E-Rechnungen einfach managen

Durch den Einsatz von E-Rechnungen können Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse automatisieren.

Heute schon an E-Rechnung gedacht?

Die B2B E-Rechnungspflicht in Deutschland rückt näher. Mit Ceyoniq können Sie sich bereits heute darauf vorbereiten.
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Das Wachstumschancengesetz zielt darauf ab, die Wirtschaft in Deutschland zu stärken und Unternehmen dazu zu bewegen, verstärkt in die Zukunftsfähigkeit ihrer Betriebe und des Landes zu investieren. Neben Maßnahmen zur Vereinfachung des Steuersystems und zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug enthält das Gesetz eine bedeutende Neuerung für Unternehmen im B2B-Bereich: Sie werden künftig dazu verpflichtet sein, E-Rechnungen zu empfangen und auch auszustellen. Mit nscale gelingt das ganz einfach. Mit der Veröffentlichung des Gesetzes am 27.03.2024 ist es rechtskräftig und die E-Rechnungspflicht besteht zum 01.01.2025.

Link zum Gesetz als Quelle: https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/108/VO.html Artikel 23

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die elektronisch erstellt, versendet und empfangen wird. Sie ersetzt herkömmliche Papierrechnungen sowie die bisher übliche Rechnung im PDF-Format (gelten jetzt als „Sonstige Rechnungen“) und bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Organisationen.

Die Vorteile von E-Rechnungen

E-Rechnungen bieten Unternehmen eine effizientere und kostengünstigere Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen, indem sie manuelle Prozesse automatisieren. Sie ermöglichen eine schnellere Bearbeitung, reduzieren Fehler und ermöglichen eine bessere Nachverfolgung, während sie gleichzeitig die Umweltbelastung durch den Verzicht auf Papierrechnungen verringern.

Die Vorteile für den Rechnungssteller

  • Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand bei der Erstellung, Versendung und Verarbeitung von Rechnungen erheblich.
  • Kosteneffizienz: Wegfall von Kosten für Papier, Druck, Porto und Lagerung führt zu erheblichen Einsparungen.
  • Verbesserte Nachverfolgung: Echtzeitüberwachung des Rechnungsstatus ermöglicht eine bessere Kontrolle und Planung der Finanzströme.
  • Liquiditätsvorteil: Durch die sofortige Zustellung der Rechnung verkürzt sich der Zeitraum zur Bezahlung
  • Umweltfreundlichkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs und CO2-Fußabdrucks trägt zum Umweltschutz bei und unterstützt ein positives Unternehmensimage.
  • Compliance: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Anforderungen, insbesondere im öffentlichen Auftragswesen, um Strafen zu vermeiden und das Vertrauen der Kunden zu stärken.

Die Vorteile für den Rechnungsempfänger

  • Automatisierung: E-Rechnungen können nahtlos in Buchhaltungssysteme integriert werden, was zu einer effizienteren und schnelleren Verarbeitung führt.
  • Fehlerminimierung: Die automatische Erfassung von Daten reduziert menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe, was die Genauigkeit der Buchhaltung verbessert.
  • Zeitersparnis: Schnellere Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen führen zu verkürzten Zahlungszyklen mit Skontoerträgen und verbessern die Liquidität des Unternehmens.
  • Transparenz: Durch die elektronische Verarbeitung können Rechnungsempfänger den Zahlungsstatus leichter nachverfolgen und haben eine bessere Übersicht über erhaltene Rechnungen.
  • Sicherheit: E-Rechnungen bieten eine höhere Datensicherheit durch den möglichen Einsatz von Verschlüsselung und elektronischen Signaturen, was die Vertraulichkeit und Integrität der Rechnungsdaten gewährleistet.

Welche Unternehmen müssen elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen können?

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen müssen Rechnungen in elektronischer Form bereits im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern und Einrichtungen ausgestellt werden. Hinzu kommt jetzt die Pflicht zum 01.01.2025 für die elektronische Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen. Die Pflicht zur Umsetzung wird schrittweise eingeführt.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen gemäß EN16931 empfangen können.

