Finden, statt zu suchen – smart Layouts vereinfachen Informationsmanagement im Maschinenbau

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Ein hohes Maß an Flexibilität: Das ist die Hauptanforderung des Maschinenbaus an ein passendes Informationsmanagement. Denn gerade in dieser Branche können bereits kleine Fehler zu großen Schäden führen. Daher gelten umfassende Dokumentationspflichten. Dies führt zu einer wahren Flut an Dokumenten, die ohne eine digitale Lösung kaum zu überblicken ist. smart Layouts, wie sie das Enterprise Information Management System (EIM) nscale bietet, sorgen für ein schnelles und sicheres Auffinden aller Informationen.

Bedienungsanleitungen, Prüfberichte, Fertigungsprotokolle: Die Masse unterschiedlichster Dokumente, die im Maschinenbau entstehen, ist hoch. So gilt es zunächst, die Entwicklung neuer Maschinen und Anlagen detailliert zu dokumentieren. Es folgt die technische Dokumentation, in der neben Aufbaubeschreibungen und Warnhinweisen auch Bedienungs- und Wartungsanleitungen zu finden sind. Nicht zuletzt sind für den internationalen Handel weitere Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehört für die Europäische Union eine CE-Kennzeichnung. Im weltweiten Handel über die EU-Grenzen hinaus sind spezielle, landesspezifische Verordnungen oder Dokumentationspflichten zu erfüllen, beispielsweise die UKCA-Kennzeichnung für den Handel mit Großbritannien nach dem Brexit. Betrachtet man alle notwendigen Berichte und Informationen, kommt für nur einen Auftrag nicht selten eine Dokumentenanzahl im vierstelligen Bereich zusammen. Diese nicht nur unkompliziert und sicher abzulegen, sondern später auch schnell wiederzufinden, ist für viele Maschinenbauer eine echte Herausforderung.

Prozessrelevantes Wissen jederzeit zur Verfügung

Ob es um eine spezielle Schraube für ein bestimmtes Bauteil geht oder ein Detail der Bedienungsanleitung: Langes Suchen nach spezifischen Informationen bedeutet nicht nur einen Zeitverlust, sondern auch ineffiziente und nervenaufreibende Prozesse. Arbeiten müssen unterbrochen werden und können erst weitergeführt werden, wenn die nötigen Dokumente gefunden wurden. Doch wie lässt sich aus 1.000 Datensätzen für eine Anlage die passende Information finden, und das in der aktuellen Version? Schließlich führen falsche oder veraltete Daten schnell zu Schäden an den Maschinen oder im schlimmsten Fall sogar zu Sicherheitsrisiken für die späteren Nutzer. Dies kann sich kein Maschinenbauunternehmen leisten.

Mit einer normalen Volltextsuche ist eine einfache und zugleich schnelle Suche nicht leistbar. Zu groß ist in vielen Fällen die angezeigte Trefferliste. Mit smart Layouts hingegen lassen sich spezifische Suchmasken entwerfen, die genau auf die Notwendigkeiten und Abläufe eines jeden Unternehmens abgestimmt sind und somit jederzeit das benötigte prozessrelevante Wissen auffindbar machen. Dafür können vorhandene Masken oder Trefferlisten modifiziert oder gänzlich neue entworfen werden.

smart Layout Designer unterstützt

Dies wird durch den smart Layout Designer ermöglicht, der die Erstellung als Schaltzentrale deutlich vereinfacht. Hier steht eine Live-Vorschau der erstellten Masken zur Verfügung. Hilfestellungen und unterschiedliche Tools unterstützen bei Modifikationen und durch zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten kann die Komplexität verringert werden. So können nicht nur neue Felder hinzugefügt werden, die sich auf bestimmte Eigenschaften oder Metadaten beziehen und nach diesen filtern. Gleichzeitig können überflüssige Felder entfernt werden.

Da das Maskenkonzept beliebig kleinteilig gestaltet werden kann, ist auch bei der großen Masse an Dokumenten das gesuchte schnell gefunden, ohne dafür lange Trefferlisten durchgehen zu müssen. Dabei ist Updatefähigkeit gegeben, sodass sowohl zentrale Entwürfe als auch solche, die nur für ein Projekt entworfen wurden, nicht durch Updates zerstört werden.

Anzahl der Masken reduzieren

Um den Aufwand für die Erstellung der Masken gering zu halten, sind die smart Layouts modular aufgebaut. Mithilfe des Designers können neue Masken aus bestehenden zusammengesetzt werden. Ebenso können Teilmasken in andere Entwürfe referenziert werden. Der Vorteil: Ist anschließend eine Änderung nötig, so muss diese nur einmal zentral umgesetzt werden. In alle weiteren Versionen mit entsprechender Referenzierung wird die Modifikation automatisch übernommen.

Ebenfalls um die Anzahl der nötigen Suchmasken zu reduzieren, steht ein umfassender Filtermechanismus zur Verfügung. Mit ihm können Layouts beispielsweise rollenspezifisch gestaltet werden. Dafür wird eine Maske mit allen möglichen Feldern für alle Rollen erstellt. Je nach Rolle werden dann nur die relevanten Felder angezeigt, die restlichen ausgeblendet. Dies ist bis zum einzelnen Feld möglich. So können alle Mitarbeiter einen Entwurf nutzen, ohne dass dies am Ende zu unspezifischen Suchen führt. Vielmehr ist ein hohes Maß an Flexibilität bei einfacher und schneller Erstellung der Masken gegeben. Dabei hat ein benutzerdefiniertes Layout stets Vorrecht gegenüber dem Standard-Layout.

smart Layout Dashboard für übergreifende Maskenerstellung

Soll ein einzelner Entwurf erstellt werden, ist die Arbeit mit dem smart Layout Designer für einfache Abläufe geeignet. Bei der Erstellung vieler Masken bietet hingegen das smart Layout Dashboard Vorteile. Über das Dashboard sind alle Größen, die wichtig sind, zugänglich. Dazu gehören:

  • Bestehende Layouts
  • Vorlagen
  • Policies
  • Attribute
  • Stichwortlisten
  • Stammdaten
  • Objektklassen
  • Layout-Elemente

Zudem zeigt eine Übersicht an, wo und in welchen smart Layouts welche Größen verwendet werden. So ist eine einfache Navigation auch bei zahlreichen erstellten Suchmasken möglich.

Fazit

Gerade im Maschinenbau gilt es, viele Dokumente sicher abzulegen und zugleich schnell verfügbar zu halten. Um bei der Suche nach benötigten Informationen hohe Zeitverluste zu vermeiden, ist Flexibilität bei den Filtermöglichkeiten notwendig. Mit smart Layouts können spezifische und angepasste Suchmasken entworfen werden, die sich an die jeweiligen Gegebenheiten anpassen lassen und zugleich auf die Rollen der Mitarbeiter abgestimmt sind. Dank modularem Aufbau und der Möglichkeit, Referenzierungen zu nutzen, ist dies mit nur wenigen Masken schnell und einfach realisierbar.

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