„Olala, willst du eine Pizza, olala, Pizza wunderbar!“ – Die Pizza gehört wohl zu den beliebtesten Speisen der Welt. Denn bei der Wahl des Belages ist für jeden Geschmack etwas dabei. Diese Individualität ist nicht nur bei der Pizza ein hohes Gut. Das Leben frei, nach eigenem Gusto und mit der richtigen Würze zu genießen, ist ein Luxus. Doch wie wäre es, wenn auch das Arbeitsleben genau den eigenen Vorstellungen entspräche? Moderne Lösungen sind wie deine Lieblingspizza: Sie bieten Möglichkeiten, die Arbeit optimal an individuelle Bedürfnisse anzupassen und ebnen so den Weg in eine neue Arbeitswelt.
Die Lösung, die dich arbeiten lässt, wie du es willst, muss erst noch gebacken werden? Falsch! Denn es gibt moderne Enterprise Information Management Systeme (EIM) wie nscale. Sie sind genau wie deine ganz persönliche Lieblingspizza. Die Basis, also der schmackhafte Teig, ist ein hochwertiges Dokumentenmanagement. Das EIM dient dabei als zentrale Plattform, auf der jederzeit alle relevanten Daten gefunden werden können, inklusive Angaben über den Bearbeitungsstand und die Aktualität. Die ständige Verfügbarkeit der Informationen ist die Hefe, die die Lösung zum echten Mehrwert wachsen lässt. Auf die Plattform kann jederzeit mobil zugegriffen werden. Diese Möglichkeit ist gleichsam das Wasser, das die Arbeit geschmeidig macht. Ebenfalls zur Basis gehört die revisionssichere Archivierung, die wie das Mehl im Pizzateig für die richtige Konsistenz und Sicherheit sorgt. Es vermengt sich mit Hefe und Öl zur perfekten Grundlage.
Diese macht das Arbeitsleben leichter und bietet zugleich viele Gestaltungsmöglichkeiten. Bei der Wahl des Belages sind der Fantasie des Pizzaliebhabers keine Grenzen gesetzt. Doch auch die Tomatensoße darf nicht fehlen.
Abgestimmt auf individuelle Anforderungen
Damit die Arbeit gefällt und den eigenen Vorstellungen entspricht, sind reibungslose Abläufe entscheidend. Lästige Routineaufgaben, zeitaufwändige und nervenaufreibende Suchprozesse oder quälend langsame Freigabeprozesse: Sie alle sorgen dafür, dass der Alltag eher nach Kantine denn nach Lieblingsitaliener schmeckt. Eine digitale Lösung sorgt für eine deutliche Vereinfachung und Optimierung der Prozesse. Daher ist es wichtig, ein System zu wählen, das sich an die individuellen Gegebenheiten eines Unternehmens anpassen lässt. Ein Beispiel hierfür sind individuell anpassbare Workflows.
Aber auch eine hohe Skalierbarkeit, Offenheit und eine große Anzahl von Schnittstellen, mit denen Drittsysteme wie beispielsweise ein ERP angeschlossen werden können, sind bedeutend. Nur so ist ein medienbruchfreies Arbeiten ohne lästige Systemwechsel möglich. Diese Anpassungsfähigkeit ist der Basisbelag, die Tomatensoße der Pizza. Bevor dieser nicht gegeben ist, finden keine anderen Zutaten den Weg auf die Pizza und sie bleibt nicht mehr als ein Stück Teig.
Branchenspezifische Lösung für den Public Sector
Doch was, wenn es Besonderheiten gibt, beispielsweise Tomaten ausgespart werden sollen? Dann muss die Soße eben verändert werden. So steht beispielsweise im Public Sector, anders als in Unternehmen, die Sach- und Vorgangsbearbeitung im Mittelpunkt. Um diese bestmöglich abzubilden, eignet sich eine Speziallösung wie nscale eGov, die auf die öffentliche Verwaltung ausgerichtet ist. Sie unterstützt nicht nur die ganze Schriftgutverwaltung vom Eingang der Daten bis zur Veraktung. Zudem ist keine lange Einarbeitung notwendig, da die Lösung das Vokabular von Kommunen und Gemeinden nutzt. Und das schmeckt den Anwendern.
Nun endlich kann es an den Pizzabelag gehen, genau wie es dir gefällt. Was auf der Pizza Salami, Oliven oder Thunfisch sind, sind bei einem EIM-System:
- Unterschiedliche Clients
- smart Layouts
- Barrierefreiheit
Frei wählbare Clients
Von zentraler Bedeutung für ein EIM System sind die Zugriffsmöglichkeiten. Denn Flexibilität und Individualität sind das Salz in der Suppe – oder der Oregano auf der Pizza. Für ein Arbeiten von jedem Ort aus und die freie Gestaltung der Arbeitszeiten ist ein Web Client nicht wegzudenken. Dabei sollte Collaboration weiterhin einfach realisierbar sein. Hier ist beispielweise von Bedeutung, dass Dokumente von mehreren Anwendern gleichzeitig bearbeitet werden können – ohne dass viele Köche die Pizza verderben.
Dieselben Funktionen wie der Webclient bietet auch der Cockpit Client der sich für feste Arbeitsplätze im Büro eignet. Als Desktop-Applikation besitzt er alle Vorteile eines Rich Client. Da nur wenige Arbeiten auf den Server ausgelagert werden und ein Großteil der Anwendungen lokal betrieben wird, bietet er ein hohes Maß an Skalierbarkeit.
Eine weitere Möglichkeit ist die Explorer Integration. Der große Vorteil ist hier, dass die Ansicht einem gewöhnlichen Netzwerklaufwerk gleicht: Vorgänge wie das Kopieren folgen dem gewohnten Muster, sodass eine nur geringe Umgewöhnung erforderlich ist. Die persönliche Lieblingspizza schmeckt eben immer wieder.
