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Die Websession-Reihe rund um die E-Akte

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Die Websession-Reihe rund um die E-Akte

Verwaltung digital?

In unserer Websession-Reihe „Verwaltung digital?“ dreht sich alles rund um die E-Akte der Verwaltung. Jeden letzten Freitag im Monat veranstalten wir für Sie eine neue Websession zu unterschiedlichsten Themen aus der Welt des DMS. Wir geben Ihnen Einblick in die E-Akte nscale eGov, schauen hinter die Kulissen der Entwicklung, sprechen mit dem Consulting zum Projektmanagement sowie zu den E-Akte begleitenden Themen und seinen regulatorischen Anforderungen.

Das Thema der kommenden Veranstaltung können Sie wie gewohnt immer am Ende einer Websession selber wählen. Das Voting mit den meisten Stimmen wird dann im nächsten Monat vorgestellt. Dabei sein lohnt sich also!

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Thema im Februar:

nscale eGov in 60 Minuten.

Viele von Ihnen arbeiten heute in einer Verwaltung in der Akten, Dokumente und Vorgänge in analoger Form noch zum ganz normalen Tagesgeschäft gehören.

Fehlt Ihnen hier manchmal auch der Überblick zu vollständigen Unterlagen oder Geschäftsvorgängen? Denn gespeichert wird ja oft an ganz unterschiedlichen und damit dezentralen Orten, oder Informationen bleiben gleich ganz in den E-Mail-Postfächern des Bearbeiters liegen, ohne dass diese dem Vorgang zugeordnet sind.

Wie auch die Vorgänge finden, wenn sie ein Kollege auf seinem Tisch liegen hat oder die Unterlagen vielleicht doch schon wieder in den Keller – nein, in das Nachbargebäude, gebracht wurden? Verbesserung verspricht die Einführung einer E-Akte und am besten eine E-Akte mit Geschäftsgang-Workflow.

In der Web-Session am Freitag, den 24. Februar 2023, von 11:00-12:00 Uhr, zeigen wir Ihnen eine 60 Minuten Live-Präsentation, die Ihnen einen Überblick über nscale eGov, die E-Akte für die öffentliche Verwaltung gibt. Am Beispiel von strukturierten Akten, Aktenplan, Geschäftsgang-Workflow, Postein- und Ausgang, Aussonderung, Office-Integration und mit 3 Oberflächen zur Auswahl.

Wir freuen uns auf Ihr Dabeisein!
Ihr Michael Gent

Aufzeichnung der Websessions

Sie haben eine der letzten Websessions verpasst oder möchten sich die Aufzeichnung nochmal ansehen? Kein Problem – wir stellen Ihnen die Aufzeichnung gerne kostenfrei zur Verfügung. Einfach das Kontaktformular ausfüllen, den Double-Opt-In bestätigen und schon erhalten Sie von uns eine E-Mail mit dem Link zur Aufzeichnung. Viel Spaß beim anschauen!

Die Rechnungseingangsverarbeitung effizient und anwenderfreundlich gestalten, bedeutet diesen in die digitale Welt zu übernehmen. Die Anwendung liefert allen am Rechnungsprozess beteiligten Mitarbeitenden vielfältige Vorteile.

Automatisierte Workflows reduzieren Zeit und Kosten im internen Bearbeitungsprozess. Der automatisierte Rechnungsprüfungsprozess ermöglicht auch eine schnellere Verarbeitung mit geringerer Fehleranfälligkeit, bei gleichzeitigem Verzicht auf Mahngebühren und Gewinn an Skontoeinnahmen.

In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, warfen wir gemeinsam mit Ihnen einen Blick auf die digitale Rechnungseingangsverarbeitung, wie sich der Ablauf gestaltet und mit welchen Assistenzsystemen sie ihre Anwender unterstützt.

