Lange Zeit wurde deutschen Unternehmern ein gewisses Desinteresse an der Digitalisierung vorgeworfen. Laut einer Bitkom-Studie gilt die digitale Transformation inzwischen aber als entscheidender Treiber für Unternehmenswachstum und Gewinnmaximierung – und als echter Wettbewerbsvorteil. Dennoch sehen zwei von drei Befragten das eigene Unternehmen als „Digitalisierungs-Nachzügler“. Eine maßgeschneiderte und sorgfältig geplante Digitalstrategie mit gezielten Investitionen in die eigene IT-Infrastruktur kann jedoch auch „Late Adoptern“ helfen, sich zukunftssicher im Wettbewerb aufzustellen.
IT-Sicherheit, Cloud-Migration und New Work als Digitalisierungstreiber
97 Prozent der IT-Entscheider wollen laut einer Befragung von Sharp 2024 in ihre IT-Infrastruktur investieren, fast jedes zweite Unternehmen plant, die IT-Ausgaben im Vergleich zum Vorjahr zu erhöhen. Vor allem die immer weiter steigenden technologischen Anforderungen in Bezug auf IT-Sicherheit sowie die ständige und zentrale Verfügbarkeit von Informationen – Stichwort Cloud-Migration und New Work – sind die entscheidenden Treiber für Digitalisierungsvorhaben.
Hinzu kommen unternehmerische Herausforderungen wie der allgegenwärtige und branchenübergreifende Fachkräftemangel, die immer weiter steigenden Kosten für Energie und in der Lieferkette sowie die immer größeren Mengen an unstrukturierten Daten aus verschiedenen Quellen, die nutzbar gemacht werden möchten.
Digitalisierte Unternehmen eilen dem Wettbewerb voraus
Unternehmen, die die digitale Transformation ihrer Prozesse bereits komplett oder zumindest teilweise umgesetzt haben, profitieren schon heute von technologiebedingten Effizienzsteigerungen. In vielen Betrieben sehen sich die Mitarbeiter jedoch noch immer mit den Herausforderungen manuell organisierter und ineffizienter Prozesse konfrontiert. Das bestätigt die repräsentative Bitkom-Untersuchung: Drei Viertel der Befragten sind der Meinung, dass in ihrem Betrieb zu wenige digitale Technologien zum Einsatz kommen.
Dies hat gravierende Nachteile für den Geschäftsbetrieb:
- Die Mitarbeiter müssen immer größere Datenmengen aus immer mehr unterschiedlichen Quellen – etwa aus Post, E-Mail und digitalen Einzelanwendungen – extrahieren, zusammenführen und weiterbearbeiten.
- Die Folge sind ressourcenintensive manuelle Prozesse mit langen Liege- und Bearbeitungszeiten sowie fehlende Transparenz.
- Aufgrund von Medienbrüchen, verschiedenen Dateiversionen, fehlenden Schnittstellen und weiteren systembedingten Schwachstellen kommt es regelmäßig zu intransparenten Workflows, die Compliance- oder GoBD-Vorgaben sowie andere rechtliche Bestimmungen nicht ausreichend erfüllen.
- Da keine zentrale Ablage und Archivierung von Daten existiert, sind schnelle Datenanalysen nicht möglich. Stattdessen fallen ineffiziente Suchaufwände an, bevor sich Verantwortliche einen Überblick verschaffen und fundierte Entscheidungen treffen können. Im schlimmsten Fall gehen wichtige Informationen sogar komplett verloren.
- Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten oder eine gleichzeitige gemeinsame Bearbeitung von Daten – sowie weitere Anforderungen des New Work – sind ebenso wenig möglich.
Ganzheitliche Digitalstrategie als Basis für digitale Transformation
Die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Unternehmen ist eine abteilungsübergreifende Digitalstrategie. Eine solche ist jedoch nur bei etwa einem Drittel der Betriebe vorhanden, die meisten setzen aufgrund der schieren Größe des Projekts „Digitalisierung“ auf Teilstrategien für einzelne Abteilungen – die dann immer wieder im Sande verlaufen. Und auch wenn eine ganzheitliche Strategie für den digitalen Wandel existiert, führt dies nur bei jedem dritten Unternehmen zu den gewünschten Ergebnissen. Das deutet darauf hin, dass auch die Verantwortlichen, die Sinn und Nutzen der Digitalisierung erkannt haben, oft nicht wissen, wie sie das Vorhaben in die Praxis umsetzen sollen.
Zentrale Informationsplattformen generieren zahlreiche Mehrwerte
Abhilfe schaffen leistungsstarke Informationsplattformen wie nscale. Sie bündeln sämtliche Informationen zentral an einem Ort und stellen sie durch automatisierte Workflows den richtigen Personen zur Verfügung. Dabei integrieren sie sämtliche Daten – etwa aus E-Mails, Einzelanwendungen oder Akten – und sind zudem in der Lage, bidirektional über zertifizierte Schnittstellen mit anderen Systemen zusammenzuarbeiten, zum Beispiel mit der eingesetzten ERP-Software. An die Stelle langer, zeitaufwendiger und undurchsichtiger Bearbeitung von Hand treten somit automatisierte Prozesse, die den Geschäftsbetrieb merklich beschleunigen. Alleine ein digitales und automatisches Rechnungsmanagement – ein aussagekräftiger Indikator für den Digitalisierungsgrad von Unternehmen – führt zu Zeitersparnissen von bis zu 80 Prozent gegenüber einer manuellen Verarbeitung.
Dies erlaubt es den Mitarbeitern, ihre Ressourcen für ihre Kernaufgaben einzusetzen, anstatt sie für administrative „Nebenaufgaben“ zu opfern. Zudem ermöglicht die zentrale Ablage und Archivierung von Daten, sämtliche Informationen aggregiert bereitzustellen und fundierte Entscheidungen zu treffen, die auf einer hohen Datenqualität beruhen. Fragmentierte Daten gehören genauso der Vergangenheit an wie der Verlust von Informationen und die Verletzung von rechtlichen Bestimmungen bzw. Compliance-Vorgaben. Revisionssicherheit ist zu jedem Zeitpunkt gegeben.
Auch die Anforderungen des „New Work“ bilden Informationsplattformen wie nscale ab. Parallele Teamarbeit über verschiedene Endgeräte ist ebenso problemlos möglich wie die Verfügbarkeit von Daten zu jeder Zeit und an jedem Ort.
Ein weiterer entscheidender Faktor: Durch ein zentrales und automatisiertes Informationsmanagement können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen, die für Anschaffung und Lagerung von Papier(-dokumenten) sowie für das Ausdrucken von Dokumenten anfallen – und damit auch in Sachen Nachhaltigkeit und Umweltschutz punkten.
Fazit:
Leistungsstarke Informationsplattformen wie nscale sind echte Gamechanger auf dem Weg hin zum digitalen Unternehmen – und können im Zusammenspiel mit einer abteilungsübergreifenden Digitalstrategie auch für „Late Adopter“ zum echten Wettbewerbsvorteil werden. Entscheidend ist dabei das Zusammenspiel beider Komponenten. Denn jedes Unternehmen benötigt neben einer eigenen Strategie auch ein angepasstes Informationsmanagement, um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden. Betriebe, die in ihre IT-Infrastruktur investieren möchten, sollten sich daher an einen erfahrenen Digitalisierungspartner wie Ceyoniq wenden, der den Prozess der digitalen Transformation begleitet.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
