Funktionen sind uns wichtig
nscale legt den Fokus auf die Anwender und bietet intuitive Nutzeroberflächen für eine einfache Dokumentenverwaltung. Automatisierte Prozesse reduzieren Aufwand und Fehler, während individuelle Anpassungsoptionen eine maßgeschneiderte Nutzung ermöglichen.
Die Welt der Funktionen. Wir bieten ein Universum
Unsere Informationsplattform nscale ist ein offenes und innovatives Enterprise Information Management System. Wir möchten Ihnen eine Vorstellung davon geben, wie umfangreich und vielfältig die Funktionsleistung des Systems ist. Doch das ist nur ein Ausschnitt.
6 Komponenten der Informationsplattform nscale
Bei nscale dreht sich alles um die effiziente Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Die Funktionen und Eigenschaften der Software haben wir in sechs Komponenten eingeteilt, die die Leistung eines Enterprise Information Management Systems abbilden sollen
Eingangsmanagement
Ihre geschäftsrelevanten Informationen werden aus allen Eingangskanälen digital erfasst.
Dokumentenmanagement
Mit einem DM-System können Sie Ihre Dokumente zentral verwalten und ortsunabhängig nutzen.
Prozesse
Mit Workflows können Sie Ihre Geschäftsprozesse starten und digital verwalten.
Zusammenarbeit
Arbeiten Sie einfach an jedem Ort und zu jeder Zeit mit Ihrem Team zusammen.
Ausgangsmanagement
Alle Ihre Dokumente, Informationen und Prozesse werden an die richtigen Personen verteilt und diesen bereitgestellt.
Archivierung
Archivieren Sie Ihre Dokumente und Informationen mit einem Klick – digital und revisionssicher.
Funktionen und Eigenschaften der 6 Komponenten
Eingangsmanagement
Beim Eingang von Informationen (auch Input Management) werden sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten aus unterschiedlichen Quellen digital erfasst. Unstrukturierte Daten sind Informationen, die nicht sofort identifiziert werden können, z.B. Präsentationen, Video- oder Audiodateien. Strukturierte Daten weisen eine einheitliche und lesbare Form auf und können in einer zeilen- und spaltenorientierten Datenbank gespeichert werden, z.B. Rechnungen.
Das Capturing, bzw. Eingangsmanagement, verwendet an dieser Stelle Techniken zum Scannen, Imaging, OCR, Barcodes, ICR und Volltextsuche. Die gesamte Wertschöpfungskette zur Bereitstellung von digitalen Daten aus Schriftstücken – im Sinne von Dokumenten, die üblicherweise in Papierform vorliegen – wird als „Input Management“ bezeichnet, während die verwendeten Techniken mit dem Begriff „Capturing“ zusammengefasst werden. Der große Vorteil dabei sind die automatische Klassifizierung und Extrahierung der eingehenden Informationen.
- Massendatenverarbeitung
- Klassifizierung und Datenextraktion
- Automatisierung
- Omnichannel-Integrationen
Dokumentenmanagement
Beim Eingang von Informationen (auch Input Management) werden sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten aus unterschiedlichen Quellen digital erfasst. Unstrukturierte Daten sind Informationen, die nicht sofort identifiziert werden können, z.B. Präsentationen, Video- oder Audiodateien. Strukturierte Daten weisen eine einheitliche und lesbare Form auf und können in einer zeilen- und spaltenorientierten Datenbank gespeichert werden, z.B. Rechnungen.
Das Capturing, bzw. Eingangsmanagement, verwendet an dieser Stelle Techniken zum Scannen, Imaging, OCR, Barcodes, ICR und Volltextsuche. Die gesamte Wertschöpfungskette zur Bereitstellung von digitalen Daten aus Schriftstücken – im Sinne von Dokumenten, die üblicherweise in Papierform vorliegen – wird als „Input Management“ bezeichnet, während die verwendeten Techniken mit dem Begriff „Capturing“ zusammengefasst werden. Der große Vorteil dabei sind die automatische Klassifizierung und Extrahierung der eingehenden Informationen.
- Massendatenverarbeitung
- Klassifizierung und Datenextraktion
- Automatisierung
- Omnichannel-Integrationen
Prozesse
In jedem Unternehmen existieren Geschäftsprozesse, auch Workflows genannt. Ob es sich hier um einen Urlaubsantrag eines Mitarbeiters, einen Auftrag des Kunden oder das Freigeben des Abteilungsbudgets handelt – alle Prozesse haben eines gemeinsam: Sie enthalten eine Aufgabe. Papiergebundene Genehmigungsprozesse verschlingen viel Zeit und leiden an fehlender Übersicht.
Im Rahmen eines digitalen Workflows herrscht vollständige Transparenz und Übersicht über die Prozessinformationen und die beteiligten Mitarbeiter. So werden Arbeitsabläufe optimal gesteuert und deshalb beschleunigt – das spart Zeit, Ressourcen und Platz auf dem Schreibtisch.
Mit Workflows stehen Unternehmen umfassende Möglichkeiten für das Management von Geschäftsprozessen zur Verfügung – unabhängig davon, ob es sich um abteilungsbezogene, unternehmensweite oder gar unternehmensübergreifende Prozesse handelt.
