Demografischer Wandel: Digitales Dokumentenmanagement nutzt allen Altersgruppen

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Ein Blick in die Zahlen des Statistischen Bundesamts macht schnell deutlich: Deutschland befindet sich mitten im demografischen Wandel. Konkret bedeutet das, dass die Zahl der Menschen im jüngeren Alter sinkt, während die Zahl älterer Menschen gleichzeitig ansteigt. Diese Entwicklung verschiebt den demografischen Rahmen auf eine völlig neue Art und Weise. Inzwischen ist jede zweite Person in Deutschland älter als 45 Jahre. Dies zeigt sich auch in den Unternehmen: Während im Jahr 2008 noch 35 Prozent der 60- bis 65-Jährigen erwerbstätig waren, stieg dieser Wert 2018 auf 60,4 Prozent. Entsprechend entwickeln sich die Altersstrukturen in den Betrieben und Geschäftsführungen müssen darauf achten, sämtlichen Mitarbeitern barrierefreie Arbeitsplätze anzubieten. Denn nur so können sie es verhindern, wertvolle Kompetenzträger mit fortgeschrittenem Alter zu verlieren und profitieren darüber hinaus als attraktiver Arbeitgeber von der Gewinnung neuer, langjährig erfahrener Spezialisten. Darüber hinaus helfen barrierefreie Systeme auch Menschen mit bleibenden oder vorübergehenden körperlichen Einschränkungen, beispielsweise aufgrund einer Behinderung oder beispielsweise nach einer Augenoperation.

Design für alle

Die nationale Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung 2.0 (BITV 2.0) sowie die Leitlinie für die Zugänglichkeit von Software (DIN EN ISO 9241-171) verfolgen ein gemeinsames Ziel: Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen – unabhängig von ihren körperlichen Voraussetzungen, ihrem Alter oder möglicher temporärer Einschränkungen – gleichermaßen problemlos mit den im Unternehmen eingesetzten Lösungen arbeiten können. Was für Behörden inzwischen verpflichtend gilt, ist in vielen privaten Betrieben noch längst nicht umgesetzt. Dabei liegt hier einerseits die Chance, die Mitarbeiterzufriedenheit zu stärken und ihre Gesundheit dauerhaft zu fördern, statt ihr beispielsweise aufgrund mangelhafter Farbdarstellung und Kontraste langfristig zu schaden. Andererseits birgt die fehlende Konzentration auf das Thema Barrierefreiheit das Risiko, ältere Mitarbeiter und erfahrene Kompetenzträger zu verlieren, indem diese in ihrer Produktivität eingeschränkt werden oder sich mit dem Wunsch nach der entsprechenden Ausstattung am Workplace auf die Suche nach einem anderen Arbeitgeber machen. In Anbetracht der demografischen Entwicklung geht Organisationen in diesem Fall ein großes Potenzial verloren, das nicht automatisch durch die immer weniger verfügbaren jungen Fachkräfte aufgefangen werden kann. Mit dem richtigen Enterprise-Content-Management-System (ECM) als zentrale Informationsbasis im Unternehmen lassen sich die wesentlichen Arbeitsmaterialien problemlos barrierefrei gestalten, um dieses Risiko zu umgehen.

Demografischen Wandel aktiv managen

Neben der richtigen Ausstattung am Arbeitsplatz gilt es zusätzlich, den demografischen Wandel auch in der Weiterentwicklung des Unternehmens zu berücksichtigen. Insbesondere in der schnelllebigen Digitalisierung kann es passieren, dass langjährige Teammitglieder sich und ihren Status als erfahrenen Experten bedroht sehen, wenn Organisationen neue Prozesse einführen, innovative Technologien integrieren oder gar ihr Geschäftsmodell modernisieren. Die Implementierung einer Cloud für ein DMS wäre ein bedeutender Schritt zur Förderung der digitalen Transformation. Entsprechend erfolgsentscheidend ist die Einbindung älterer Mitarbeiter in Change-Projekte. Mit der richtigen Kommunikation gelingt es nicht nur, aktiven Blockierungen alteingesessener Teammitglieder vorzubeugen und deren Weggang aus dem Betrieb zu vermeiden. Darüber hinaus profitieren Projektmanager im Change Management erheblich von dem gesammelten Wissen und der tiefgründigen Erfahrung dieser Silver Worker. Ihr Einblick in die Unternehmensstrukturen und deren Entwicklung über mehrere Jahre können dabei unterstützen, die Organisation optimal auf den Change vorzubereiten und neue Strategien umzusetzen, ohne das Know-how aus jahrzehntelanger Tätigkeit zu verlieren. Change Management hilft dabei, den demografischen Wandel im Unternehmen aktiv anzugehen und die damit verbundenen Effekte im Sinne des Business-Erfolgs zu steuern. 

Attraktiver Arbeitgeber werden und bleiben

Neben dem Umgang mit erfahrenen Arbeitskräften stehen Unternehmen zusätzlich immer stärker im Wettbewerb um die sogenannten Digital Natives, die mit der digitalen Technik aufgewachsen sind. Für diese junge Generation ist der Umgang mit innovativen Technologien selbstverständlich und sie erwarten eine entsprechende Ausstattung auch an ihrem Arbeitsplatz. Um als Unternehmen oder öffentliche Organisation den eigenen Status als attraktiver Arbeitgeber aufzubauen und zu erhalten, sollten Verantwortliche einen starken Fokus auf digitales Arbeiten legen. Dies bringt einen zusätzlichen Vorteil mit sich: Schlanke, automatische und digital unterstütze Prozesse erfordern weniger Aufwand von Mitarbeitern, sodass Unternehmen in Zeiten des Fachkräftemangels auch mit weniger Personal effizient und erfolgreich arbeiten können. 

Erfahrung für den Business-Erfolg nutzen

Der steigende Anteil an Mitarbeitern mit einem höheren Alter bringt auch Chancen für die nachfolgenden Generationen in einer Organisation mit sich. Wird die Zusammenarbeit von Senior-Experten und Junior-Kräften unterstützt, kann die Kompetenz im gesamten Unternehmen deutlich steigen. Dies gelingt beispielsweise mit der Hilfe eines ECM-Systems, das Collaboration aktiv unterstützt und die Basis für eine Knowledge Data Base bildet. Während junge Mitarbeiter frisch von der Universität oder aus einem marktbegleitenden Unternehmen neue Ideen mitbringen und innovative Lösungsansätze beisteuern, können sie gleichzeitig von der langjährigen Erfahrung ihrer Kollegen lernen und dieses Wissen auch über deren Rentenalter hinaus in der Organisation halten. Ein entsprechendes Mentoring-Programm, unterstützt durch eine solide Informationsplattform, kann der Schlüssel zum Erfolg vor dem Hintergrund des demografischen Wandels sein.

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