Was ist eine digitale Signatur?
Digitales Arbeiten gehört heute zur Normalität in den meisten Unternehmen – New Work ist längst mehr als ein Buzzword. Doch Dokumentensicherheit, Nachvollziehbarkeit und Rechtsverbindlichkeit spielen weiterhin eine große Rolle. Ein wichtiges Bindeglied zwischen maximaler Flexibilität und zuverlässiger Compliance heißt digitale Signatur: Sie ist eine sichere Methode zur elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten. Ebenso wie die herkömmlichen Unterschriften auf Papier gewährleistet sie Authentizität und darüber hinaus Integrität sämtlicher Daten und Informationen – aber eben digital und ohne, dass jemand zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort ein Dokument händisch unterzeichnen muss.
Basierend auf asymmetrischer Kryptografie ermöglicht die digitale Signatur die eindeutige Identifizierung des Unterzeichners und schützt vor nachträglichen Veränderungen des signierten Dokuments. Außerdem bildet sie die Grundlage für eine durchgängige digitale Verarbeitung ohne Medienbrüche. So müssen Dokumente nicht mehr physisch von einem zum anderen Unterzeichner wandern und viele Prozesse lassen sich folglich deutlich beschleunigen.
Neue Westfälische signiert elektronisch
In der digitalen Welt ist der richtige Partner für die Transformation entscheidend. Derk Steinert, Kaufmännischer Leiter und Abteilungsleiter für Business Intelligence der Mediengruppe Neue Westfälische, berichtet über die durchgängige Digitalisierung bei der NW.
„Bereits seit 10 Jahren arbeiten wir mit Ceyoniq zusammen“, erklärt Derk Steinert. „Als wir uns damals auf die Reise zur Digitalisierung begaben, war es für uns wichtig, eine effektive Archivierungs- und Digitalisierungslösung zu finden.“ Die Entscheidung für Ceyoniq war nicht nur aufgrund der räumlichen Nähe in Bielefeld gefallen. Die Mediengruppe Neue Westfälische war von den Möglichkeiten der Softwarelösung nscale überzeugt. „Es geht hier nicht nur um die Archivierung unserer Dokumente“, so Steinert weiter, „sondern auch um die Unterstützung unserer gesamten Prozesse. Von der Bestellung bis zur Kundenkommunikation – alle Workflows können effizient abgebildet werden.“ Die elektronische Signaturlösung nscale Sign FP ermöglicht nun eine ganzheitliche Digitalisierung der Unternehmensprozesse.
Mit einer klaren Vision in der digitalen Transformation hat die Mediengruppe Neue Westfälische einen wichtigen Schritt in die Zukunft gemacht. Die Partnerschaft mit Ceyoniq hilft ihnen, nicht nur die Prozesse zu optimieren, sondern auch die Weichen für eine erfolgreiche digitale Zukunft zu stellen.
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Die Anwendungsbereiche digitaler Signaturen sind umfassend
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Inwiefern unterscheiden sich digitale Signaturen von Online-Signaturen und elektronischen Signaturen?
Digitale Signaturen, elektronische Signaturen und Online-Signaturen werden oft synonym verwendet. Doch während „elektronische Signatur“ eine rechtliche Definition ist, der den elektronischen Signaturprozess allgemein umfasst, bezieht sich „digitale Signatur“ auf das technische Verschlüsselungsverfahren hinter der elektronischen Signatur. Online-Signaturen können eine Form der elektronischen Signatur sein, die online durchgeführt wird.
Ihre Vorteile einer digitalen Unterschrift
- Vermeidung von Medienbrüchen
- Optimierung von Prozessen
- Sicherstellung von Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Compliance
- Kostenersparnisse durch reduzierten Druck- und Versandbedarf
- Zeitersparnis bei der Unterzeichnung von Dokumenten
- Ressourcenschonung durch geringeren Papierverbrauch
- Verbesserung der Sicherheit
- Steigerung der Kundenzufriedenheit
Die unterschiedlichen Arten elektronischer Signaturen
Einfache elektronische Signatur (EES)
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die grundlegendste Form elektronischer Signaturen. Sie umfasst jegliche elektronischen Daten, die Zustimmung oder Genehmigung anzeigen, wie beispielsweise gescannte Unterschriften oder angehakte Kästchen in Online-Formularen.
