Sie sind die Grundlage betriebswirtschaftlichen Handelns: Verträge. 80 Prozent aller finanziellen Transaktionen in Unternehmen basieren auf vertraglichen Vereinbarungen. Ein effizientes Vertragsmanagement ist daher eine essenzielle Aufgabe, die sehr komplex ist, eine verantwortungsbewusste Bearbeitung erfordert – und eine hohe Fehleranfälligkeit aufweist. Papierbasierte, manuelle Prozesse, Bearbeiter aus verschiedenen Abteilungen und fehlender Überblick sind nur einige der Herausforderungen, welche eine reibungslose Verwaltung von Vertragsdokumenten erschweren. Ein digitales Vertragsmanagement auf Basis einer leistungsfähigen ECM-Lösung kann hier Abhilfe schaffen.
Das Vertragsmanagement umfasst den kompletten Lebenszyklus von Verträgen – von der Erstellung über Prüfung, Abschluss und Bewirtschaftung bis hin zum Controlling, der Beendigung und schließlich der Archivierung der Vertragsakte. Es beinhaltet aber auch, Informationen aus Verträgen nutzbar zu machen und Erkenntnisse aus den Vertragsdaten zu gewinnen. Ein digitales Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen in allen Phasen dieses „Contract Lifecycles“: von der automatischen Vertragserstellung bis zur prozessgestützten, revisionssicheren und GoDB-konformen Archivierung.
Hohe Fehleranfälligkeit bei manuellem Vertragsmanagement
Unternehmen, die noch auf ein analoges Vertragsmanagement setzen, leiden vor allem unter den damit verbundenen ressourcenaufwendigen Prozessen. Die Mitarbeiter müssen einzelne Dokumente und Daten aus verschiedenen Quellen zusammentragen und sie manuell den Vertragsakten zuordnen. Neben dem hohen Zeit- und Personalaufwand verursacht eine solche ineffiziente Bearbeitung zudem fehleranfällige Workflows, wie sie etwa durch Medienbrüche entstehen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn per E-Mail eingegangene Dokumente ausgedruckt, manuell unterschrieben und anschließend für die weitere Bearbeitung wieder eingescannt werden müssen.
Auch das Fehlen einer zentralen Ablage von Vertragsdokumenten, die identische Dateiversionen und einen einheitlichen Informationsstand aller Bearbeiter gewährleistet, macht das manuelle Vertragsmanagement anfällig für vermeidbare Fehler. Denn in der Regel sind in die Bearbeitungsprozesse verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter eingebunden, hinzu kommen Prüfungs- und Freigabe-Workflows, die mehrere Geschäftsbereiche betreffen. Ist die Vertragsverwaltung nicht digital organisiert, können Dokumente zudem nicht gemeinsam und abteilungsübergreifend bearbeitet werden – erst recht nicht remote und von verschiedenen Endgeräten aus.
Sind dann auch noch die Verantwortlichkeiten und Vertreterregelungen unklar (Wer muss diesen Vertrag unterzeichnen? Ist der Kollege nicht im Urlaub?), vergeht wertvolle Zeit, die im Fall der Fälle bares Geld wert ist. Derselbe hohe Ressourcenaufwand entsteht bei der manuellen Suche nach Dokumenten: Hat sich ein Mitarbeiter ein Dokument aus der Akte entliehen, kann dieses überall im Unternehmen auf einem Schreibtisch liegen bleiben – oder im schlimmsten Fall sogar komplett verlorengehen. Selbst am Ende des Lebenszyklus von Verträgen können noch Probleme entstehen, etwa bei der rechts- und revisionssicheren Archivierung ausgelaufener Verträge.
Termintreue und Zuverlässigkeit sind das A und O im Vertragswesen. Ein fehleranfälliges Vertragsmanagement kann daher auch finanzielle Einbußen für Unternehmen zur Folge haben, zum Beispiel dann, wenn Fristen aufgrund fehlender digitaler Aktenverwaltung verpasst werden, etwa Vertragsverlängerungen, Kündigungen oder Skonti. In der Unternehmensrealität ist es aber tatsächlich nicht ungewöhnlich, dass hier „Umgehungslösungen“ zum Einsatz kommen und Mitarbeiter Fristen über persönliche Kalender verwalten und auf die Erinnerungsfunktionen von Outlook und Co. vertrauen.
