Invoice Management: Mehr Transparenz, schnellere Durchlaufzeiten, Senkung der Kosten

LinkedIn
XING
Facebook
Twitter

Papierbasierte Unternehmensprozesse zu digitalisieren und dadurch wiederkehrende Abläufe zu automatisieren, bietet für Unternehmen große Optimierungspotenziale. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Eingangsrechnungsverarbeitung, wie sie jedes Unternehmen täglich zu bewältigen hat. Hier lässt sich viel Zeit und Geld einsparen. Vor allem, wenn das Invoice Management in einen Purchase-to-pay-Prozess eingebettet wird.

Fast jeder von uns ist wohl schon einmal mit dieser Form des freundlichen Nachdrucks in Berührung gekommen, wie sie Zahlungserinnerungen beinhalten: „Vermutlich ist unsere obige Rechnung Ihrer Aufmerksamkeit entgangen.“ Oder: „Sicherlich haben Sie übersehen, dass die oben genannte Rechnung noch nicht ausgeglichen wurde.“ Und sei es noch so blumig ausgedrückt, es ist stets unangenehm – und in vielen Unternehmen kein Einzelfall: Firmen, in denen die Eingangsrechnung noch papiergetrieben und manuell verarbeitet wird, leiden unter langen Durchlaufzeiten und einer hohen Fehlerquote. Dies kann schnell ins Geld gehen, nicht nur wegen der hohen Personalressourcen, die ein solches Verfahren bindet. Lange Verarbeitungszeiten können auch zu verpassten Terminen und Skontofristen führen. Ganz zu schweigen von den Konsequenzen, die die Nichteinhaltung von Compliance-Vorgaben, wie etwa UstG, HGB oder GoBD, nach sich ziehen kann. Die genannten Richtlinien und Gesetze sind in ihrer Umsetzung komplex und stellen Unternehmen vor umfangreiche administrative und operative Herausforderungen. Diesen manuell zu begegnen, wirkt da aus unternehmerischer Sicht nicht nur antiquiert, sondern regelrecht fahrlässig.

Die Herausforderungen bei der Eingangsrechnungsverarbeitung sind vielseitig. Unternehmen, die diese Aufgaben ohne Software-Unterstützung bewerkstelligen, müssen diverse Nachteile in Kauf nehmen:

  • Effizienzeinbußen durch Verteilungsaufwand und lange Durchlaufzeiten
  • Nichteinhaltung von Zahlungsfristen
  • Nichtausnutzung von Skontovorteilen
  • Unklare Bearbeitungsstände und Ablageorte
  • Eingeschränkte Auskunftsfähigkeit
  • Hohe Fehleranfälligkeit
  • Hoher Personalaufwand durch manuelle Bearbeitung

Einer Marktstudie des Beratungshauses Billentis zufolge bietet das E-Invoicing Potenzial für Kostensenkungen von bis zu 80 Prozent. Das liegt primär am zweifellos hohen Aufwand für die manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung. Billentis zufolge verursacht eine einzelne papierbasierte Rechnung Kosten von bis zu 23 Euro. Unnötige Kosten, denn: Digitale Lösungen für das Invoice Management bieten heute eine umfassende Verwaltung aller relevanten Dokumente des Rechnungsworkflows und große Potenziale für automatisierte Abläufe.

Automatisierung von Rechnungen verkürzt Durchlaufzeiten

Durch entsprechende Software-Unterstützung können relevante Informationen und Dokumente sehr schnell gefunden und einem Unternehmensprozess zur Verfügung gestellt werden. Dazu gehören z. B. die Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse, welche bei Bedarf beliebig an die Organisation eines Unternehmens angepasst werden können und zu Effizienzgewinnen führen.

Durch die Einführung des digitalen Rechnungsworkflows können Mitarbeiter im Rechnungswesen in erheblichem Umfang Zeit einsparen – hier kann durchaus von mehreren Tagen pro Monat gesprochen werden. Strukturierte Arbeitsabläufe und verkürzte Durchlaufzeiten führen außerdem zu einer reduzierten Fehlerquote. Nicht zuletzt das Personal freut sich, dass es von zeitraubenden Routinearbeiten entlastet wird.

