Die Welt der Informationstechnologie ist voller Abkürzungen. Da fällt es nicht leicht, den Überblick zu behalten. Auch im Umfeld der Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder bei Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM) werden Fachtermini gerne kurz und knackig verpackt. Aber muss man sich auch merken, wofür EIM steht? Auf jeden Fall sollte eine Frage immer im Vordergrund stehen: Was soll Informationstechnologie für Ihr Unternehmen leisten?
Papier ist seit Jahrhunderten das dominante Trägermedium für Informationen, sei es auf zwischenmenschlicher Ebene, in Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen. Das Problem: Auf Papier geschriebene Informationen sind stets nur für die Person verfügbar, die das Papier unmittelbar vor sich hat. Allen anderen in der Organisation ist nicht ersichtlich, wo sich die Information befindet und welchen Status sie innerhalb eines Prozesses hat. Und wird die Information benötigt, muss sie unter Umständen erst aufwändig gesucht werden. Es liegt auf der Hand, dass solche Prozesse heute nicht mehr zeitgemäß sind.
Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist häufig eng mit dem Management von Informationen verknüpft. Denn das Suchen und Finden von einzelnen Informationen ist ein entscheidender Faktor, nicht nur für die Geschwindigkeit des unternehmerischen Handels, sondern auch für dessen Effizienz. Unter dem Strich steht im Fokus der Digitalisierung also vor allem ein verbessertes Informationsmanagement.
Wesentliche Treiber für die Einführung von unterstützenden IT-Lösungen sind neben einer generellen Effizienzsteigerung und hohen Compliance-Anforderungen im Umgang mit Dokumenten auch neue Formen der Zusammenarbeit in Teams. Software, die das Management von Informationen unterstützt, gibt es in vielen Ausprägungen. Doch für integrative Lösungen, welche die systematische und ganzheitliche Verwaltung von Informationen und den dazugehörigen Trägermedien (z.B. Dokumente oder E-Mails) abbilden, hat sich der Fachterminus ECM (Enterprise Content Management) etabliert.
ECM: Was ist das?
Enterprise Content Management ist ein weitreichender Begriff, hinter dem sich weder eine einzelne Technologie, noch eine Methodik oder ein Prozess verbirgt. Unter ECM ist zunächst die systematische Sammlung und Organisation von Informationen bzw. Dokumenten zu verstehen, die von einer spezifischen Nutzergruppe verwendet werden sollen.
Konkret umfasst ECM ein Set von Technologien, die zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten in Verbindung mit den jeweiligen Prozessen innerhalb der jeweiligen Organisation genutzt werden.
Dabei verbindet ECM im Optimalfall die gesamte Prozesskette der Informationsverarbeitung – vom Input- und Dokumentenmanagement, über Collaboration und Business Process Management bis hin zur rechtssicheren, elektronischen Archivierung.
Das Enterprise Content Management muss hierbei vom Dokumentenmanagement und den entsprechenden Systemen (DMS) abgegrenzt werden. Dieser Begriff bezieht sich auf die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente und ist ein Teil des ECM.
Das Enterprise Information Management (EIM) wiederum ist die Weiterentwicklung von ECM. Hier ist eine ganzheitliche und strukturierte Verwaltung und Organisation von Informationen aller Art im Unternehmen das Ziel. Im Vergleich zum ECM sind hier zusätzliche Funktionalitäten wie Collaboration und kommunikative Elemente, ggf. an einem Prozess orientiert, vorhanden.
ECM-Systeme: Es kommt Bewegung in den Markt
Das Konzept eines umfassenden ECM an sich ist nicht neu. Neu hingegen ist, welche Möglichkeiten die Technologien inzwischen bieten. Ungeachtet der zahlreichen Vorteile sind viele Unternehmen immer noch zurückhaltend. Das gilt vor allem für mittelgroße und kleine Marktteilnehmer. Im Mittelstand beispielsweise nutzt laut Bitkom nur ein Drittel der Unternehmen entsprechende Lösungen, während die Vorreiterrolle einmal mehr den Großunternehmen zufällt. Vor allem das Thema Datensicherheit und der Investitionsbedarf hemmen bisweilen den Fortschritt.
Immerhin kommt nun Bewegung in das Thema ECM, wie aus dem aktuellen Bitkom Digital Office Index 2018 hervorgeht, der alle zwei Jahre erhoben wird. Versicherungen, Maschinenbau und Versorger/Telekommunikation sind demnach Vorreiter bei der ECM-Nutzung.
Nutzung von ECM – Einsatzfelder (Gegenüberstellung 2016 und 2018):
Großes Potenzial für elektronische Rechnungserstellung (2016 vs. 2018)
Ein ECM deckt eine Vielzahl von Funktionalitäten ab. Hierzu greift das System auf unterschiedliche Technologien zurück. Diese bilden in der Regel fünf wesentliche Funktionen von Content und Dokumenten ab, nämlich die
- Erfassung
- Verwaltung
- Speicherung
- Aufbewahrung
- Bereitstellung
Fazit: ECM-Systeme leisten unverzichtbare Dienste
Systeme für das Enterprise Content Management gehören zu den wesentlichen Treibern bei der Digitalisierung innerbetrieblicher Prozesse. Sie sind das zentrale Tool für das digitale Handling von Informationen und Dokumenten aller Art. Über eine im Optimalfall offene Architektur können sie sich nahtlos in die bestehende Softwarelandschaft einfügen und so einen spürbaren Mehrwert für die Organisation schaffen.
Unter dem Strich werden Prozesse beschleunigt, effizienter und transparenter. Das macht sich nicht nur in den Workflows, sondern auch monetär bemerkbar. Investitionen in ECM-Systeme rentieren sich bereits nach kurzer Zeit. Gewiss, die Einführung einer ECM-Lösung ist ein anspruchsvolles Projekt, das viele andere Prozesse und etablierte Verfahrensweisen im Unternehmen tangiert. Das ist eine Herausforderung, keine Frage. Sie nicht anzugehen, wäre aber ein Fehler.