- Prozessdesign und Aufbauorganisation
- Ad-hoc-Workflow (Umlaufmappe)
- Wiedervorlagen, Eskalationen
- Protokollierte Bearbeitung von Vorgängen
- Aufgabenworkflow
Zusammenarbeit
Kollaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Doch so einfach das klingt, so hoch sind die Anforderungen, die Teams und Projektgruppen an die gemeinsame Arbeit im Unternehmen stellen. Sie benötigen immer häufiger einen eigenen Bereich, in welchem sie dynamisch und geschützt agieren können. Diesen projektgebundenen oder aufgabenspezifischen Bereich nennen wir Teamspace.
Aus kollaborativen Technologien wie z.B. Social Software oder Groupwise entwickelt, macht es ein Teamspace seinen Benutzern möglich, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten und Aufgaben über lokale und entfernte Netzwerke zu koordinieren. Ausschließlich die berechtigten Teammitglieder können auf Informationen innerhalb des virtuellen Arbeitsraumes zugreifen und diese gemeinsam bearbeiten. Und dies unabhängig davon, wo auf dieser Welt sich diese Personen aufhalten.
- Virtueller Arbeitsraum für Projekte
- Gruppenkalender/Terminpläne
- Projektakten
Ausgangsmanagement
Im Informationszeitalter gilt es als Königsdisziplin, den richtigen Mitarbeitern, die richtige Information, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Form zur Verfügung zu stellen. Und das mit minimalem Aufwand. Mit Output Management können Unternehmensinformationen gesteuert an verschiedene Zielgruppen auf unterschiedlichen Ausgabekanälen in digitaler Form bereitgestellt werden.
Output Management ist ein wichtiger Teil eines Enterprise Information Management Systems. Es stellt nämlich die technischen Möglichkeiten zur Verfügung, die aus den Anwendungsumgebungen, aus denen die Informationsverteilung stattfinden soll, die Daten und Dokumente entgegennehmen und sammeln. Dieser Input wird daraufhin zentral aufbereitet, um ihn anschließend im idealen Format über den gewünschten Kommunikationskanal zu verteilen.
- Per E-Mail versenden und archivieren
- PDF/A-Konvertierung
- CSV-Export für ERP-Import
- Inhalte veröffentlichen
- Inhalte exportieren
- Massendatenexport
Archivierung
Ein Großteil aller Daten und Informationen liegt in vielen Unternehmen mittlerweile in digitaler Form vor, viele Dokumente bestehen ausschließlich elektronisch. Doch wie archiviert man diese am besten – ohne bei der enormen Informationsmasse den Überblick zu verlieren? Und dann soll das Ganze auch noch sicher und am besten beweiswerterhaltend archiviert sein.
Das Enterprise Information Management System nscale bietet viele Möglichkeiten zur revisionssicheren Archivierung von Daten und Dokumenten. Außerdem kann es zur vertrauenswürdigen Langzeitarchivierung gemäß TR-ESOR erweitert werden. Sämtliche Software-Lösungen basieren auf der Informationsplattform nscale. Daher bleibt der Zugriff auf archivierte Dokumente zu jeder Zeit bestehen.
- Langfristige und revisionssichere Ablage
- Nutzung verschiedener Storage-Systeme
- Einzelinstanzen
- Redundante Archivierung
- Aufbewahrungs- und Löschfristen
Funktionen für Administratoren
Mit unseren Administratorenfunktionen sind Sie einfach selbst in der Lage, die Software nach Ihren Wünschen anzupassen.
Administration und Überwachung
nscale bietet den technischen und fachlichen Administratoren eine intuitive, selbsterklärende und vor allem zentrale Konfigurationsoberfläche. Neben der Möglichkeit der zentralen Konfiguration sind aber auch die Überwachung und Wartung eines Systems von großer Bedeutung.
Folgende Auswahl an Admin-Komponenten stellen wir zur Verfügung.
- Offline-Modus
- Auto-Update
- Design-Werkzeug für Masken, Listen und Prozesse
- Anmeldung über Windows-User
nscale Administrator
Die Administration des nscale-Systems erfolgt in einer einheitlichen Administrationsanwendung: nscale Administrator.
Damit können Sie folgende Konfigurationspunkte bearbeiten (Auszug):
- Benutzerverwaltung
- Attributdefinitionen
- Rechteverwaltung
- Datenbankkonfiguration
nscale Monitoring Console
nscale Monitoring Console ist Bestandteil der Informationsplattform nscale und dient zur zentralen Überwachung der nscale-Infrastruktur. Der Schwerpunkt von nscale Monitoring Console liegt dabei in der zentralen Überwachung der nscale-Systeme.
- Monitoring
- Anbindung an Fremdsysteme
- Ressourcenüberwachung
- E-Mail Benachrichtigungen
nscale Process Automation Platform
Die nscale Process Automation Platform (PAP) bietet eine zentrale, visuelle und standardisierte Prozessmodellierung, die die Gestaltung und Optimierung von Workflows optimal unterstützt. Die hohen Konfigurationsstandards und eine Vielzahl an Standard-Workflows in nscale PAP stellen in Kombination mit dem Low-Code-Ansatz der Plattform eine einfache und effiziente Prozessumsetzung sicher.
- Prozessvisualisierung
- Workflowdigitalisierung
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit
- Business Process Model and Notation (BPMN)
- Decision Model and Notation (DMN)
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