Microsoft 365 mit DMS nscale
Ein DMS wie nscale verwaltet Dokumente von der Erstellung bis zur Archivierung und bildet mit Microsoft 365 ein leistungsstarkes Team für den Geschäftsalltag.
nscale und Microsoft 365: Das starke Duo für modernes Dokumentenmanagement
Die Office-Anwendungen aus dem Hause Microsoft sowie die Plattform Microsoft 365 gehören in vielen Unternehmen zum festen Bestandteil der täglichen Zusammenarbeit. Dokumente werden in Word erstellt, Daten in Excel ausgewertet und Informationen über Outlook, Teams oder SharePoint ausgetauscht. Damit diese Anwendungen ihr volles Potenzial entfalten können, ist eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft entscheidend.
Genau hier setzt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie nscale an. Es verbindet Microsoft 365 mit einer zentralen Plattform für die Verwaltung, Organisation und revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Informationen stehen jederzeit im richtigen Kontext zur Verfügung, Prozesse werden effizient unterstützt und gesetzliche sowie unternehmensinterne Compliance-Anforderungen zuverlässig erfüllt.
Mitarbeitende können weiterhin in ihrer gewohnten Microsoft-Umgebung arbeiten, während nscale im Hintergrund die Dokumentenverwaltung übernimmt. Von der Erstellung über die Bearbeitung und Versionierung bis hin zur revisionssicheren Archivierung werden sämtliche Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet. So entsteht eine leistungsstarke Kombination aus Microsoft 365 und nscale, die Medienbrüche vermeidet, die Zusammenarbeit verbessert und Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse effizient und zukunftssicher zu gestalten.
Diese Vorteile bringt Ihnen die Nutzung unseres DMS mit Microsoft 365
Ein DMS mit Microsoft 365 zu nutzen, bringt Unternehmen jede Menge Vorteile im Geschäftsalltag:
- reibungsloser unternehmensweiter Informationsfluss
- effiziente Informationsverwaltung während des gesamten Document Lifecycles
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Dokumentenmanagement
- rechts- und revisionssichere Archivierung von Dokumenten
- Wegfall von ressourcenintensiven Suchaufwänden
- gemeinsame, orts- und zeitunabhängige Bearbeitung von Dokumenten
- Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen
- Bereitstellung von nscale Funktionen in Microsoft 365 Anwendungen
- Verfügbarkeit sämtlicher Microsoft Office-Dokumente in der Oberfläche von nscale Office
- Arbeiten in der gewohnten Anwendungsumgebung von DMS und Microsoft 365
- Wegfall von Medienbrüchen im Informationsmanagement
Revisionssichere Archivierung für Microsoft SharePoint
Erweitern Sie Microsoft SharePoint Online um eine revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung. Mit nscale archivieren Sie Dokumente und Informationen sicher, nachvollziehbar und dauerhaft – direkt aus Ihrer gewohnten Microsoft-365-Umgebung heraus.
So erfüllen Sie gesetzliche sowie unternehmensinterne Compliance-Anforderungen, vermeiden Medienbrüche und schaffen eine zentrale Informationsbasis für Ihr Unternehmen.
Dank der nahtlosen Integration bleiben Dokumente jederzeit schnell auffindbar und über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg sicher verwaltet. Das Ergebnis sind transparente Prozesse, eine höhere Effizienz und eine zukunftssichere Archivierungslösung für Microsoft SharePoint.
Dokumentenmanagement mit Microsoft 365: Funktionen
Zu den großen Vorteilen von nscale als DMS für Microsoft 365 Anwendungen gehört die zentrale Verwaltung sämtlicher Dokumente, die über die verschiedensten Kanäle eingehen oder im Unternehmen selbst erzeugt werden. nscale weist jedem Dokument eine ID zu und legt es vorgangsbasiert in der richtigen Akte ab. So verhindert die Lösung, dass verschiedene Dateiversionen oder Kopien von Dokumenten aus Anwendungen von Microsoft im DMS existieren, und beschleunigt darüber hinaus die gezielte Suche nach Informationen. Dank vordefinierter Rollen und Zugriffsrechte können Unternehmen außerdem sicherstellen, dass nur berechtigte Bearbeiter ein Dokument ansehen, bearbeiten oder verschieben können. Eine umfangreiche Protokollierung sorgt dabei für die nötige Transparenz: nscale hält sämtliche Dateiaktionen detailliert fest. Und nicht zuletzt erlaubt es die zentrale Ablage, orts-, zeit- und endgeräteunabhängig auf Informationen zugreifen zu können.
nscale verfügt zudem über eine zentrale Vorlagenverwaltung. Dadurch ermöglicht es das DMS, für Microsoft 365 Office Anwendungen Templates und Inhaltsbausteine vorgangsbezogen abzulegen. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Dokumente in Microsoft 365 Anwendungen mit nur wenigen Klicks zu erstellen, die stets in gleichbleibender Qualität vorliegen und aktuelle Designs und Inhalte verwenden.
Die Arten von Akten und Dokumenten
nscale fungiert in der IT-Umgebung von Unternehmen als zentrale Informationsplattform, die eine effiziente Ablage von Dokumenten ermöglicht. Um Dokumente vorgangsbezogen und strukturiert abzulegen, stellt das DMS für Microsoft 365 Dateien verschiedene digitale Akten zur Verfügung. Dazu zählen beispielsweise:
- Personalakten
- Geschäftspartnerakten (Lieferantenakte, Kundenakte, etc.) oder auch
- Vertrags- und Projektakten
- Verträge: zum Beispiel Arbeits-, Lieferanten- und Mietverträge
- Finanzdokumente: Rechnungen, Zahlungsbelege, Bilanzen, Haushaltspläne, etc.
