Microsoft 365 mit nscale

Ein DMS wie nscale verwaltet Dokumente von der Erstellung bis zur Archivierung und bildet mit Microsoft 365 ein leistungsstarkes Team für den Geschäftsalltag.

Die Office-Anwendungen aus dem Hause Microsoft und die übergeordnete Plattform Microsoft 365 sind in vielen Unternehmen fester Bestandteil der Software-Infrastruktur. Um die optimale Funktionalität und Interoperabilität der verschiedenen Anwendungen zu gewährleisten und all ihre Vorteile nutzen zu können, müssen Word, Excel und Co. in die gesamte IT-Landschaft integriert werden. Dies gelingt durch Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie nscale. Sie verwalten sämtliche Dokumente von der Erstellung bis hin zur Archivierung. Das macht die Kombination aus einem modernen DMS und Microsoft 365 zu einem leistungsstarken Tandem im Geschäftsalltag.

Dokumentenmanagement mit Microsoft 365: Funktionen

Zu den großen Vorteilen von nscale als DMS für Microsoft 365 Anwendungen gehört die zentrale Verwaltung sämtlicher Dokumente, die über die verschiedensten Kanäle eingehen oder im Unternehmen selbst erzeugt werden. nscale weist jedem Dokument eine ID zu und legt es vorgangsbasiert in der richtigen Akte ab. So verhindert die Lösung, dass verschiedene Dateiversionen oder Kopien von Dokumenten aus Anwendungen von Microsoft im DMS existieren, und beschleunigt darüber hinaus die gezielte Suche nach Informationen. Dank vordefinierter Rollen und Zugriffsrechte können Unternehmen außerdem sicherstellen, dass nur berechtigte Bearbeiter ein Dokument ansehen, bearbeiten oder verschieben können. Eine umfangreiche Protokollierung sorgt dabei für die nötige Transparenz: nscale hält sämtliche Dateiaktionen detailliert fest. Und nicht zuletzt erlaubt es die zentrale Ablage, orts-, zeit- und endgeräteunabhängig auf Informationen zugreifen zu können.

nscale verfügt zudem über eine zentrale Vorlagenverwaltung. Dadurch ermöglicht es das DMS, für Microsoft 365 Office Anwendungen Templates und Inhaltsbausteine vorgangsbezogen abzulegen. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Dokumente in Microsoft 365 Anwendungen mit nur wenigen Klicks zu erstellen, die stets in gleichbleibender Qualität vorliegen und aktuelle Designs und Inhalte verwenden.

Diese Vorteile bringt Ihnen die Nutzung unseres DMS mit Microsoft 365

Ein DMS mit Microsoft 365 zu nutzen, bringt Unternehmen jede Menge Vorteile im Geschäftsalltag:

reibungsloser unternehmensweiter Informationsfluss
effiziente Informationsverwaltung während des gesamten Document Lifecycle
Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Dokumentenmanagement
rechts- und revisionssichere Archivierung von Dokumenten
Wegfall von ressourcenintensiven Suchaufwänden
gemeinsame, orts- und zeitunabhängige Bearbeitung von Dokumenten
Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen
Bereitstellung von nscale Funktionen in Microsoft 365 Anwendungen
Verfügbarkeit sämtlicher Microsoft Office-Dokumente in der Oberfläche von nscale Office
arbeiten in der gewohnten Anwendungsumgebung von DMS und Microsoft 365
Wegfall von Medienbrüchen im Informationsmanagement

Die Arten von Akten und Dokumenten

nscale fungiert in der IT-Umgebung von Unternehmen als zentrale Informationsplattform, die eine effiziente Ablage von Dokumenten ermöglicht. Um Dokumente vorgangsbezogen und strukturiert abzulegen, stellt das DMS für Microsoft 365 Dateien verschiedene digitale Akten zur Verfügung. Dazu zählen beispielsweise:

Personalakten
Geschäftspartnerakten (Lieferantenakte, Kundenakte, etc.) oder auch
Vertrags- und Projektakten

Die moderne Arbeitsumgebung mit Dokumentenmanagement für Microsoft 365

Eine Integration des unternehmensweiten Dokumenten-managements mit Microsoft 365 Anwendungen ermöglicht es Unternehmen, Dokumente jeder Art in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung zu erstellen, zu bearbeiten und zu archivieren. Dabei stehen jedem Mitarbeiter exakt die Vorlagen und Funktionen zur Verfügung, die dieser benötigt – und aufgrund seiner Rollen und Freigabeberechtigungen verwenden darf.

