Am 17. November 2023 hat die Bundesregierung das sogenannte Wachstumschancengesetz verabschiedet. Es enthält in erster Linie Maßnahmen, die den Wirtschaftsstandort Deutschland stärken und Unternehmen motivieren sollen, mehr in die Zukunftsfähigkeit von Betrieb (und Land) zu investieren. Darüber hinaus sind in dem Gesetz Regelungen zur Vereinfachung des Steuersystems und zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug enthalten – darunter eine weitreichende Änderung für Unternehmen, die im B2B-Sektor tätig sind: Für sie wird ab 1. Januar 2025 die E-Rechnungsstellung verpflichtend.
Zwar muss der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz noch
zustimmen – aktuell liegt es beim Vermittlungsausschuss –, die
E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze ab 2025 gilt jedoch als gesetzt.
Was auf den ersten Blick wie eine Zwangsmaßnahme wirkt, ist tatsächlich eine
große Chance für Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse umfassend zu
digitalisieren. Gerade die elektronische Rechnungsstellung kann ein kraftvoller
Treiber der digitalen Transformation sein: Nicht ohne Grund ist der Status des
Rechnungsmanagements ein aussagekräftiger
Indikator für den Digitalisierungsgrad von Unternehmen.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Unternehmen?
Von der E-Rechnungspflicht betroffen ist jedes Unternehmen, das hierzulande steuerpflichtige Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmen erbringt, wenn beide in Deutschland ansässig sind. Konkret bedeutet dies, dass all diese Unternehmen ab 1. Januar 2025 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Rechnungen in anderen Formaten dürfen während einer bis 2028 geltenden Übergangsfrist zwar unter bestimmten Umständen noch ausgestellt werden, der bislang gesetzlich gültige Vorrang der Papierrechnung entfällt jedoch. Die elektronische Rechnungsstellung ist also zweifelsfrei der Zukunftsstandard.
Als E-Rechnungen gelten strukturierte elektronische Datensätze nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem Rechnungsstandard EN16391. Das heißt, sie werden elektronisch ausgestellt, übertragen, empfangen und bearbeitet. Papierbasierte Rechnungen und solche, die in nicht strukturierten elektronischen Formaten ausgestellt werden – etwa als einfaches PDF-Dokument –, fallen dann unter die Kategorie „Sonstige Rechnungen“ und entsprechen ausdrücklich nicht der Definition einer E-Rechnung nach EU-Recht. Die hierzulande gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD erfüllen die europäische Norm – das hat das Bundesministerium der Finanzen bereits bestätigt.
Die E-Rechnungspflicht als Digitalisierungstreiber
Unternehmen, die öffentliche Aufträge für Bund, Länder und Kommunen ausführen, sind bereits seit November 2020 dazu verpflichtet, für ihre erbrachten Leistungen E-Rechnungen auszustellen. Von der B2B-E-Rechnungspflicht sind jedoch weitaus mehr Betriebe betroffen. Um die voraussichtlich ab 1. Januar 2025 geltenden gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, müssen sie ihre digitale Infrastruktur anpassen. Denn die Bearbeitung und Speicherung von Rechnungsdaten wird sich im Zuge der E-Rechnungspflicht grundlegend verändern.
Gerade Unternehmen, die noch auf manuelle Rechnungsverarbeitung setzen, stehen vor großen Herausforderungen, die sie noch dazu unter einem gewissen Zeitdruck bewältigen müssen. Auf der anderen Seite bringt die Umstellung auf E-Rechnungssysteme viele Vorteile mit sich – und sie adressiert die größten Unzulänglichkeiten der manuellen, papierbasierten Rechnungsverarbeitung.
Rechnungen machen einen großen Teil der Dokumente in Unternehmen aus. Entsprechend viele Abteilungen und Bearbeiter verschiedener Freigabelevel sind in den Rechnungs-Workflow eingebunden, was bei papierbasierter Verarbeitung zu einer hohen Fehleranfälligkeit, langen Liege- und Transportzeiten sowie zeitlich und personell aufwendigen – und damit auch kostenintensiven – Prozessen führt. Hinzu kommen die Herausforderungen der GoBD-konformen Archivierung von Rechnungsdokumenten. Denn auch E-Rechnungen unterliegen der zehnjährigen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Dabei müssen sie in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind sowie zu jedem Zeitpunkt lesbar und auswertbar sein. Eine Aufgabe, die ohne eine leistungsstarke Software-Lösung wie nscale kaum zu bewältigen ist.
Unabhängig vom Wachstumschancengesetz benötigen zukunftsfähige Unternehmen ein digitales Rechnungswesen, um ihre Prozesse zu automatisieren, zu optimieren und zu beschleunigen – oder kurz gesagt: effizienter zu gestalten. Denn im Rechnungswesen zählen vor allem zwei Dinge: Schnelligkeit und Effektivität.