Nicht zuletzt macht es ein analoges Vertragsmanagement quasi unmöglich, Vertragsdokumente und -inhalte zu überblicken, zu analysieren, Erkenntnisse daraus zu ziehen und aussagekräftige Reportings erstellen zu können.
Digitales Vertragsmanagement: Unverzichtbar für eine professionelle Unternehmensführung
Ein digitales Vertragsmanagement, das Unternehmen in allen Phasen des Contract Lifecycles unterstützt, ist die Basis zeitgemäßer und professioneller Unternehmensführung. Bereits die Vertragserstellung läuft dank zentralem Vorlagenmanagement und geprüften Templates automatisiert ab und macht die manuelle Bearbeitung überflüssig. Dies spart nicht nur wichtige Ressourcen der Mitarbeiter, sondern garantiert darüber hinaus eine fehlerfreie Erstellung von Verträgen. Anschließend werden die Dokumente durch vordefinierte Rollen und Freigaben automatisch zur Prüfung an den passenden Verantwortlichen weitergeleitet. Eine KI-gestützte Erkennung von Vertragsarten und -inhalten sowie die automatisierte Prüfung inklusive Abgleich mit internen Richtlinien leistet dabei wichtige Unterstützung – und reduziert Liege- sowie Transportzeiten, die den Prozess bei manueller Bearbeitung extrem zeitaufwendig machen. Die Folge ist ein deutlich geringerer Administrationsaufwand im Vertragsmanagement.
Die Verwaltung sämtlicher Verträge geschieht dabei medienbruchfrei und rechtssicher: Das lästige Ausdrucken und Einscannen von Dokumenten entfällt, die Fehlerquote sinkt. Zudem ermöglicht es nscale als übergeordnete Informationspattform durch die zentrale Ablage von strukturierten Vertragsakten und aller zugehöriger Dokumente, dass Vertragsinformationen jederzeit und von jedem Endgerät aus problemlos auffindbar sind. Und: Mitarbeiter verschiedener Abteilungen können Verträge gemeinsam bearbeiten und sind dank einheitlicher Dateiversionen stets auf demselben Informationsstand.
Eine zentrale Fristen- und Terminverwaltung garantiert, dass Unternehmen keine Deadlines mehr verpassen. Das ermöglicht ein betriebswirtschaftlich effizientes Forderungs- und Claim-Management und verhindert gleichzeitig, dass durch verpasste Fristen unnötige Kosten entstehen. Der gesamte Lebenszyklus von Vertragsdokumenten verläuft dabei stets rechtssicher – bis hin zur revisionssicheren Archivierung abgelaufener Verträge.
Nicht zuletzt ermöglicht ein digitales und zentral organisiertes Vertragsmanagement, Verträge auszuwerten, zu analysieren und so einen transparenten Überblick über sämtliche Vertragsaktivitäten zu erhalten und diese bei Bedarf miteinander zu vergleichen. Dies erlaubt es, schnellere, fundiertere und wirtschaftlichere Entscheidungen zu treffen, etwa bei der Auswahl von Lieferanten mit den besten Konditionen.
Fazit: Effiziente Workflows durch digitales Vertragsmanagement
Ein digitales Vertragsmanagement bildet sämtliche Phasen des Contract Lifecycle rechtssicher sowie fehlerfrei ab und erleichtert den Mitarbeitern die tägliche Arbeit mit Vertragsdaten und -dokumenten. Lästige Aufwände, wie sie bei analogen Prozessen an der Tagesordnung sind, entfallen. Die Mitarbeiter können sich so auf ihre eigentlichen Aufgaben fokussieren. Und auch Kunden sowie Partner profitieren: Denn ein zentrales und digitales Vertragsmanagement verschlankt sämtliche vertragsbezogenen Prozesse und bietet ihnen eine transparente Customer Experience in sämtlichen Vertragsangelegenheiten.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
