Dokumente verwalten, E-Mails archivieren, Rechnungen bearbeiten: ECM-Lösungen unterstützen in immer mehr Unternehmen das Informationsmanagement. Was bei großen Firmen schon lange zum Alltag gehört, wird nun auch im Mittelstand immer mehr zur gängigen Praxis. Das geht aus der aktuellen BITKOM-Studie „Digital Office im Mittelstand“ hervor, an der die Ceyoniq Technology aktiv mitgewirkt hat.
Der Mittelstand bleibt nicht länger hinter größeren Unternehmen zurück und legt seine Zurückhaltung beim Thema ECM ab: Das ist die Kernbotschaft der Studie „Digital Office im Mittelstand – Status Quo und Perspektiven von Enterprise Content Management“, die vom BITKOM Arbeitskreis Markt & Strategie durchgeführt wurde. Unterstützt wurde der Branchenverband dabei unter anderem von der Ceyoniq Technology. In der Studie wurden sowohl die aktuelle Verbreitung sowie der Nutzen von ECM-Systemen im Mittelstand – in Abgrenzung zu größeren Unternehmen – untersucht, als auch die Perspektiven für die Zukunft dargestellt.
Einsatz und Investitionen steigen
Das Ergebnis: Das Digital Office gewinnt im Mittelstand zunehmend an Bedeutung. ECM als ganzheitliche Lösung, die unternehmensweit genutzt wird, ist bei größeren Unternehmen mit 90 Prozent bereits die Regel. Auch bei Mittelständlern ist die Technologie auf dem Vormarsch – wobei das Ausgangsniveau ein deutlich niedrigeres ist. 19 Prozent aller mittelständischen Unternehmen nutzen ihre ECM-Lösung unternehmensweit, ein weiteres Viertel setzt eine derartige Lösung für einzelne Aufgabenbereiche ein – eine deutliche Steigerung gegenüber 2017, als nur 11 Prozent von einer unternehmensweiten Nutzung sprachen.
Erst in der jüngeren Vergangenheit ist der Mittelstand verstärkt aktiv geworden. So ist ein Drittel der Installationen innerhalb der letzten vier Jahre vorgenommen worden. Doch was ist die Motivation hinter diesen Investitionen? Meist ist es ein bestimmter Bereich eines Unternehmens, in dem Handlungsbedarf besteht, z. B. das Rechnungswesen, in dem die Effizienz gesteigert werden soll. In der Regel wird die ECM-Lösung zunächst entsprechend bereichsspezifisch genutzt. Diese Bereiche sind vor allem:
Kein Wunder, spielen doch gerade in diesen Bereichen Dokumentenmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung oder die Verwaltung von E-Mails eine besonders wichtige Rolle. Doch auch der Einsatz im Kunden- und Qualitätsmanagement nimmt laut der BITKOM-Studie im Vergleich zu 2017 zu.
Wozu ein ECM?
Eine ECM-Lösung wird also in immer mehr Bereichen eingesetzt, doch wo liegt der konkrete Nutzen? Gerade bei der Archivierung sind zahlreiche Richtlinien und Gesetze einzuhalten. Ob durch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) oder durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die Anforderungen sind deutlich gestiegen und ohne ein leistungsfähiges ECM-System kaum zu bewältigen. So bestätigen 60 Prozent der Anwender ihrer Lösung einen deutlichen Nutzen bei der Einhaltung der Compliance. Doch dies ist bei weitem nicht der einzige Vorteil, den die Befragten hervorheben. Ganz oben steht mit 93 Prozent die Effizienzsteigerung und in Zusammenhang damit bei 70 Prozent die mobile Bereitstellung von Dokumenten. Weiteren Nutzen bringen ECM-Systeme der BITKOM-Studie zufolge bezüglich
- Schutz vor Daten- und Informationsverlust
- Senkung von dokumentenbezogenen Aufwänden und Kosten
- Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen
- Steigerung der Informationsqualität.
Bei so vielen Vorteilen verwundert es nicht, dass für die nahe Zukunft steigende Investitionen erwartet werden. So planen 30 Prozent der mittelständischen Unternehmen Ausgaben für eine integrierte Software zur Abdeckung relevanter ECM-Aufgaben ein, 23 Prozent sogar eine Erstbeschaffung. Dafür sollen 1,9 Milliarden Euro ausgegeben werden. Besonders wichtig bei der Auswahl einer Lösung sind Entscheidern drei Merkmale: Erstens sind es technische Aspekte wie die einfache und schnelle Integration sowie ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten und Flexibilität der Lösung. Zweitens spielen die Kosten für die Anschaffung sowie den Betrieb eine wichtige Rolle. Das dritte wichtige Attribut ist die Funktionalität.
Ergänzt werden die als besonders wichtig genannten Voraussetzungen durch anbieterbezogene Aspekte wie den After Sales Service, die Fach- und Branchenkompetenz sowie Referenzen. Immerhin für 81 Prozent sind eine gute Bedienbarkeit und die Ergonomie des Systems kaufentscheidend. Als weitere Vorteile werden die mobile Nutzbarkeit und die internationale Ausrichtung einer Software genannt.
Fazit
Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Rechts- und Datensicherheit bei der Dokumentenverarbeitung: Die Vorteile von ECM-Lösungen sind vielseitig. Auch der Mittelstand erkennt die Potenziale entsprechender Systeme zunehmend. Mit einer nutzerfreundlichen und skalierbaren Software, die auf die Branche abgestimmt ist, werden Arbeitsqualität und Teamarbeit verbessert. Der Mittelstand holt gegenüber großen Unternehmen in diesen Bereichen auf und setzt vermehrt die Vorteile von ECM-Lösungen für den eigenen Wettbewerbsvorteil ein.
