Digitalisierung mit Rückstand: Ein Blick auf den Status quo
Die gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung basiert auf dem Wachstumschancengesetz, das erhebliche Einsparungen bei den Bürokratiekosten bewirken soll: Laut Bundesfinanzministerium rund 1,44 Milliarden Euro jährlich und insgesamt 1,36 Milliarden Euro allein durch die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich.
Die E-Rechnungspflicht bedeutet konkret, dass Rechnungen zwischen hierzulande ansässigen Unternehmen in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übertragen und verarbeitet werden müssen. Dieser Norm entsprechen unter anderem auch die in Deutschland gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD. Grundsätzlich sind auch weitere Formate möglich, sofern sie den Anforderungen der EU-Richtlinie entsprechen.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für das Erstellen und Versenden gilt die Pflicht frühestens ab 2027, für kleine Unternehmen noch später. Die Nichteinhaltung der Frist birgt beträchtliche Risiken: Zum einen müssen Unternehmen mit rechtlichen Konsequenzen wie Bußgeldern oder anderen Sanktionen rechnen. Darüber hinaus könnten Unternehmen, die nicht in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen oder zu erstellen, den Anschluss an den Wettbewerb oder das Vertrauen ihrer Geschäftspartner und Kunden verlieren.
Daher sind frühzeitige Vorbereitung und Umsetzung der notwendigen Maßnahmen entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und mögliche Risiken zu minimieren. Hier sind drei wichtige Gründe, warum sich eine vollumfängliche Umstellung auf die E-Rechnung bereits jetzt lohnt:
1. Rechts- und Betriebssicherheit
Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse frühzeitig digitalisieren und automatisieren, sind rechtlich auf der sicheren Seite. So ist die Eingangsrechnungsverarbeitung nscale IM (Invoice Management) in der Lage, eingehende E-Rechnungen automatisch auszulesen, zu klassifizieren und regelbasiert an den zuständigen Bearbeiter weiterzuleiten. Darüber hinaus lassen sich weitere Daten über Bestell- und Wareneingangsprüfungen nutzen. So ist es möglich, das Rechnungsmanagement bis hin zur Dunkelverarbeitung medienbruchfrei, transparent und rechtssicher zu organisieren.
Zudem kann der nscale eHub, die E-Rechnungsplattform von nscale, E-Rechnungsdaten sicher und effizient über das weltweit anerkannte PEPPOL-Netzwerk (Pan European Public Procurement OnLine) übertragen. So können Unternehmen eine bewährte und anerkannte Lösung für den automatisierten und sicheren Rechnungsversand nutzen, inklusive Konvertierung in internationale Formate, Validierung und Verschlüsselung.
2. Effizienzgewinn
Früher war die Rechnungseingangsverarbeitung oft geprägt von Papierbergen, redundanten Arbeitsschritten und hohem Fehlerrisiko. Heute können zentrale Informationsplattformen wie nscale diese Prozesse vollständig automatisieren: vom Erkennen und Auslesen eingehender Rechnungsdaten über deren Klassifikation bis hin zur Übergabe an das ERP-System und die Finanzbuchhaltung. Das Ergebnis: Weniger manuelle Arbeitsschritte und Fehler, mehr Geschwindigkeit und Effizienz im Rechnungseingangsmanagement.
3. Wettbewerbsfähigkeit
In Zeiten von Fachkräftemangel und steigendem Effizienzdruck verschafft die digitale Rechnungsabwicklung Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil. Sie gewinnen wertvolle Ressourcen, die sie direkt in strategische und wertschöpfende Aufgaben investieren können.
Fazit: Jetzt handeln, später profitieren
Die E-Rechnung ist weit mehr als eine gesetzliche Pflicht – sie ist ein Gradmesser für den digitalen Reifegrad von Unternehmen. Wer heute umstellt, spart morgen nicht nur Kosten, sondern steigert darüber hinaus seine betriebliche Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Mit den richtigen Lösungen wird aus der E-Rechnungspflicht eine echte Chance – und der Ausgangspunkt für eine ganzheitliche digitale Transformation des Unternehmens.
