nscale eGov: Komplettlösung zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung
nscale eGov hilft Städten, Kommunen, Landesverwaltungen, Bundesbehörden sowie Kirchen und verwandten Organisationen bei der Bearbeitung von Schriftgut und Vorgängen.
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Die E-Akte nscale eGov
nscale eGov unterstützt Städte, Kommunen, Landesverwaltungen, Bundesbehörden sowie Kirchen und kirchennahe Organisationen bei der Schriftgut- und Vorgangsbearbeitung.
Als vollständige E-Akten-Lösung passt sich nscale eGov optimal an die jeweiligen Bedürfnisse an und erfüllt so sämtliche Anforderungen problemlos.
Städte/Kommunen
Für eine glaubwürdige Verwaltung und mehr Bürgernähe.
Die Städte der Zukunft sind offen, vernetzt und effizient. Doch die Herausforderungen von öffentlichen Verwaltungen sind vielfältig: Regulatorische Vorgaben, die Sicherstellung eines durchgängigen Informationsflusses ohne Medienbrüche und nicht zuletzt der demografische Wandel zwingen Städte und Kommunen zur Modernisierung.
Eine Welt ohne Papierberge, Aktenschränke und Wartemarken.
Für eine moderne Verwaltung ist es deshalb notwendig, die Digitalisierung ihrer Kommunikation und Dienstleistung voranzutreiben – damit der Sprung in die digitale Zukunft gelingt. nscale eGov bietet eine umfassende E-Akten-Lösung inklusive Schriftgut- und Vorgangsbearbeitung. So werden Städte und Kommunen schnell und einfach digital.
Landesverwaltungen
Viele Systeme, mehr Anforderungen, weniger Personal.
Immer mehr gesetzliche Vorgaben, ein steigender Bedarf an digitalen Services, eine älter werdende Belegschaft und der Fachkräftemangel fordern öffentliche Verwaltungen heraus. Hinzu kommt eine Vielfalt an unterschiedlichen IT-Systemen, die im Zuge des digitalen Wandels die komplette Organisationstruktur einer Landesbehörde verkomplizieren und ineffizient machen können.
Innovative Technologien nutzen.
Um den Herausforderungen einer zunehmend digitalen Arbeitswelt und Gesellschaft zu begegnen, müssen Verwaltungsorganisationen das gesamte Potential der Informationstechnologie ausschöpfen. nscale eGov bietet die notwendige technologische Voraussetzung, um schnelle und medienbruchfreie Verwaltungsprozesse für mehr Effizienz und Bürgernähe zu schaffen. So gelingt die Transformation von Landesbehörden schnell und einfach.
Bundesbehörden
Digitaler Aufbruch – neue Herausforderungen.
Die Digitalisierung gelingt durch die Vernetzung aller Bereiche von Wirtschaft und Gesellschaft. Dazu ist es notwendig, dass auch zentrale Anlaufstellen wie öffentliche Bundesbehörden ihre Kommunikation, Prozesse sowie Angebote neu definieren und digitalisieren. Im Zusammenspiel mit einer nutzergerechten Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen und der Einführung von digitalen Lösungen, kann die Modernisierung von öffentlichen Verwaltungen gelingen.
Die Zeiten von Akten auf dem Schreibtisch sind vorbei.
Laufzettel und die manuelle Verwaltung von klassischen Papierakten sind mehr als ineffizient. Außerdem sind in Zukunft alle Bundesbehörden dazu verpflichtet, ihre Services online anzubieten. Unterschiedliche IT-Systeme verhindert bisher einen reibungslosen Informationsfluss. Doch nscale eGov bietet eine umfassende digitale Lösung für Behörden und ermöglicht die Gestaltung innovativer, effizienter und bürgernaher Verwaltungsprozesse.
Digitale Signatur
Eine digitale Signatur ist ein wichtiges Bindeglied zwischen maximaler Flexibilität und zuverlässiger Compliance. Sie stellt eine sichere Methode zur elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten dar. Ähnlich wie herkömmliche Unterschriften auf Papier gewährleistet sie Authentizität und Integrität sämtlicher Daten und Informationen. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass die digitale Signatur dies auf digitalem Wege ermöglicht, ohne dass eine physische Anwesenheit an einem bestimmten Ort zu einer bestimmten Zeit erforderlich ist.
