Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich kommt: Eine Chance für die Digitalisierung?

LinkedIn
XING
Facebook
Twitter

Am 17. November 2023 hat die Bundesregierung das sogenannte Wachstumschancengesetz verabschiedet. Es enthält in erster Linie Maßnahmen, die den Wirtschaftsstandort Deutschland stärken und Unternehmen motivieren sollen, mehr in die Zukunftsfähigkeit von Betrieb (und Land) zu investieren. Darüber hinaus sind in dem Gesetz Regelungen zur Vereinfachung des Steuersystems und zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug enthalten – darunter eine weitreichende Änderung für Unternehmen, die im B2B-Sektor tätig sind: Für sie wird ab 1. Januar 2025 die E-Rechnungsstellung verpflichtend.

Zwar muss der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz noch
zustimmen – aktuell liegt es beim Vermittlungsausschuss –, die
E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze ab 2025 gilt jedoch als gesetzt.
Was auf den ersten Blick wie eine Zwangsmaßnahme wirkt, ist tatsächlich eine
große Chance für Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse umfassend zu
digitalisieren. Gerade die elektronische Rechnungsstellung kann ein kraftvoller
Treiber der digitalen Transformation sein: Nicht ohne Grund ist der Status des
Rechnungsmanagements ein aussagekräftiger
Indikator für den Digitalisierungsgrad von Unternehmen
.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Unternehmen?

Von der E-Rechnungspflicht betroffen ist jedes Unternehmen, das hierzulande steuerpflichtige Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmen erbringt, wenn beide in Deutschland ansässig sind. Konkret bedeutet dies, dass all diese Unternehmen ab 1. Januar 2025 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Rechnungen in anderen Formaten dürfen während einer bis 2028 geltenden Übergangsfrist zwar unter bestimmten Umständen noch ausgestellt werden, der bislang gesetzlich gültige Vorrang der Papierrechnung entfällt jedoch. Die elektronische Rechnungsstellung ist also zweifelsfrei der Zukunftsstandard.

Als E-Rechnungen gelten strukturierte elektronische Datensätze nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem Rechnungsstandard EN16391. Das heißt, sie werden elektronisch ausgestellt, übertragen, empfangen und bearbeitet. Papierbasierte Rechnungen und solche, die in nicht strukturierten elektronischen Formaten ausgestellt werden – etwa als einfaches PDF-Dokument –, fallen dann unter die Kategorie „Sonstige Rechnungen“ und entsprechen ausdrücklich nicht der Definition einer E-Rechnung nach EU-Recht. Die hierzulande gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD erfüllen die europäische Norm – das hat das Bundesministerium der Finanzen bereits bestätigt.

Die E-Rechnungspflicht als Digitalisierungstreiber

Unternehmen, die öffentliche Aufträge für Bund, Länder und Kommunen ausführen, sind bereits seit November 2020 dazu verpflichtet, für ihre erbrachten Leistungen E-Rechnungen auszustellen. Von der B2B-E-Rechnungspflicht sind jedoch weitaus mehr Betriebe betroffen. Um die voraussichtlich ab 1. Januar 2025 geltenden gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, müssen sie ihre digitale Infrastruktur anpassen. Denn die Bearbeitung und Speicherung von Rechnungsdaten wird sich im Zuge der E-Rechnungspflicht grundlegend verändern.

Gerade Unternehmen, die noch auf manuelle Rechnungsverarbeitung setzen, stehen vor großen Herausforderungen, die sie noch dazu unter einem gewissen Zeitdruck bewältigen müssen. Auf der anderen Seite bringt die Umstellung auf E-Rechnungssysteme viele Vorteile mit sich – und sie adressiert die größten Unzulänglichkeiten der manuellen, papierbasierten Rechnungsverarbeitung.

Rechnungen machen einen großen Teil der Dokumente in Unternehmen aus. Entsprechend viele Abteilungen und Bearbeiter verschiedener Freigabelevel sind in den Rechnungs-Workflow eingebunden, was bei papierbasierter Verarbeitung zu einer hohen Fehleranfälligkeit, langen Liege- und Transportzeiten sowie zeitlich und personell aufwendigen – und damit auch kostenintensiven – Prozessen führt. Hinzu kommen die Herausforderungen der GoBD-konformen Archivierung von Rechnungsdokumenten. Denn auch E-Rechnungen unterliegen der zehnjährigen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Dabei müssen sie in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind sowie zu jedem Zeitpunkt lesbar und auswertbar sein. Eine Aufgabe, die ohne eine leistungsstarke Software-Lösung wie nscale kaum zu bewältigen ist.

