Die Websession-Reihe rund um die E-Akte
Verwaltung digital?
In unserer Websession-Reihe „Verwaltung digital?“ dreht sich alles rund um die E-Akte der Verwaltung. Jeden letzten Freitag im Monat veranstalten wir für Sie eine neue Websession zu unterschiedlichsten Themen aus der Welt des DMS. Wir geben Ihnen Einblick in die E-Akte nscale eGov, schauen hinter die Kulissen der Entwicklung, sprechen mit dem Consulting zum Projektmanagement sowie zu den E-Akte begleitenden Themen und seinen regulatorischen Anforderungen.
Die Themen der Websessions bestimmen Sie. In Form eines Votings fragen wir Sie im Anschluss an die Präsentation regelmäßig nach Inhalten, die für Sie relevant sind und stimmen unsere Themenplanung auf Ihre Interessen ab. Dabei sein lohnt sich!
Thema im September:
Anwenderstammtisch nscale eGov
Wir freuen uns darauf, Sie zum kommenden Anwenderstammtisch einzuladen, bei dem wir gemeinsam einen tiefen Einblick in das nscale eGov-System werfen werden. Dies wird nicht nur eine Gelegenheit sein, bewährte Praktiken und Expertenerfahrungen zu teilen, sondern auch eine Plattform, bei der Sie aktiv teilnehmen können, um Ihre eigenen Erkenntnisse und Einsichten zu teilen.
Der Anwenderstammtisch wird einen interaktiven und gemeinschaftlichen Austausch bieten, bei dem wir zusammen in das nscale eGov-System eintauchen werden. Unser Hauptziel ist es, Ihnen Best Practices und bewährte Erfahrungen zu vermitteln, die Ihnen helfen werden, das Beste aus dieser Technologie herauszuholen.
Wir laden Sie ein, sich aktiv zu beteiligen. Wir sind daran interessiert, von Ihren eigenen Erfahrungen zu hören: Wie setzen Sie nscale eGov ein? Welche Herausforderungen sind Ihnen begegnet? Gibt es Aspekte, die Sie noch nicht vollständig erkunden konnten?
Nutzen Sie die Möglichkeit, sich über untenstehenden Button für die nächste Websession anzumelden. Am Freitag, den 29. September 2023, von 11 – 12 Uhr, laden wir Sie herzlich zu unserem Expertentalk mit Anke Nienhoff und Robert Wander ein. Gemeinsam können wir ein tieferes Verständnis für nscale eGov entwickeln und Lösungsansätze für aktuelle Herausforderungen finden.
Wir freuen uns auf Sie!
Ihre Anke Nienhoff und Ihr Robert Wander
Aufzeichnung der Websessions
Sie haben eine der letzten Websessions verpasst oder möchten sich die Aufzeichnung nochmal ansehen? Kein Problem – wir stellen Ihnen die Aufzeichnung gerne kostenfrei zur Verfügung. Einfach das Kontaktformular ausfüllen, den Double-Opt-In bestätigen und schon erhalten Sie von uns eine E-Mail mit dem Link zur Aufzeichnung. Viel Spaß beim anschauen!
In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, warfen Anke Nienhoff und Robert Wander gemeinsam einen Blick „unter die Haube“ der E-Akte. Themen in dieser Websession waren:
- Auswertungen der Einzelberechtigungen aufgrund von Geschäftsgängen.
- Können Geschäftsgänge aus dem persönlichen Bereich gestartet werden?
- Austausch mit nscale Kunden zum Aufbau der Ablagestrukur und Migration der Daten.
- Wandlung von Akten in Vertragsakten oder eine „Verknüpfung“ beider Akten.
- und noch vieles mehr.
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In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, warfen Anke Nienhoff und Robert Wander gemeinsam einen Blick „unter die Haube“ der E-Akte. Themen in dieser Websession waren:
- Der Weg zur E-Akte. Welche Dinge müssen im Vorfeld definiert sein?
- Wie positioniert sich die Ceyoniq zum effektiven Umgang mit OZG Anträgen?
