Die Integration von Microsoft Office in das zentrale, unternehmensweite Informationsmanagement eines Unternehmens erlaubt es den Anwendern, Office-Dokumente in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung – etwa in Word – zu erstellen, zu bearbeiten und zu speichern. Eine in die Oberfläche der Office-Anwendung integrierte, zusätzliche Menüleiste erlaubt es Nutzern dabei, nscale-Funktionen schnell und unkompliziert durchzuführen, zum Beispiel die Ablage in die vorgangsbezogene E-Akte.
Rollen und Freigabeberechtigungen übernimmt die Office-Software dabei direkt aus nscale. So stehen jedem Mitarbeiter genau die Funktionen und Dokumentvorlagen zur Verfügung, die er benötigt und verwenden darf. Darüber hinaus können Anwender Informationen wie Meta- oder Adressdaten direkt in der Office-Anwendung aus nscale übernehmen, anstatt sie manuell übertragen zu müssen.
Zentrale Verwaltung von Office-Dokumenten
Eine der großen Stärken von nscale ist die zentrale Verwaltung sämtlicher Informationen im Unternehmen – ganz egal ob diese intern erstellt werden oder über einen externen Kanal eingehen. Die Informationsplattform weist jedem Dokument eine eindeutige ID zu, verhindert so Versionschaos und Dubletten, protokolliert zuverlässig und transparent Dateizugriffe sowie Bearbeitungen und ermöglicht die schnelle und gezielte Suche nach Informationen – orts-, zeit und endgeräteunabhängig. Und nicht zuletzt gewährleistet nscale die revisionssichere Archivierung von im Geschäftsalltag nicht mehr benötigten Dokumenten.
nscale & Microsoft Word, Excel, PowerPoint
In den Office-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint erstellte Dokumente können Anwender per Knopfdruck direkt in nscale speichern – im Originalformat oder als PDF- bzw. PDF/A1b. Umgekehrt können sie auf der Informationsplattform liegende Dokumente in der Office-Software öffnen, Inhalte und Dokumenteneigenschaften bearbeiten und neue Dateiversionen speichern. Eine weitere praktische Funktion ist die Übernahme von in nscale gespeicherten Textbausteinen und Attributen zur Erstellung von Word-Vorlagen und -Dokumenten.
nscale & Microsoft Outlook
In Outlook eingehende E-Mails können Nutzer dank vollumfänglicher Integration direkt im zentralen Posteingangsordner von nscale oder einem favorisierten Ordner speichern. Dabei erkennt das System automatisch, ob eine Nachricht bereits abgelegt wurde. Zudem ist es möglich, direkt über die Outlook-Oberfläche auf in nscale archivierte E-Mails zuzugreifen.
nscale & Microsoft Teams
Mit der Registerkarten-App „nscale for Microsoft 365 – MS Teams Integration“ können Anwender von MS Teams – dem führenden Kommunikationstool im Unternehmenskontext – medienbruchfrei auf vordefinierte nscale Ordner und dort abgelegte Dokumente zugreifen oder den gesamten nscale Web Client in einen Teams-Kanal integrieren. Dabei gewährleistet nscale stets die Einhaltung von Berechtigungen und Zugriffsrechten. So können Nutzer die Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten von Teams nutzen, während nscale E-Akten und Funktionalitäten bereitstellt.
nscale & Microsoft SharePoint
Eine zentrale Office-Anwendung für Content Management, Kollaboration und Hosting ist Microsoft SharePoint. Es stellt zahlreiche Funktionalitäten zur Verfügung, ein vollumfängliches Informationsmanagement ist mit der Software jedoch nicht möglich. Miteinander integriert gewährleisten nscale und SharePoint Compliance sowie Revisionssicherheit für alle SharePoint-Dokumente und ermöglichen eine unkomplizierte Datensynchronisation sowie -migration. In unserem letzten Blogbeitrag haben wir uns näher mit der Integration von nscale und SharePoint befasst.
Automatisierte Dokumentenprozesse durch nahtlose Integration
Die Integration von nscale und Microsoft Office ermöglicht überhaupt erst, dokumentenbezogene Workflows vollständig und medienbruchfrei zu automatisieren – egal ob es sich um eine einfache Weiterleitung, einen Ad-hoc-Workflow oder einen vordefinierten Prozess handelt. Möchte ein Mitarbeiter beispielsweise automatisch ein von ihm erstelltes Angebot an den Freigabeberechtigten weitergeben und diesen gleichzeitig darüber in Kenntnis setzen, kann er einen entsprechenden nscale Workflow direkt in der Office-Anwendung einleiten. Im Hintergrund weist nscale das Angebotsdokument automatisiert der passenden Akte zu, stellt es sämtlichen berechtigten Prozessbeteiligten zur Verfügung und löst eigenständig eventuelle weitere Prozessschritte aus.
Fazit
Die nahtlose, medienbruchfreie Integration von nscale und Microsoft Office gewährleistet einen reibungslosen Informationsfluss im Unternehmen sowie ein effizientes Dokumentenmanagement während des gesamten Document Lifecycle. Die Bereitstellung von nscale Funktionen in Microsofts Office-Anwendungen in Kombination mit der zentralen Verwaltung sämtlicher Office-Dokumente in nscale verschafft Nutzern zusätzliche Mehrwerte im Geschäftsalltag – damit diese „einfach arbeiten“ können.
