Mit dem Einzug von Laptops, Smartphones und moderner Software verbreitet sich der Glaube, dass Büros bald komplett ohne Papier auskommen. In der Tat sind in den letzten Jahren viele Vorgänge digitalisiert worden. Die Papierflut in deutschen Büros hat sich deutlich reduziert. E-Mails und Messenger ersetzen Briefe, Faxe und Hauspost. Aber ist ein Büro, das komplett ohne eine gedruckte Seite auskommt, bald unsere Realität? Der folgende Beitrag klärt über Utopie und Wirklichkeit auf.
Gibt es das wirklich, ein Büro ohne Papier? Die Antwort lautet: Ja. Allerdings sind Büros in Deutschland, die ohne Papier und Drucker auskommen, derzeit noch eine absolute Ausnahme. Eine Studie von Statista im Auftrag von Kyocera ergab, dass im Jahr 2019 nur etwa vier Prozent aller Angestellten in Deutschland in einem Büro ohne Papier arbeiten. Ein gutes Drittel der Befragten druckt pro Woche noch 21 bis 100 Seiten aus. Ein Viertel der Befragten druckt sogar 100 Seiten und mehr pro Woche. Allerdings setzt bereits ein Drittel der Unternehmen ein Enterprise Content Management Systeme (ECM) ein, um die Digitalisierung voranzutreiben und Papier zu sparen.
ECM ist ein umfassendes Konzept, um Unternehmensinformationen zu verwalten, zu bearbeiten und zu archivieren. Ein wichtiger Bestandteil einer solchen Lösung ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Während früher vor allem die Verwaltung von digitalen Dokumenten und deren Verschlagwortung im Fokus stand, bieten moderne Systeme heute viele weitere Funktionen. Eine moderne DMS-Lösung schafft es, bisher analoge Büroarbeit in hohem Grad zu automatisieren. Durch einfache Importoptionen und automatische Texterkennung können elektronische Dokumente heute nahezu automatisch abgelegt und schnell wiedergefunden werden. Das verschafft Mitarbeitern mehr Zeit und kann die Arbeitsqualität verbessern.
Papierloses Arbeiten braucht vor allem zwei Dinge: Konsequenz und Akzeptanz. Denn die Umstellung einer ganzen Firma benötigt eine klare Strategie, die richtigen Systeme und vor allem Zeit. Bis ein neues ECM-System in einer Firma eingeführt ist und reibungslos läuft, benötigt es Zeit. Auch die Akzeptanz durch die Mitarbeiter und deren Unterstützung sind erfolgskritische Faktoren.
Digital statt Papier: Ein Beispiel aus der Praxis
Nur in den wenigsten Firmen ist das Büro ohne Papier bereits Realität. Einige Unternehmen haben die Umstellung allerdings bereits vollzogen. Ein Beispiel ist die niederländische Software-Firma Decos. Dort arbeiten die Mitarbeiter mit iPads statt Notizzetteln. Dadurch hat es die Firma tatsächlich geschafft, Papier komplett aus ihren Räumen zu verbannen. Das geht allerdings nur mit einer konsequenten Strategie und den richtigen Systemen im Hintergrund. Bis das Konzept bei Decos funktioniert hat, dauerte es Jahre. Welche Vorteile eine Umstellung auf die Papierlosigkeit konkret bringt, listen wir unten auf.
Fest steht: Das Büro ohne Papier bringt viele Vorteile. Wenn ein Unternehmen seine Workflows von der Papierform auf die digitale Variante umstellt, verbessert das in der Regel die Customer Experience und Prozesse werden beschleunigt. Kunden erwarten heute in vielen Bereichen, dass sie Dinge digital erledigen können und sind oft überrascht, wenn sie noch Formulare in Papierform ausfüllen müssen. Damit die Umstellung in der Realität funktioniert, müssen allerdings alle Unternehmensprozesse über digitale Systeme erfasst und gesteuert werden können.
Welche Softwarelösungen sind nötig?
Um vom Arbeiten mit Papier auf digitale Workflows umzustellen, sind integrierte Softwarelösungen nötig. Vor allem ist eine Einführung von digitalen Dokumentenmanagement- bzw. ECM-Systemen nötig. Doch ist deren Einführung nur die eine Seite. Damit diese Systeme funktionieren und alle Prozesse reibungslos ablaufen können, müssen alle nötigen Unternehmensprozesse bereits vor der Systemeinführung definiert sein. Denn auch digitale Systeme können Prozesse nur unterstützen.
Es zeigt sich unterdessen, dass das papierlose oft mit dem mobilen Arbeiten Hand in Hand geht: Nicht nur in unserem Privatleben, auch in den Büros verbreiten sich digitale Geräte immer mehr. Denn Mobilität spielt überall eine tragende Rolle. Der Einsatz mobiler Geräte kann ein weiterer Treiber sein, um schneller auf Papier zu verzichten und digitale Prozesse voranzutreiben. Denn sie erleichtern die digitale Dateneingabe und -verarbeitung. Ein vermehrter Einsatz mobiler Geräte und Applikationen könnte also den Verzicht auf Papier beschleunigen.
Ausblick: Was bremst das papierlose Büro?
Es gibt einige Gründe, die ein Büro ohne Papier bremsen. In vielen Büros fehlt die klare Verantwortlichkeit – zum Beispiel die Etablierung eines Chief Digital Officers. Zudem akzeptieren viele Stellen bis dato nur Dokumente in Papierform. Man denke nur an ein beglaubigtes Zeugnis, einen unterschriebenen Vertrag oder ein ausgedrucktes Visum. Viele Firmen haben zudem Angst vor dem Datenverlust, wenn Daten nur mehr in digitaler Form vorliegen. Zudem müssen Mitarbeiter mit ins Boot geholt, überzeugt und geschult werden. Stichwort Change Management.
In den meisten Unternehmen gibt es Entwicklungen, um digitale Prozesse voranzutreiben, Papier zu sparen und die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Während manche Manager von einem Büro ganz ohne Papier träumen, sieht die Realität derzeit in fast allen Unternehmen noch anders aus. Fest steht jedoch: Viele Prozesse lassen sich digitalisieren, was enorme Verbesserungen im Hinblick auf Kundenfreundlichkeit und Effizienz bringt. Das papierlose Büro weiter anzustreben, lohnt sich also, auch wenn der Weg noch weit sein mag.
Vorteile eines Büros ohne Papier
• Schutz von vertraulichen Inhalten durch digitale Verschlüsselung
• Einsparung von Platz im Büro durch Verzicht auf Aktenhaltung
• Schnellerer Zugriff auf relevante Informationen von überall
• Kostensenkung bei Druckern und Material
• Compliance kann leichter umgesetzt werden
• Backups bieten Schutz vor Datenverlust und erleichtern die Wiederherstellung
