Papierloses Rechnungsmanagement: Indikator für den Digitalisierungsgrad von Unternehmen

LinkedIn
XING
Facebook
Twitter

Rechnungen gehören zu den wichtigsten und häufigsten Dokumenten in Unternehmen: Tagtäglich werden unzählige von ihnen erstellt, verschickt, empfangen und verarbeitet. Meistens sind mehrere Abteilungen eines Unternehmens oder, im Falle von Behörden, mehrere Fachbereiche in den Prozess involviert. Das führt zu großen Aufwänden, die etwa für Prüfungen und Freigaben anfallen. Um wirtschaftlich zu handeln und Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen, braucht es ein digitales Rechnungswesen. Der Frage, wie weit dieses in Deutschland heute bereits verbreitet ist, ist der Bitkom nachgegangen.

Wie ist es um das digitale Rechnungswesen in deutschen Unternehmen und Organisationen bestellt? Antworten gibt der Digital Office Index 2022 des Bitkom. Der Branchenverband hat 1.102 Unternehmen und 101 öffentliche Verwaltungen befragt, um deren Digitalisierungsgrad zu bestimmen. Ein wichtiger Indikator ist dabei das Vorhandensein einer Lösung für das digitale Rechnungswesen. Der Bitkom unterscheidet Unternehmen und Behörden in der Studie je nach Fortschritt ihrer Digitalisierungsstrategie in Vorreiter, Durchschnitt, Unterdurchschnitt und Nachzügler. Wer zu den Vorreitern zählt, erfüllt das Kriterium, dass Rechnung größtenteils in digitaler Form erstellt werden.

Invoice Management geht alle etwas an

Dem Invoice Management wird nicht nur mit Blick auf die zeit- und somit kostenintensiven Arbeitsschritte mit Recht eine hohe Bedeutung beigemessen. Umgekehrt profitieren Anwender hier nämlich auch besonders schnell von den sich ergebenen Vorteilen eines digitalen Prozesses. Hinzu kommt der unternehmens- bzw. behördensweite Impact, den die Einführung einer Lösung für das digitale Rechnungswesen besitzt. Denn bei analogen Prozessen muss eine papierbasierte Rechnung manuell erstellt werden, bevor sie der zuständigen Person physisch zur Freigabe vorgelegt werden kann. Im Anschluss daran muss das Dokument zur Buchhaltung gelangen, damit dort der Versand angestoßen werden kann. Schließlich muss die vorgeschriebene Archivierung unter Berücksichtigung der vorgeschriebenen Aufbewahrungs- und Löschfristen in Papierakten erfolgen.  

Fast drei Viertel erstellen elektronische Rechnungen

Bei jedem einzelnen Schritt können Liegezeiten entstehen und Fehler passieren. Ein Großteil der Befragten hat dies erkannt und setzt auf die Digitalisierung des Vorgangs. „7 von 10 Unternehmen (72 Prozent) erstellen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch“, heißt es in der Studie des Bitkom. Der Wert steht für einen kontinuierlichen Trend hin zur flächendeckenden Verbreitung entsprechender Lösungen: 2018 waren es noch 53 Prozent, 2020 bereits 65 Prozent. Die große Mehrheit (60 %) nutzt dabei laut dem aktuellen Digital Office Index Standard-PDF als Format, es folgen EDI (44 %) und mit größerem Abstand ZUGFeRD bzw. Factur-X (11 %) und XRechnung (9 %).

Moderne Systeme für das digitale Invoice Management zeichnen sich dadurch aus, dass sie Vorgänge möglichst automatisieren und die Prozesse durch intelligente Workflows unterstützen und beschleunigen. Bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen profitieren Anwender insbesondere, wenn eine enge Verknüpfung mit dem Fibu- bzw. ERP-System besteht. Dann können sämtliche prozessrelevante Informationen wie Kundeninformationen oder Produktstammdaten einfach und fehlerfrei übernommen werden. Die vorgeschriebene Speicherung im angebundenen digitalen Archiv erfolgt automatisch.

Eingehende Rechnungen können ohne menschliches Zutun ausgelesen und klassifiziert werden. Die Ceyoniq-Lösung nscale IM wartet darüber hinaus mit praktischen Funktionen zur Optimierung der Rechnungsverarbeitung auf. Die Software besitzt einen Vorbelegungsassistenten, mit dessen Hilfe Regeln zur Weiterverarbeitung konfiguriert werden können, die auf Basis der ausgelesenen Werte umgesetzt werden. So kann etwa festgelegt werden, dass Rechnungen bestimmter Kreditoren automatisch der passenden Kostenstelle und dem zugehörigen Sachkonto zugeordnet werden.

Dank des integrierten Prüfungsregelassistenten wird die Prüfung von regelmäßig anfallenden Rechnungen oder solcher von bestimmten Lieferanten beschleunigt. Je nach Kreditor, Kostenstelle und optional Rechnungsbetrag werden zwei bis drei Freigabelevel definiert, die im Rahmen des Workflows gesteuert werden. Unmittelbar beim Eingang einer Rechnung sind die Verantwortlichkeiten geklärt, sodass die Prüfungsaufgabe ohne Umwege an die zuständigen Beschäftigten weitergeleitet wird.

