Für die meisten Unternehmen sind sie das höchste Gut: die eigenen Mitarbeiter. Dementsprechend wichtig ist es, stets den Überblick über alle relevanten Personalinformationen zu haben. Doch müssen viele Personaler noch immer mühevoll in Papierakten blättern, wollen sie zum Beispiel Mitarbeiteranträge für Urlaub oder Homeoffice bearbeiten. Das ist nicht nur altmodisch, sondern auf Dauer auch unnötig kostenintensiv. Schließlich bieten digitale Personalakten längst einen praktikablen Ausweg.
Digitalisierung – kaum ein Schlagwort ist derzeit so häufig Thema in den Führungsetagen von Unternehmen. Ganz klar: Die Chancen, die die digitale Transformation eröffnet, möchten kleine und mittelständische genauso nutzen wie internationale Großkonzerne. Dabei nicht immer primär im Fokus der Entscheider, aber von hoher Bedeutung: die Personalakte. Denn in der HR-Abteilung finden täglich zahlreiche Prozesse statt, deren Grundlage die Informationen aus ebendieser Akte sind. So lassen sich mit einer digitalen Personalakte, die einen schnellen und zentralen Zugriff auf alle relevanten Dokumente bietet, neben einer großen Kostenersparnis weitere Vorteile erzielen.
Was beinhaltet eine Personalakte?
Der Umfang der Dokumente, die eine ordentlich geführte Personalakte enthält, wird schnell unterschätzt. Denn hier können weit mehr Informationen abgelegt werden als nur der Arbeitsvertrag, Weiterbildungsnachweise und mögliche Abmahnungen. Zwar gibt es, abgesehen von den Regelungen für Behörden, keine verpflichtenden Vorgaben, was genau eine Personalakte enthalten muss. Doch kann eine mit umfassenden Fakten angereicherte Akte von großem Wert sein – eben weil es wichtig ist, auf alle relevanten Informationen über die eigenen Mitarbeiter zugreifen zu können.
Die folgende Liste führt beispielhaft wichtige Nachweise und Dokumente auf, die eine gut geführte Personalakte enthält:
- Bewerbungsunterlagen
- Einstellungsfragebogen
- Gesundheitsdokumente (z. B. AU-Bescheinigungen)
- Arbeitsverträge
- Zusatz-, Änderungs-, Prämien- oder Zielvereinbarungen
- Einwilligungserklärungen
- Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung
- SV-Unterlagen
- Bescheinigungen über Sonderansprüche
- Personenstandsveränderungen
- Reisekostenabrechnungen
- Schriftwechsel
Diese Liste könnte noch fortgeführt werden, doch wird bereits jetzt deutlich, dass das Volumen einer solchen Akte im Laufe eines Beschäftigungsverhältnisses recht groß werden kann. Schon alleine aus Platzgründen ist die digitale Personalakte deutlich im Vorteil. Doch finden sich noch weitere schlagende Argumente für eine elektronische Lösung.
Das beginnt schon bei der Gestaltung von Verträgen: Digitale Personalakten bündeln alle vorliegenden Informationen zum jeweiligen Mitarbeiter. Das erleichtert die Erstellung von neuen Dokumenten wie beispielsweise Arbeitsverträgen, die neu aufgesetzt werden müssen. Dadurch wird Zeit und Geld gespart.
Auch können viele HR-Prozesse, wie die Erstellung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen, deutlich verschlankt werden, finden sie nicht auf Papier, sondern digital statt. Ein weiteres Beispiel ist das Bereitstellen der Lohnbescheide der Mitarbeiter: Dank automatisierter Terminüberwachung werden hierbei Verzögerungen vermieden. Zudem müssen die einzelnen Bescheide nicht umständlich ausgedruckt und zur herkömmlichen Personalakte hinzugefügt werden – sie werden stattdessen in der digitalen Personalakte gespeichert.
Durch die strukturierte Ablage wird zugleich Transparenz geschaffen. Das erleichtert das Auffinden von benötigten Informationen, was über eine Index- und Volltextsuche zusätzlich unterstützt wird. Die Suchfunktion kann auch dazu genutzt werden, bestimmte Skills in den Reihen der eigenen Mitarbeiter zu identifizieren – zum Beispiel um schnell abteilungsübergreifende Taskforces oder Projektteams zu bilden. Dazu werden Bewerbungsschreiben oder Nachweise über Fortbildungen analysiert und auf bestimmte Wörter wie zum Beispiel „Projektmanagement“ hin geprüft. Hierbei können wichtige Skills (ggf. als Metadaten) in der digitalen Personalakte hinterlegt werden, um mittels Suchfunktion schnell auffindbar zu sein.
Die schon angesprochene Kostenersparnis lässt sich anschaulich anhand des Beispiels der Lagerung verdeutlichen: In praktisch jedem Firmensitz gibt es mindestens einen Raum, der für die Aufbewahrung von Papierakten genutzt wird. Pure Platzverschwendung und ein Albtraum für jeden, der effiziente Strukturen schätzt. Die sich stapelnden Aktenordner machen den Geldberg sichtbar, der hier täglich praktisch ohne Mehrwert bezahlt werden muss. Eine digitale Personalakte schafft Abhilfe.
Digitale Personalakte: Vorteile moderner Lösungen
Die digitale Personalakte ermöglicht im Gegensatz zu einer physischen den unternehmensweiten, orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf zentral abgelegte Informationen. Gerade bei Unternehmen mit mehreren Standorten stellt dies eine echte Erleichterung des Arbeitsalltages dar – nicht nur, aber natürlich vor allem für die HR-Abteilung.
Wichtig an dieser Stelle: eine Compliancekonforme Berechtigungsstruktur. Umfassende Lösungen für digitale Personalakten halten diese bereit und sorgen so dafür, dass nur die Mitarbeiter Einsicht erhalten, die dies zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Ist ein Mitarbeiter jedoch berechtigt, sollte der Zugriff unbedingt auch mobil möglich sein. Schließlich geht jeder dritte Arbeitnehmer pro Woche bis zu fünf Stunden lang außerhalb seines normalen Arbeitsortes beruflichen Tätigkeiten nach.
Es macht also Sinn, bei der Digitalisierung des eigenen Unternehmens auch die Einführung einer digitalen Personalakte einzuplanen. Gerade an dieser Stelle können signifikante Vorteile erzielt werden.