Leistungsstarke digitale Lösungen erzeugen Mehrwerte
Um die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes an die Rechnungsverarbeitung zu erfüllen, müssen verschiedene IT-Systeme zusammenarbeiten. Leistungsstarke Software zur Rechnungseingangsprüfung und -verarbeitung wie nscale IM ist beispielsweise in der Lage, eingehende E-Rechnungen automatisiert zu erkennen und auszulesen, zu klassifizieren und prozessgesteuert in das ERP-System und die Finanzbuchhaltungssoftware zu übertragen.
Ist eine Rechnung fehlerhaft, erkennt nscale IM dies und stoppt die Weiterverarbeitung. Diese lässt sich regelbasiert organisieren: So weist nscale IM Dokumente automatisiert den zuständigen Kostenstellen beziehungsweise Bearbeitern zu und sorgt so für klar definierte Zuständigkeiten, beschleunigte Freigaben und optimierte Zahlungsprozesse. Auch die Prüfung von regelmäßigen Rechnungen kann automatisch durchgeführt werden, zudem ermöglichen vorgangsbezogene Aktenstrukturen einen schnellen Zugriff auf sämtliche relevante Informationen. Das Ergebnis: Zeit- und Personalersparnis, transparente Rechnungsprozesse und weniger Fehler in der Rechnungsverarbeitung.
Umgekehrt können bei ausgehenden E-Rechnungen mithilfe einer in nscale integrierten und zertifizierten Partnerlösung Daten aus der ERP-Software und dem Finanzbuchhaltungssystem problemlos übernommen werden. Die gesetzeskonforme, verschlüsselte Archivierung erfolgt ebenfalls automatisch, die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Bearbeitung entfällt.
Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen im EU-Ausland unterhalten, müssen zudem in der Lage sein, länderspezifische Anforderungen an die E-Rechnung zu erfüllen. Das kann ein spezielles Rechnungsformat sein oder ein bestimmter Kanal, über den die Rechnungsstellung erfolgen muss. Informationsplattformen wie nscale übertragen Ausgangsrechnungen automatisch in mit EU-Recht konforme länderspezifische Formate und können diese auch versenden. So ist nscale beispielsweise in der Lage, über einen speziellen Access Point E-Rechnungsdaten an Peppol zu übertragen, ein abgesichertes Netzwerk, das den grenzübergreifenden Austausch elektronischer Dokumente rechtskonform ermöglicht. Dabei werden die Absenderdaten vor der Übermittlung der Informationen validiert, Rechnungsdokumente verschlüsselt und unter Einhaltung strenger Sicherheitsprotokolle übertragen. So sind auch sensible Rechnungsdaten stets geschützt.
Die E-Rechnung als Basis für ein elektronisches Meldesystem
Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen sowie verarbeiten können, erfüllen die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes. Als elektronische Rechnung gilt, wie oben beschrieben, eine solche, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Unternehmen sollten bei der Auswahl der passenden Rechnungsverarbeitungs-Software unbedingt darauf achten, dass diese kompatibel mit der vorhandenen IT-Infrastruktur ist – etwa mit den eingesetzten Buchhaltungssystemen und der ERP-Software – und eine datenschutzkonforme Integrität von Rechnungsdaten gewährleistet.
Darüber hinaus bieten Lösungen wie nscale IM noch weitere Vorteile: So kann die Lösung eingehende Rechnungen automatisiert auslesen, klassifizieren und sie auf Basis definierter Regeln und Freigabelevel direkt an den für die Prüfung und Weiterbearbeitung zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. Hinzu kommen eine einfache und intuitive Bedienbarkeit sowie Skalierbarkeit der Software. Letztere ermöglicht es, zukünftige Entwicklungen wie das Unternehmenswachstum oder die Erschließung neuer Marktsegmente schon heute mit in die Digitalisierungsstrategie mit einzubeziehen.
Apropos Zukunftssicherheit: Mit Ceyoniqs ganzheitlicher Lösung sind Unternehmen perfekt auf die Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von B2B-Umsätzen an ein bundeseinheitliches digitales System zur Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen vorbereitet. Diese Maßnahme, die Umsatzsteuerbetrug eindämmen soll und ein EU-weit einheitliches Datenformat für E-Rechnungen erfordert, wird zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt, vermutlich zum 1. Januar 2030.
Fazit
Mit der verpflichtenden E-Rechnungsstellung im B2B-Geschäft stellt die Bundesregierung betroffene Unternehmen vor eine herausfordernde Aufgabe. Erfahrungen aus anderen EU-Ländern wie Italien oder Spanien, in denen die gesetzlichen Vorgaben zumindest teilweise bereits umgesetzt sind, zeigen jedoch, dass die Chancen und Potenziale überwiegen – und Unternehmen befähigen, in ihre Zukunft zu investieren. Betriebe, die die Implementierung sorgfältig und rechtzeitig planen und realisieren – sowie auf die passende Softwarelösung setzen –, werden die Vorteile der E-Rechnungsstellung schnell zu schätzen wissen – auch unabhängig vom Wachstumschancengesetz.
Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions.
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