Die Einführung einer E-Akte-Lösung für die öffentliche Verwaltung erfordert zunächst und vor allem die Kenntnis darüber, was eine geeignete Software tatsächlich leisten muss. Hinweise darauf geben Richtlinien und Konzepte der Regierung. In ihnen finden sich die Voraussetzungen, die eine E-Akte erfüllen muss. Die Lösung der Ceyoniq Technology macht es Verantwortlichen leicht. Denn nscale eGov folgt allen Anforderungen und bietet auch darüber hinaus zahleiche Vorteile. Zentral sind dabei:
- Konformität zur Referenzarchitektur „Elektronische Verwaltungsarbeit“ (RA 11/2013)
- Konformität zum Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit „Baustein E-Akte“
- Konformität zu regulatorischen und gesetzlichen Vorgaben zu Datenaustausch, Beweissicherung und Umgang mit Signaturen
- Moderne Schnittstellenarchitektur
- Anwenderfreundlichkeit
Letztere umfasst nicht nur eine einfache Bedienung. Vielmehr gehören in diesen Bereich Aspekte wie Barrierefreiheit, Rechte- und Rollenkonzepte, Workflowszenarien, DSGVO Compliance, ein vorkonfigurierter Aktenplan sowie Änderungsprotokolle. Damit wird die tägliche Arbeit der Mitarbeiter bestmöglich unterstützt.
Höchste Flexibilität dank unterschiedlicher Zugriffsmöglichkeiten
Ein besonderer Pluspunkt der nscale-Lösung sind die vier verschiedene Anwenderoberflächen. Mit ihnen ist flexibles Arbeiten möglich. Jeder Mitarbeiter kann die für seinen speziellen Aufgabenbereich geeignete Arbeitsumgebung wählen. Die Zugriffsmöglichkeiten sind:
- Cockpit Client
- Explorer Integration
- Webclient
- App
Der Cockpit Client oder auch Rich Client ist die Desktop Applikation von nscale eGov. Mit ihr kann eine Inhaltsvorschau eingeblendet werden, sodass Dokumente schnell überblickt werden können und Informationen zeitnah vorliegen. Neben einem Aufgabenkorb, der anzeigt, ob im Rahmen eines Workflows Handlungen gefordert sind, können Vertretungspersonen konfiguriert werden. Darüber hinaus ist es möglich, perspektivisch in Projekten und Teams mit Dokumenten zu arbeiten.
Im Gegensatz zum Anwender sind für den Administrator gelöschte Verschlusssachen sowie der finale Papierkorb sichtbar. So ist es einem Anwender lediglich möglich, Daten logisch zu löschen. Die physikalisch finale Löschung erfolgt durch die Leerung des administrativen Papierkorbs, vorausgesetzt, dass keine Aufbewahrungsfristen dies verhindern.
Ganz wie das gewohnte Netzwerklaufwerk
Eine andere Variante ist der Zugriff über die Explorer Integration. Dabei wirkt das System wie ein gewöhnliches Netzwerklaufwerk. Durch die Anmeldung werden Berechtigungen für die Arbeit mit einzelnen Daten erteilt. Die Struktur des Cockpit Client und des Laufwerks stimmen überein. Neben der Möglichkeit, in einer Akte zu blättern und von dort aus direkt zum Schriftstück zu wechseln, lassen sich für einzelne Dokumente umfangreiche Signaturfunktionen nutzen. Besonderer Vorteil der Explorer Integration: Das Kopieren von Dateien folgt bekannten Abläufen. Mit Ausnahme der Inhaltsvorschau sind die Funktionen von Cockpit Client und Explorer Integration deckungsgleich.
Der Webclient verfügt als einzige Zugriffsmöglichkeit über ein persönliches Dashboard. In diesem Bereich können Daten ab- oder auf Wiedervorlage gelegt werden. Zudem finden sich hier genauere Informationen zu den Dokumenten sowie zu Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen und eine Inhaltsvorschau. Neben einem Aufgabenkorb stehen auch weitere Konfigurationsmöglichkeiten und Workflowvorlagen zur Verfügung. Zudem sind im Webclient die genauen Bearbeitungsdaten der Dokumente einsehbar.
Für die mobile Arbeitsweise bietet nscale eGov den Zugriff über eine App. Diese Variante eignet sich insbesondere für Mitarbeiter im Außendienst. So wird die App etwa von Gerichtsvollziehern genutzt, die so direkt vor Ort festhalten können, welche Objekte gepfändet wurden. Darüber hinaus sind Recherchen und eine schnelle Information auch von unterwegs möglich.
Fazit
Die E-Akte-Lösung nscale eGov eignet sich für verschiedenste Aufgabenstellungen. Durch die vier unterschiedlichen Anwenderoberflächen ist für jegliche Anforderung gesorgt. Zudem können Mitarbeiter die Arbeitsumgebung wählen, die ihnen am ehesten zusagt und so ihre Leistungen optimieren. Dabei garantiert die Ceyoniq-Lösung Konformität zu allen gesetzlichen Vorgaben und Anforderungen.
