Rechnungen gehören zu den wichtigsten und häufigsten Dokumenten in Unternehmen: Tagtäglich werden unzählige von ihnen erstellt, verschickt, empfangen und verarbeitet. Meistens sind mehrere Abteilungen eines Unternehmens oder, im Falle von Behörden, mehrere Fachbereiche in den Prozess involviert. Das führt zu großen Aufwänden, die etwa für Prüfungen und Freigaben anfallen. Um wirtschaftlich zu handeln und Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen, braucht es ein digitales Rechnungswesen. Der Frage, wie weit dieses in Deutschland heute bereits verbreitet ist, ist der Bitkom nachgegangen.
Wie ist es um das digitale Rechnungswesen in deutschen Unternehmen und Organisationen bestellt? Antworten gibt der Digital Office Index 2022 des Bitkom. Der Branchenverband hat 1.102 Unternehmen und 101 öffentliche Verwaltungen befragt, um deren Digitalisierungsgrad zu bestimmen. Ein wichtiger Indikator ist dabei das Vorhandensein einer Lösung für das digitale Rechnungswesen. Der Bitkom unterscheidet Unternehmen und Behörden in der Studie je nach Fortschritt ihrer Digitalisierungsstrategie in Vorreiter, Durchschnitt, Unterdurchschnitt und Nachzügler. Wer zu den Vorreitern zählt, erfüllt das Kriterium, dass Rechnung größtenteils in digitaler Form erstellt werden.
Invoice Management geht alle etwas an
Dem Invoice Management wird nicht nur mit Blick auf die zeit- und somit kostenintensiven Arbeitsschritte mit Recht eine hohe Bedeutung beigemessen. Umgekehrt profitieren Anwender hier nämlich auch besonders schnell von den sich ergebenen Vorteilen eines digitalen Prozesses. Hinzu kommt der unternehmens- bzw. behördensweite Impact, den die Einführung einer Lösung für das digitale Rechnungswesen besitzt. Denn bei analogen Prozessen muss eine papierbasierte Rechnung manuell erstellt werden, bevor sie der zuständigen Person physisch zur Freigabe vorgelegt werden kann. Im Anschluss daran muss das Dokument zur Buchhaltung gelangen, damit dort der Versand angestoßen werden kann. Schließlich muss die vorgeschriebene Archivierung unter Berücksichtigung der vorgeschriebenen Aufbewahrungs- und Löschfristen in Papierakten erfolgen.
Fast drei Viertel erstellen elektronische Rechnungen
Bei jedem einzelnen Schritt können Liegezeiten entstehen und Fehler passieren. Ein Großteil der Befragten hat dies erkannt und setzt auf die Digitalisierung des Vorgangs. „7 von 10 Unternehmen (72 Prozent) erstellen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch“, heißt es in der Studie des Bitkom. Der Wert steht für einen kontinuierlichen Trend hin zur flächendeckenden Verbreitung entsprechender Lösungen: 2018 waren es noch 53 Prozent, 2020 bereits 65 Prozent. Die große Mehrheit (60 %) nutzt dabei laut dem aktuellen Digital Office Index Standard-PDF als Format, es folgen EDI (44 %) und mit größerem Abstand ZUGFeRD bzw. Factur-X (11 %) und XRechnung (9 %).
Moderne Systeme für das digitale Invoice Management zeichnen sich dadurch aus, dass sie Vorgänge möglichst automatisieren und die Prozesse durch intelligente Workflows unterstützen und beschleunigen. Bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen profitieren Anwender insbesondere, wenn eine enge Verknüpfung mit dem Fibu- bzw. ERP-System besteht. Dann können sämtliche prozessrelevante Informationen wie Kundeninformationen oder Produktstammdaten einfach und fehlerfrei übernommen werden. Die vorgeschriebene Speicherung im angebundenen digitalen Archiv erfolgt automatisch.