Unabhängig vom Wachstumschancengesetz benötigen zukunftsfähige Unternehmen ein digitales Rechnungswesen, um ihre Prozesse zu automatisieren, zu optimieren und zu beschleunigen – oder kurz gesagt: effizienter zu gestalten. Denn im Rechnungswesen zählen vor allem zwei Dinge: Schnelligkeit und Effektivität.

Leistungsstarke digitale Lösungen erzeugen Mehrwerte

Um die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes an die Rechnungsverarbeitung zu erfüllen, müssen verschiedene IT-Systeme zusammenarbeiten. Leistungsstarke Software zur Rechnungseingangsprüfung und -verarbeitung wie nscale IM ist beispielsweise in der Lage, eingehende E-Rechnungen automatisiert zu erkennen und auszulesen, zu klassifizieren und prozessgesteuert in das ERP-System und die Finanzbuchhaltungssoftware zu übertragen.

Ist eine Rechnung fehlerhaft, erkennt nscale IM dies und stoppt die Weiterverarbeitung. Diese lässt sich regelbasiert organisieren: So weist nscale IM Dokumente automatisiert den zuständigen Kostenstellen beziehungsweise Bearbeitern zu und sorgt so für klar definierte Zuständigkeiten, beschleunigte Freigaben und optimierte Zahlungsprozesse. Auch die Prüfung von regelmäßigen Rechnungen kann automatisch durchgeführt werden, zudem ermöglichen vorgangsbezogene Aktenstrukturen einen schnellen Zugriff auf sämtliche relevante Informationen. Das Ergebnis: Zeit- und Personalersparnis, transparente Rechnungsprozesse und weniger Fehler in der Rechnungsverarbeitung.

Umgekehrt können bei ausgehenden E-Rechnungen mithilfe einer in nscale integrierten und zertifizierten Partnerlösung Daten aus der ERP-Software und dem Finanzbuchhaltungssystem problemlos übernommen werden. Die gesetzeskonforme, verschlüsselte Archivierung erfolgt ebenfalls automatisch, die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Bearbeitung entfällt.

Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen im EU-Ausland unterhalten, müssen zudem in der Lage sein, länderspezifische Anforderungen an die E-Rechnung zu erfüllen. Das kann ein spezielles Rechnungsformat sein oder ein bestimmter Kanal, über den die Rechnungsstellung erfolgen muss. Informationsplattformen wie nscale übertragen Ausgangsrechnungen automatisch in mit EU-Recht konforme länderspezifische Formate und können diese auch versenden. So ist nscale beispielsweise in der Lage, über einen speziellen Access Point E-Rechnungsdaten an Peppol zu übertragen, ein abgesichertes Netzwerk, das den grenzübergreifenden Austausch elektronischer Dokumente rechtskonform ermöglicht. Dabei werden die Absenderdaten vor der Übermittlung der Informationen validiert, Rechnungsdokumente verschlüsselt und unter Einhaltung strenger Sicherheitsprotokolle übertragen. So sind auch sensible Rechnungsdaten stets geschützt.

Die E-Rechnung als Basis für ein elektronisches Meldesystem

Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen sowie verarbeiten können, erfüllen die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes. Als elektronische Rechnung gilt, wie oben beschrieben, eine solche, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Unternehmen sollten bei der Auswahl der passenden Rechnungsverarbeitungs-Software unbedingt darauf achten, dass diese kompatibel mit der vorhandenen IT-Infrastruktur ist – etwa mit den eingesetzten Buchhaltungssystemen und der ERP-Software – und eine datenschutzkonforme Integrität von Rechnungsdaten gewährleistet.

Darüber hinaus bieten Lösungen wie nscale IM noch weitere Vorteile: So kann die Lösung eingehende Rechnungen automatisiert auslesen, klassifizieren und sie auf Basis definierter Regeln und Freigabelevel direkt an den für die Prüfung und Weiterbearbeitung zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. Hinzu kommen eine einfache und intuitive Bedienbarkeit sowie Skalierbarkeit der Software. Letztere ermöglicht es, zukünftige Entwicklungen wie das Unternehmenswachstum oder die Erschließung neuer Marktsegmente schon heute mit in die Digitalisierungsstrategie mit einzubeziehen.

