Skontofristen und Fälligkeitsdaten: Bei der Eingangsrechnungsverarbeitung sind zahlreiche Termine einzuhalten. Nur bei fristgerechter Zahlung können Skontovorteile genutzt werden. Verstreichen Fälligkeiten, sind Mahngebühren und unzufriedene Lieferanten die Folge. Doch selbst die beste Buchhaltungsabteilung steht vor großen Problemen, wenn es bei der Prüfung der Eingangsrechnung zu langen Bearbeitungszeiten kommt. Der nscale Connector for DATEV schafft eine Verbindung zwischen Finanzbuchhaltungssystem und nscale IM, sodass ein Ablauf ohne Systemwechsel möglich ist und Prüfprozesse effizient umgesetzt werden.
Was braucht es für eine reibungslose und zeitsparende Prüfung von Eingangsrechnungen: Vor allem müssen alle Informationen und Dokumente von der Bestellung bis zum Lieferschein zur Verfügung stehen. Doch diese finden sich nicht im DATEV-System, mit dem die Buchhaltung arbeitet. Mit der Lösung nscale IM, die als zentrale Plattform fungiert, auf der alle Daten in Bestell- und Lieferantenakten abgelegt werden, können die zuständigen Mitarbeitenden jederzeit und von jedem Ort aus auf die benötigten Informationen zugreifen. Workflows zur Freigabe unterstützen den Prozess zusätzlich.
Mit Blick auf die Buchhaltung sorgt zudem eine bidirektionale Schnittstelle zu DATEV für Mehrwerte, insbesondere:
- Übergabe von Stammdaten an nscale IM
- Übergabe eines Buchungsvorschlages an das DATEV-System
- Übergabe des Zahlstatus an nscale IM nach erfolgter Zahlung
Effiziente Prüfprozesse leicht gemacht
Ganz gleich ob es sich um regelmäßig benötigte Büromaterialien, einmalige größere Anschaffungen oder Produktionsteile handelt, fast jede Rechnung beruht auf einer Bedarfsanforderung. Für die sachliche Prüfung der Eingangsrechnung ist somit in erster Linie der Bedarfsanforderer verantwortlich. Je nach Kostenpunkt und Unternehmensvorgaben können zudem Geschäftsführung oder Kostenstellenverantwortliche für die Freigabe nötig sein.
Doch wie läuft dieser Freigabe-Prozess konkret ab? Geht eine Rechnung ein, werden zunächst die Kopfdaten automatisch ausgelesen. Dazu gehören beispielsweise:
- Rechnungsnummer
- Kreditorinformationen
- Bestellnummer
- Rechnungsdatum
- Lieferdatum
- Gesamtsumme
Assistenten unterstützen Freigabeworkflow
Nach dem Auslesen der Rechnung geht diese nun an die Buchhaltung, die nur noch Sachkonten oder Kostenstellen ergänzt. Kann die Kontierung für diese Rechnung regelbasiert ergänzt werden, unterstützt der Vorbelegungsassistent auch diesen Schritt automatisch. Damit müssen diese nicht auf der Rechnung befindlichen Daten, nicht länger händisch vom Buchhalter eingetragen werden.
Anschließend stellt sich bei jeder Rechnung die Frage, wer die Prüfung übernehmen muss. Mit dem Prüfungsregelassistenten werden die Freigebenden beispielsweise auf Basis von Kostenstellen definiert und die Rechnungen können den Workflow, wenn gewünscht bis zur Dunkelverarbeitung mit Freigaben durch das System, automatisiert durchlaufen.
Diese Vorgänge und Datenergänzung kann die Buchhaltung in nscale IM selber einstellen oder pflegen. Dabei greift sie dank des nscale Connectors for DATEV immer auf die aktuellen Stammdaten aus DATEV zu.
„Belege buchen“ stark vereinfacht
Ist der Bedarfsanforderer ausgewählt bzw. vorbelegt, startet ein workflowgestützter Freigabeprozess. Dabei wird die Rechnung nacheinander allen Prüfinstanzen übergeben, die mit nscale IM jederzeit auf alle notwendigen Daten zugreifen können. Erinnerungsfunktionen und Vertretungsregeln für erkrankte oder urlaubsbedingt abwesende Kollegen sorgen dafür, dass Liegezeiten entfallen und die Freigabe schnell erfolgen kann.
Was nun noch fehlt, ist die Verbuchung, für die in der Regel im Finanzbuchhaltungssystem durch die Beschäftigten der Buchhaltung ein Buchungssatz erstellt wird. Dies wird durch die Schnittstelle zwischen nscale IM und DATEV deutlich beschleunigt und vereinfacht. Denn sobald die Freigabe der Rechnung erteilt wurde, wird automatisch ein Buchungsvorschlag erstellt, der unmittelbar an DATEV übergeben wird. Darin enthalten ist ein Beleglink, der direkt zur Rechnung führt. Dies bedeutet, dass Mitarbeitende aus DATEV heraus auf die Rechnung zugreifen können. Und das ohne einen Wechsel zu nscale IM, wo die Rechnung im Rechnungseingangsbuch und in der entsprechenden Lieferanten- oder Bestellakte abgelegt ist.
Auskunftsfähigkeit durch verbesserten Informationsfluss
Ist der Buchungssatz einmal erstellt, fehlt nur noch die Bezahlung. Auch diese wird durch die Buchhaltung getätigt. Mit dem nscale Connector for DATEV wird der Zahlungsstatus direkt im Anschluss an nscale IM übergeben. Dies sorgt für volle Transparenz bei allen beteiligten Personen. Kommt es zu einer Nachfrage des Lieferanten, die den aktuellen Status der Rechnung betrifft, ist damit Auskunftsfähigkeit gegeben. Eine Nachfrage bei der Buchhaltung oder ein Suchen nach Hinweisen auf den aktuellen Status entfällt. Somit können Lieferanten direkt informiert werden.
Am deutlichsten treten die Mehrwerte des nscale Connector for DATEV sicherlich bei der Eingangsrechnungsverarbeitung zu Tage. Durch die Verknüpfung mit nscale können alle Daten reibungslos übergeben werden. Somit ist eine deutlich höhere Verfügbarkeit der Informationen in DATEV gegeben, was Prozesse verschlankt und zu mehr Transparenz führt.
Fazit
In vielen Unternehmen ist das Invoice Management ein aufwändiger Prozess, der mit langen Freigabeprozessen, hohen Liegezeiten und häufigen Systemwechseln für die Buchhaltung verbunden ist. Mit der bidirektionalen Schnittstelle nscale Connector for DATEV ist eine deutliche Zeitersparnis möglich. Prüfprozesse werden effizient angestoßen und gesteuert. Zudem ist die Bearbeitung für die Buchhaltung nicht länger mit einem Systemwechsel verbunden und durch die erhöhte Datenverfügbarkeit werden die Buchhaltungsprozesse vereinfacht und beschleunigt.