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Was wäre eine E-Akte ohne Aktenplan, ohne Office-Integration, ohne moderne Schnittstellenanbindung und elektronischer Umlaufmappe? Es wäre keine E-Akte, eher ein Dokumentenmanagement. Was wäre eine E-Akte ohne die Funktion von Annotation, also dem Anmerken, Vermerken, Beifügen, Hinzufügen oder Schwärzen in Dokumenten? Es wäre noch immer keine E-Akte, sondern wirklich ein Dokumentenmanagement. Was die E-Akte nscale eGov in ihren Funktionen für die öffentliche Verwaltung besonders macht, mit welchen Funktionen sie die Verwaltungsmitarbeitenden unterstützt, ganz egal von wo aus gearbeitet wird, stellen wir Ihnen in der kommenden Websession am Beispiel des nscale eGov Web-Clients und des nscale Cockpit-Clients vor. Willkommen in der Welt ohne Papier und Aktenschränke.

In dieser Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“, warfen wir gemeinsam mit Ihnen einen Blick in die Funktionen der E-Akte.

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Sie haben gewählt, und in der vorherigen Ausgabe für weitere Informationen zum Geschäftsgang abgestimmt. Daher führten Sie Michael Genth und Marko Laude von der Ceyoniq Technology GmbH durch das Thema „Postlauf und Geschäftsgang – Der Workflow machts einfacher“.

Akten, Vorgänge und Dokumente zentral ablegen und elektronisch verfügbar machen und somit weniger „suchen“. Das ist das Ziel der Einführung eines DMS bzw. der E-Akte. Wir zeigen Ihnen, wie der Geschäftsgang-Workflow die Zusammenarbeit unterstützen und automatisieren kann, sodass der Anwender die Aufgaben jederzeit im Überblick hat.

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Das Vertragsmanagement wird in der Praxis als Basis für verwaltungswirtschaftliches Handeln angesehen. Mit dieser Betrachtung ist eine umfassende Verwaltungsaufgabe aller am Vertrag beteiligten Mitarbeiter in den Fokus gestellt. Verträge werden nicht mehr nur in rechtlicher Hinsicht komplexer, sondern sie werden auch in ihrer Qualität, ihrer Ausarbeitung und ihren finanziellen Rahmenbedingungen umfassender. Obgleich Verträge auch Einfluss auf Kosten haben, wird Studien zu Folge, der Erfassung, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen, noch zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt.

In dieser Websession zeigten wir Ihnen die Vorteile für den Einsatz eines Vertragsmanagements auf, die nicht nur im Fristenmanagement oder im zentralen Zugriff liegen, sondern auch, wie sich regulatorische Einflüsse, wie die Umsatzsteuer § 2b Prüfung, positiv im Vertragsmanagement auswirken.

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Die Einführung eines DMS/E-Akte wird im Ergebnis die verwaltungsweiten internen Abläufe in den Fachämtern vereinfachen. Weniger „suchen“ und dadurch Akten, Vorgänge und Dokumente – zentral abgelegt – elektronisch verfügbar machen, egal an welchem Ort. Schluss mit Laufwerk „C“, USB-Sticks, Daten-Ablage-Inseln. Jetzt finden die Anwender ihre Vorgänge an ihrem Arbeitsplatz, aufgeräumt, übersichtlich und jederzeit im Zugriff. Ziel erreicht!

Diese Websession beschäftigt sich mit der Aufgabenstellung „Posteingangsverarbeitung“ und zeigt Lösungen auf, wie der Geschäftsgang-Workflow die Zusammenarbeit unterstützt, automatisiert und der Anwender die Aufgaben jederzeit im Überblick hat, ohne dabei sein Büro verlassen zu müssen.

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Worum es in "Verwaltung digital?" geht? Unser Experte Michael Genth erklärt es Ihnen.

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Portraitfoto von Michael Genth am Schreibtisch

Ihr Experte

Durch die Websessions leitet Sie Michael Genth, Business Sales Manager bei der Ceyoniq Technology. Jeden Monat holt sich der E-Government Experte einen Gesprächspartner mit ins Boot und nimmt Sie mit in die spannende Welt der digitalen Verwaltung. Freuen Sie sich auf informative Einblicke und viele nützliche Fakten.

Seien Sie gespannt!

Sie haben Fragen rund um die Websessions?

Ansprechpartner

Michael Genth

Telefon

+49 160 97203636