Die elektronische Akte erleichtert Arbeit für die öffentliche Verwaltung
Digitale Geschäftsgänge für mehr Innovation und Bürgernähe
In vielen Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung herrschen nach wie vor manuelle Prozesse und Aktenberge auf den Schreibtischen vor.
Doch die Digitalisierung betrifft auch Behörden und andere bürgernahe Einrichtungen. Die Anforderungen der Gesellschaft an schnelle, digitale Bearbeitung von Anträgen wachsen stetig.
nscale eGov schafft die optimalen technischen Grundvoraussetzungen, um die elektronische Verwaltungsarbeit mit digitalen Geschäftsgängen zu ermöglichen. Die Einführung der E-Akte ist dabei ein ebenso wesentlicher Bestandteil wie rechtskonforme, effiziente Abläufe mit nutzerfreundlichen Oberflächen. So gelingen Innovation und Bürgernähe mit wenigen Klicks.
Zentrale, digitale Posteingangsverarbeitung für schlanke Prozesse
Unzählige Anträge, Belege, Schriftstücke und weitere Unterlagen erreichen jede Behörde täglich. Manuelle Posteingangsprozesse sorgen dafür, dass nicht nur Mitarbeiter von wichtigen Aufgaben abgehalten werden, sondern auch schon zu Beginn eines jeden Ablaufs zeitliche Verzögerungen zum Standard gehören.
Nicht so mit nscale eGov: Hier gelingt die Verteilung der eingehenden Unterlagen mittels digitalem Postlauf digital und Geschäftsgänge sorgen dafür, dass Abstimmungen und Schlusszeichnungen einfach und effizient gelingen.
Die gängigen Verfügungen und Geschäftsgangvermerke sind im System bereits vorkonfiguriert und können je nach individuellen Anforderungen angepasst und ergänzt werden. So wird die Posteingangsverarbeitung zum ersten Schritt in Reihe schlanker Prozesse.
Automatisierte Rechnungseingangsprüfung für weniger Aufwand
Die Rechnungsbearbeitung erfordert Sorgfalt und wird vielerorts noch manuell erledigt. Das kostet wertvolle Zeit und führt gelegentlich zu Übertragungsfehlern und daraus folgenden Mehraufwänden.
nscale eGov bietet auch hier eine digitale Lösung, in der Rechnungen digitalisiert und in einem automatisierten Prozess bearbeitet werden können. Sämtliche relevanten Ansprechpartner erhalten alle wichtigen Informationen auf ihren Bildschirm, können Freigaben per Mausklick erledigen und der gesamte Ablauf bis zur Zahlung wird deutlich beschleunigt.
Fristen, Weiterleitungen an Stellvertreter und die notwendige Dokumentation behält nscale eGov dabei automatisch im Blick.
Zuverlässiges, unkompliziertes Vertragsmanagement
Die Arbeit mit Verträgen erfordert auch in der öffentlichen Verwaltung viel Konzentration und Verantwortung, denn die Dokumente enthalten wichtige und sensible Daten. Die Bearbeitung durch unterschiedlichste Mitarbeiter und Verantwortungsbereiche birgt bei manuellen Prozessen Fehlerpotenzial – von verpassten Fristen über unterschiedliche Vertragsversionen und Übertragungsfehler bis hin zu Verstößen gegen Compliance-Anforderungen und Medienbrüche aufgrund unterschiedlicher Systeme.
Mit nscale eGov sind alle Informationen zentral an einem Ort gesichert, Vertragsänderungen sind jederzeit transparent nachvollziehbar und das System erinnert automatisch an hinterlegte Fristen.
So gelingt ein effizientes, digitales Vertragsmanagement in der öffentlichen Verwaltung.
xJustiz/xdomea-Exporte für Gerichte und andere Behörden
In der öffentlichen Verwaltung ist die Einhaltung der Richtlinien von entscheidender Bedeutung. Oft stehen diese jedoch auf den ersten Blick schlanken Prozessen eher entgegen, statt sie zu fördern. nscale eGov schafft hier Abhilfe, indem das System auf Konformität zu zahlreichen regulatorischen und gesetzlichen Vorgaben ausgerichtet ist.
