Zeit: Heutzutage gibt es kaum ein Gut, das so knapp bemessen ist. Neben Familie und Beruf bleibt kaum Platz für ein wenig Erholung oder eine Freizeitaktivität. Doch die ständige Zerrissenheit zwischen Beruf und Familie erhöht nicht nur den täglichen Stress, sondern verringert auch die Konzentration. Produktives Arbeiten wird dadurch immer schwieriger. Doch was wäre, wenn man genau dann arbeiten könnte, wann man Zeit hat, produktiv ist und das völlig unabhängig? Moderne Lösungen bieten neue Möglichkeiten für einen perfekten Tag.
Hey Andi, wie geht’s?
Hi Basti, super, hatte heute echt den perfekten Tag!
Sag bloß, du hast endlich das Problem mit dieser Produktionsanlage gelöst, das dich seit Tagen nervt? Bist wohl doch ein Meisterkonstrukteur ??
Hab es dir ja schon letzte Woche erzählt: Meine Firma will in die Arbeitswelt von morgen … mit so einem neuen System, mit dem ich jederzeit arbeiten kann.
Warst du da nicht total skeptisch?
Stimmt, aber nach heute nicht mehr ?
Was ist denn passiert?
Bin halt Frühaufsteher und hatte heute Morgen beim Aufwachen die Idee. Also aufgestanden, Bauplan angeguckt, konnte ich ja direkt drauf zugreifen. Hatte meine Notizen fertig, bevor die Kinder und meine Frau wach waren.
Typisch, das könnte mir altem Langschläfer nicht passieren…?
Egal, mit dem System arbeitest du, wann du Bock hast. Hab dann die Kinder fertig gemacht und zur Schule gebracht. Und danach wieder an die Arbeit. Als die Leistungskurve runter ging, bin ich einfach eine Stunde laufen gegangen!
Mitten zwischen der Arbeit??
Ja, hatte gleich wieder Energie und den Kopf frei für die nächste Riesenidee, die ich heute umgesetzt habe. Ich glaube, so produktiv wie heute war ich noch nie. Und endlich hat mir die Arbeit wieder richtig Spaß gemacht. ?
Bin beeindruckt!
Zeitig fertig war ich auch und hatte ein bisschen Zeit für die Kinder. Lust auf ein Bier bei Schröders?
Nee, heute nicht. Du weißt doch, meine Arbeitszeit geht bis 17:30 Uhr. Und dann will ich ja auch noch ein bisschen Sport machen…
Effizient arbeiten, unabhängig und individuell
Dass ein jeder Tag so abläuft, wie hier beschrieben, ist keine schlechte Vorstellung. Doch es ist noch viel mehr, nämlich realistisch. Mit einem modernen Enterprise Information Management System (EIM) wie nscale, ist zeitlich unabhängiges Arbeiten möglich. Die Vorteile mit einem EIM sind vielfältig:
- Freie Zeiteinteilung
- Unabhängigkeit von Kollegen bei Aktenübergabe
- Unabhängigkeit von Schließzeiten des Büros
- Keine Warte- und Liegezeiten
- Kein langes Suchen von Daten
Entscheidend ist ein digitaler Arbeitsort, wo alle Informationen abgelegt sind. Damit lässt sich die Arbeitswelt völlig neu entdecken, denn: Jeder Mitarbeiter hat dort Zugriff auf alle Daten und Dokumente, die für seine Arbeit wichtig sind, unabhängig von Ort und Zeit. Damit kann die Arbeit dann beginnen, wenn der Mitarbeiter bereit ist, eine gute Idee oder einfach Lust hat und damit motiviert ist. Ganz gleich, ob zeitgleich andere Kollegen arbeiten oder nicht. Ebenso frei sind die Mitarbeiter in der Wahl ihres Arbeitsplatzes, vom Büro, über das Homeoffice oder den Park bis zu jedem beliebigen Ort in der Galaxie ist alles möglich. Und das in perfekten Teams, in denen sich alle Beteiligten wie in einem Ökosystem ergänzen.
Die eigene Tätigkeit wird nicht länger behindert, da sich eine Akte bei einem bestimmten Mitarbeiter befindet und daher nicht verfügbar ist. Ebenso wenig muss die Ausarbeitung eines wichtigen Gedankens aufgeschoben werden, bis die konventionellen Bürozeiten beginnen. Stattdessen können Ideen dann gesichert werden, wenn sie entstehen und Kreativität vorhanden ist. Das steigert die Effizienz deutlich und sorgt für ein erhöhtes Maß an Produktivität.