Purchase-to-pay: Formel für durchgängige Prozessautomatisierung

Die Potenziale für die Automatisierung sind zudem um ein Vielfaches größer, wenn die Eingangsrechnungsverarbeitung Teil eines Purchase-to-pay-Prozesses ist. In diesem Fall ist ein durchgängiger Workflow von der Beschaffung bis zur Bezahlung einer Rechnung definiert, angefangen bei der Bedarfsmeldung über die Bestellung und Lieferung bis hin zur Rechnungsbearbeitung. Viele Vorgänge, bei denen Daten automatisiert übergeben werden können, sind hierbei integriert und werden durch eine Softwarelösung verzahnt. Durch wegfallende Prüf- und Freigabeschritte kann zusätzlich Zeit gespart werden.

Ein beispielhafter Purchase-to-Pay-Prozess könnte so aussehen:

  1. Mitarbeiter tätigen Bestellungen, etwa von Büromaterialien, direkt im Internet über OCI-Kataloganbindungen bei autorisierten Lieferanten. Daraufhin wird die Bestellung automatisiert im ERP-System hinterlegt.
  2. Sofern die Bestellung einen festgelegten Höchstbetrag nicht überschreitet, geht sie ohne weitere Prüfung durch die Einkaufsabteilung raus an den Lieferanten.
  3. Trifft die Lieferung ein, kann der Mitarbeiter dies einfach per Mausklick im System bestätigen und die Korrektheit und Vollständigkeit der Lieferung vermerken.
  4. Die folgende Rechnung wird automatisiert ausgelesen, im Idealfall direkt der betreffenden Bestellung zugeordnet.
  5. Der entsprechende Beleg wird in weiten Teilen vorausgefüllt. Sollte dies nicht unmittelbar möglich sein, sucht das System auf der Rechnung nach Referenzmerkmalen, um einen Genehmigungsworkflow anzustoßen.
  6. Abschließend wird – im Idealfall ebenfalls automatisiert – die Zahlung ausgelöst, sofern Rechnungsbetrag und Wareneingang zur Bestellung passen.

Ein reibungsloser Purchase-to-Pay-Prozess bietet viele Vorteile. Neben Effizienzgewinnen und Kosteneinsparungen ermöglicht ein digitaler Workflow eine verbesserte Übersicht über den gesamten Lebenszyklus einer Transaktion – von der Bestellung bis zur Rechnungsbuchung. Ein weiteres Plus: Finanzielle Verpflichtungen werden zu dem Zeitpunkt registriert, zu dem sie eingetreten sind, und nicht erst geraume Zeit später, wenn die Rechnung erfasst wurde. Das schafft zusätzliche Transparenz zur wirtschaftlichen Gesamtsituation des Unternehmens.

Fazit

Für immer mehr Unternehmen ist es eine Frage der Zukunftssicherheit, die eigenen Verwaltungskosten zu reduzieren. Viele ehemals manuelle Arbeitsschritte lassen sich auf Basis von digitalen Lösungen automatisieren. Das Invoice Management, idealerweise als Purchase-to-pay angelegt, ist ein großer Hebel, den Unternehmen hier ansetzen können, um ihre Prozesskosten im Bereich Einkauf und Eingangsrechnungsverarbeitung nachhaltig zu reduzieren.

