Der Trend zum Arbeiten im Home-Office ist inzwischen in vielen Branchen angekommen, aber gerade die aktuelle Situation, verursacht durch den Corona-Virus, hat viele Unternehmen dazu gezwungen, ihren Mitarbeitern spontan das Arbeiten von zu Hause aus zu ermöglichen. Das birgt allerdings zahlreiche Risiken in den Bereichen der Informationssicherheit und des Datenschutzes, vor allem wenn das Unternehmen technisch und organisatorisch nicht ausreichend auf eine solche Arbeitsweise eingestellt ist oder seine Mitarbeiter nicht gezielt sensibilisiert hat.
Ganz klassische technische Schwachstellen und damit Einfallstore für Datendiebe ergeben sich durch die mangelnde Absicherung von Endgeräten oder die Benutzung von ungeschützten Heim-Netzwerken zur Übertragung von sensiblen Geschäftsgeheimnissen sowie Daten von Partnern, Kunden und Mitarbeitern. Diese Daten sind heiß begehrte Informationen und gleichzeitig der wertvollste Besitz eines jeden Unternehmens. Die Datensicherheit in Unternehmen ist daher von entscheidender Bedeutung. Dabei gibt es einfache Maßnahmen, die jedes Unternehmen schnellstmöglich umsetzen sollte, denn bereits die Einrichtung einer verschlüsselten VPN-Verbindung und einer starken Firewall kann hier die gröbsten Sicherheitslücken schließen.
Ebenfalls muss dem Schutz der Informationen vor dem Zugriff von Dritten im Home-Office eine bedeutende Rolle zuteilwerden. Die technische Ausstattung (PC, Handy etc.) sollte nur für berufliche Zwecke genutzt werden, damit es nicht zu Sicherheitsproblemen kommt. Die Endgeräte sind mit einem Passwort zur Bildschirmsperre zu versehen, sodass die in häuslicher Gemeinschaft lebenden Personen keinen Zugriff auf die Daten haben. Arbeitsmittel sind sicher aufzubewahren, um eine vertrauliche Behandlung von Unterlagen und Datenträgern mit personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Auch Haustiere können die Informationssicherheit gefährden. Läuft bspw. die Katze über die Tastatur und löst den Versand einer E-Mail mit Geschäftsgeheimnissen oder personenbezogenen Daten aus, kann die Übermittlung an die falsche Adresse zum massiven Datenschutzvorfall mit allen teuren Konsequenzen für das Unternehmen führen.
Eine andere Herausforderung für das Arbeiten im Home-Office ist aber auch die völlig veränderte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Traf man sich bisher zu einem Meeting überwiegend persönlich im Büro, übernehmen zunehmend Videokonferenzen diese Aufgabe. Auch hier sollten Unternehmen zur Wahrung der Sicherheit auf eine zuverlässige und datenschutzkonforme technische Basis, wie z.B. MS Teams oder Cisco WebEx setzen.
Gleiches gilt für die Datenspeicherung und den Datenaustausch, der früher oft auf dem „kleinen Dienstweg“ z.B. per USB-Stick erfolgte. Das ist nicht mehr zeitgemäß, kann bei hohen Datenmengen verwirrend werden und birgt zusätzliche Gefahren z.B. den Datenverlust. Viel besser eignen sich dafür Enterprise-Information-Management-Systeme (EIM). Sie ermöglichen die sichere Speicherung sowie ein komfortables, flüssiges und nachvollziehbares Datenmanagement im Unternehmen. Außerdem hilft das EIM, durch Features wie dem Berechtigungsmanagement oder der Dokumentation von Aufbewahrungsfristen, bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben der DSGVO. Übergreifend gilt, die Unternehmen müssen Ihre Mitarbeiter für die Sicherstellung des Datenschutzes sensibilisieren. Dies gilt besonders vor dem Hintergrund der veränderten Situation durch das vermehrte Arbeiten im Home-Office. Eine Schulung zur Sicherstellung der technischen und organisatorischen Maßnahmen für die Gewährleistung des Datenschutzes ist unumgänglich. Die Remote-Worker sollten darüber hinaus darin geschult werden, wie Daten verschlüsselt werden, wie mit Dokumenten in Papierform zu verfahren ist, ob ein Download von Software und ggf. von welcher Software zulässig ist. Auch ist zu informieren, welche Schritte im Fall eines Datenverlustes zu unternehmen sind.
Mit der entsprechenden Sensibilisierung und starken Tools steht einem sicheren Arbeiten im Home-Office also nichts im Weg. Management und Mitarbeiter können davon gleichermaßen profitieren.
