DMS in der Cloud

Vor wenigen Jahren noch eine Zukunftstechnologie, sind Cloud Services heute aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken: Laut der neuesten Ausgabe des KPMG Cloud-Monitors setzen inzwischen 97 Prozent der deutschen Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern auf die Cloud als Bereitstellungsmethode. Dabei dominieren hybride Modelle, die sowohl Private- als auch Public-Cloud-Installationen integrieren. Wie viele andere Anwendungen profitieren auch Dokumentenmanagementsysteme (DMS) von Cloud-Infrastrukturen. Denn hier können sie ihre Stärken besonders gut ausspielen.

Warum ein cloud-basiertes DMS für Unternehmen relevant ist

So punktet ein Cloud-DMS noch stärker als eine On-Premises-Installation durch seine hohe Agilität, Flexibilität und Skalierbarkeit. Denn den Funktionsumfang von Cloud Services, die Größe des bereitgestellten Speichers und weitere Parameter können Unternehmen selbst bestimmen. Werden beispielsweise zusätzliche Funktionen oder Anwenderlizenzen benötigt, lassen sich diese Komponenten bei einem DMS in der Cloud problemlos skalieren. Zudem ist ein Dokumentenmanagementsystem in der Cloud schnell installiert und bereit für den Betrieb, wohingegen die Beschaffung und Bereitstellung einer On-Premises-Infrastruktur deutlich mehr Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen.

Ein weiterer Pluspunkt eines Cloud-DMS ist die hohe Verfügbarkeit: Updatebedingte Downtimes reduzieren sich bei einem Cloud-Dokumentenmanagement auf ein Minimum, in der Regel ist die Verfügbarkeit sämtlicher dort installierter Software jederzeit gegeben. Dem Unternehmen steht damit ein zentrales System zur Verfügung, auf das Mitarbeiter jederzeit ortsunabhängig und von verschiedenen Endgeräten aus zugreifen können.

Darüber hinaus ist ein Cloud-DMS ein echter Innovationstreiber. Dank der zentralen Verfügbarkeit sämtlicher relevanter Daten können Unternehmen diese ohne großen Aufwand analysieren und auswerten und ihre bestehenden Geschäftsmodelle optimieren – und sogar neue digitale Geschäftsmodelle entwickeln.

All dies führt dazu, dass ein Cloud-DMS die operative Effizienz von Unternehmen erhöht. Sie müssen deutlich weniger zeitliche, personelle sowie finanzielle Ressourcen für die Anschaffung aktueller IT-Infrastruktur sowie die IT-Administration aufwenden und können sich auf ihre eigentlichen, wertschöpfenden Kernaufgaben fokussieren. Dies hat auch Auswirkungen auf das Recruiting – eine in Zeiten des Fachkräftemangels immer größere Herausforderung, gerade was das Anwerben von IT-Spezialisten betrifft. Dies macht sich vor allem in Public-Cloud-Systemen positiv bemerkbar, wo sowohl das Hosting in der „Wolke“ als auch die Wartung des Cloud-DMS und sämtlicher integrierter Komponenten an spezialisierte Anbieter ausgelagert wird.

Diese externen Dienstleister stellen sicher, dass die Software in der Cloud stets aktuell ist, und garantieren hohe Standards bei der Verfügbarkeit sowie beim Datenschutz und der Datensicherheit.

Nicht zuletzt sparen Unternehmen mit einem Cloud-Dokumentenmanagement Kosten: Sie zahlen nur für die Leistungen, die sie auch tatsächlich in Anspruch nehmen. Möglich ist dies durch Hosting-Modelle für Dokumentenmanagementsysteme in der Cloud, die auf Abonnements (auch: Subscriptions) beruhen anstatt auf dem Kauf von Software, Speichermedien, Benutzerlizenzen und Co. Da bei diesen Modellen auch die Bereitstellung der Infrastruktur sowie der Wartungsaufwand des Cloud-DMS beim Provider liegen, entfallen für Unternehmen zudem die hohen Anschaffungs- und Instandhaltungskosten.

Effizientes Dokumentenmanagement: die Cloud ist die smarte Bürolösung für Archivierung und Verwaltung

Ein zentral verfügbares Cloud-DMS hat viele Vorteile: Es ermöglicht ein medienbruchfreies digitales Dokumentenmanagement, das sämtliche unternehmensrelevanten Daten und Informationen strukturiert zur Verfügung stellt, sowie die Automatisierung von Prozessen. Die Folge sind unter anderem eine deutlich geringere Fehlerquote, einfach durchführbare und schnelle Suchen, eine einheitliche Dateiversionierung sowie eine konstante Rechts- und Revisionssicherheit während des gesamten Lebenszyklus von Dateien bis hin zur Aussonderung.

Darüber hinaus lassen sich problemlos weitere Anwendungen in eine Cloud mit DMS-System integrieren, etwa eine ERP-Software oder Drittlösungen für bestimmte Verfahren.

Und: Durch das Einsparen von Papier, Druck-, Frankier- und Versandkosten sowie den Wegfall von physischen Aktenarchiven profitieren Unternehmen auch in puncto Nachhaltigkeit von einem Dokumentenmanagementsystem in der Cloud. 

