Microsofts Office-Suite gehört zu den meistgenutzten Anwendungen in deutschen Unternehmen: Rund 85 Prozent setzen sie im geschäftlichen Alltag ein. Eine zentrale Anwendung von MS Office ist Microsoft SharePoint, das verschiedene Funktionalitäten für Content Management, Kollaboration und Hosting bereitstellt. Ein vollumfängliches Informationsmanagement ist mit SharePoint jedoch nicht möglich. So funktioniert die revisionssichere Archivierung von Dateien nur eingeschränkt. Hier kommt nscale ins Spiel: Als leistungsfähige und schnittstellenstarke Informationsplattform ermöglicht nscale im Zusammenspiel mit SharePoint eine effiziente Dokumentenverwaltung, die die Anforderungen revisionssicherer Archivierung vollumfänglich erfüllt.
Nahtlose Integration von nscale und Microsoft SharePoint Online
Damit beide Systeme perfekt zusammenarbeiten können, ist eine leistungsfähige Schnittstelle erforderlich. In nscale übernimmt der „nscale Connector SharePoint Online“ diese Aufgabe. Er gewährleistet die nahtlose Integration zwischen unserer Informationsplattform und SharePoint Online, der cloudbasierten Version der Anwendung. Diese ist die mit großem Abstand von Unternehmen bevorzugte Bereitstellungsmethode.
Die Integration der beiden Systeme stellt Compliance sowie Revisionssicherheit für alle SharePoint-Dokumente sicher und ermöglicht eine unkomplizierte Datensynchronisation sowie -migration zwischen SharePoint Online und nscale.
Dabei bietet der „nscale Connector SharePoint Online“ drei standardisierte Anwendungsszenarien an, um mit SharePoint-Bibliotheken und nscale zu arbeiten:
- Anwendungsfall 1 ermöglicht, alle Dokumente aus den SharePoint-Bibliotheken im zentralen Dokumentenmanagementsystem nscale verfügbar zu machen.
- Anwendungsfall 2 erlaubt, gezielt definierte SharePoint-Bibliotheken revisionssicher zu archivieren, beispielsweise für Projektabschlüsse.
- Anwendungsfall 3 unterstützt die selektive Archivierung von spezifischen Dokumenten einer Bibliothek in nscale
„Einfach arbeiten“ in SharePoint Online
Der Clou des „nscale Connector SharePoint Online“: Anwender können zu jeder Zeit in der gewohnten Microsoft-Oberfläche arbeiten und dabei auf sämtliche nscale Funktionalitäten für die jetzt im DMS liegenden Dokumente zugreifen. Das hat eine merkliche Produktivitätssteigerung im betrieblichen Alltag zur Folge und erlaubt es Anwendern, „einfach zu arbeiten“.
Gleichzeitig profitieren Administratoren von standardisierten Verfahren für die Datensicherung. Einmal in SharePoint definiert, sorgt nscale für die automatische Synchronisation von Dokumenten und anderen Dateien und macht eine aufwendige und fehleranfällige manuelle Ablage überflüssig. Die Folge: Erhöhte Datensicherheit, zusätzliche Wiederherstellungsoptionen sowie die zuverlässige Erfüllung von Compliance-Vorgaben und Anforderungen an die Revisionssicherheit.
Übrigens: Der „nscale Connector SharePoint Online“ gewährleistet nicht nur die Integration aktueller nscale Features in SharePoint; auch Funktionalitäten in unserer Informationsplattform, etwa erweiterte KI-Tools, werden damit in nscale nutzbar – für ein effizientes Informationsmanagement und optimierte Dateiverfügbarkeit im betrieblichen Alltag. Darüber hinaus sorgt der „nscale Connector SharePoint Online“ dafür, dass alle Dokumente des Unternehmens zentral verfügbar sind, auch für weitere nscale Funktionen wie die Suche oder datenschutzkonforme KI-Tools. Diese vereinfachen den Arbeitsalltag weiter, machen die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt für die notwendigen Personen verfügbar – und ermöglichen so bessere Entscheidungen.