Und was ist mit der schnellen Recherche von unterwegs? Hierfür steht eine App zur Verfügung, mit der jederzeit und einfach auf gesuchte Informationen zugegriffen werden kann. Kurze Rückversicherungen vor oder während eines Kundentermins sind damit nicht länger ein Problem.
Moderne und hochwertige Lösungen stellen nicht nur eine dieser Zugriffsmöglichkeiten zur Verfügung. Somit kann der Anwender aus einer vollen Speisekammer den Client wählen, der zu seiner Arbeitsweise und seinen Wünschen passt. Dabei ist er keinesfalls festgelegt oder muss sich entscheiden. Einer Pizza Quattro mit allen vier Clients steht nichts im Wege.
Optimierte Suchmasken dank smart Layouts
Jedes Unternehmen hat nicht nur seine eigenen Prozesse und Abläufe. Ebenso unterscheiden sich die Attribute, die einzelnen Datenpunkten zugeordnet werden. Entsprechend dieser Attribute unterscheiden sich auch die Suchmasken, Verstichwortungsmasken und Ergebnislisten. Nur wenn die richtigen Attribute hinterlegt sind, können Suchprozesse schnell und effizient gestaltet werden. Führende EIM Systeme bieten zur vereinfachten Erstellung smart Layouts. Die Masken werden clientübergreifend bearbeitet und können wiederverwendet werden. Eine Liste mit möglichen Attributen steht zur Verfügung. Zugleich können aber auch eigene Suchfelder definiert werden.
Dabei sind keine Grenzen gesetzt. Die Pizza kann für den bestmöglichen Geschmack unterschiedlichste Beläge vereinen. Von Salami über Thunfisch und Ananas bis hin zu Zwiebeln, Peperoni, Pilzen oder Oliven: Alles was die Speisekammer hergibt und gut schmeckt ist erlaubt. Genauso lassen sich mit smart Layouts die besten Suchmasken erstellen. Auch die scheinbar verrücktesten Kombinationen bis hin zur Pizza mit Currywurst sind möglich. Entscheidend ist allein, dass die individuell gestalteten Masken die Arbeit vereinfachen und optimieren.
Zwar ist auch die Anzahl der Attribute unbegrenzt, doch kann es bei zu vielen Suchfeldern schnell unübersichtlich werden. Derartige Masken fühlen sich an wie Tomaten auf den Augen, statt auf der Pizza. Daher sind auch Verschachtelungen mehrerer Ebenen realisierbar. Sie sorgen dafür, dass Anwender immer gezielt die Information erhalten, die zum jeweiligen Zeitpunkt benötigt wird. Ein entspannteres Arbeiten wird möglich.
Barrierefrei genießen
Wer kennt es nicht? Man hat sich die perfekte Pizza zubereitet oder bestellt, mit allen Lieblingszutaten, mit der richtigen Würze und dem optimalen Geschmack. Doch dann: Es fehlt der Pizzaschneider, der für die obligatorischen Achtel sorgt und den Genuss vollkommen macht. Sicher schmeckt die Pizza noch immer gut, jedoch fehlt etwas.
Um jegliche Barrieren zu vermeiden, orientieren sich führende EIM-Systeme an der Barrierefrei-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0). Dies sorgt für eine verbesserte Usability, von der auch Mitarbeiter ohne körperliche Beeinträchtigungen profitieren. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, die Lösung per Maus oder Tastatur zu bedienen.
Für Mitarbeiter mit einer eingeschränkten Sehfähigkeiten ist zudem eine einfache Anpassung der Oberfläche von Bedeutung. Damit können Spaltenbereiche und Farbschemata verändert werden, sodass eine kontrastreiche Darstellung möglich ist. Weitere Vorteile bieten die Hervorhebung des Tastaturmodus, Schnittstellen zu Screenreadern und Braillezeichen. Ein strukturierter, linearisierbarer Aufbau sorgt für mehr Übersichtlichkeit, was die Fehleranfälligkeit über die ganze Belegschaft hinweg deutlich senkt. Weniger Fehler führen dabei zu mehr Freude an der Arbeit und vermeiden einen faden Nachgeschmack.
Fazit
In der neuen Arbeitswelt vereinfachen Flexibilität und Individualisierbarkeit den Alltag. Mit einem hochwertigen EIM-System lässt sich die Arbeit unabhängig von Ort und Zeit gestalten, frei nach dem eigenen Gusto und genau so, wie es den Beschäftigten gefällt. Es ist ähnlich der persönlichen Lieblingspizza: Bei allen Rezepten sind die Grundzutaten für den Teig identisch und nur in Ausnahmefällen wird die Tomatensoße durch ein Ersatzprodukt ersetzt, sodass eine perfekte Grundlage vorhanden ist. Dem Pizzabelag sind keine Grenzen gesetzt. Jede Zutat und Kombination passt, solange sie schmeckt.
Genauso individuell wie die Pizza sollte auch der moderne Arbeitsplatz gestaltet sein. Mit einem EIM-System, das ein reibungsloses Dokumentenmanagement, ständige Verfügbarkeit sowie Mobilität bietet und an die Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens angepasst werden kann, ist die Grundlage vorhanden. Darauf aufbauend kann der Arbeitsplatz vollkommen individuell gestaltet werden. Zu den entsprechenden Möglichkeiten gehören insbesondere unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten, smart Layouts und Barrierefreiheit. Sind all diese Aspekte gegeben, ist das gewählte System mit Sicherheit mindestens das Gelbe vom Spiegelei auf der Pizza.
