16 statt 19, beziehungsweise fünf statt sieben Prozent: Die Senkung der Mehrwertsteuer – genauer: der Umsatzsteuer – im Zuge des Corona-Konjunkturpakets der Bundesregierung bedeutet auf Unternehmensseite einen gewissen Aufwand für die nötige Umstellung des Rechnungsmanagements. Dank der hohen Flexibilität, die nscale IM bietet, gelingt die Anpassung reibungslos.
Um der Konjunktur nach dem Lockdown wieder Schwung zu verleihen und so die wirtschaftlichen Folgen der Corona-Krise abzumildern, wird die Umsatzsteuer, vielfach pauschal Mehrwertsteuer genannt, zum ersten Juli 2020 für vorerst sechs Monate gesenkt. Das führt nicht nur zu niedrigeren Preisen für Verbraucher, sondern auch dazu, dass sich Unternehmen in Bezug auf ihre Eingangsrechnungsverarbeitung entsprechend umstellen müssen.
Unternehmen, die auf softwarebasierte Prozesse setzen, sind dabei klar im Vorteil: Statt bei jeder einzelnen Rechnung neu darauf achten zu müssen, ob die Steuersenkung berücksichtigt wurde, genügt die einmalige Umstellung der Steuerschlüssel an zentraler Stelle. Natürlich bietet auch nscale IM, unsere Lösung für das Invoicemanagement, diesen Vorteil.
In nscale gibt es drei mögliche Szenarien, wie Steuerdatensätze zur Verfügung gestellt werden können:
- Die Steuersatzdaten werden aus dem führenden System (z.B. ERP/Finanzbuchhhaltungssystem) automatisch in die Stammdatentabellen von nscale importiert.
- Die Steuersatzdaten werden als View zur Verfügung gestellt.
- Die Steuersatzdaten werden ausschließlich in nscale verwaltet.
In allen drei Fällen geht die Umstellung unkompliziert und mit wenig Aufwand vonstatten, sodass sie problemlos vom Anwenderunternehmen selbst vorgenommen werden kann. Die entsprechenden Anleitungen hierfür sind rechtzeitig an alle nscale-Nutzer ausgeliefert worden. Sollten dennoch Hindernisse auftauchen, steht der Ceyoniq-Support bereit, um eine reibungslose Anpassung zu garantieren.
Welcher Steuersatz gilt? Der Zeitpunkt entscheidet
Zum Tragen kommen die Umstellungen etwa bei der Prüfung von eingehenden Rechnungen. Diese läuft mit nscale IM automatisiert ab. Geprüft wird, ob alle von Seiten der Gesetzgebung vorgeschrieben Informationen in der Rechnung enthalten und zudem korrekt sind. Dazu gehören unter anderem auch die Berechnung des Entgelts nach Steuersätzen und -befreiungen sowie der anzuwendende Steuersatz und der zu zahlende Steuerbetrag.
Wie hoch der anzuwendende Steuersatz ausfällt, hängt vom Zeitpunkt ab, zu dem die in Rechnung gestellte Leistung erbracht wurde. Das Datum der Rechnungsstellung ist dagegen nicht ausschlaggebend. Der reduzierte Satz gilt ausschließlich für die sechsmonatige Frist bis einschließlich Dezember 2020. Anschließend wird eine Rückkehr zum zuvor gültigen Steuersatz erwartet. Bei der manuellen Bearbeitung von Eingangsrechnungen drohen hier schnell Flüchtigkeitsfehler, nscale hingegen unterstützt den Anwender bei der Einhaltung der Compliance.
Vorteile einer digitalen Lösung zum Invoice Management
Ganz abgesehen von der aktuellen steuerrechtlichen Entwicklung ist das digitale dem analogen Rechnungsmanagement vorzuziehen. So leidet der papierbasierte Ablauf unter einer erhöhten Fehleranfälligkeit. Beispielsweise kann im Zuge des Bezahlvorgangs schon ein kleiner Tippfehler beim Übertragen von Kopf- und Buchungspositionsdaten, große Probleme verursachen. Die Vorteile des digitalen Invoicemanagements gehen jedoch weit über das Minimieren von Fehlern hinaus. Weitere Argumente, die für eine digitale Lösung sprechen sind:
Weil nscale jederzeit und standortunabhängig den Zugriff auf alle eingegangen Rechnungen und die zur Prüfung notwenigen Dokumente ermöglicht, können entsprechende Anfragen von Partnern und Lieferanten schnell und ohne Restzweifel beantwortet werden. Jedem am Vorgang beteiligtem Mitarbeiter ist stets klar, wie aktuell ein Dokument ist und wie weit die Bearbeitung vorangeschritten ist. Diese Transparenz ist ein wichtiger Mehrwert, den ein digitalisiertes Eingangsrechnungsmanagement bietet.
Ebenso erleichtert eine entsprechende Lösung die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Gerade datenschutzrechtliche Regeln bereiten jenen Unternehmen Kopfzerbrechen, bei denen noch die manuelle Bearbeitung vorherrscht. Denn teils widersprechen diese Regeln den in anderen Gesetzen festgehaltenen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Mithilfe einer digitalen Lösung werden die Rechnungen gesetzeskonform und dem Datenschutz entsprechend archiviert.
Zeit ist Geld – geringere Kosten dank digitalem Invoicemanagement
Die weitgehende Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung führt zu einem reduzierten Zeitaufwand. Denn: In der Regel geht täglich eine hohe Zahl an Rechnungen ein, die gesichtet, sortiert, geprüft und freigegeben werden müssen. Ein immenser Aufwand und die Zahlung selbst ist in dieser Aufzählung noch gar nicht aufgeführt. Ein digitaler, workflowgestützter Prozess reduziert dagegen Liegezeiten und spart durch seine hohe Transparenz zusätzlich Zeit ein.
Diese Zeitersparnis reduziert die Kosten des Invoicemanagements entscheidend. Zusätzlich werden sie durch integrierte Funktionen reduziert. So kann die Zahlung dank des automatischen Workflows früher erfolgen. Es entstehen also keine Mahngebühren, weil Zahlungsfristen aufgrund langer Freigabeprozesse verpasst werden. In der Praxis ist sogar das Gegenteil der Fall. Nach erfolgreicher Freigabe können die Buchungsdaten auto¬matisiert an das ERP- bzw. Finanzbuchhaltungssystem übergeben werden, um den Bezahlvorgang auszuführen. Die schnelle und sichere Bearbeitung der Rechnungen hat zur Folge, dass Skontovorteile wahrgenommen werden können.
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung: flexibel, sicher, kostensparend
Die temporäre Änderung des Mehrwertsteuersatzes zeigt es deutlich: Mit einer digitalen Lösung fällt es leicht, sich auf kurzfristig und (wie wohl in diesem Fall) überraschend veränderte Rahmenbedingungen einzustellen. Unabhängig davon sind die Mehrwerte, die nscale IM schon im Regelbetrieb bietet, Grund genug, papierbasierten Prozessen bei der Eingangsrechnungsverarbeitung Lebewohl zu sagen.