Apropos Zukunftssicherheit: Mit Ceyoniqs ganzheitlicher Lösung sind Unternehmen perfekt auf die Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von B2B-Umsätzen an ein bundeseinheitliches digitales System zur Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen vorbereitet. Diese Maßnahme, die Umsatzsteuerbetrug eindämmen soll und ein EU-weit einheitliches Datenformat für E-Rechnungen erfordert, wird zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt, vermutlich zum 1. Januar 2030.

Fazit

Mit der verpflichtenden E-Rechnungsstellung im B2B-Geschäft stellt die Bundesregierung betroffene Unternehmen vor eine herausfordernde Aufgabe. Erfahrungen aus anderen EU-Ländern wie Italien oder Spanien, in denen die gesetzlichen Vorgaben zumindest teilweise bereits umgesetzt sind, zeigen jedoch, dass die Chancen und Potenziale überwiegen – und Unternehmen befähigen, in ihre Zukunft zu investieren. Betriebe, die die Implementierung sorgfältig und rechtzeitig planen und realisieren – sowie auf die passende Softwarelösung setzen –, werden die Vorteile der E-Rechnungsstellung schnell zu schätzen wissen – auch unabhängig vom Wachstumschancengesetz.

Ceyoniq Technology GmbH ist ein Konzernunternehmen von Kyocera Document Solutions. 