Dank vorgangsbezogener Aktenstrukturen, in denen alle zugehörigen Dokumente abgelegt werden, sind stets alle nötigen Informationen verfügbar, die zur Erstellung oder Verarbeitung von Rechnungen benötigt werden. So gehen alle Einzelschritte bis hin zur Archivierung einfach und zeitsparend von der Hand.

Empfangskanäle: E-Mail führend, Newcomer Peppol

Für die automatisierte Weiterverarbeitung muss eine Rechnung jedoch zunächst einmal in elektronischer Form vorliegen. Der Bitkom wollte daher auch wissen, welche Empfangskanäle Lieferanten für die Übermittlung von Rechnungen zur Verfügung stehen. Hier ist die E-Mail der aktuelle Spitzenreiter (98 Prozent der Befragten stellen diesen Kanal zur Verfügung), jedoch lassen auch 94 Prozent heute noch Eingangsrechnungen per Briefpost zu. Dokumente, die auf dem traditionellen Weg eingehen, müssen für die weitere Bearbeitung zunächst eingescannt werden.

Ein Kanal findet sich erstmals im aktuellen Digital Office Report, wobei in den kommenden Jahren eine weitere Etablierung zu erwarten ist: Peppol-Access-Points. Diese ermöglichen den Zugriff auf das Peppol eDelivery Network, einem Netzwerk zum vollständigen, elektronischen, medienbruchfreien und automatisierten Austausch von Daten. Noch sind es insgesamt erst sieben Prozent (bei den Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten immerhin elf Prozent), die diese fortschrittliche Möglichkeit bieten. Weil die Gesetzgebung bereits seit 2020 vorgibt, dass Rechnungen nur noch in elektronischer Form an Behörden gerichtet werden dürfen, werden sich künftig mehr und mehr Unternehmen für diesen besonders sicheren Weg entscheiden.

Öffentliche Verwaltung nutzt flächendeckend elektronische Rechnungen

Ebenfalls in Verbindung mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz steht ein weiteres Ergebnis aus der Bitkom Studie. Insgesamt erstellen 77 Prozent der Unternehmen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch. Aufgefächert in die unterschiedlichen Branchen, zeigt sich, wer von den Befragten beim Thema digitale Rechnungen vorangeht: Es sind die Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung. 94 Prozent von ihnen nutzen bereits moderne elektronische Rechnungen. Zwar ist diese Vorreiterrolle vonseiten der Gesetzgebung erzwungen. Doch zeigt sich, dass eine flächendeckende Etablierung von elektronischen Rechnungen problemlos möglich ist, wenn der entsprechende Wille dazu vorhanden ist.

Digitale Rechnungen auf dem Vormarsch

Der Digital Office Index zeigt, dass sich digitale Rechnungen in deutschen Unternehmen, Ämtern und Behörden mehr und mehr durchsetzen. Die Gründe dafür sind einerseits in den verschiedenen gesetzlichen Vorgaben zu finden, die die Digitalisierung der gesamten Wirtschaft und insbesondere des Invoice Managements vorantreiben sollen. Andererseits sind es aber vor allem die zahlreichen Vorteile digitaler Geschäftsprozesse, die immer mehr Entscheider von der Anschaffung einer entsprechenden Lösung überzeugen.

