Ständig zwischen Anwendungen zu wechseln, Dokumente doppelt abzulegen oder vor der Frage zu stehen, welche Version eines Dokuments gültig ist, können dabei Nebeneffekte sein, die sowohl Zeit als auch Nerven kosten. nscale 10.3 verbindet Teams, SharePoint und SAP und steuert sicher alle Informationen im Hintergrund.
Eine Erhebung von Gartner, aus dem Jahr 2023 kam zu dem Ergebnis, dass Büroangestellte im Durchschnitt elf Anwendungen für ihre Aufgaben nutzen – 2019 waren es noch sechs. Fast die Hälfte der Befragten hatte Schwierigkeiten, die benötigten Informationen zu finden. Das Problem liegt deshalb nicht zwingend in zu wenigen Funktionen, sondern in fehlenden Verbindungen zwischen den Systemen. Dokumentenverwaltung sollte sich also im Idealfall nicht als weiteres Zielsystem aufdrängen, sondern dafür sorgen, dass Dokumente dort verfügbar sind, wo die Arbeit stattfindet – während es keine Kompromisse an Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung gibt.
Informationen dort verwalten, wo Arbeit entsteht
Eine weitere Oberfläche mag funktional sinnvoll erscheinen, erhöht aber zunächst die Komplexität. Laut einer Quickbase-Erhebung unter 1.000 IT-Fachleuten in den USA, Großbritannien und Irland nutzten drei Viertel der Befragten in ihren Organisationen mindestens zehn Softwareanwendungen pro Tag. 58 Prozent bezeichneten die Ausbreitung von Werkzeugen als Herausforderung. Mit dem neuen Update lassen sich Dokumente aus Microsoft-Teams-Kanälen direkt in nscale ablegen und ohne Medienbrüche wieder öffnen. Auch die Anbindung an Microsoft SharePoint bleibt erhalten. So müssen Dokumente und Vorgänge nicht manuell zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen werden und die Mitarbeitenden bleiben in ihrer vertrauten Arbeitsumgebung, während im Hintergrund eine zentrale und revisionssichere Ablage für Ordnung sorgt.
Der Vorteil zeigt sich vor allem in alltäglichen Situationen: Ein Projektteam arbeitet in Teams an einem Vertrag, stimmt Änderungen ab und speichert eine finalisierte Fassung. Welche Fassung ist maßgeblich? Wer darf sie verändern? Wie lange muss sie aufbewahrt werden? Und wann darf oder muss sie gelöscht werden? Werden diese Fragen außerhalb der Arbeitsabläufe beantwortet, entstehen Medienbrüche und Schattenablagen. Werden sie systemgestützt abgebildet, bleibt die Entscheidung nachvollziehbar, ohne den Arbeitsalltag unnötig zu belasten. Die Information bleibt im Kontext des Projekts auffindbar, ohne dass jemand einen zusätzlichen Ablageprozess erlernen muss. Gleichzeitig wird verhindert, dass wichtige Unterlagen ausschließlich in einem Kanal, persönlichen Ordner oder lokalen Download liegen.
Auch SAP-Umgebungen werden unterstützt, sodass Dokumente nachvollziehbar und von SAP gesteuert verarbeitet werden. Die Verbindung zwischen führendem Geschäftssystem und zentralem Dokumentenmanagement entsteht nicht erst durch manuelle Nacharbeit, sondern ist nun Teil des Prozesses.
Weniger Wechsel, mehr Verlässlichkeit
Die zunehmende Zahl an Anwendungen macht deutlich, warum dieser Ansatz an Bedeutung gewinnt. Die Zukunft des Dokumentenmanagements muss daher nicht unbedingt fürs Auge sichtbar sein. Entscheidend ist, dass Informationen im richtigen Moment am richtigen Ort liegen – und dass die Organisation auch später noch weiß, was passiert ist. Gute Technologie arbeitet dort, wo sie für sichere und verlässliche Prozesse notwendig ist und wo sie Menschen in ihrem Workflow entlastet.
