Digitalisierung im Gespräch:
Ceyoniq bei Radio Bielefeld
Seit mehr als 35 Jahren entwickeln wir in Bielefeld Softwarelösungen, mit denen Unternehmen und Verwaltungen ihre Dokumente und Informationen digital organisieren können. Im Mittelpunkt steht dabei nscale, unsere Softwareplattform für digitales Dokumenten- und Informationsmanagement.
Mit nscale unterstützen wir Unternehmen und Verwaltungen dabei, Dokumente zentral zu verwalten, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Informationen genau dort bereitzustellen, wo sie gebraucht werden. Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Unser Motto „einfach arbeiten“ bringt diesen Anspruch auf den Punkt. Denn mit nscale möchten wir nicht nur Prozesse digitalisieren, sondern vor allem den Arbeitsalltag der Menschen erleichtern. Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert, Informationen sind schneller verfügbar und es bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.
Wie das in der Praxis funktioniert, darüber haben unsere Kollegen Timo Krause und Marcel Mühlbach mit Radio Bielefeld gesprochen.
Im Rahmen der Radio-Bielefeld-Aktion „Wir machen das“ geben wir in vier Folgen Einblicke in die Möglichkeiten von nscale. Dabei sprechen wir über digitales Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement, automatisierte Rechnungsverarbeitung und den Einsatz künstlicher Intelligenz.
Schluss mit der Dokumentensuche:
Was ein DMS eigentlich macht
Wer kennt das nicht? Die Rechnung liegt im E-Mail-Postfach, der Vertrag im Aktenschrank und wichtige Informationen stecken irgendwo auf einem Netzlaufwerk.
Mit unserer Softwareplattform nscale bringen wir all diese Informationen an einem zentralen Ort zusammen. Als Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt nscale dafür, dass Dokumente schnell auffindbar sind, sicher verwaltet werden und alle Beteiligten mit der aktuellen Version arbeiten können.
So gehören langes Suchen, doppelte Ablagen und unnötige Papierberge zunehmend der Vergangenheit an. Gleichzeitig unterstützt nscale dabei, Dokumente revisionssicher zu archivieren und gesetzliche Anforderungen einzuhalten.
Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand und mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben.
Verträge im Blick behalten
Ein Mietvertrag läuft aus, eine Versicherung verlängert sich automatisch oder eine wichtige Kündigungsfrist rückt näher.
Gerade wenn viele Verträge im Unternehmen verwaltet werden müssen, kann schnell etwas übersehen werden.
Mit nscale CLM, unserer Lösung für digitales Vertragsmanagement, schaffen wir mehr Übersicht. Verträge werden zentral gespeichert, wichtige Fristen und Termine automatisch überwacht und alle relevanten Informationen übersichtlich bereitgestellt.
So behalten Verantwortliche den gesamten Vertragslebenszyklus im Blick, von der Erstellung über die Freigabe bis zur sicheren Archivierung.
Das spart Zeit, schafft Transparenz und hilft dabei, unnötige Kosten oder versäumte Fristen zu vermeiden.
Rechnungen digital statt Papierstapel
Rechnungen ausdrucken, abstempeln, weiterreichen und abheften: In vielen Unternehmen gehört das noch immer zum Alltag.
Mit nscale IM, unserer Lösung für digitales Rechnungsmanagement, zeigen wir, wie einfach und effizient Rechnungsverarbeitung heute funktionieren kann.
Eingehende Rechnungen werden digital erfasst, geprüft und automatisch an die zuständigen Personen zur Freigabe weitergeleitet. Anschließend lassen sie sich sicher archivieren. Auch elektronische Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD können in die digitalen Prozesse integriert werden.
Gerade mit Blick auf die gesetzlichen Anforderungen rund um die E-Rechnung wird eine durchgängige digitale Rechnungsverarbeitung immer wichtiger.
Das beschleunigt Abläufe, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass Rechnungen zuverlässig und fristgerecht bearbeitet werden.
KI und mobiles Arbeiten
Künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug in unseren Arbeitsalltag. Auch bei uns ist sie längst Bestandteil moderner Dokumentenprozesse.
Mit nscale AI integrieren wir künstliche Intelligenz direkt in das Dokumentenmanagement. So lassen sich Dokumente automatisch analysieren, Inhalte zusammenfassen und relevante Informationen schneller finden. Das erleichtert die tägliche Arbeit und reduziert zeitaufwendige Routineaufgaben.
Und weil nscale als moderne, webbasierte Softwareplattform ortsunabhängiges Arbeiten unterstützt, sind wichtige Dokumente auch außerhalb des Büros verfügbar. Ob im Homeoffice oder unterwegs: Mitarbeitende können mit den entsprechenden Berechtigungen sicher auf die benötigten Informationen zugreifen.
Genau dafür steht unser Motto „einfach arbeiten“: Mit nscale möchten wir Menschen bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen, Prozesse vereinfachen und die Zusammenarbeit flexibler und effizienter gestalten.