Workflows für mehr Flexibilität
Führende EIM-Systeme bieten darüber hinaus weitere Vorteile, wie etwa vordefinierte Workflows, mit denen sich die Arbeit noch einfacher gestalten lässt. Auch ohne persönlichen Kontakt zu Kollegen können Aufgaben übertragen werden. Dabei fallen unter anderem Warte- und Liegezeiten weg. Ein Dokument, dass beispielsweise eine Freigabe benötigt, steht dem verantwortlichen Mitarbeiter sofort und ohne Zeitverzögerung zur Verfügung. Nachdem die Aufgabe abgeschlossen ist, wird das Dokument gleich an den nächsten Mitarbeiter weitergeleitet. Dabei ist nicht entscheidend, zu welcher Tages- oder Nachtzeit die Aufgabe erledigt wird. Vielmehr kommt es auf den persönlichen Zeitplan des Mitarbeiters an, dem die benötigten Daten jederzeit zur Verfügung stehen. Das erleichtert Mitarbeitern die Aufgabenplanung und vermeidet Leerläufe. Diese entstehen, wenn beispielsweise ein Dokument noch bei einem Kollegen liegt, der erst in einigen Stunden mit der Arbeit beginnt.
Zudem ist nicht länger notwendig, bestimmte Daten zu suchen, entweder in den lokalen Speichern einzelner Mitarbeiter oder gar ausgedruckt im unternehmenseigenen Archiv. Vielmehr helfen Stichwortsuche und übersichtliche Ordnerstrukturen, sofort den Ablageort eines Dokumentes zu finden. Dort sind stets die letzte Veränderung sowie der Bearbeitungsstand aller Daten erkennbar, sodass auch ohne Rücksprache klar ist, welches Dokument aktuell ist. Die gesparte Zeit lässt sich sinnvoll für weitere Arbeitsgänge nutzen.
Arbeitszeiten an die Umstände anpassen
Dank der digitalen Zugänglichkeit aller relevanten Informationen reicht es vollkommen aus, Kernarbeitszeiten festzulegen, an denen alle Mitarbeiter arbeiten und problemlos in Kontakt mit den Kollegen treten können. So können wichtige Abstimmungen, beispielsweise für gemeinsame Projekte vorgenommen werden. Den restlichen Tages- oder Wochenverlauf können alle Mitarbeiter an ihre persönlichen Lebensumstände anpassen.
Dafür ist auch die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten wichtig. So können beispielsweise während einer Dienstreise zuvor unproduktive Zeiten wie eine Zugfahrt für Arbeitsaufgaben genutzt werden. Und auch im Homeoffice sind Mitarbeiter bestens ausgestattet. Denn der Zugriff auf die Daten ist ohne technische Hürden möglich. Ob über den PC, Laptop, Tablet oder Smartphone: Wo eine Internetverbindung besteht, kann jederzeit auf die Daten zugegriffen werden. Zudem ist es möglich, für Dienstreisen Stellvertreter zu hinterlegen, die zeitkritische Aufgaben erledigen können und von den Workflows direkt übernommen werden. Damit sind auch plötzliche Krankheitsfälle oder spontane Urlaubsreisen kein Problem.
Fazit
Der Alltag wird für die meisten Menschen immer flexibler und mobiler, vor allem durch die Entwicklung von mobilen Endgeräten und damit die ständige Erreichbarkeit. Die neue Arbeitswelt muss sich dem anpassen. Mit einem EIM kann die Arbeitswelt neu entdeckt werden. Dazu gehören Standortunabhängigkeit, optimale Teams und die Möglichkeit, den eigenen Arbeitstag frei zu gestalten und dabei beispielsweise die Familie miteinzubeziehen. Das verbessert die Work-Life-Balance, das Arbeiten wird produktiver und die Motivation der Mitarbeiter steigt. Wichtigste Voraussetzung dafür ist eine leistungsfähige digitale Informationsplattform, auf der alle Daten und Informationen verfügbar sich, die Mitarbeiter für ihre jeweiligen Arbeitsbereiche benötigen. Mit Workflows und speziellen Suchfunktionen werden Arbeitsgänge zudem vereinfacht und weiter beschleunigt. Eine Win-win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter.