Dokumentverwaltung

Dank der zentralen und strukturierten digitalen Ablage von nscale haben alle an einem Prozess oder Projekt beteiligten Personen stets den vollen Überblick über sämtliche dokumentbezogene Vorgänge wie Bearbeitungen oder eine Archivierung. Lange Suchaufwände, die die Mitarbeiter jede Menge wertvolle Arbeitszeit kosten, gehören damit der Vergangenheit an.

Zudem sorgt ein professionelles rollenbasiertes Rechtemanagement dafür, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf relevante Informationen und Akten haben. Sichtbarkeitsregeln ermöglichen es darüber hinaus, Dateien und Ordner vor den Augen unberechtigter Anwender komplett zu verbergen. Bei jeder Änderung innerhalb eines Dokuments legt nscale außerdem eine neue Version an und protokolliert sämtliche Zugriffe und Bearbeitungen transparent und nachvollziehbar. Einzelne Funktionen, etwa das Löschen eines Dokuments, können Administratoren ebenfalls rollenbasiert sperren oder erlauben. Und sollte doch einmal eine Datei versehentlich gelöscht werden, kann sie dank der zuverlässigen Versionierung problemlos wiederhergestellt werden.

Dokumenterstellung mit Microsoft und dem DMS nscale

Bei der Dokumenterstellung unterstützt das DMS Microsoft 365 Anwendungen auf mehreren Ebenen: So können Bearbeiter beispielsweise direkt in der Anwendung Metadaten und andere Informationen bequem aus dem DMS übernehmen, anstatt sie aufwendig analog zu übertragen. Dies resultiert in einer deutlichen Zeitersparnis, vor allem bei repetitiven Aufgaben wie dem Ausfüllen von Adressfeldern oder ähnlich zeitraubenden Vorgängen. Auch der umgekehrte Weg erfolgt effizient: In Microsoft 365 erstellte Dokumente können Mitarbeiter direkt in der Anwendung einer speziellen Akte im DMS zuweisen.

Die Integration der verschiedenen Applikationen von Microsoft via DMS

nscale integriert beim Dokumentenmanagement diese Microsoft 365 Anwendungen:

Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word
Tabellenkalkulations-Software Microsoft Excel
Präsentationsprogramm Microsoft PowerPoint
E-Mail-Software Microsoft Outlook
Kollaborationsplattform Microsoft Teams
Microsoft Windows Explorer
Lösungen der Microsoft Dynamics 365-Suite

Effizientes Workflowmanagement:
die Anwendung in der Praxis

nscale übernimmt im Tandem aus DMS und Microsoft 365 die Aufgabe, Dokumente effizient zu verwalten. Die zahlreichen Vorteile umfassen nicht nur die Unterstützung bei der Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Die Integration beider Systeme ermöglicht es überhaupt erst, dokumentenbezogene Workflows im Unternehmen vollständig und ohne Medienbrüche zu automatisieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine einfache Dokumentenweiterleitung, flexible Ad-hoc-Workflows wie eine Umlaufmappe oder vordefinierte unternehmensweite Prozesse handelt.

So lassen sich beispielsweise direkt in der Microsoft 365 Anwendung zugehörige nscale Prozesse starten – etwa die automatische Weitergabe eines in Microsoft Word erstellten Angebots an den freigabeberechtigten Mitarbeiter inklusive Benachrichtigung an diesen. Gleichzeitig weist nscale als DMS das Microsoft 365 Dokument automatisiert der entsprechenden Akte zu, stellt es sämtlichen berechtigten Personen im Unternehmen zur Verfügung und löst, falls notwendig, weitere Prozessschritte aus. Dies führt letztendlich zu deutlich schlankeren und effizienteren Workflows – und oft erheblichen Kosteneinsparungen. So wird die Kombination aus Office-Anwendungen von Microsoft und einem DMS zu einem echten Wettbewerbsvorteil.