Bitkom Digital Office Index 2024
Bitkom Digital Office Index 2024: Wofür Unternehmen digitale Technologien nutzen
Bitkom Studie 2024
Bitkom Digital Office Index 2024: So digital arbeiten deutsche Unternehmen
Migration in die Cloud
Migration in die Cloud – besser jetzt als zu spät!
E-Rechnungen oder Digitale Rechnungen
E-Rechnungen oder Digitale Rechnungen
E-Invoicing: Die Zukunft der Rechnungsstellung
E-Invoicing: Die Zukunft der Rechnungsstellung
Vorteile digitaler Rechnungen
Vorteile digitaler Rechnungen: Effizient, Umweltfreundlich und Zukunftsorientiert
nscale PAP
Prozessautomatisierung – Erfolgsfaktor für den digitalen Wandel
ECM und Cloud
ECM in der Cloud – ein echter Wettbewerbsvorteil
Das Wachstumschancengesetz kommt – und mit ihm die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich
Das Wachstumschancengesetz kommt – und mit ihm die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich
Optimieren Sie Ihren Rechnungseingang für eine effiziente Geschäftsabwicklung
Optimieren Sie Ihren Rechnungseingang für eine effiziente Geschäftsabwicklung
Vorsprung durch digitale Transformation
Vorsprung durch digitale Transformation: Warum IT-Investitionen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen
Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich kommt.
Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich kommt: Eine Chance für die Digitalisierung?
Effizientes Rechnungsmanagement für Unternehmen
Effizientes Rechnungsmanagement für Unternehmen: Optimieren Sie Ihre Finanzprozesse
Die Digitale Revolution im Rechnungswesen
Die Digitale Revolution im Rechnungswesen: Wie Unternehmen von der Digitalisierung profitieren
Der digitale Rechnungseingang: Effiziente Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Der digitale Rechnungseingang: Effiziente Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Arminia Bielefeld
Wie Arminia Bielefeld mithilfe von nscale die Digitalisierung meistert
Blogartikel Purchase to Pay Award
Wir sind P2P Champions:
Ceyoniq erneut im Professional User Rating ausgezeichnet
Blogartikel Digitalisierung
Ganzheitlich und abteilungsübergreifend –
die Digitalisierungstrends 2023
Papierloses Rechnungsmanagement
Papierloses Rechnungsmanagement: Indikator für den Digitalisierungsgrad von Unternehmen
Schnittstelle Datev
nscale Connector for DATEV: Durchgängige und schlanke Eingangsrechnungsverarbeitung
Mit nscale können Sie dank der Office-Integration bequem und einfach Ihre Dokumente mit den Office Programmen bearbeiten
EIM für Produktionsunternehmen: Office-Integration sorgt für einfache Kollaboration
Sanduhr auf einem Schreibtisch, als Symbol wie viel Zeit man mit einem digitalen Purchase-to-Pay-Prozess
Den digitalen Purchase-to-Pay-Prozess mit nscale gestalten: So spart die Suneco AG Nerven, Zeit und Geld
Mitarbeiter der Suneco AG hat Spaß an der Arbeit mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Mit nscale digital, transparent und reibungslos: Wie die Rechnungseingangsverarbeitung bei der Suneco AG funktioniert
Ein Desktop-Monitor, auf dem der Purchase-to-Pay Award 2022 der Ceyoniq gezeigt wird.
Anwendungsexperten haben entschieden: Ceyoniq ist Purchase-to-Pay-Champion
Workflowmanagement-Mitarbeiter der SUNECO AG
Workflow Management mit nscale: So laufen bei Suneco alle Prozesse wie geschmiert
Frau in einem Büro hält einen Ordner in der Hand und lächelt.
Ready for Change: So gelingt die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Frau mit Brille steht im Raum mit verschränkten aber mit einem lächeln
Digitale Beschaffung – umfassende Automatisierung vom Bedarf bis zum Wareneingang
Mann mit Brille hat ein Handy in der Hand und steht in einem Flur.
Einen deutlichen Mehrwert erzielen – durch eine digitale Lösung für den Purchase-to-Pay-Prozess
Invoice Management in 5 Schritten
Digitale Lösung: In vier Schritten vom Rechnungseingang zur Freigabe
Was steht der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung im Wege?
Hemmnisse bei der Transformation: Was steht der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung im Wege?
Zwei Kollegen schlagen die Fäuste zusammen
10 Jahre bewährtes Zusammenspiel: HS Dokumentenmanagement nutzt nscale
Zwei Kolleginnen unterhalten sich mit einer weiteren Person
Fünf Gründe für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Mann steht im Flur eines Büros mit einem Tablet in der Hand
Die digitale Lieferantenakte: Basis für den optimalen Purchase-to-Pay-Prozess
Mann tippt auf einem Taschenrechner
Senkung der Mehrwertsteuer: Digitales Eingangsrechnungsmanagement erleichtert Anpassung an neue Rahmenbedingungen
Frau sitzt im Theater
Die Theater des Bühnenvereins Nord machen sich fit für die Digitalisierung
Mann arbeitet an der Eingangsrechnungsverarbeitung
Auf E-Rechnung umstellen, aber wie? Digitalisierung richtig anpacken