Prozessautomatisierung – für mehr Effizienz im Geschäftsalltag
Kosten- und Zeitersparnis, fehlerresistente und transparente Abläufe sowie eine Entlastung der Mitarbeiter von administrativen Routineaufgaben: Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen versetzt Unternehmen in die Lage, ihre Effizienz zu steigern. Gerade in Zeiten immer größerer Datenvolumen und agiler Marktanforderungen verschafft die Prozessautomatisierung Unternehmen damit nicht nur einen signifikanten Wettbewerbsvorteil – sie wird mehr und mehr zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Moderne Tools wie die nscale Process Automation Platform (nscale PAP) leisten bei der Geschäftsprozess-Automatisierung sowie beim Management von Workflows wichtige Unterstützung
Wie Prozessautomatisierung reibungsloses Workflow Management ermöglicht
Nicht nur die immer größere Menge an Informationen und Dokumenten und die Anforderung, diese gewinnbringend zu nutzen, stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Auch die Anzahl von Workflows nimmt konstant zu, darüber hinaus sind immer mehr Bearbeiter und unterschiedliche Abteilungen in Geschäftsabläufe involviert. Zudem ist es alles andere als ungewöhnlich, dass mehrere verschiedene Anwendungen und Systeme an einem Prozess beteiligt sind – wodurch zusätzliche Medienbrüche entstehen. Die daraus resultierende Komplexität macht ein analoges Prozessmanagement zunehmend schwieriger. Abhilfe schafft die Automatisierung von Prozessen, bei der möglichst viele Schritte dank Prozessautomatisierungs-Software ohne menschliches Zutun ablaufen.
Mit Prozessmodellierung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
Die Grundlage für eine effiziente Automatisierung von Prozessen bildet die Prozessmodellierung. Hier wird der gesamte Workflow von Anfang bis Ende in Form eines Diagramms dargestellt. Ihren vollen Wert entfalten die Diagramme durch Annotationen – also textliche oder grafische Ergänzungen –, die zusätzliche Informationen zum besseren Prozessverständnis liefern, sich jedoch nicht direkt auf dessen Ablauf auswirken. So können Mitarbeiter und jede in die Prozessautomatisierung integrierte Software selbst komplexe Abläufe verstehen, diese analysieren und so Verbesserungspotenziale erkennen sowie Workflows optimieren.
Warum Prozessautomatisierung?
Der entscheidende Grund für die Geschäftsprozess-Automatisierung liegt in der Möglichkeit, Workflows effizienter zu gestalten: Sämtliche Prozessschritte laufen im Idealfall digital und automatisch ab, ineffiziente manuelle Bearbeitungsschritte entfallen. Zudem garantiert die Automatisierung von Geschäftsprozessen, dass diese medienbruchfrei ablaufen, was eine äußerst geringe Fehleranfälligkeit zur Folge hat. Dank einer umfassenden Dokumentation und Protokollierung haben Verantwortliche dabei stets den Überblick über aktuelle Prozessstände und involvierte Bearbeiter – und können darauf basierend fundierte betriebliche Entscheidungen treffen.
Eine zentrale Ablage sorgt zudem dafür, dass Informationen oder Dokumente ohne langwierige Suchaufwände gefunden werden können und nicht verlorengehen. All dies führt zu einer wesentlichen Einsparung von zeitlichen wie persönlichen Ressourcen – und zu deutlich geringeren Kosten. Nicht zuletzt profitieren auch Mitarbeiter, Kunden und Partner von der Prozessautomatisierung: Während die einen von aufwendigen manuellen Verwaltungsaufgaben entlastet werden und sich stattdessen auf wertschöpfende Kernaufgaben konzentrieren können, profitieren die anderen von schnellen Entscheidungsprozessen und einem transparenten Informationsfluss.
Unverzichtbar: Professionelle Prozessautomatisierungs-Software und -Tools
Die hohen Konfigurationsstandards und die zahlreichen vorkonfigurierten Workflows, die eine professionelle Prozessautomatisierungs-Software wie nscale PAP bietet, garantieren eine intuitive und effiziente Prozessgestaltung. Zudem werden Bearbeiter dank einfach gestalteter Layouts und klarer Benutzerführung schnell und zuverlässig durch alle Prozessschritte geleitet. nscale PAP ist damit die perfekte Basis für eine unternehmensübergreifende und visualisierte Prozessautomatisierung. Darüber hinaus ist die Lösung in der Lage, alle Informationen zur Aufgabenverwaltung und -bearbeitung übersichtlich bereitzustellen, sodass Workflows kontinuierlich optimiert und an neue Anforderungen angepasst werden können. Die Prozessautomatisierungs-Plattform bietet Unternehmen also alles, um ihre Geschäftsvorgänge zu digitalisieren und zu automatisieren.
Beispiele für Prozessautomatisierung: BPMN und DMN in der Praxis
Moderne und leistungsfähige Prozessautomatisierungs-Software bedient sich standardisierter Methoden, um digitale Prozesse effizient zu modellieren. Ceyoniqs Lösung nscale PAP baut auf dem führenden Standard Business Process Model and Notation (BPMN) auf. Das Besondere: Dank Low-Code-Ansatz und einer intuitiven grafischen Oberfläche können auch Mitarbeiter ohne Programmierkenntnisse Prozessautomatisierungen modellieren, indem sie per Drag & Drop einzelne Workflow-Elemente im entsprechenden Diagramm einfügen, miteinander verbinden und anpassen, bis die Visualisierung dem realen Workflow entspricht.