- Steuerdokumente wie die Steuererklärung oder -belege
- Personaldokumente: Personalakten, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse, etc.
- Rechtliche Dokumente: Genehmigungen, Lizenzen und Ähnliches
- Betriebsinterne Dokumente: Protokolle, Compliance-Vorgaben, Analysen, etc.
- Technische Dokumente: Datenblätter, technische Dokumentationen und Zeichnungen, etc.
- Qualitätsmanagement-Dokumente: QM-Handbücher, Verfahrensanweisungen/ Prozessbeschreibungen, Qualitätssicherungsvereinbarungen, etc.
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nscale for Microsoft 365 – MS Teams Integration
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Die moderne Arbeitsumgebung mit Dokumentenmanagement für Microsoft 365
Eine Integration des unternehmensweiten Dokumentenmanagements mit Microsoft 365 Anwendungen ermöglicht es Unternehmen, Dokumente jeder Art in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung zu erstellen, zu bearbeiten und zu archivieren. Dabei stehen jedem Mitarbeiter exakt die Vorlagen und Funktionen zur Verfügung, die dieser benötigt – und aufgrund seiner Rollen und Freigabeberechtigungen verwenden darf.
Dokumentverwaltung
Dank der zentralen und strukturierten digitalen Ablage von nscale haben alle an einem Prozess oder Projekt beteiligten Personen stets den vollen Überblick über sämtliche dokumentbezogene Vorgänge wie Bearbeitungen oder eine Archivierung. Lange Suchaufwände, die die Mitarbeiter jede Menge wertvolle Arbeitszeit kosten, gehören damit der Vergangenheit an.
Zudem sorgt ein professionelles rollenbasiertes Rechtemanagement dafür, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf relevante Informationen und Akten haben. Sichtbarkeitsregeln ermöglichen es darüber hinaus, Dateien und Ordner vor den Augen unberechtigter Anwender komplett zu verbergen. Bei jeder Änderung innerhalb eines Dokuments legt nscale außerdem eine neue Version an und protokolliert sämtliche Zugriffe und Bearbeitungen transparent und nachvollziehbar. Einzelne Funktionen, etwa das Löschen eines Dokuments, können Administratoren ebenfalls rollenbasiert sperren oder erlauben. Und sollte doch einmal eine Datei versehentlich gelöscht werden, kann sie dank der zuverlässigen Versionierung problemlos wiederhergestellt werden.
Dokumenterstellung mit Microsoft und dem DMS nscale
Bei der Dokumenterstellung unterstützt das DMS Microsoft 365 Anwendungen auf mehreren Ebenen: So können Bearbeiter beispielsweise direkt in der Anwendung Metadaten und andere Informationen bequem aus dem DMS übernehmen, anstatt sie aufwendig analog zu übertragen. Dies resultiert in einer deutlichen Zeitersparnis, vor allem bei repetitiven Aufgaben wie dem Ausfüllen von Adressfeldern oder ähnlich zeitraubenden Vorgängen. Auch der umgekehrte Weg erfolgt effizient: In Microsoft 365 erstellte Dokumente können Mitarbeiter direkt in der Anwendung einer speziellen Akte im DMS zuweisen.
Die Integration der verschiedenen Applikationen von Microsoft via DMS
nscale integriert beim Dokumentenmanagement diese Microsoft 365 Anwendungen:
- Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word
- Tabellenkalkulations-Software Microsoft Excel
- Präsentationsprogramm Microsoft PowerPoint
- E-Mail-Software Microsoft Outlook
- Kollaborationsplattform Microsoft Teams
- Microsoft Windows Explorer
- Lösungen der Microsoft Dynamics 365-Suite
Effizientes Workflowmanagement:
die Anwendung in der Praxis
nscale übernimmt im Tandem aus DMS und Microsoft 365 die Aufgabe, Dokumente effizient zu verwalten. Die zahlreichen Vorteile umfassen nicht nur die Unterstützung bei der Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Die Integration beider Systeme ermöglicht es überhaupt erst, dokumentenbezogene Workflows im Unternehmen vollständig und ohne Medienbrüche zu automatisieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine einfache Dokumentenweiterleitung, flexible Ad-hoc-Workflows wie eine Umlaufmappe oder vordefinierte unternehmensweite Prozesse handelt.
So lassen sich beispielsweise direkt in der Microsoft 365 Anwendung zugehörige nscale Prozesse starten – etwa die automatische Weitergabe eines in Microsoft Word erstellten Angebots an den freigabeberechtigten Mitarbeiter inklusive Benachrichtigung an diesen. Gleichzeitig weist nscale als DMS das Microsoft 365 Dokument automatisiert der entsprechenden Akte zu, stellt es sämtlichen berechtigten Personen im Unternehmen zur Verfügung und löst, falls notwendig, weitere Prozessschritte aus. Dies führt letztendlich zu deutlich schlankeren und effizienteren Workflows – und oft erheblichen Kosteneinsparungen. So wird die Kombination aus Office-Anwendungen von Microsoft und einem DMS zu einem echten Wettbewerbsvorteil.
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