Diese Art der Signatur bietet eine einfache und kostengünstige Lösung für viele digitale Prozesse, ohne dass komplexe Implementierungen erforderlich sind. Allerdings bietet sie aufgrund der fehlenden Identitätsprüfung des Unterzeichners nur eine eingeschränkte Rechtssicherheit. Sie ist ausreichend für Routineprozesse, bei denen eine zuverlässige Authentizitätsverifizierung nicht zwingend erforderlich ist, wie beispielsweise Bestellungen in einem internen Warenwirtschaftssystem oder die Registrierung für Unternehmensdienste.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) unterliegt deutlich strengeren Anforderungen im Vergleich zu einfachen elektronischen Signaturen. Sie erfordert eine verifizierte Identifizierung des Unterzeichners, beispielsweise durch digitale Zertifikate von anerkannten Diensteanbietern, was eine hohe Authentizitätssicherung gewährleistet.
Der Unterzeichner hat volle Kontrolle über den Signaturerstellungsprozess und besitzt alleinigen Zugriff auf die erforderlichen Schlüssel oder Passwörter. Die Einbindung eines anerkannten Diensteanbieters ist erforderlich. Eine dokumentierte Fortgeschrittene elektronische Signatur gilt im Falle eines Rechtsstreits als Beweismittel und bietet ein hohes Maß an Sicherheit für Verträge und Vereinbarungen. Sie wird insbesondere für vertrauliche Geschäftsabsprachen, sensible interne Dokumente oder Dokumente in internen Genehmigungsprozessen eingesetzt.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet das höchste Sicherheits- und Vertrauensniveau. Sie erfordert den Einsatz spezieller, zertifizierter Geräte oder Dienste nach vorheriger persönlicher Identifikation. Die Identität des Unterzeichners wird durch ein amtliches Ausweisdokument persönlich bei einem Trust Service Provider oder per Video-Ident-Verfahren verifiziert.
Rechtlich wird sie einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und erfüllt somit die Anforderungen an rechtliche Formvorschriften. Eine QES ist insbesondere für Vertragsabschlüsse mit bedeutenden finanziellen oder juristischen Auswirkungen unerlässlich, wie zum Beispiel beim Erwerb von Immobilien oder der formalen Registrierung von Firmendaten.
In der Praxis: Wie funktioniert eine digitale Signatur?
Digitale Signaturen basieren auf asymmetrischer Kryptografie, die die Authentizität und Integrität der vorliegenden Information gewährleistet. Die Signatur wird durch ein Verschlüsselungsverfahren erzeugt, das prüft, ob die Signatur vom angegebenen Urheber stammt (Authentizität) und das Dokument nachträglich nicht verändert wurde (Integrität).
Mit der nscale Lösung ist es möglich, digitale Signaturen in vorhandene Systeme und Anwendungen zu integrieren und so digitale Prozesse vollständig abzubilden. Das vermeidet zusätzlichen manuellen Aufwand, schafft maximale Nutzerzufriedenheit und sorgt dafür, dass Teams wirklich arbeiten können, wann, wo und wie sie wollen.
Was ist eine Digitalisierungsplattform?
Die rechtliche Grundlage für digitale Signaturen ist die 2016 in Kraft getretene EU-Verordnung eIDAS (Electronic Identification And Trust Services). Sie ist verbindlich für alle Mitgliedsstaaten der EU sowie den europäischen Wirtschaftsraum. Die Verordnung definiert den rechtlichen Rahmen und legt die Anforderungen für die einzelnen Formen digitaler Signaturen fest.
Einfach und effizient: Digitale Signaturen sind mit nscale kein Problem mehr
nscale bietet eine benutzerfreundliche Plattform zur nahtlosen Integration digitaler Signaturen in bestehende Systeme. Beginnen Sie Ihre digitale Transformation mit nscale und erleben Sie die Vorteile einer effizienten, papierlosen Arbeitswelt.
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