Workflows verbessern: wie ein Cloud-DMS Sie dabei unterstützt

Manuelle Prozesse verursachen Kosten und Fehler und sorgen für lange Transport- und Liegezeiten von Dokumenten. Das macht solche Workflows nicht nur langwierig, sie erfordern darüber hinaus eine gewisse Frustrationsresistenz bei den zuständigen Bearbeitern. Mit einem DMS in der Cloud können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe vollständig digitalisieren und zu einem hohen Grad automatisieren. Praxisbeispiele hierfür sind etwa automatische Weiterleitungs-regelungen für eingehende Dokumente, Vertretungsregelungen, ein automatisiertes Fristenmanagement oder die stetige Protokollierung von Dateizugriffen und -änderungen. All diese Funktionalitäten ermöglichen schnelle, fehlerfreie und ressourceneffiziente Workflows bei gleichbleibend hoher Qualität. In unserem Cloud-DMS nscale geschieht das über die integrierte Prozessmodellierungs-Plattform nscale PAP.

Hier ein Praxisbeispiel aus dem Unternehmensalltag: die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. An ihr werden die Vorteile eines Cloud-Dokumentenmanagements besonders deutlich:

 

  • Eine Rechnung geht in einem analogen oder digitalen Format ein. Dieses Ereignis löst einen Workflow aus.
  • Die digitale Eingangsrechnungslösung liest die Informationen der digitalen oder digitalisierten Rechnung aus und ordnet sie, basierend auf den identifizierten Daten, der passenden Akte im Cloud-DMS Gleichzeitig informiert das System den zuständigen Bearbeiter über den Rechnungseingang.
  • Der Bearbeiter prüft die Rechnung. Hat er den Vorgang abgeschlossen, leitet die Software das Dokument automatisiert an den Freigabeberechtigten weiter und informiert diesen.
  • Ist die Rechnung final freigezeichnet, übergibt das Cloud-Dokumentenmanagement-System diese an die ERP-Software und weist die automatische Begleichung der Rechnung an.

Die gesamte Eingangsrechnungsbearbeitung ist bei einem Dokumentenmanagementsystem in der Cloud digital abgebildet und automatisiert – mit allen oben genannten Vorteilen.

Die Vorteile eines DMS
in der Cloud
  • Sie sparen Kosten für qualifiziertes IT-Personal, eine On-Premises-IT-Infrastruktur und die Wartung der IT.
  • Sie arbeiten stets mit erprobten Systemkomponenten, der aktuellsten Software und den neuesten Sicherheitsstandards, die der Cloud-Provider bereitstellt.
  • Sie können ihr Cloud-DMS einfach skalieren und an ihre individuellen Anforderungen anpassen.
  • Für den orts- und geräteunabhängigen Zugriff sowie die Bearbeitung von Dokumenten sind keine VPNs oder mobile Clients notwendig.
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Die Funktionen: Die Features im Schnell-Check

Ein Cloud-Dokumentenmanagement-System verwaltet sämtliche Dokumente eines Unternehmens während des gesamten Document Lifecycle. Dieser beginnt mit dem Eingangsmanagement: Hier werden alle geschäftsrelevanten Informationen – strukturierte wie unstrukturierte – aus unterschiedlichen Quellen digital erfasst.

Anschließend wandern die Daten in das Cloud-DMS, wo sie zentral und in strukturierter Form in digitalen Akten abgelegt werden. Im Rahmen des Ausgangsmanagements verteilt das System alle Dokumente automatisiert an die zuständigen Bearbeiter. Auf diese Weise können Unternehmen den gesamten Informationsfluss in ihrer Organisation über verschiedene digitale Kanäle hinweg steuern, auch über das Cloud-DMS hinaus.

Das kann beispielsweise die ERP-Software oder eine Buchhaltungslösung sein. Werden Dokumente im Geschäftsalltag nicht mehr benötigt, stößt das System deren automatische Archivierung und letztendlich Aussonderung an – unter Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen.

Einfache Implementierung mit Ceyoniq

Digitalisierungsprojekte sind große und aufwendige Unterfangen, die viel Fachwissen und eine gut ausgearbeitete Digitalstrategie benötigen. Es stellt sich nicht nur die Frage, welche Bereitstellungsmethode – On-Premises, Private oder Public Cloud – die passende ist; wichtig ist auch, welche weiteren Softwarekomponenten neben dem DMS in die Cloud integriert werden sollen. Unser DMS nscale ist eine leistungsstarke Informationsplattform mit vielen Funktionalitäten, die eine solide Basis für Digitalisierungsvorhaben bietet. Als erfahrener und kompetenter Digitalisierungspartner unterstützen wir Unternehmen bei der Planung und Implementierung eines Cloud-DMS – und darüber hinaus.

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Cloud-Technologien setzten eine kleine Revolution in Gang. IT-Verantwortliche jeglicher Unternehmen beschäftigen sich heute verstärkt mit der Skalierbarkeit, Portabilität, Verfügbarkeit und Vernetzung der jeweiligen Systeme. Außerdem ist in Unternehmen nicht mehr die Hardware das große Thema, sondern die Administration und die damit verbundene Resilienz. Container sind eine Technologie, die hierbei eine entscheidende Rolle spielt und die deshalb für immer mehr Unternehmen relevant wird. Aber was sind eigentlich Container? Container verpacken Software in standardisierte Einheiten für Entwicklung, Auslieferung und Betrieb. Mit ihnen können Applikationen problemlos von einem System auf das andere übertragen werden. Diese Eigenschaft macht sie für praktisch jedes Unternehmen attraktiv, in dem IT eingesetzt wird. Insbesondere die wachsende Cloud-Nutzung treibt die rasche Entwicklung der Container-Technologie voran. Das vorliegende Whitepaper beschäftigt sich mit den Vorteilen und der Funktionsweise der Technologie.
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