Für Datensicherheit in Unternehmen – Schutz vor Cyberangriffen
Vorsprung durch digitale Transformation: Warum IT-Investitionen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen
Effizientes Vertragsmanagement leicht gemacht
Nachhaltigkeit durch Digitalisierung – wie Unternehmen ihre Klimaschutzziele schneller erreichen können
Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich kommt: Eine Chance für die Digitalisierung?
Digitalisierung im öffentlichen Sektor – Ceyoniq bringt NRW mit der E-Akte voran
Was es über digitale Signaturen zu wissen gibt
Public Cloud: Der Schlüssel zur digitalen Zukunft von Unternehmen
nscale und Microsoft Teams: ein unschlagbares Duo
Digitale Workflows mit nscale PAP einfach modellieren
KI-gestützte Automatisierung der Posteingangsbearbeitung
Der digitale Rechnungseingang: Effiziente Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Wie Arminia Bielefeld mithilfe von nscale die Digitalisierung meistert
Collaboration weiter ungeschlagen – techconsult identifiziert ITK-Trends 2023
Effizientes Workflow Management mit nscale
Wir sind P2P Champions:
Ceyoniq erneut im Professional User Rating ausgezeichnet
Ganzheitlich und abteilungsübergreifend –
die Digitalisierungstrends 2023
nscale Connector for DATEV: Durchgängige und schlanke Eingangsrechnungsverarbeitung
Ein Mann nutzt die digitale Signatur für sein Anliegen bei der öffentlichen Verwaltung. Ganz einfach aus der Küche heraus.
Bitkom: Öffentliche Verwaltungen unter Druck – mehr Tempo bei der Digitalisierung gefordert
Mit nscale können Sie dank der Office-Integration bequem und einfach Ihre Dokumente mit den Office Programmen bearbeiten
EIM für Produktionsunternehmen: Office-Integration sorgt für einfache Kollaboration
Digitalisierung bedeutet Arbeiten auf digitalen Endgeräten, in diesem Fall auf einem Tablet.
Deutschlands Büros auf dem Weg in die digitale Zukunft: die wichtigsten Ergebnisse des Digital Office Index 2022
Frau sitzt in einer Fußgängerzone und liest auf Ihrem Tablet die ITK-Technologie-Trends 2022. In der anderen Hand hält Sie ihr Smartphone.
ITK-Technologie-Trends 2022 – Digital Workplace weiter auf dem Vormarsch
Mitarbeiter der Suneco AG hat Spaß an der Arbeit mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Mit nscale digital, transparent und reibungslos: Wie die Rechnungseingangsverarbeitung bei der Suneco AG funktioniert
Ein Desktop-Monitor, auf dem der Purchase-to-Pay Award 2022 der Ceyoniq gezeigt wird.
Anwendungsexperten haben entschieden: Ceyoniq ist Purchase-to-Pay-Champion
Workflowmanagement-Mitarbeiter der SUNECO AG
Workflow Management mit nscale: So laufen bei Suneco alle Prozesse wie geschmiert
Frau in einem Büro hält einen Ordner in der Hand und lächelt.
Ready for Change: So gelingt die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Frau mit Brille steht im Raum mit verschränkten aber mit einem lächeln
Digitale Beschaffung – umfassende Automatisierung vom Bedarf bis zum Wareneingang
Digitale Lösung: In vier Schritten vom Rechnungseingang zur Freigabe
Hemmnisse bei der Transformation: Was steht der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung im Wege?
6 Menschen halten zusammen die Hände hoch und gucken in den Sonnenuntergang.
Im Team zum Ziel – gesteigerte Produktivität durch Collaboration
Mann hält Unterlagen in der Hand und grübelt darüber
Vom Antrag bis zum Bescheid – E-Akte-Lösung für perfekte Workflows in der öffentlichen Verwaltung
Frau sitzt mit Ihrem Laptop und einem Hirschen in einem Boot, denn in der neuen Arbeitswelt kannst du arbeiten mit wem du willst
Arbeite, mit wem Du willst – das Team als perfektes Ökosystem
Zwei Kollegen schlagen die Fäuste zusammen
10 Jahre bewährtes Zusammenspiel: HS Dokumentenmanagement nutzt nscale
Zwei Kolleginnen unterhalten sich mit einer weiteren Person
Fünf Gründe für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Mann steht im Flur eines Büros mit einem Tablet in der Hand
Die digitale Lieferantenakte: Basis für den optimalen Purchase-to-Pay-Prozess
Zwei Kollegen diskutieren etwas
Mehr als nur papierlos – Workflow Management sorgt für Mehrwerte durch optimierte Abläufe
Frau sitzt in Ihrem Büro
Zurück ins Büro: Flexibel arbeiten dank digitalem Informationsmanagement
Mann tippt auf einem Taschenrechner
Senkung der Mehrwertsteuer: Digitales Eingangsrechnungsmanagement erleichtert Anpassung an neue Rahmenbedingungen
Vier Kollegen unterhalten sich
Was ist Workflow Management und wie kann ECM hierbei unterstützen?
Frau ist mit Ihrem Handy am telefonieren
Smart City Ranking 2019: Welche City ist die schlaueste?
Kollegen in einem Büro
Realistisch oder Utopie: Wird das papierlose Büro eines Tages Wirklichkeit?
Zwei Kollegen, die etwas besprechen
IDC-Studie: Diese Hürden muss KI noch meistern
Geschäftsleute, die über die Straße laufen und sich unterhalten
Index Digitalisierung 2019: Standortbestimmung Digitale Kommune
Vier Personen die auf Stühlen sitzen und warten
Index Digitalisierung 2019: Wo steht Deutschland bei digitalen Bürgerservices?
Finger zeigt auf ein Blatt mit Diagrammen drauf
Do you believe the Hype? Chancen und Grenzen von KI-Techniken beim EIM
Frau sitzt im Theater
Die Theater des Bühnenvereins Nord machen sich fit für die Digitalisierung
Fernglas, das eine Person in den Händen hält
Augmented Reality im Einsatz: Von Science Fiction zum Business-Standard
Mann steht am Fenster und blickt auf eine Skyline einer Großstadt
Smart City: Intelligentes Leben in der Großstadt
Mehrere Personen laufen durch ein Bürogebäude
IT-Trends 2019 – So sehen wir das laufende Jahr
Mann arbeitet an der Eingangsrechnungsverarbeitung
Auf E-Rechnung umstellen, aber wie? Digitalisierung richtig anpacken
Unternehmen arbeitet an seiner Eingangsrechnungsverarbeitung
Invoice Management: Mehr Transparenz, schnellere Durchlaufzeiten, Senkung der Kosten
Tablet mit neuen Technologien, die den Arbeitsplatz der Zukunft darstellen sollen
Arbeitsplatz der Zukunft – Adobe-Studie