Jetzt Beratung anfragen

*“ zeigt erforderliche Felder an

Name*
Datenschutz*
Dieses Feld dient zur Validierung und sollte nicht verändert werden.
Wie Unternehmen mit elektronischen Siegeln Geschäftsprozesse optimieren können
Enterprise Content Management auf der Digitalisierungsplattform
E-Rechnungen oder Digitale Rechnungen
E-Invoicing: Die Zukunft der Rechnungsstellung
Vorteile digitaler Rechnungen: Effizient, Umweltfreundlich und Zukunftsorientiert
Prozessautomatisierung – Erfolgsfaktor für den digitalen Wandel
Effiziente Vertragserstellung und -prüfung mithilfe künstlicher Intelligenz
ECM in der Cloud – ein echter Wettbewerbsvorteil
Onlinezugangsgesetz 2.0.: Die Digitalisierung der Verwaltung verzögert sich weiter
Das Wachstumschancengesetz kommt – und mit ihm die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich
Optimieren Sie Ihren Rechnungseingang für eine effiziente Geschäftsabwicklung
Für Datensicherheit in Unternehmen – Schutz vor Cyberangriffen
Vorsprung durch digitale Transformation: Warum IT-Investitionen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen
Effizientes Vertragsmanagement leicht gemacht
Nachhaltigkeit durch Digitalisierung – wie Unternehmen ihre Klimaschutzziele schneller erreichen können
Effizientes Rechnungsmanagement für Unternehmen: Optimieren Sie Ihre Finanzprozesse
Die Digitale Revolution im Rechnungswesen: Wie Unternehmen von der Digitalisierung profitieren
Digitalisierung im öffentlichen Sektor – Ceyoniq bringt NRW mit der E-Akte voran
Was es über digitale Signaturen zu wissen gibt
Public Cloud: Der Schlüssel zur digitalen Zukunft von Unternehmen
nscale und Microsoft Teams: ein unschlagbares Duo
Digitale Workflows mit nscale PAP einfach modellieren
KI-gestützte Automatisierung der Posteingangsbearbeitung
Der digitale Rechnungseingang: Effiziente Bearbeitung von Eingangsrechnungen
nscale eGov wurde in der Kategorie E-Akte nominiert
E-Akte nscale eGov nominiert
Reibungslose Integration von nscale in die Public Cloud: EIM-Lösung von Ceyoniq erhält CMIS-Zertifizierung für SAP S/4HANA
Wie Arminia Bielefeld mithilfe von nscale die Digitalisierung meistert
Collaboration weiter ungeschlagen – techconsult identifiziert ITK-Trends 2023
Effizientes Workflow Management mit nscale
Wir sind P2P Champions:
Ceyoniq erneut im Professional User Rating ausgezeichnet
Ganzheitlich und abteilungsübergreifend –
die Digitalisierungstrends 2023
Papierloses Rechnungsmanagement: Indikator für den Digitalisierungsgrad von Unternehmen
nscale Connector for DATEV: Durchgängige und schlanke Eingangsrechnungsverarbeitung
Was war, was kommt im ECM Umfeld? Arbeitskollegen sitzen gemeinsam in einem Besprechungsraum und schauen auf die ECM-Trends.
Was war, was kommt im ECM-Umfeld?
Ein Mann nutzt die digitale Signatur für sein Anliegen bei der öffentlichen Verwaltung. Ganz einfach aus der Küche heraus.
Bitkom: Öffentliche Verwaltungen unter Druck – mehr Tempo bei der Digitalisierung gefordert
Mitarbeiterin der Stadt Siegburg arbeitet dank der E-Akte nscale eGov bequem von Zuhause aus.
Digitale Verwaltung auf Höhe der Zeit: Stadt Siegburg setzt auf nscale eGov
nscale eGov für die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung - 5-jähriger Geburtstag
Problem erkannt, Lösung entwickelt – nscale eGov für die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
Dem NachwG gewachsen: Einfache Anpassung von Arbeitsverträgen dank digitaler Personalakte
Mitarbeiter aus IT- und Fachadministration arbeiten an einem gemeinsamen Projekt
Gemeinsam für den Wandel: Konfigurationsmöglichkeiten für IT-Abteilungen und Fachadministration
Fachverfahren einfach integrieren mit nscale Delivery
Fachverfahren einfach integrieren – nscale Delivery sorgt für reibungslose Dokumentenübergabe
Ceyoniq bleibt Sponsor von Arminia Bielefeld
Enge Partnerschaft: Ceyoniq bleibt nscale-Anwender Arminia Bielefeld als Sponsor treu
Mit nscale können Sie dank der Office-Integration bequem und einfach Ihre Dokumente mit den Office Programmen bearbeiten
EIM für Produktionsunternehmen: Office-Integration sorgt für einfache Kollaboration
funkschau nominiert nscale von Ceyoniq als ITK-Produkt des Jahres 2022
Mann beim erstellen seiner elektronischen Signatur unter einem Dokument
Verbindlichkeit sicherstellen – elektronische Signaturen für die öffentliche Verwaltung
Digitalisierung bedeutet Arbeiten auf digitalen Endgeräten, in diesem Fall auf einem Tablet.
Deutschlands Büros auf dem Weg in die digitale Zukunft: die wichtigsten Ergebnisse des Digital Office Index 2022
Mitarbeiterin der Suneco arbeitet von Zuhause aus, dank einem digitalen Informationsmanagement
Flexibel, flexibler, Suneco: Wie digitales Informationsmanagement in der Praxis gelingt
Mitarbeiter aus der Maschinenbraubranche steht mit seinem Laptop zwischen Maschinen
Finden, statt zu suchen – smart Layouts vereinfachen Informationsmanagement im Maschinenbau
