Wald aus dem Blick zu verlieren. In Verbindung mit Fachkompetenz und dem für ein Projekt benötigten Spezialwissen sowie kreativen Ideen zur Problemlösung zeichnet das den besten Kollegen aus, den sich ein Mitarbeiter vorstellen kann.
Je größer ein Unternehmen ist, desto größer ist die Herausforderung, Mitarbeiter zu einem Team zusammenzustellen, das die benötigten Kompetenzen vereint. Dabei ist eine digitale Plattform eine wertvolle Hilfe. Denn dort werden alle Personalakten gesammelt abgelegt und Informationen über Fortbildungen oder bereits bei der Bewerbung angegebene spezielle Fähigkeiten hinterlegt. Über entsprechende Suchfunktionen können so die Mitarbeiter ausgewählt werden, die ein Projektteam bereichern und zur Erfolgssicherung beitragen.
Zusammenkommen am digitalen Arbeitsort
Doch ganz gleich, welche Mitarbeiter zusammenarbeiten: Ein Team ist nur so gut wie die Informationsgrundlage, auf der es arbeitet. Daher ist es entscheidend, dass alle Mitglieder Zugriff auf genau die Daten und Dokumente erhalten, die für das Umsetzen der Arbeitsaufträge von Bedeutung sind. Doch wenn der Mitarbeiter sich nicht am selben Standort befindet wie die Kollegen, kann eine nicht digitalisierte Arbeitsumgebung, die auf Papierakten und Zettelwirtschaft basiert, nicht funktionieren. Hier ist ein digitaler Arbeitsplatz Pflicht.
Auf einer zentralen Plattform können dabei alle Dokumente und Informationen abgelegt werden. So haben alle Mitarbeiter eines Teams gleichzeitig Zugriff auf die Daten und Dokumente und können diese gemeinsam bearbeiten, und das sogar unabhängig von Fachanwendungen oder speziellen Programmen. So entsteht ein optimaler Informationsfluss – ein mächtiger Strom an Daten, aus dem jedes Team das Benötigte abschöpfen kann. Die papierbasierte Arbeit ist damit verglichen ein Rinnsal, das Informationen nur tröpfchenweise preisgibt und an dessen Ufer lediglich Platz für eine Person ist.
Ein weiterer Vorteil der gemeinsamen Plattform: Bei allen Informationen ist nicht nur der Bearbeitungsstand, sondern auch die Aktualität ersichtlich. Neue Daten oder Veränderungen sind sofort allen Teammitgliedern zugänglich. Volle Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten sowie ein effizientes Arbeiten Hand in Hand ohne Umwege sind die Folgen. Zudem entfällt das lästige Hin- und Herschicken von Dokumenten zu Freigabezwecken. Vielmehr können Abstimmungen in Echtzeit am Dokument vorgenommen werden. Das verringert die Fehlerquote und spart Zeit.
Datensicherheit und klare Rollen
Damit Teamwork gelingen kann, ist es nicht nur wichtig, dass sich jeder Mitarbeiter im Rahmen seiner Möglichkeiten einbringt. Ebenso muss klar sein, wer welche Verantwortlichkeiten hat. Wer für die Einhaltung von Fristen zuständig ist und wer welche Dokumente zu bearbeiten hat, lässt sich in vielen Fällen durch vordefinierte Rollen und Workflows festlegen.
Diese stellen zugleich den Datenschutz sicher. Denn nicht jedes Teammitglied braucht Zugriff auf alle für das Projekt gesammelten Daten und Informationen. So benötigt beispielsweise der englische Muttersprachler, der mit der Übersetzung eines Vertrages betraut ist, keine Informationen über vorangegangene Angebote oder frühere Geschäftsbeziehungen. Anders sieht dies bei den Mitarbeitern aus, die den Vertrag erstellen. Daher ist es wichtig, einzelne Schritte im Verlauf eines Projektes in kleineren Gruppen zu bearbeiten und entsprechend die Zusammenarbeit zumindest zeitweise auf einen bestimmten Personenkreis zu beschränken. Über Rollen können Zugriffrechte für jedes einzelne Dokument vergeben werden, die sicherstellen, dass nur berechtigte Mitarbeiter die Daten einsehen und bearbeiten können.
Die Möglichkeit, Daten für unbefugte Mitarbeiter über Sichtbarkeitsregeln unsichtbar zu machen, sorgt dabei nicht nur für zusätzliche Sicherheit. Gleichzeitig verringert sich die Masse an Dokumenten, die bei jedem Mitarbeiter aufgelistet sind, sodass Dokumente schneller gefunden werden. So ist es nicht länger nötig, sich querfeldein durch ein nahezu undurchdringbar scheinendes Gestrüpp aus Informationen zu schlagen, sondern alle Daten sind am Rande des offiziellen Wanderweges auffindbar.
Fazit
Die Arbeitswelt der Zukunft zeichnet sich vor allem durch frei wählbare Arbeitsorte und -zeiten aus. Mit modernen Lösungen lässt sich jedoch auch unter diesen Umständen Teamwork realisieren. Und nicht nur das. Durch deren Nutzung entstehen optimale Teams mit den besten Kollegen, in denen sich die Arbeit leichter, schneller und effizienter erledigen lässt. Dabei haben alle Teammitglieder stets Zugriff auf alle notwendigen Informationen und ein gemeinsames, ortsübergreifendes Bearbeiten von Dokumenten wird möglich. Mit einem EIM als Lieblingskollegen sind Mitarbeiter wunschlos glücklich, ganz ohne Zauberwald und eine Fee, die Wünsche erfüllt.