- Ist es möglich/geplant in Vorlagen nscale-Attribute für die Erzeugung eines Barcodes in einem Word-Dokument und/oder dynamischen PDF-Dokument zu nutzen?
- und noch vieles mehr.
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Keine Verwaltung möchte ihren Postlauf mit der Einführung eines Dokumenten Management Systems mehr durch das Haus oder über die Straße tragen. Die Digitalisierung vereinfacht die internen Prozesse, denn sämtliche eingehenden Dokumente wie z.B. der Antrag vom Bürger, die Bearbeitung von Bewerbungen, Rechnung im ZUGFeRD oder im xRechnungsformat, ganz egal in welcher Form, ob Brief, E-Mail, Fax oder der Antrag vom Formularserver, kaum einer möchte weiterhin Papier ausdrucken und in einem Akten-Ordner ablegen.
In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, zeigten wir Ihnen, wie elektronische Eingänge bequem im verwaltungsweiten DMS erfasst, dort zentral veraktet, bearbeitet per Geschäftsgangworkflow an die Kollegen „zur Prüfung, zur Kenntnis oder zur Freigabe“ weitergeleitet werden.
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Die ersten KollegInnen wurden involviert. Die Unsicherheit, dieses DMS Projekt würde keine Akzeptanz finden, sind mit den ersten Gesprächspartnern im Haus schon einmal überwunden. Ja, und die Fachabteilung der IT wird die E-Akte Einführung jetzt vorbereiten, soweit wurde das mit den KollegInnen besprochen und damit läuft es schon einmal richtig gut an. Nur dann geht alles schleppend, aber schon gar nicht wie gedacht.
Hallo, passiert hier eigentlich etwas?
So oder so ähnlich kann es laufen, wenn Fehler bereits in der Projektvorbereitung gemacht wurden, denn für ein erfolgreiches Projekt liegen gut 80 % des Erfolges bereits in einer erfolgreichen Projektvorbereitung und im Projektbeginn
In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, wurde Ihnen die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung der E-Akte in der öffentlichen Verwaltung gezeigt. Im Ergebnis kennen Sie die Fallstricke und Fettnäpfchen, die es zu vermeiden gilt. In 60 Minuten erhielten Sie eine wertvolle Handlungsempfehlung für die Vorbereitung einer erfolgreichen E-Akte Einführung.
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Die verwaltungsinterne Zusammenarbeit mit KollegInnen zu hunderten unterschiedlichsten Verträgen bedeutet viel Konzentration und Verantwortung, denn die Dokumente enthalten wichtige und sensible Daten. Im Prozess werden diese Verträge von den jeweiligen Mitarbeitenden in den verschiedenen Unternehmensbereichen bearbeitet und verwaltet. Dies führt häufig zu einem fehleranfälligen Prozess, der vermieden werden kann:
- Finanzielle Einbußen durch nicht gekündigte Verträge
- Keine aktuelle Version des Dokuments
- Keine zentrale Fristenverwaltung und Ablagestruktur
- Keine vollständigen Vertrags- oder Begleitinformationen aus Mail, Post, usw.
- Keine vollständige Einhaltung der Compliance-Anforderungen
- Medienbrüche durch die Nutzung verschiedenster Systeme
In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, zeigte Ihnen die Lösung, wie die digitale Vertragsakte, in der Verträge einschließlich aller Informationen und begleitender Geschäftskorrespondenz zentral abgelegt sowie orts- und abteilungsübergreifend im Workflow-Management verwaltet werden.
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Worum es in "Verwaltung digital?" geht? Unsere Expertin Anke Nienhoff erklärt es Ihnen.
Ihre Expertin
Durch die Websessions leitet Sie Anke Nienhoff, Product Manager bei der Ceyoniq Technology. Jeden Monat holt sich die E-Government Expertin einen Gesprächspartner mit ins Boot und nimmt Sie mit in die spannende Welt der digitalen Verwaltung. Freuen Sie sich auf informative Einblicke und viele nützliche Fakten.
Seien Sie gespannt!
Sie haben Fragen rund um die Websessions?
Schreiben sie uns.
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Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.