Neue Funktionen zur einfachen EIM-Nutzung mit der nscale Version 8.3
Sanduhr auf einem Schreibtisch, als Symbol wie viel Zeit man mit einem digitalen Purchase-to-Pay-Prozess
Den digitalen Purchase-to-Pay-Prozess mit nscale gestalten: So spart die Suneco AG Nerven, Zeit und Geld
Frau sitzt in einer Fußgängerzone und liest auf Ihrem Tablet die ITK-Technologie-Trends 2022. In der anderen Hand hält Sie ihr Smartphone.
ITK-Technologie-Trends 2022 – Digital Workplace weiter auf dem Vormarsch
nscale in Anwendung mit S/4HANA
S/4HANA in der Public Cloud: CMIS löst ArchiveLink bei der konformen EIM-Archivierung ab
Straße als Symbol von Barrierefreiheit im Government
Informationsmanagement im Government- und Versorgungs-Sektor: Barrierefreie Software wird immer wichtiger
Mitarbeiterin der Suneco AG bei der Arbeit mit der Personalakte nscale HR
Die digitale Personalakte in nscale: So arbeitet das HR-Team der Suneco digital und effizient
Mitarbeiter der SUNECO AG hat Spaß an der Arbeit mit dem digitalen Posteingang
Papierberge ade mit nscale: Die Suneco organisiert ihren Posteingang digital
Mitarbeiter der Suneco AG hat Spaß an der Arbeit mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Mit nscale digital, transparent und reibungslos: Wie die Rechnungseingangsverarbeitung bei der Suneco AG funktioniert
Zwei Kolleginnen der SUNECO AG freuen sich über ihr digitales Vertragsmanagement mit nscale
Compliance-konform und effizient mit nscale: Die Suneco AG managt ihre Verträge digital
Das Ceyoniq-Logo auf der Werbebande des DSC Arminia Bielefeld in der Schüco Arena
Aus Liebe zur Heimat - Ceyoniq wird Sponsor von Arminia Bielefeld
Die Kollegen der SUNECO AG schreiben Collaboration groß und ziehen alle an einem Strang
Mit vereinten Kräften zum Erfolg: Die Suneco hat mit nscale Zusammenarbeit neu definiert
Zwei Mitarbeiterinnen der SUNECO AG haben Spaß an der Arbeit mit der digitalen Lieferantenakte
Suneco setzt auf die digitale Lieferantenakte: Mit nscale zu schlanken Einkaufsprozessen
Ein Desktop-Monitor, auf dem der Purchase-to-Pay Award 2022 der Ceyoniq gezeigt wird.
Anwendungsexperten haben entschieden: Ceyoniq ist Purchase-to-Pay-Champion
nscale mit ERP-Schnittelle SAP in Anwendung
Perfektes Zusammenspiel – nscale und ERP-Lösungen wie SAP
Workflowmanagement-Mitarbeiter der SUNECO AG
Workflow Management mit nscale: So laufen bei Suneco alle Prozesse wie geschmiert
Mitarbeiterin der Suneco AG arbeitet im Home Office
Arbeiten wo, mit wem, wann und wie du willst: Die Suneco AG bietet den Arbeitsplatz der Zukunft
Mann arbeitet am E-Mail-Management mit nscale
Den Informationsfluss deutlich verbessern - Softwaregestütztes E-Mail-Management bietet zahlreiche Mehrwerte
Mann arbeitet aus dem Park heraus
Hürden der mobilen Arbeit – So gelingt der Digital Workspace
Arbeite wie du willst - Personen sitzen auf einer Blume
Ganz nach deinem Geschmack. Arbeite, wie du willst!
Grünes Labyrinth aus der Vogelperspektive
S3-Speicher: Moderne Technologie schafft Mehrwerte bei der Datenverwaltung
Frau am Arbeiten im Home Office
Mobiles Arbeiten braucht eine Strategie: Anbindung an Drittsysteme
Kollegen die im Büro, die an containerisierter Software arbeiten
Hohes Sparpotenzial: Wie containerisierte Software die IT-Kosten senkt
Blauer Wolkenhimmel
Container-Technologie: Basiswissen und Vorteile
E-Akte unterstützt mobiles Arbeiten: Öffentliche Verwaltung muss handeln
Papierstapel auf einem Schreibtisch mit Brille davor
Optimaler Workflow – digitales Vertragsmanagement sorgt für Transparenz und Effizienz
Mann mit Brille sitzt an einem Tisch und hält ein Handy in der Hand
Läuft bei dir? Einfaches Informationsmanagement in schwierigen Zeiten
Frau in einem Büro hält einen Ordner in der Hand und lächelt.
Ready for Change: So gelingt die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Frau mit Brille steht im Raum mit verschränkten aber mit einem lächeln
Digitale Beschaffung – umfassende Automatisierung vom Bedarf bis zum Wareneingang
Mann mit Brille hat ein Handy in der Hand und steht in einem Flur.
Einen deutlichen Mehrwert erzielen – durch eine digitale Lösung für den Purchase-to-Pay-Prozess
Flugzeug fliegt am Himmel, rechts und links sind Container zu sehen.
Dezentrale Beschaffung: Digitale Lieferantenakte bietet maximale Transparenz
Digitale Lösung: In vier Schritten vom Rechnungseingang zur Freigabe
3 Menschen in einem Büro und 2 sind am lächeln
Geschäftspartner im Blick: Fünf Gründe für digitale Geschäftspartnerakten
Mann sitzt am Schreibtisch und ließt einen Brief.
Digitaler Posteingang: Kanäle strukturieren, Chaos vermeiden
Mann mit Brille sitzt vor einem Laptop
Die sechs größten Schmerzpunkte beim analogen Vertragsmanagement
Hemmnisse bei der Transformation: Was steht der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung im Wege?
Mann gestikuliert und hat ein Buch mit einem Handy vor sich liegen. Im Hintergrund ist ein Laptop aufgeklappt mit Daten.