Die Integration von Entscheidungsregeln erfolgt mittels Decision Model and Notation (DMN), einem international etablierten Standard für Entscheidungstabellen, der durch transparente und pflegeleichte Verantwortlichkeitsregelungen die genaue Dokumentation von komplexen Entscheidungen genauso ermöglicht wie die Nachvollziehbarkeit sämtlicher Vorgänge für alle Prozessbeteiligten.
Die einzelnen Schritte der Prozessautomatisierung
Unternehmen, die die Automatisierung von ihren Geschäftsprozessen vorantreiben möchten, sollten dieses Vorhaben gewissenhaft planen und dabei eine langfristige Digitalisierungs- und Prozessautomatisierungs-Strategie zugrunde legen, die die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens dauerhaft sicherstellt.
Unverzichtbar: Professionelle Prozessautomatisierungs-Software und -Tools
In einem ersten Schritt sollten Unternehmen im Rahmen eines Process Mining ihre bestehenden – analogen und digitalen – Prozesse und Prozessbausteine analysieren und Potenziale für Prozessautomatisierung identifizieren. Denn oft ergibt sich nicht auf den ersten Blick, wo diese liegen – und wie sie effektiv gehoben werden können. Das ist vor allem bei komplexen Workflows der Fall, die mehrere Abteilungen, Unternehmensstandorte oder sogar externe Prozessbeteiligte involvieren. Darüber hinaus sollten Unternehmen prüfen, ob die zu digitalisierenden analogen Prozesse notwendig, gut organisiert und fehlerfrei sind. Ansonsten droht ein GIGO-Szenario (garbage in – garbage out)– und aus schlechten analogen Prozessen werden schlechte digitale Prozesse.
Der Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche (Bitkom) hat ein Reifegradmodell entwickelt, mit dem Unternehmen ohne größere Aufwände den Status quo ihrer digitalen Geschäftsprozesse bewerten können. Das Modell baut auf vier Dimensionen auf, anhand derer der Reifegrad von Workflows gemessen werden kann:
- Technologie: das technologische Umfeld, in dem die Prozesse stattfinden (IT-Infrastruktur, Kompatibilität etc.)
- Daten: der Umgang mit Daten innerhalb der Workflows (Bereitstellung, Analyse etc.)
- Qualität: die Qualität der Prozesse an sich (korrekte Beschreibung, Rechtskonformität etc.)
- Organisation: organisatorische Rahmenbedingungen, unter denen das Prozessmanagement organisiert ist (Kompetenzen der Mitarbeiter, Unterstützung von Digitalisierungsvorhaben im Unternehmen etc.)
Was ist Prozessautomatisierung?
Mit Prozessautomatisierung ist gemeint, im Geschäftsalltag regelmäßig wiederkehrende Vorgänge zu digitalisieren und zu automatisieren – mit dem Ziel, diese effizient, fehlerresistent und mit möglichst geringem menschlichen Zutun durchzuführen.
Wann lohnt sich die Automatisierung von Prozessen?
Ob sich eine Prozessautomatisierung lohnt, hängt von mehreren individuellen Faktoren ab. Unternehmen sollten vor der Umsetzung gewissenhaft erörtern, inwiefern ihre Workflows bereits digitalisiert und automatisiert sind – und welche Vorgänge sich für eine Automatisierung anbieten. Auch finanzielle Überlegungen spielen eine Rolle, denn in der Regel sind spezielle Tools und Schnittstellen vonnöten, um eine unternehmensweite Prozessautomatisierung umzusetzen. Allgemein lässt sich sagen: Je öfter ein bestimmter Vorgang sich wiederholt, je mehr Ressourcen er einspart und je hochwertiger die Datenbasis ist, desto lohnenswerter ist eine Geschäftsprozess-Automatisierung.
Welche Prozesse können Unternehmen automatisieren?
Unternehmen können grundsätzlich alle betrieblichen Workflows automatisieren. Beispiele sind etwa Dateneingaben und -übertragungen, Weitergabe von Informationen, Verstichwortung von Dokumenten, regelbasierte Datenanalyse, Geschäftsprozesse wie Angebotsfreigaben oder Vertragsprüfungen sowie weitere repetitive Vorgänge.
Welche Arten von Prozessautomatisierung gibt es?
Die wichtigsten Arten der Prozessautomatisierung sind die einfache, die regelbasierte und die intelligente Prozessautomatisierung.
- Einfache Prozessautomatisierung: Hier existiert ein möglicher, fester Prozessweg.
- Regelbasierte Prozessautomatisierung: Es gibt mehrere mögliche Prozesswege, die von Variablen und Entscheidungen abhängig sind.
- Intelligente Prozessautomatisierung: Für Prozesse, bei denen Ausnahmen auftreten, die mit den vordefinierten Regeln nicht (abschließend) verarbeitet werden können; hier kommen Künstliche Intelligenz und Robotics Process Automation (RPA) zum Einsatz, um Prozesse zu automatisieren.
Je nach spezifischem Anforderungsprofil können Unternehmen den passenden Ansatz für die Automatisierung von Prozessen wählen.
Welche Voraussetzungen erfordert Prozessautomatisierung?
Wie bereits angedeutet, ist eine Automatisierung nicht bei allen Geschäftsvorgängen sinnvoll. Sie bietet sich vor allem dort an, wo Prozesse…
- bislang manuell durchgeführt werden, aber digital effizienter sind,
- sich regelmäßig wiederholen,
- dabei standardisiert oder regelbasiert ablaufen,
- ein hohes Datenverarbeitungs– oder Transaktionsvolumen und
- eine hohe Prozessqualität gemäß dem Reifegradmodell gegeben ist.
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