Nach dem 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 sind Papierrechnungen sowie E-Rechnungen, die nicht den neuen Vorgaben an elektronische Rechnungen entsprechen (z.B. PDF-Dokumente), noch zulässig. Allerdings muss der Rechnungsempfänger der Abweichung von der E-Rechnungs-Verpflichtung bei diesen „Sonstigen Rechnungen“ explizit zustimmen.

Nach dem 31. Dezember 2026 bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro. Ab 2028 sind dann alle B2B-Geschäfte betroffen.

Welche Rechnungen müssen elektronisch erstellt werden?

Alle Rechnungen gemäß § 14 UStG müssen in einem elektronischen Format ausgestellt werden. Unter Berücksichtigung der schrittweisen Ausnahmen kann hiervon abgewichen werden (siehe oben). Weitere Ausnahmen gelten für Rechnungen die in Summe unter 250 Euro ($33 UstDV) liegen und wenn es sich um Fahrausweise handelt (§ 34 UStDV).

E-Rechnungsverkehr: die Form

E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können an der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) und der Onlinezugangsgesetz-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) über vier Übertragungskanäle zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen haben die Wahl zwischen der Übertragung per Weberfassung, per Upload, als E-Mail bzw. De-Mail oder mittels Peppol. Die Entscheidung für den passenden Weg hängt in der Praxis von der eingesetzten Software und deren Funktionsumfang ab.

B2B-Rechnungen können Unternehmen weiterhin per E-Mail, mittels EDI oder Peppol austauschen. Hier gibt es vom Gesetzgeber bisher keine Vorgaben.

Die Pflichtangaben einer E-Rechnung

Eine E-Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungsverordnung des Bundes zu entsprechen. Dazu gehören unter anderem Angaben zur Identifikation des Rechnungsstellers und  -empfängers, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und mehr. Grundsätzlich gelten die Vorschriften aus § 14 UStG sowie aus der europäischen Norm EN16931, aus denen sich die jeweils aktuellen Vorgaben für elektronische Rechnungsformate ergeben.

Was ist XRechnung?

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen – ein sogenanntes XML-basiertes semantisches Datenmodell – das als Standard für elektronische Rechnungen etabliert ist. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 02.10.2023 bereits erklärt, dass XRechnung grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format darstellt, die die Anforderung gemäß EN16931 erfüllt.
Was ist XRechnung?
Was ist ZUGFeRD?

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Format für elektronische Rechnungen, das die Integration von strukturierten Daten in PDF-Rechnungen ermöglicht. Es enthält also weiterhin die gewohnte bildliche Darstellung und wird daher auch als hybrides Format bezeichnet. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 02.10.2023 bereits erklärt, dass ZUGFeRD ab einer Version 2.0.1 grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format darstellt, die die Anforderung gemäß EN 6931 erfüllt.
Was ist ZUGFeRD?
Was ist PEPPOL?

Was ist PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein offenes, grenzüberschreitendes Netzwerk. Über eine einzige Verbindung erlaubt Peppol Dokumente innerhalb eines gemeinsamen Netzwerks auf standardisierte Weise zwischen verschiedenen, registrierten Geschäftspartnern auszutauschen. Bisher hat dies in Deutschland vor allem den elektronischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern erleichtert. PEPPOL findet jedoch bereits international Anwendung und ermöglicht auch immer mehr B2B-Unternehmen den sicheren und standardisierten Austausch von Geschäftsdokumenten, einschließlich E-Rechnungen.
Was ist PEPPOL?
Was ist ViDA?

Was ist ViDA?

ViDA (VAT in the Digital Age) ist eine Initiative der EU-Kommission zur Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems. Die Idee: Meldepflichtige Daten sollen schneller und transaktionsgenau übermittelt und überprüft werden können, um Mehrwertsteuerbetrugsfällen vorzubeugen. Das digitale Reporting soll die bisherigen zusammenfassenden Meldungen ersetzen und zur Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems beitragen. Die E-Rechnungspflicht in Deutschland dient als vorgezogene Maßnahme, um später die relevanten Daten leichter zentral zu melden bzw. zu erfassen. Voraussichtlich wird die Umsetzung eines Meldesystems auf EU-Ebene 2028 bzw. 2030 soweit sein.
Was ist ViDA?
Wie stelle ich die Echtheit und Unversehrtheit einer E-Rechnung sicher?