Eingehende Rechnungen können ohne menschliches Zutun ausgelesen und klassifiziert werden. Die Ceyoniq-Lösung nscale IM wartet darüber hinaus mit praktischen Funktionen zur Optimierung der Rechnungsverarbeitung auf. Die Software besitzt einen Vorbelegungsassistenten, mit dessen Hilfe Regeln zur Weiterverarbeitung konfiguriert werden können, die auf Basis der ausgelesenen Werte umgesetzt werden. So kann etwa festgelegt werden, dass Rechnungen bestimmter Kreditoren automatisch der passenden Kostenstelle und dem zugehörigen Sachkonto zugeordnet werden.
Dank des integrierten Prüfungsregelassistenten wird die Prüfung von regelmäßig anfallenden Rechnungen oder solcher von bestimmten Lieferanten beschleunigt. Je nach Kreditor, Kostenstelle und optional Rechnungsbetrag werden zwei bis drei Freigabelevel definiert, die im Rahmen des Workflows gesteuert werden. Unmittelbar beim Eingang einer Rechnung sind die Verantwortlichkeiten geklärt, sodass die Prüfungsaufgabe ohne Umwege an die zuständigen Beschäftigten weitergeleitet wird.
Dank vorgangsbezogener Aktenstrukturen, in denen alle zugehörigen Dokumente abgelegt werden, sind stets alle nötigen Informationen verfügbar, die zur Erstellung oder Verarbeitung von Rechnungen benötigt werden. So gehen alle Einzelschritte bis hin zur Archivierung einfach und zeitsparend von der Hand.
Empfangskanäle: E-Mail führend, Newcomer Peppol
Für die automatisierte Weiterverarbeitung muss eine Rechnung jedoch zunächst einmal in elektronischer Form vorliegen. Der Bitkom wollte daher auch wissen, welche Empfangskanäle Lieferanten für die Übermittlung von Rechnungen zur Verfügung stehen. Hier ist die E-Mail der aktuelle Spitzenreiter (98 Prozent der Befragten stellen diesen Kanal zur Verfügung), jedoch lassen auch 94 Prozent heute noch Eingangsrechnungen per Briefpost zu. Dokumente, die auf dem traditionellen Weg eingehen, müssen für die weitere Bearbeitung zunächst eingescannt werden.
Ein Kanal findet sich erstmals im aktuellen Digital Office Report, wobei in den kommenden Jahren eine weitere Etablierung zu erwarten ist: Peppol-Access-Points. Diese ermöglichen den Zugriff auf das Peppol eDelivery Network, einem Netzwerk zum vollständigen, elektronischen, medienbruchfreien und automatisierten Austausch von Daten. Noch sind es insgesamt erst sieben Prozent (bei den Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten immerhin elf Prozent), die diese fortschrittliche Möglichkeit bieten. Weil die Gesetzgebung bereits seit 2020 vorgibt, dass Rechnungen nur noch in elektronischer Form an Behörden gerichtet werden dürfen, werden sich künftig mehr und mehr Unternehmen für diesen besonders sicheren Weg entscheiden.
Öffentliche Verwaltung nutzt flächendeckend elektronische Rechnungen
Ebenfalls in Verbindung mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz steht ein weiteres Ergebnis aus der Bitkom Studie. Insgesamt erstellen 77 Prozent der Unternehmen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch. Aufgefächert in die unterschiedlichen Branchen, zeigt sich, wer von den Befragten beim Thema digitale Rechnungen vorangeht: Es sind die Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung. 94 Prozent von ihnen nutzen bereits moderne elektronische Rechnungen. Zwar ist diese Vorreiterrolle vonseiten der Gesetzgebung erzwungen. Doch zeigt sich, dass eine flächendeckende Etablierung von elektronischen Rechnungen problemlos möglich ist, wenn der entsprechende Wille dazu vorhanden ist.
Digitale Rechnungen auf dem Vormarsch
Der Digital Office Index zeigt, dass sich E-Rechnungen in deutschen Unternehmen, Ämtern und Behörden mehr und mehr durchsetzen. Die Gründe dafür sind einerseits in den verschiedenen gesetzlichen Vorgaben zu finden, die die Digitalisierung der gesamten Wirtschaft und insbesondere des Invoice Managements vorantreiben sollen. Andererseits sind es aber vor allem die zahlreichen Vorteile digitaler Geschäftsprozesse, die immer mehr Entscheider von der Anschaffung einer entsprechenden Lösung überzeugen.