So haben beispielsweise die xdomea-Exporte aus dem System das Standard-Format für den Austausch von Dokumenten und Vorgängen. Mit xJustiz lassen sich außerdem Datensätze exportieren, die im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren ausgetauscht werden müssen.
Dies schafft die Grundvoraussetzung für sichere, gesetzeskonforme Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung.
Sichere und rechtskonforme Aussonderung historischer Archive
Digitalisierung und elektronische Dokumentenverarbeitung schaffen Effizienz, Kostenvorteile und Transparenz in der öffentlichen Verwaltung. Doch um die gesetzlichen Anforderungen einhalten zu können, muss auch die Archivierung ins digitale Zeitalter übertragen werden.
In nscale eGov gelingt die rechtssichere Ablage digitaler Dokumente ganz einfach und unter Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben. Das System unterstützt das ersetzende Scannen nach TR Resiscan und die TR-ESOR-konforme Langzeitspeicherung, damit Behörden ihre Belege vertrauenswürdig und integer erstellen, bearbeiten und archivieren können.
Auf diese Weise kann die öffentliche Verwaltung die Papierakte guten Gewissens abschaffen.
Für jede Anforderung den richtigen Client
Die Digitalisierung bringt das New-Work-Konzept zunehmend in die öffentliche Verwaltung. Der Fachkräftemangel zwingt Behörden, moderne Arbeitsplätze und Flexibilität zu fördern. nscale eGov bietet optimale Voraussetzungen:
Mit der Explorer-Integration können Nutzer wie gewohnt arbeiten, ohne sich umstellen zu müssen. Der Zugriff über den Web-Browser erfordert keine Softwareinstallation und ermöglicht ortsunabhängigen Zugang, wodurch Speicherplatz gespart wird. Der Rich-Client bietet hohes Skalierungspotenzial, da viele Anwendungen lokal ausgeführt werden und nur wenige Aufgaben vom Server übernommen werden.
So kann auch ohne Internetverbindung gearbeitet werden. Für maximale Flexibilität sorgt die nscale eGov App, die einen sicheren Zugriff über Smartphones und Tablets ermöglicht und so New Work einfach gestaltet.
Anbindung von Fachverfahren leicht gemacht
Die öffentliche Verwaltung baut auf Fachverfahren auf, die meist noch relativ komplex gestaltet sind und viel manuelle Arbeit erfordern. Das bindet wertvolle Arbeitskraft und bietet Fehlerpotenzial.
Aus diesem Grund lässt sich nscale eGov einfach an bestehende Fachverfahren anbinden und leicht in heterogene IT-Landschaften integrieren. Behörden können so die Stärken der Vorgangsbearbeitung nutzen und Postein- sowie -ausgänge und Abstimmungsprozesse zentral bereitstellen, überwachen und in den Akten nachweisen.
Dank der zentralen Informationsbasis in nscale eGov arbeiten verschiedene Abteilungen und Behörden optimal zusammen, um die Anliegen von Bürgern und Unternehmen flexibel, effizient und effektiv zu bedienen.
Flexible Konfiguration und Anpassung nach Bedarf
Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung müssen sich mit vielen unterschiedlichen Systemen auseinandersetzen und immer wieder die Bedienung neuer Lösungen erlernen. Das kostet Zeit, Nerven und Energie – auch wenn es häufig der einzige Weg ist, die Digitalisierung erfolgreich voranzutreiben.
Um den Teams in Behörden und anderen öffentlichen Einrichtungen so gut wie möglich entgegenzukommen, ist nscale eGov modular aufgebaut und bietet einen hohen Standardisierungsgrad in der Fachanwendung.
Der Anpassungsaufwand ist daher grundsätzlich gering. Gleichzeitig bietet nscale eGov die notwendige Flexibilität und Skalierbarkeit, sodass das System auf jeden Anwendungsfall optimal konfiguriert werden kann. So wird Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung einfach.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Auflösen von Informationssilos
- Einfache Einführung und Nutzung von E-Akten
- Einhaltung von regulatorischen Vorgaben (TR-RESISCAN)
- Zentrale und rechtssichere Ablage (TR-ESOR)
- Nahtlose Integration an Fachverfahren
- Anbindung der externen Informationskanäle
- Standortübergreifend und medienbruchfrei
- Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung
- Transparenz der Prozesse
- Einfaches strukturiertes Rollen- und Rechtekonzept
- Barrierefreiheit
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