Wie stelle ich die Echtheit und Unversehrtheit einer E-Rechnung sicher?

Laut Gesetz legt jeder Unternehmer selbst fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Unbeschadet anderer zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder einem elektronischen Datenaustausch-Verfahren.
Wie stelle ich die Echtheit und Unversehrtheit einer E-Rechnung sicher?
Was ist keine E-Rechnung?

Was ist keine E-Rechnung?

Nicht alle digitalen Rechnungen entsprechen den Anforderungen an E-Rechnungen. Beispielsweise sind unstrukturierte PDF-Dokumente ohne maschinenlesbare Daten keine E-Rechnungen, da sie eine automatisierte Verarbeitung erschweren. Da Technologien sich ständig weiterentwickeln, unterliegen auch die Standards der E-Rechnung stetigen Veränderungen. Um die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig zu erfüllen, müssen Unternehmen stets die aktuelle Version der zulässigen E-Rechnungsformate wie z.B. XRechnung bzw. von ZUGFeRD beachten.
Was ist keine E-Rechnung?

Elektronische Rechnungsstellung mit nscale IM

Die elektronische Rechnungseingangsautomatisierung mit nscale IM bietet Unternehmen eine effiziente Möglichkeit, die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes zu erfüllen und elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die E-Rechnung inklusive der dazugehörigen Prozesse integriert sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur und gewährleistet dabei die datenschutzkonforme Integrität der Rechnungsdaten. nscale IM ermöglicht es, eingehende Rechnungen automatisiert auszulesen, zu klassifizieren und auf Basis definierter Regeln und Freigabelevel direkt an die für die Prüfung und Weiterbearbeitung zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Diese Automatisierung spart Zeit und Ressourcen, indem sie manuelle Prozesse minimiert und die Effizienz steigert. Zudem lassen sich weitere Daten über Bestell- und Wareneingangsprüfungen nutzen und die Rechnungsverarbeitung bis hin zur Dunkelverarbeitung automatisieren. Darüber hinaus zeichnet sich nscale durch eine einfache und intuitive Bedienbarkeit aus, was die Anwendung auch für Mitarbeiter ohne umfassende IT-Kenntnisse zugänglich macht. Die Skalierbarkeit der Lösung ermöglicht es Unternehmen, sich flexibel an zukünftige Entwicklungen anzupassen und auch in Zukunft auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben.

Elektronische Rechnungen sind im Originalformat revisionssicher zu archivieren. Hier können sie auf die bewährten Standards des ECM-System nscale setzen. Darüber hinaus unterstützt die Informationsplattform auch bei der Rechnungserstellung und Versendung in die jeweiligen Rechnungsformate (auch auf europäischer oder internationaler Ebene) und auch eine Anbindung an PEPPOL ermöglichen wir mit starken und langjährig erfahrenen Partnern. Wir begleiten Sie von der Beratung bis zur Umsetzung für ein effizientes E-Invoicing der Zukunft.

Durch die ganzheitliche Lösung von Ceyoniq sind Unternehmen perfekt auf die bevorstehende Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von B2B-Umsätzen (Stichwort: ViDA) vorbereitet, die voraussichtlich ab dem 1. Januar 2030 eingeführt wird. Diese Maßnahme zielt darauf ab, Umsatzsteuerbetrug einzudämmen und ein EU-weit einheitliches Datenformat für E-Rechnungen zu etablieren. Mit nscale IM sind Unternehmen nicht nur für die aktuelle Gesetzeslage gerüstet, sondern auch auf zukünftige regulatorische Anforderungen optimal vorbereitet.

Ceyoniq ist Mitglied

Ceyoniq ist Mitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR), der das Fachwissen verschiedener Experten im Bereich E-Invoicing bündelt. Der VeR strebt an, den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Institutionen in Deutschland und darüber hinaus zum Standard zu machen.

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